Processus de gestion du changement : Guide définitif et modèles
Que vous planifiez quelque chose d'aussi petit qu'un déploiement d'application ou aussi important qu'une restructuration complète, avoir un processus de gestion du changement efficace en place est un must. Mais ne vous inquiétez pas, nous avons tout ce que vous devez savoir pour être un agent de changement efficace pour toute nouvelle solution.
Qu'est-ce que la gestion du changement ?
La gestion du changement consiste essentiellement à guider avec succès les personnes à travers un changement de comportement. Il est facile de se laisser emporter par le jargon commercial lorsque nous parlons de changement organisationnel (“Nous avons cet nouvel outil et nous devons le déployer avec succès d'ici la fin de la semaine pour respecter nos OKR du T4 !”), mais le facteur humain est au cœur de tout changement. Si les vieilles habitudes ont la vie dure, toute stratégie de gestion du changement doit prendre pleinement en compte ceux qui seront affectés par la mise à jour, sinon elle échouera.
Pourquoi un processus de gestion du changement est-il important ?
Nous avons tous vu les résultats d'un changement mal géré : faible adoption, peur, anxiété et retour aux vieilles habitudes. Après une série de changements échoués, les gens finissent par cesser de croire qu'un changement sera réussi, puis arrêtent même d'essayer de provoquer un changement — à quel moment une entreprise cesse d'être compétitive et stagne. Avoir un processus de gestion du changement efficace en place est un facteur de réduction des risques et permet aux organisations d'éviter complètement ce cycle de stagnation.
La première étape d'un bon processus de gestion du changement est de connaître le pourquoi de ce changement, puis de le suivre avec une communication claire et une incitation au changement. Après tout, ne pas obtenir d'adhésion est l'un des principaux moyens d'échec des processus de gestion du changement, mais ce n'est pas le seul. Découvrez en profondeur pourquoi les efforts de gestion du changement échouent.
Principales raisons pour lesquelles les changements échouent
- La raison du changement est mal comprise ou mal communiquée
- La direction ne s'engage pas
- Les bonnes parties prenantes ne font pas partie du processus
- La mise en œuvre n'est pas bien réfléchie
- Il y a un manque de suivi à court ou à long terme
- Le processus est mené sans empathie
Principaux risques organisationnels de gestion du changement
- Confusion, stress et épuisement des employés
- Manque de foi que les changements auront un résultat réussi entraînant une forte résistance organisationnelle au changement
- Un lieu de travail apparemment "chaotique"
- Forte rotation du personnel entraînant une perte de connaissances institutionnelles
- Projets suspendus ou complètement abandonnés
- Mauvaise satisfaction client entraînant des associations de marque négatives
- Efficacité commerciale globale inférieure
Quelles sont les cinq étapes de la gestion du changement ?
Pour mettre votre organisation sur la voie d'un changement réussi (et atténuer les risques potentiels), il y a cinq étapes majeures à suivre.
- Se préparer au changement
Lorsque nous pensons à la préparation, nous avons tendance à penser à la logistique et aux solutions (ce qui est important), mais un aspect sous-estimé du processus de préparation est de voir comment un changement peut être soutenu par le comportement et la culture. Aidez les employés et la direction à comprendre où se situent les problèmes avant d'introduire une nouvelle solution ; sollicitez activement des retours sur l'état actuel des choses et utilisez-le pour informer comment vous communiquez votre changement à venir et identifier qui doit être une partie prenante.
- Établissez un plan de gestion du changement et communiquez la stratégie et la vision
Maintenant que vous comprenez comment positionner votre changement pour un meilleur engagement organisationnel, vous êtes prêt à déterminer la portée, élaborer un plan de déploiement, impliquer les bonnes parties prenantes et déterminer comment vous allez mesurer le succès. Il est également important que vous partagiez le pourquoi derrière le changement dans le cadre de votre processus d'adhésion lorsque vous présentez le plan à différentes parties prenantes au sein de l'entreprise, et de parler de la façon dont cela va impacter chacune individuellement.
- Implémenter le changement organisationnel
Ensuite, lancez votre projet. Suivez le plan d'action que vous avez établi, mais assurez-vous de solliciter des retours à chaque étape pour voir si vous devez faire des ajustements en cours de route. Non seulement cela peut atténuer un échec à long terme, mais cela peut également aider à maintenir l'adhésion au fur et à mesure que les employés voient leurs besoins pris en compte et intégrés à mesure que vous atteignez des étapes.
- Intégrer le changement dans la culture et les processus organisationnels
Vous avez terminé le déploiement du changement et tout se passe bien — pendant environ 6 semaines. Comment empêcher les gens de revenir aux vieilles habitudes et d'annuler tout le bon travail de votre équipe ? Renforcez le changement de comportement par des incitations, de la documentation, une communication continue, et, peut-être plus important encore, des modélisations de l'état idéal visibles par la direction.
