في مكان العمل اليوم، من الشائع أن تقضي ما يصل إلى بضع ساعات كل أسبوع في البحث عن المستندات والملفات والمعلومات. مع كثير من التطبيقات الآن بين أيدينا، هناك العديد من المواقع الرقمية حيث يمكن تخزين المستندات الهامة.

لهذا السبب، تقرر العديد من الشركات شراء نظام إدارة محتوى داخل الشبكة. The best CMS intranets give companies an easy way to centralize documentation, give their teams a single source of truth for information, and improve internal communications.

في هذه المقالة، سنشرح ما هو نظام إدارة المحتوى (CMS) داخل الشبكة، ومميزاته، وخصائصه الرئيسية.

تعريف نظام إدارة المحتوى داخل الشبكة 

لنبدأ بتعريف المصطلحات ‘الشبكة الداخلية’ و’نظام إدارة المحتوى’ بشكل منفصل.

An intranet is an internal company website that only employees of that company can access. يستخدم لتخزين المعلومات المفيدة، ومشاركة التحديثات، وتوفير الوصول للعمال إلى موارد مثل مخططات التنظيم، إجراءات التشغيل القياسية، وسياسات الإجازات. Intranets have been around for decades and have recently seen a surge in popularity thanks to more modern, AI-powered solutions entering the market.

لذا، هذا هو ما هي الشبكة الداخلية. ولكن ماذا عن تلك الأحرف الثلاثة، ‘CMS’؟

حسناً، نظام إدارة المحتوى–أو نظام إدارة المحتوى–هو نوع من البرمجيات التي تسمح لمستخدميها بإنشاء وتحرير وإدارة المحتوى على موقع الويب. CMSs have a reputation for being easy to use and maintain. Today, most websites that have a blog section use a CMS to host their articles (like this one).

لذا، مع وضع ذلك في الاعتبار، ما هو تعريف ‘نظام إدارة المحتوى داخل الشبكة’؟

A CMS intranet is an internal company website with a content management system built in, allowing administrators and users to easily upload, modify, and maintain content. Companies use a CMS intranet to give their employees a single source of truth for information, increase the quality of internal communications, and improve collaboration between teams.

Benefits of a CMS intranet

CMS intranets offer a range of benefits to companies. إنها جذابة بشكل خاص للأعمال التي تسعى إلى تحسين مشاركة الموظفين، والاحتفاظ بهم، وزيادة الإنتاجية. Here are some of the key advantages that modern employee intranets promise.

Increase knowledge sharing

نظراً لعدد التطبيقات المختلفة التي يتعين على الفرق اليوم إدارتها، أصبح من الصعب أكثر من أي وقت مضى منع المعرفة من الانفصال. وعندما يحدث ذلك، يؤدي إلى انخفاض في التعاون وزيادة في الأسئلة المتكررة–وهما اتجاهان يمكن أن يسببان ركود النمو في الشركة.

A CMS intranet gives all employees one place to store, share, and find knowledge. As a result, it can break down silos and facilitate a seamless spread of knowledge across teams.

Better internal communications

إذا كانت السنوات القليلة الماضية قد علمتنا أي شيء، فهي أن التغيير مستمر–ولا مفر منه. Leading a company through turbulent times like these is impossible without strong internal communications. Changes to strategies, policies, and products need to be communicated to all employees quickly and clearly.

A corporate intranet offers an effective way to do that. It gives leadership teams the ability to post an update to all employees and see real-time engagement rates. That way, they know that the news they shared has been received, seen, and is likely to be acted on.

Improve employee engagement

لقد انخفضت مشاركة الموظفين في السنوات الأخيرة، وتحسينها هو أولوية قصوى للعديد من قادة الموارد البشرية. There are a lot of tools that promise an immediate boost to engagement rates, but few are as effective as a widely-adopted, well-managed CMS intranet.

عندما يتمكن الموظفون من العثور بسهولة على المعلومات التي يحتاجونها للقيام بأعمالهم، والحصول على تحديثات منتظمة من القادة، والتفاعل بشكل مجزي مع زملائهم–حتى أولئك في مواقع وأزمنة مختلفة–فمن المرجح أن يشعروا بمشاركة أكبر بشكل ملحوظ.

زيادة الكفاءة 

عندما لا تقدم الشركات طريقة سهلة للوصول إلى المعلومات الهامة، فإن ذلك يعد وصفة لعدم الكفاءة. Employees can lose hours every week looking for what they need, and will often resort to shoulder-tapping a teammate, which in turn slows down the teammate. Patterns like this compound over time and cause efficiency to plummet.

With a well-maintained employee intranet though, employees know exactly where to go to find the information they need. وهم لا يقطعون زملاءهم بأسئلة. النتيجة هي تحسين الكفاءة على مستوى الشركة.  

