W dzisiejszym miejscu pracy powszechne jest spędzanie nawet kilku godzin każdego tygodnia na szukaniu dokumentów, plików i informacji. Z teraz tak wielu aplikacji w zasięgu ręki, istnieje wiele cyfrowych lokalizacji, w których mogą być przechowywane ważne dokumenty.

Dlatego wiele firm decyduje się na zakup intranetu CMS. Najlepsze intranety CMS zapewniają firmom łatwy sposób na centralizację dokumentacji, dają swoim zespołom jedno źródło prawdy na temat informacji oraz poprawiają komunikację wewnętrzną.

W tym artykule wyjaśnimy, czym jest intranet CMS, jakie ma zalety i kluczowe funkcje.

Definicja intranetu CMS 

Zacznijmy od zdefiniowania terminów ‘intranet’ i ‘system zarządzania treścią’ oddzielnie.

Intranet to wewnętrzna strona internetowa firmy, do której mają dostęp tylko pracownicy tej firmy. Służy do przechowywania pomocnych informacji, dzielenia się aktualizacjami i zapewnienia pracownikom dostępu do zasobów, takich jak wykresy organizacyjne, standardowe procedury operacyjne oraz polityki urlopowe. Intranety istnieją od dziesięcioleci i ostatnio zyskały na popularności dzięki nowoczesnym, napędzanym przez AI rozwiązaniom, które pojawiły się na rynku.

Tak więc to jest intranet. Ale co z tymi trzema literami, ‘CMS’?

Cóż, CMS – albo system zarządzania treścią – to rodzaj oprogramowania, które pozwala użytkownikom tworzyć, edytować i zarządzać treścią na stronie internetowej. CMS-y mają reputację łatwości w użyciu i utrzymaniu. Dziś większość stron internetowych, które mają sekcję blogową, używa CMS do hostowania swoich artykułów (takich jak ten).

Tak więc, mając to na uwadze, jaka jest definicja ‘intranetu CMS’?

Intranet CMS to wewnętrzna strona internetowa firmy z wbudowanym systemem zarządzania treścią, umożliwiającym administratorom i użytkownikom łatwe przesyłanie, modyfikowanie i utrzymywanie treści. Firmy używają intranetu CMS, aby zapewnić swoim pracownikom jedno źródło prawdy na temat informacji, zwiększyć jakość komunikacji wewnętrznej i poprawić współpracę między zespołami.

Korzyści wynikające z intranetu CMS

Intranety CMS oferują firmom szereg korzyści. Są szczególnie atrakcyjne dla firm, które chcą poprawić zaangażowanie pracowników, ich zatrzymanie i wydajność. Oto niektóre z kluczowych zalet, które obiecują nowoczesne intranety dla pracowników.

Zwiększenie dzielenia się wiedzą

Biorąc pod uwagę liczbę różnych aplikacji, które zespoły muszą teraz zarządzać, trudniej niż kiedykolwiek zapobiec izolacji wiedzy. A kiedy tak się dzieje, prowadzi to do spadku współpracy i wzrostu powtarzających się pytań – dwa trendy, które mogą spowodować stagnację wzrostu firmy.

Intranet CMS daje wszystkim pracownikom jedno miejsce do przechowywania, udostępniania i znajdowania wiedzy. W rezultacie może przełamać silosy i ułatwić swobodne dzielenie się wiedzą w zespołach.

Lepsza komunikacja wewnętrzna

Jeśli ostatnie kilka lat nauczyło nas czegokolwiek, to tego, że zmiany są stałe – i nieuniknione. Prowadzenie firmy w trudnych czasach, takich jak te, jest niemożliwe bez silnej komunikacji wewnętrznej. Zmiany w strategiach, politykach i produktach muszą być szybko i jasno komunikowane wszystkim pracownikom.

Intranet korporacyjny oferuje skuteczny sposób, aby to zrobić. Daje zespołom kierowniczym możliwość zamieszczania aktualizacji dla wszystkich pracowników i obserwowania wskaźników zaangażowania w czasie rzeczywistym. W ten sposób wiedzą, że wiadomości, które przekazali, zostały odebrane, zauważone i prawdopodobnie zostaną podjęte działania.

Poprawa zaangażowania pracowników

Zaangażowanie pracowników spadło w ostatnich latach, a poprawa tego stanu rzeczy jest najwyższym priorytetem dla wielu liderów HR. Istnieje wiele narzędzi, które obiecują natychmiastowy wzrost wskaźników zaangażowania, ale niewiele z nich jest tak skutecznych jak powszechnie stosowany, dobrze zarządzany intranet CMS.

Kiedy pracownicy mogą łatwo znaleźć informacje, których potrzebują do wykonywania swoich obowiązków, otrzymywać regularne aktualizacje od liderów i w sposób znaczący interagować z kolegami – nawet tymi w różnych lokalizacjach i strefach czasowych – prawdopodobnie poczują się znacznie bardziej zaangażowani.

Większa efektywność 

Kiedy firmy nie zapewniają łatwego dostępu do ważnych informacji, to przepis na nieefektywność. Pracownicy mogą tracić godziny każdego tygodnia na poszukiwanie tego, czego potrzebują, a często muszą polegać na pomocy kolegów, co spowalnia pracę tych ostatnich. Tego typu wzorce się kumulują, w rezultacie efektywność spada.

Dobrze zarządzany intranet dla pracowników sprawia, że dokładnie wiedzą, dokąd się udać, aby znaleźć potrzebne informacje. A oni nie przerywają kolegom pytaniami. Wynikiem jest poprawa efektywności w całej firmie.  