- Évaluer l'impact du changement
Il est temps d'évaluer le succès de votre changement. Regardez les indicateurs de performance clés que vous avez assignés avant le déploiement (les instantanés avant/après sont très utiles), et réalisez un post-mortem pour avoir une vue d'ensemble sur le déroulement du processus et à quel point il a été "collant".
Terminologie du processus de gestion du changement
Si vous voulez exceller dans la gestion du changement, vous devrez apprendre le jargon. Voici une petite fiche de triche.
Modèle de gestion du changement
Un modèle de gestion du changement est une structure préétablie (inspirée par de nombreuses expérimentations réelles) pour élaborer un processus de gestion du changement efficace au sein d'une entreprise. Les modèles courants sont ADKAR, Lewin, Kotter, McKinsey et Kübler-Ross.
Processus de gestion du changement
Un processus de gestion du changement est la mise en œuvre de bout en bout d'un changement au sein d'une organisation.
Plan de gestion du changement
Un plan de gestion du changement est la manière spécifique dont le changement est opéré au sein du processus plus large. Voici notre guide d'expert pour rédiger le vôtre.
Comment créer un processus de gestion du changement efficace pour votre organisation
Maintenant que vous savez comment mener un processus de gestion du changement fluide, vous vous demandez peut-être quelles étapes vous devez suivre pour créer ce processus en premier lieu. Voici ce que vous devez faire :
Identifier le changement désiré et les objectifs
Changer pour changer n'est utile à personne. La première étape consiste à déterminer exactement ce qui doit changer, et pourquoi. Non seulement cela clarifie des éléments tels que l'étendue et le calendrier, mais cela vous aide également à identifier qui doit être impliqué et à quel niveau.
Impliquer les parties prenantes clés et présenter le cas d'affaires
Impliquer les bonnes parties prenantes est essentiel. Après tout, ce sont eux qui vont vous aider à mettre en œuvre correctement le changement ! Ils doivent être impliqués avant quiconque et peuvent vous aider à identifier la meilleure manière de préparer l'organisation à ce qui s'annonce.
Planifier le changement
Voici où vous devez documenter quels seront vos indicateurs de performance clés tout au long du processus de changement. Vous voudrez également créer des instantanés de votre état actuel afin de juger du succès à des points de progression pré-identifiés (ainsi qu'après la fin du processus).
Déterminer les ressources et les mesures de succès
Que vous faut-il pour mettre en œuvre efficacement le changement ? À quoi voulez-vous que l'état futur ressemble ? Soyez aussi précis que possible dans la détermination des indicateurs de succès.
Fournir une communication claire du début à la fin
Personne n'aime être dans le flou ! Assurez-vous que votre processus, vos points de contrôle et vos indicateurs de réussite sont visibles pour tous ceux qui seront affectés — et sollicitez fréquemment des retours, afin que vous puissiez...
Gérer la résistance et améliorer l'impact du changement
Encore une fois, le changement est difficile. S'assurer que les gens se sentent entendus peut vous aider à réduire les niveaux de résistance et à rendre le processus plus facile à entreprendre. De plus, des rappels occasionnels du pourquoi derrière le changement et comment il bénéficiera à ceux qui sont concernés peuvent garder tout le monde concentré sur un objectif commun.
Reconnaître le succès du projet de gestion du changement
À la fin du processus (ou, mieux encore, à chaque grande étape) célébrez ce que vous et votre équipe avez accompli. Des retours positifs rendent toute planification future pour le changement beaucoup plus facile à accepter.
Évaluer l'impact et améliorer votre processus de gestion du changement pour l'avenir
Reconnaître qu'il y a toujours place à l'amélioration. On l'appelle un processus pour une raison. Ce qui a fonctionné pour vous il y a des années pourrait devoir être complètement remanié maintenant que vous avez une nouvelle équipe/organisation/produit. Prenez ce que vous avez appris et adaptez-vous.
Comment s'assurer que vous avez les bons outils de gestion du changement
Examiner votre boîte à outils de gestion du changement
Équipez-vous pour le succès de la gestion du changement en utilisant les bons outils pour le travail. Voici quelques-unes des meilleures solutions :
Principaux points à retenir 🔑🥡🍕
Qu'est-ce que la gestion du changement ?
La gestion du changement est une approche systématique utilisée pour gérer la transition ou la transformation des objectifs, des processus ou des technologies d'une organisation. L'objectif est de mettre en œuvre des stratégies pour effectuer le changement, contrôler le changement et aider les gens à s'adapter au changement.
Pourquoi la gestion du changement est-elle importante ?
La gestion du changement est cruciale car elle garantit une transition en douceur lorsqu'une organisation subit un changement, minimisant la résistance des employés et maintenant la productivité et la qualité du service. Une gestion correcte du changement peut également augmenter le taux de succès des nouvelles initiatives et projets en veillant à ce que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et prêt à s'adapter.
Quels défis pourraient survenir pendant le processus de gestion du changement ?
Les défis courants incluent la résistance des employés, des ressources inadéquates, une communication médiocre et un manque de leadership engagé. Surmonter ces défis nécessite une planification approfondie, une communication cohérente et un soutien fort de la direction.