Higher retention rates

أظهرت الأبحاث من Forrester أن عدم الوصول إلى معلومات قيمة يعد أحد الأسباب الرئيسية للاحتراق الوظيفي. وعندما يتعرض الموظفون للإجهاد، فإنهم في خطر كبير للتخلي عن وظائفهم.

By giving employees a single source of truth for information, as well as opportunities to engage with their colleagues, a company intranet can help to prevent burnout and keep retention rates high.

How to implement a CMS intranet

By now you might be getting excited at the thought of enjoying the many benefits a CMS intranet has to offer. So you should! ولكن من المهم أن نتذكر أن أي منتج برمجي لن يكون فعالاً إلا إذا تم اعتماده من قبل مستخدميه المقصودين.

The path to adoption starts with successful implementation. Here are the key steps to follow when implementing a new intranet.

Define success

قبل البدء في استخدام شبكة داخلية للشركة، من الضروري تحديد التحدي الذي تحاول حله بوضوح وما يبدو عليه النجاح.

إذا كانت المشكلة هي ضعف الاتصال الداخلي، فمن المهم أن يحتوي نظام إدارة المحتوى داخل الشبكة الذي تختاره على الميزات التي يمكن أن تعالج هذه المشكلة. وبالمثل، إذا كانت المشكلة التي تواجهها شركتك هي نقص في مشاركة المعرفة، فقد يكون من الممكن أن يكون منتج آخر–مثل أداة بحث AI للمؤسسات أو ويكي هو الخيار الأفضل.

Clearly defining a vision for success is the first step to ensuring that your purchase will be a positive investment.

Train and onboard users

لا يكفي ببساطة أن تقوم ب’الإعداد والنسيان’ لنظام إدارة المحتوى داخل الشبكة. من الضروري وضع عملية دمج واضحة تمنح جميع الموظفين مستوى الوصول الذي يحتاجونه، وتظهر لهم كيفية استخدام المنتج الجديد، ويفضل أن تتطلب منهم إكمال مهام معينة مثل نشر المحتوى أو تحديث ملفهم الشخصي. On-demand training videos, live workshops, and office hours with administrators are all effective ways to help employees familiarize themselves with a new intranet.

A well-executed onboarding process for existing employees and new hires alike will ensure your CMS intranet offers as much value as possible.

Establish guidelines and assign responsibilities

Good guardrails and governance are needed for your company intranet to be successful long term. Certain employees, like senior members of the HR team for example, should be given advanced permissions that give them oversight of how the CMS intranet is organized.

There should also be content guidelines in place to give teams direction on what type of information should be added and how it should be shared. من الجيد أن تقدم الفرق قوالب جاهزة لمختلف أنواع المحتوى. These not only make the task of adding content easier, they give all employees a consistent experience when consuming information stored in the intranet.

Measure performance

نظام إدارة المحتوى داخل الشبكة ليس حلاً قصير الأجل. إنه استثمار طويل الأمد يجب أن يستمر في تقديم القيمة. لذا، من المهم أن يكون لديك مقاييس نجاح واضحة في مكانها وأن تقدم تقارير عن الأداء بانتظام.

Metrics like daily usage by employees and read-rates on important content can be effective measures of success. Employee surveys are another way of getting feedback on the effectiveness of an intranet. بينما تظهر التعلمات، من المهم أن نتخذ إجراءات بسرعة لمعالجة أي مشاكل تم تحديدها.

The future: AI-powered CMS intranets 

The intranet category has undergone a rebirth in recent years with the emergence of a new wave of modern CMS intranets. إذا كنت تقارن الخيارات، اطلع على مقالتنا حول أفضل 9 منصات وأدوات برامج الشبكات الداخلية في عام 2024. Features that were once seen as cutting edge have become table stakes. 

Now, the leading CMS intranets are powered by the latest in generative AI technology. هذا يجعل من الممكن للموظفين القيام بأشياء مثل البحث عبر جميع المحتويات في شبكتهم الداخلية والحصول على إجابات فورية على أسئلتهم ورؤية المحتوى المخصص في شبكتهم الداخلية بناءً على دورهم وموقعهم ونشاطهم الأخير. 

تساعد قدرات مثل هذه أنظمة إدارة المحتوى داخل الشبكة على أن تصبح أكثر فعالية في مساعدة الشركات على تحسين مشاركة المعرفة والاتصالات الداخلية وزيادة الإنتاجية. نظام إدارة محتوى الموظفين من Guru هو حل حديث مدعوم بالذكاء الاصطناعي ومجهز بقدرات بحث AI للمؤسسات وقاعدة معرفة. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد، شاهد فيديو العرض التوضيحي عند الطلب.

‍