Wyższe wskaźniki zatrzymania

Badania z Forrester wykazały, że brak dostępu do cennych informacji jest głównym czynnikiem wpływającym na wypalenie zawodowe. A kiedy pracownicy są wypaleni, są w wysokim ryzyku odejścia z pracy.

Dając pracownikom jedno źródło prawdy na temat informacji oraz możliwości angażowania się w interakcje z kolegami, intranet firmy może pomóc w zapobieganiu wypaleniu i utrzymywaniu wysokiego wskaźnika zatrzymania.

Jak wdrożyć intranet CMS

Teraz możesz czuć się podekscytowany myślą o czerpaniu korzyści z intranetu CMS. I słusznie! Jednak ważne jest, aby pamiętać, że każdy produkt programowy jest skuteczny tylko wtedy, gdy zostanie przyjęty przez zamierzonych użytkowników.

Droga do przyjęcia zaczyna się od skutecznej implementacji. Oto kluczowe kroki, które należy wykonać podczas wdrażania nowego intranetu.

Zdefiniuj sukces

Zanim zaczniesz korzystać z intranetu korporacyjnego, ważne jest, aby wyraźnie zdefiniować wyzwanie, które chcesz rozwiązać i jak wygląda sukces.

Jeśli problemem są słabe komunikacje wewnętrzne, ważne jest, aby wybrany intranet CMS miał funkcje, które mogą rozwiązać ten problem. Podobnie, jeśli problemem Twojej firmy jest brak dzielenia się wiedzą, być może inny produkt – jak narzędzie do wyszukiwania AI w przedsiębiorstwie lub wiki–jest lepszą opcją.

Wyraźne zdefiniowanie wizji sukcesu to pierwszy krok, aby zapewnić, że twój zakup będzie pozytywną inwestycją.

Szkolenie i wdrażanie użytkowników

Nie wystarczy po prostu ‘ustawić i zapomnieć’ o intranecie CMS. Ważne jest, aby przedstawić wyraźny proces wdrożenia, który daje wszystkim pracownikom poziom dostępu, którego potrzebują, pokazuje im, jak korzystać z nowego produktu i w idealnym przypadku wymaga wykonania pewnych zadań, takich jak publikowanie treści lub aktualizowanie profilu. Filmy szkoleniowe na żądanie, warsztaty na żywo oraz godziny pracy z administratorami to skuteczne sposoby na pomoc pracownikom w zapoznaniu się z nowym intranetem.

Dobrze przeprowadzony proces wdrożenia dla istniejących pracowników i nowo zatrudnionych zapewni, że intranet CMS przyniesie jak największą wartość.

Ustalanie wytycznych i przypisywanie odpowiedzialności

Dobre ramy i zarządzanie są potrzebne, aby intranet firmy miał sukces w dłuższym okresie. Niektórzy pracownicy, na przykład wyżsi członkowie zespołu HR, powinni otrzymać zaawansowane uprawnienia, które pozwolą im mieć kontrolę nad tym, jak jest zorganizowany intranet CMS.

Powinny być też ustalone wytyczne dotyczące treści, które dadzą zespołom wskazówki dotyczące tego, jaki rodzaj informacji powinien być dodawany i jak powinny być udostępniane. Dobrym zwyczajem jest dostarczenie zespołom gotowych szablonów do różnych rodzajów treści. Nie tylko ułatwiają dodawanie treści, ale także zapewniają wszystkim pracownikom spójną jakość doświadczenia podczas przeglądania informacji przechowywanych w intranecie.

Mierzenie wydajności

Intranet CMS nie jest rozwiązaniem krótkoterminowym. Jest to inwestycja długoterminowa, która powinna stale przynosić wartość. Dlatego ważne jest, aby mieć wyraźne metryki sukcesu i regularnie raportować wyniki.

Wskaźniki, takie jak codzienne wykorzystanie przez pracowników i wskaźniki odczytu ważnych treści mogą być skutecznymi wskaźnikami sukcesu. Ankiety pracowników są innym sposobem, aby uzyskać informacje zwrotne na temat skuteczności intranetu. Gdy pojawiają się nowe informacje, ważne jest, aby szybko na nie działać, aby rozwiązać wszelkie zidentyfikowane problemy.

Przyszłość: intranety CMS napędzane AI 

Kategoria intranetów przeszła odrodzenie w ostatnich latach dzięki pojawieniu się nowej fali nowoczesnych intranetów CMS. Jeśli porównujesz opcje, przeczytaj nasz artykuł o 9 najlepszych platform i narzędzi intranetowych w 2024 roku. Funkcje, które kiedyś uważano za nowatorskie, stały się standardem. 

Teraz wiodące intranety CMS są napędzane najnowszą technologią generatywną AI. Umożliwia to pracownikom wykonywanie czynności takich jak przeszukiwanie całej treści ich intranetu oraz uzyskiwanie natychmiastowych odpowiedzi na ich pytania i oglądanie spersonalizowanej treści w ich intranecie w oparciu o ich rolę, lokalizację i ostatnią aktywność. 

Funkcje takie jak te sprawiają, że intranety CMS stają się coraz skuteczniejsze w pomaganiu firmom w poprawie dzielenia się wiedzą, komunikacji wewnętrznej i wydajności. Intranet dla pracowników Guru’a jest nowoczesnym rozwiązaniem zasilanym przez AI i wyposażonym w możliwości wyszukiwania AI w przedsiębiorstwie oraz zarządzania wiedzą. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, obejrzyj nasz film demo na żądanie.

‍