‍سواء كنت تخطط لشيء صغير مثل طرح تطبيق جديد أو لشيء كبير مثل إعادة هيكلة كاملة، فإن وجود عملية فعالة لإدارة التغيير الأمر ضروري. لكن لا تقلق، لدينا كل ما تحتاج لمعرفته لتكون وكيلاً فعالًا للتغيير لأي حل جديد.

ما هي إدارة التغيير؟

تتعلق إدارة التغيير أساسًا بإرشاد الناس بنجاح خلال تغيير سلوكي. من السهل أن نتعثر في المصطلحات التجارية عندما نتحدث عن التغيير التنظيمي ("لدينا هذه الأداة الجديدة ونحتاج إلى طرحها بنجاح في نهاية الأسبوع لتحقيق أهدافنا في الربع الرابع!")، لكن العنصر البشري هو جوهر كل تغيير. إذا كانت العادات القديمة تموت بصعوبة، فيجب على أي استراتيجية لإدارة التغيير أن تأخذ في الاعتبار تمامًا أولئك الذين ستؤثر عليهم التحديثات، وإلا ستفشل.

لماذا تعتبر عملية إدارة التغيير مهمة؟ 

لقد شهدنا جميعًا نتائج إدارة التغيير بشكل سيء: انخفاض في التبني، وخوف، وقلق، والعودة إلى العادات القديمة. بعد سلسلة من التغييرات الفاشلة، يتوقف الناس في النهاية عن الثقة في أن أي تغيير سيكون ناجحًا، ثم يتوقفون حتى عن محاولة إحداث التغيير — وعند هذه النقطة يتوقف العمل عن أن يكون تنافسيًا، ويتجمد. وجود عملية فعالة لإدارة التغيير في مكانها هو وسيلة لتخفيف المخاطر ويمكن المنظمات من تجنب دورة الجمود هذه بالكامل.

الخطوة الأولى في عملية إدارة تغيير جيدة هي معرفة لماذا خلف التغيير، ثم متابعته بالتواصل الواضح والحوافز للتغيير. بعد كل شيء، عدم الحصول على تأييد هو واحد من الطرق الرئيسية التي تفشل بها عمليات إدارة التغيير، لكنه ليس الوحيد. احصل على نظرة عميقة حول لماذا تفشل جهود إدارة التغيير.

أهم أسباب حدوث تغييرات خاطئة

• السبب وراء التغيير غير مفهومة أو تم الاتصال به بشكل سيء
• القيادة لا تؤيد
• ليس المعنيون المناسبون جزءًا من العملية
• التنفيذ ليس مدروسًا جيدًا
• هناك نقص في المتابعة قصيرة أو طويلة الأجل
• العملية تدار بدون تعاطف

أكبر مخاطر إدارة التغيير التنظيمية

• ارتباك الموظفين، وضغط، وإرهاق
• غياب الثقة بأن التغييرات ستؤدي إلى نتائج ناجحة مما يؤدي إلى مقاومة عالية للتغيير داخل المنظمة
• مكان عمل يبدو "فوضويًا"
• ارتفاع معدل دوران الموظفين مما يؤدي إلى فقدان المعرفة المؤسسية
• مشاريع معلقة أو متخلى عنها تمامًا
• رضا العملاء ضعيف مما يؤدي إلى ارتباطات سلبية بالعلامة التجارية
• كفاءة الأعمال العامة منخفضة

ما هي الخطوات الخمس لإدارة التغيير؟ 

من أجل توجيه مؤسستك نحو مسار التغيير الناجح (وتخفيف المخاطر المحتملة)، هناك خمس خطوات رئيسية يجب اتخاذها. 

1. التحضير للتغيير

عندما نفكر في التحضير، نميل إلى التفكير في اللوجستيات والحلول (التي هي مهمة)، لكن جانباً غير معلوم من عملية التحضير هو النظر في كيفية دعم التغيير بواسطة السلوك والثقافة. ساعد الموظفين والقيادة على فهم أين تكمن المشاكل قبل تقديم حل جديد؛ استثمر بنشاط في ملاحظات حول الحالة الحالية للأشياء واستخدمها لإبلاغ كيفية التواصل بشأن التغيير القادم وحدد من يحتاج لأن يكون معنيًا.

1. قم بعمل خطة إدارة التغيير واتصل بالاستراتيجية والرؤية

الآن بعد أن فهمت كيفية تهيئة تغييرك للحصول على تأييد تنظيمي أوسع، أنت مستعد لتحديد نطاق العمل، وصياغة خطة طرح، وجذب المعنيين المناسبين، وتحديد كيف ستقيس النجاح. من المهم أيضًا أن تشارك الـ لماذا وراء التغيير كجزء من عملية تأييدك كما تقدم الخطة لمجموعات مختلفة داخل الشركة، وتحدث حول كيفية تأثيرها على كل واحدة بشكل فردي.

1. تنفيذ التغيير التنظيمي

بعد ذلك، انطلق بمشروعك. اتبع خطة العمل التي وضعتها، لكن تأكد من طلب التعليقات في كل خطوة لرؤية ما إذا كنت بحاجة إلى إجراء تعديلات أثناء سير العمل. لا يمكن أن يساعد هذا فقط في تخفيف الفشل على المدى الطويل، بل يمكن أن يساعد أيضًا في الحفاظ على الدعم حيث يرى الموظفون تلبية احتياجاتهم ودمجها أثناء بلوغ النقاط المحورية.

