Сегодня на рабочем месте часто бывает, что на поиск документов, файлов и информации уходит до нескольких часов каждую неделю. С так множеством приложений на нашем горизонте, существует бесчисленное множество цифровых мест, где могут храниться важные документы.

Поэтому многие компании решают приобрести CMS-интранет. Лучшие CMS интранеты предоставляют компаниям простой способ централизовать документацию, обеспечивать своим командам единую точку правды для информации и улучшать внутренние коммуникации.

В этой статье мы объясним, что такое CMS-интранет, его преимущества и ключевые функции.

Определение CMS интранета 

Начнем с определения терминов ‘интранет’ и ‘система управления контентом’ отдельно.

Интранет — это внутренний веб-сайт компании, к которому могут получить доступ только сотрудники этой компании. Он используется для хранения полезной информации, обмена обновлениями и предоставления сотрудникам доступа к таким ресурсам, как организационные схемы, стандартные операционные процедуры и отпускные политики. Интранеты существуют уже десятилетия и недавно стали очень популярными благодаря появлению современных решений на базе ИИ.

Итак, вот что такое интранет. Но что насчет этих трех букв, ‘CMS’?

CMS – это тип программного обеспечения, которое позволяет его пользователям создавать, редактировать и управлять контентом на веб-сайте. CMS имеют репутацию удобных в использовании и поддержке. На сегодняшний день большинство веб-сайтов, имеющих раздел блогов, используют CMS для размещения своих статей (как этот).

Итак, что такое ‘CMS-интранет’ в свете этого?

CMS интранет — это внутренний веб-сайт компании с встроенной системой управления содержимым, позволяющий администраторам и пользователям легко загружать, изменять и поддерживать содержимое. Компании используют CMS интранет для обеспечения своим сотрудникам единого источника правды для информации, повышения качества внутренней коммуникации и улучшения сотрудничества между командами.

Преимущества CMS интранета

CMS интранеты предлагают множество преимуществ для компаний. Они особенно привлекательны для компаний, которые стремятся улучшить вовлеченность сотрудников, удержание и производительность. Вот некоторые из ключевых преимуществ, которые современные интранеты обещают своим сотрудникам.

Увеличение обмена знаниями

Учитывая количество приложений, которые сегодня должны управлять команды, предотвращать разделение знаний стало труднее, чем когда-либо. Когда это происходит, это приводит к снижению сотрудничества и росту повторяющихся вопросов – две тенденции, которые могут привести к стагнации роста компании.

CMS интранет предоставляет всем сотрудникам одно место для хранения, обмена и поиска знаний. В результате, он может разрушить барьеры и облегчить беспрепятственный обмен знаниями между командами.

Лучшие внутренние коммуникации

Если последние несколько лет научили нас чему-либо, так это тому, что изменения постоянны и неизбежны. Руководить компанией в бурные времена, такие как эти, невозможно без сильных внутренних коммуникаций. Изменения в стратегиях, политиках и продуктах нужно быстро и четко сообщать всем сотрудникам.

Корпоративный интранет предлагает эффективный способ сделать это. Он предоставляет командам руководства возможность отправлять обновления всем сотрудникам и видеть показатели реального времени вовлеченности. Таким образом, они знают, что новость, которую они поделились, была получена, увидена и, скорее всего, будет учтена.

Улучшение вовлеченности сотрудников

Вовлеченность сотрудников за последние несколько лет снижается, и ее повышение является важнейшей задачей для многих HR-лидеров. Существует много инструментов, которые обещают мгновенное повышение уровня вовлеченности, но немногие из них так же эффективны, как широко используемый, хорошо управляемый CMS интранет.

Когда сотрудники могут легко найти необходимую информацию для своей работы, регулярно получать обновления от руководителей и иметь возможность взаимодействовать с коллегами, даже находясь в разных местоположениях и часовых поясах, они, скорее всего, будут чувствовать себя намного более вовлеченными.

Большая эффективность 

Когда компании не предоставляют легкий доступ к важной информации, это приводит к неэффективности. Сотрудники могут терять часы каждую неделю, пытаясь найти то, что им нужно, и часто прибегают к тому, чтобы обратиться к коллеге, что, в свою очередь, замедляет самого коллегу. Такие паттерны со временем накапливаются и приводят к резкому снижению производительности.

Однако с хорошо обслуживаемым интраНет сотрудники точно знают, куда идти, чтобы найти нужную информацию. А сотрудники не отвлекают коллег с вопросами. В результате, происходит повышение эффективности на уровне всей компании.  

