在當今的工作場所，花幾個小時每週尋找文件、檔案和資訊是很常見的。 隨著 如此多的應用程式如今觸手可及，有無數數字位置可以存儲重要文件。

這就是為什麼許多公司決定購買CMS內聯網。 最好的CMS內部網為公司提供了一種簡單的方法來集中管理文件，為團隊提供資訊的唯一真相來源，並改善內部溝通。

在這篇文章中，我們將解釋什麼是CMS內聯網，它的優勢以及其主要特徵。

CMS內部網的定義 

讓我們先分別定義術語 ‘內聯網’ 和 ‘內容管理系統’。

內部網是僅限該公司員工訪問的內部公司網站。 內聯網用於存儲有用的資訊、分享更新，並為員工提供對資源的訪問，例如組織圖、 標準作業程序和休假政策。 內部網已存在幾十年，由於市場上出現了更多現代的、基於AI的解決方案，它們最近迅速增長了普及率。

所以那就是 內聯網是什麼。 但那三個字母，‘CMS’呢？

那麼，CMS–或內容管理系統–是一種允許用戶在網站上創建、編輯和管理內容的軟體。 CMS因其易用性和可維護性而著稱。 如今，大多數擁有博客部分的網站都使用CMS來託管他們的文章（像這樣的）。

所以，考慮到這一點，‘CMS內聯網’的定義是什麼？

CMS內部網是內部公司網站，內建內容管理系統，使管理員和用戶能夠輕鬆上傳、修改和維護內容。 公司使用CMS內部網為員工提供信息的唯一真相來源，提高內部溝通的質量，並改善團隊之間的協作。

CMS內部網的好處

CMS內部網為公司提供了一系列好處。 它們特別吸引那些尋求改善員工參與感、留存率和生產力的企業。 以下是現代員工內部網承諾的一些主要優勢。

增強知識分享

鑑於當今團隊需要管理的不同應用程序的數量，防止知識孤立比以往任何時候都更難。 當這種情況發生時，會導致合作減少和重複問題增加–這兩個趨勢都可能導致公司的增長停滯。

CMS內部網為所有員工提供一個存儲、分享和查找知識的地方。 因此，它可以打破孤島並促進團隊之間知識的無縫傳播。

更好的內部溝通

如果過去幾年教會我們任何事情，那就是變化是持續的–且不可避免的。 引導公司度過這樣動盪的時期而沒有強大的內部溝通是不可行的。 策略、政策和產品的變更需要迅速且清晰地傳達給所有員工。

企業內部網提供了一種有效的方式來做到這一點。 它使領導團隊能夠向所有員工發佈更新並查看實時參與率。 這樣，他們就知道所分享的消息已被接收、查看，並且可能會被採取行動。

改善員工參與度

員工參與度在最近幾年已經 持續下降，改善它是許多HR領導的首要任務。 有很多工具聲稱能立即提高參與率，但鮮有像廣泛採用、良好管理的CMS內部網那麼有效。

當員工能夠輕鬆找到他們需要的信息來完成工作，從領導者那裡獲得定期更新，並與同事進行有意義的互動–即使是在不同的地點和時區–他們更可能會感到更具參與感。

更高的效率 

當公司不提供輕鬆訪問重要信息的方式時，這對低效率來說就是食譜。 員工每週可能會浪費數小時尋找所需的東西，並且他們通常會求助於搭肩問同事，這反而會放慢同事的速度。 這種模式隨著時間的推移而加重，導致效率下降。

然而，通過良好維護的員工內部網，員工知道確切的去向來查找他們需要的信息。 而且他們不會打斷同事提出問題。 結果是全公司效率提高了。  

更高的留任率

來自 Forrester 的研究顯示，缺乏訪問有價值信息的能力是導致燃燒的主要原因。 當員工感到疲憊時，他們很有可能辭職。

通過為員工提供資訊的唯一真相來源，以及與同事互動的機會，企業內部網可以幫助防止燃燒並保持高留任率。

如何實施CMS內部網

到現在為止，你可能對享受CMS內部網帶來的諸多好處感到興奮。 所以，這是應該的！ 但重要的是要記住，只有當軟體產品被其預期用戶採用時，它才是有效的。

採納的道路始於成功的實施。 以下是實施新內部網時需遵循的關鍵步驟。

定義成功

在開始使用企業內聯網之前，明確定義您試圖解決的挑戰以及成功的標準是至關重要的。

如果問題是內部溝通不良，那麼您選擇的CMS內聯網必須具備能解決這個問題的功能。 同樣，如果您公司面臨的問題是缺乏知識分享，那麼可能另一種產品–像是 企業AI搜索工具 或 維基–是一個更好的選擇。

明確定義成功的願景是確保你的購買將是一項正面投資的第一步。

培訓和引導用戶

僅僅‘設置並忘記’一個CMS內聯網是不夠的。 定義一個清晰的上線過程至關重要，這樣可以給所有員工所需的訪問級別，向他們展示如何使用新產品，並理想地要求他們完成某些任務，例如發布內容或更新他們的個人資料。 隨需培訓視頻、現場研討會和與管理員的辦公時間都是幫助員工熟悉新內部網的有效方法。

為現有員工和新員工執行良好的入職過程將確保你的CMS內部網提供盡可能多的價值。

建立指導方針並分配責任

你的公司內部網需要良好的護欄和治理，才能在長期內取得成功。 一些員工，例如HR團隊的高級成員，應該獲得可進行CMS內部網組織監督的高級許可權。

還應該制定內容指導方針，以為團隊提供有關應該添加哪種類型的信息以及如何共享的指導。 給團隊提供現成的模板用於各種類型的內容是一種良好的做法。 這些不僅使添加內容的任務變得簡單，還為所有員工在查閱內部網中存儲的信息時提供了一致的體驗。

評估績效

CMS內聯網不是一個短期解決方案。 它是一項長期投資，應持續提供價值。 因此，重要的是要制定清晰的成功指標，並定期報告績效。

每日員工使用情況和重要內容的閱讀率等指標可以有效衡量成功。 員工調查是評估內部網有效性的另一種方式。 當出現學習時，快速采取行動以解決識別出來的任何問題也是至關重要的。

未來：基於AI的CMS內部網 

近年來，隨著新一波現代CMS內部網的出現，內部網類別經歷了一次重生。 如果您正在比較選項，請閱讀我們的文章，了解 2024年9大最佳內聯網軟體平台和工具。 曾經被視為尖端的功能已經成為基本需求。 

如今，領先的CMS內部網由最新的生成AI技術支持。 這使員工能夠做到諸如搜索其內聯網中所有內容，獲得問題的即時答案，以及根據其角色、位置和最近活動在內聯網中查看個性化內容。 

這些能力使CMS內聯網在幫助公司改善知識分享、內部溝通和生產力方面更加有效。 Guru的員工內聯網 是一個現代解決方案，由AI支持，並配備企業AI搜索和知識庫能力。 如果您想了解更多， 請觀看我們的隨需應變演示視頻。

‍