1. دمج التغيير ضمن الثقافة والعمليات التنظيمية

لقد أنهيت طرح التغيير وكل شيء يسير بشكل رائع — لمدة 6 أسابيع تقريبًا. كيف تمنع الناس من العودة إلى العادات القديمة وأتلاف كل ما فعله فريقك الرائع؟ عزز تغيير السلوك من خلال الحوافز، والتوثيق، التواصل المستمر، وربما الأهم من ذلك، نمذجة الحالة المثالية المرئية من قبل القيادة.

1. راجع تأثير التغيير

لقد حان الوقت لمراجعة نجاح تغييرك. انظر إلى مؤشرات الأداء الرئيسية التي حددتها قبل الطرح (صور قبل وبعد مفيدة جدًا)، وأجرِ تحليلًا شاملاً للحصول على نظرة متكاملة حول كيفية سير العملية، ومدى "لصوقيتها".

مصطلحات عملية إدارة التغيير

إذا كنت ترغب في التميز في إدارة التغيير، ستحتاج إلى تعلم المصطلحات. إليك ورقة غش سريعة.

نموذج إدارة التغيير

نموذج إدارة التغيير هو هيكل مُعد مسبقًا (مستندًا إلى الكثير من التجارب الواقعية) لإنشاء عملية فعالة لإدارة التغيير داخل الشركة. النماذج الشائعة هي ADKAR، وLewin، وKotter، وMcKinsey، وKübler-Ross.

عملية إدارة التغيير

عملية إدارة التغيير هي تنفيذ العملية من البداية إلى النهاية ضمن منظمة.

خطة إدارة التغيير

خطة إدارة التغيير هي الطريقة المحددة التي يتم من خلالها التأثير على التغيير ضمن العملية الأكبر. إليك دليلنا الخبير لكتابة خطتك.

كيفية إنشاء عملية إدارة تغيير فعالة لمنظمتك

الآن بعد أن تعرفت على كيفية إدارة عملية إدارة التغيير بسلاسة، قد تتساءل عن الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها لإنشاء هذه العملية في المقام الأول. إليك ما تحتاج إلى القيام به:

تحديد التغيير والاهداف المطلوبة

التغيير لمجرد التغيير ليس مفيدًا لأي شخص. الخطوة الأولى هي معرفة بالضبط ما الذي يحتاج للتغيير، و لماذا. هذا يساعد فقط في توضيح الأشياء مثل النطاق والجدول الزمني، بل يساعدك أيضًا في تحديد من يحتاج أن يكون معنيًا وعلى أي مستوى.

إشراك الأطراف المعنية الرئيسة وتقديم قضية العمل

وجود الأطراف المعنية الصحيحة أمر أساسي. بعد كل شيء، هم من سيساعدونك على تطبيق التغيير بشكل صحيح! يحتاجون إلى التأييد قبل أي شخص آخر ويمكنهم مساعدتك في تحديد أفضل طريقة لتهيئة المنظمة لما هو قادم.

التخطيط للتغيير

إليك المكان الذي تريد فيه توثيق ما ستكون عليه مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك طوال عملية التغيير. ستريد التقاط صور لحالتك الحالية من أجل الحكم على النجاح في نقاط التقدم المحددة مسبقًا (فضلاً عن بعد اكتمال العملية).

تحديد الموارد ومواصفات النجاح

ماذا تحتاج لتنفيذ التغيير بشكل فعال؟ كيف تريد أن تبدو الحالة المستقبلية؟ كن دقيقًا قدر الإمكان في تحديد مقاييس النجاح.

توفير التواصل الواضح من البداية إلى النهاية

لا أحد يحب أن يكون في الظلام! تأكد من أن عمليتك، ونقاط التفتيش، وقياسات النجاح مرئية للجميع الذين سيتأثرون — واطلب التعليقات بشكل متكرر، حتى تتمكن من...

إدارة المقاومة وتحسين تأثير التغيير

مرة أخرى، التغيير هو صعب. التأكد من أن الناس يشعرون أنهم مسموعين يساعدك في تقليل مستويات المقاومة وجعل العملية أسهل في التنفيذ. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد التذكيرات العرضية حول لماذا يحدث التغيير وكيف سيستفيد أولئك المتأثرون في الحفاظ على الجميع في العمل نحو هدف مشترك.

التعرف على نجاح مشروع إدارة التغيير

في نهاية العملية (أو، الأفضل من ذلك، عند كل معلم كبير) احتفل بما حققته أنت وفريقك. التعليقات الإيجابية تجعل أي خطط مستقبلية للتغيير أسهل بكثير لقبولها.

مراجعة الأثر وتحسين عملية إدارة التغيير الخاصة بك للمستقبل

اعترف بأنه لا يزال هناك مجال للتحسين. يُطلق عليه اسم عملية لسبب. ما عمل لديك قبل سنوات قد يحتاج إلى تغيير جذري الآن بعد أن لديك فريق/منظمة/منتج جديد. خذ ما تعلمته وقم بالتكيف.

كيفية ضمان حصولك على أدوات إدارة التغيير المناسبة

مراجعة مجموعة أدوات إدارة التغيير الخاصة بك

جهز نفسك لتحقيق نجاح إدارة التغيير باستخدام الأدوات الصحيحة للوظيفة. إليك بعض من أفضل الحلول:

‍