Высокие показатели сохранения сотрудников

Исследования Forrester показали, что отсутствие доступа к ценным данным является одной из основных причин выгорания. И когда сотрудники испытывают выгорание, они подвержены высокому риску увольнения.

Предоставляя сотрудникам единый источник правды для информации, а также возможности взаимодействовать с коллегами, корпоративный интранет может помочь предотвратить выгорание и сохранять высокие показатели удержания.

Как внедрить CMS интранет

Теперь вы, возможно, начинаете испытывать чувство волнения при мысли о том, чтобы наслаждаться многими преимуществами, которые может предложить CMS интранет. И вам стоит! Но важно помнить, что любой программный продукт будет эффективен только в том случае, если его примут его целевые пользователи.

Путь к адаптации начинается с успешного внедрения. Вот ключевые шаги, которые следует выполнить при внедрении нового интранета.

Определите успех

Перед тем как начать использовать корпоративный интранет, важно четко определить задачу, которую вы пытаетесь решить, и каков будет успех.

Если проблема заключается в плохих внутренних коммуникациях, важно, чтобы выбранный вами CMS-интранет имел функции, которые могут решить эту проблему. Точно так же, если проблема вашей компании заключается в недостатке обмена знаниями, возможно, другой продукт, например, инструмент поиска AI для предприятий или вики, будет лучшим вариантом.

Четкое определение видения успеха — это первый шаг к тому, чтобы обеспечить положительность вашей инвестиции.

Обучите и вовлеките пользователей

Недостаточно просто ‘настроить и забыть’ о CMS-интранете. Важно четко обозначить процесс внедрения, который даст всем сотрудникам необходимый уровень доступа, покажет им, как использовать новый продукт, и в идеале потребует от них выполнения определенных задач, таких как публикация контента или обновление своего профиля. Видеоуроки по требованию, живые семинары и часовая поддержка с администраторами — это все эффективные способы помочь сотрудникам познакомиться с новым интраМетодом.

Успешно выполненная процедура вовлечения как для существующих сотрудников, так и для новых кадров обеспечит вам максимальную ценность от вашего CMS интранета.

Установите руководящие принципы и назначьте обязанности

Для успешной работы вашего корпоративного интранета в долгосрочной перспективе нужны хорошие рамки и управление. Некоторым сотрудникам, например, старшим членам команды HR, следует предоставить повышенные права, позволяющие им контролировать, как организован CMS интранет.

Также должны быть правила содержимого, чтобы дать командам инструкции о том, какой тип информации следует добавлять и как ее следует делиться. Хорошей практикой является предоставление командам готовых шаблонов для различных видов контента. Они не только упрощают задачу добавления содержания, но и обеспечивают всем сотрудникам единый опыт при потреблении информации, хранящейся в интранете.

Измерять производительность

CMS-интранет не является краткосрочным решением. Это долгосрочная инвестиция, которая должна постоянно приносить пользу. Поэтому важно иметь четкие метрики успеха и регулярно отчитываться о результатах.

Такие параметры, как ежедневное использование сотрудниками и уровень прочтения важного материала, могут быть эффективными мерами успеха. Опросы сотрудников — еще один способ получить обратную связь о эффективности интранета. Поскольку появляются новые знания, важно быстро реагировать на них, чтобы решить любые выявленные проблемы.

Будущее: CMS интранеты на базе ИИ 

Категория интранетов в последние годы пережила ренессанс благодаря появлению новой волны современных CMS интранетов. Если вы сравниваете варианты, прочитайте нашу статью о 9 лучших платформах и инструментах программного обеспечения для интранетов в 2024 году. Функции, когда-то считавшиеся передовыми, стали необходимыми. 

Теперь ведущие CMS интранеты основаны на последних технологиях генеративного ИИ. Это стало возможным благодаря возможности сотрудников выполнять такие действия, как поиск по всему содержимому в своем интранете, мгновенно получать ответы на свои вопросы и видеть персонализированное содержимое в своем интранете на основе их роли, местоположения и недавней активности. 

Такие возможности делают CMS-интранеты особенно эффективными для помощи компаниям в улучшении обмена знаниями, внутренних коммуникаций и производительности. Интранет для сотрудников от Guru является современным решением, основанным на AI и оснащенным возможностями поиска AI для предприятий и базы знаний. Если вы хотите узнать больше, посмотрите наше видео с демонстрацией по запросу.

‍