In de huidige werkomgeving is het gebruikelijk om tot enkele uren per week te besteden aan het zoeken naar documenten, bestanden en informatie. Met zoveel apps nu binnen handbereik, zijn er talloze digitale locaties waar belangrijke documenten kunnen worden opgeslagen.

Daarom besluiten veel bedrijven een CMS-intranet aan te schaffen. De beste CMS intranets bieden bedrijven een gemakkelijke manier om documentatie te centraliseren, hun teams een enkele bron van waarheid voor informatie te geven en interne communicatie te verbeteren.

In dit artikel leggen we uit wat een CMS-intranet is, de voordelen ervan en de belangrijkste kenmerken.

Definitie van CMS intranet 

Laten we beginnen met het afzonderlijk definiëren van de termen ‘intranet’ en ‘content management systeem’.

Een intranet is een interne bedrijfswebsite die alleen toegankelijk is voor de werknemers van dat bedrijf. Het wordt gebruikt om nuttige informatie op te slaan, updates te delen en om werknemers toegang te geven tot middelen zoals organisatieschema's, standaard operationele procedures en vakantiebeleid. Intranets bestaan al tientallen jaren en hebben recentelijk een stijging in populariteit gezien dankzij modernere, AI-gestuurde oplossingen die op de markt zijn gekomen.

Dus dat is wat een intranet is. Maar wat is er met die drie letters, ‘CMS’?

Wel, een CMS–of contentmanagementsysteem–is een type software dat zijn gebruikers in staat stelt om inhoud op een website te creëren, bewerken en beheren. CMS's hebben een reputatie om gemakkelijk te gebruiken en onderhouden te zijn. Tegenwoordig gebruikt het grootste deel van de websites met een blogsectie een CMS om hun artikelen te hosten (zoals deze).

Dus, met dit in gedachten, wat is de definitie van ‘CMS-intranet’?

Een CMS intranet is een interne bedrijfswebsite met een ingebouwd contentmanagementsysteem, waardoor beheerders en gebruikers gemakkelijk inhoud kunnen uploaden, wijzigen en onderhouden. Bedrijven gebruiken een CMS intranet om hun werknemers een enkele bron van waarheid voor informatie te bieden, de kwaliteit van de interne communicatie te verhogen en de samenwerking tussen teams te verbeteren.

Voordelen van een CMS intranet

CMS intranets bieden bedrijven een scala aan voordelen. Ze zijn bijzonder aantrekkelijk voor bedrijven die de betrokkenheid van werknemers, het behoud en de productiviteit willen verbeteren. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen die moderne intranets voor werknemers beloven.

Verhoog kennisdeling

Gezien het aantal verschillende apps dat teams vandaag de dag moeten beheren, is het moeilijker dan ooit om te voorkomen dat kennis in silo's vastloopt. En wanneer dat gebeurt, leidt het tot een afname van de samenwerking en een stijging van herhaalde vragen - twee trends die ervoor kunnen zorgen dat de groei van een bedrijf stagneert.

Een CMS intranet geeft alle werknemers één plek om kennis op te slaan, te delen en te vinden. Als gevolg daarvan kan het silo's doorbreken en een naadloze verspreiding van kennis tussen teams mogelijk maken.

Betere interne communicatie

Als de laatste paar jaar ons iets hebben geleerd, is het dat verandering constant en onvermijdelijk is. Een bedrijf leiden in turbulente tijden zoals deze is onmogelijk zonder sterke interne communicatie. Wijzigingen in strategieën, beleid en producten moeten snel en duidelijk aan alle werknemers worden gecommuniceerd.

Een bedrijfsintranet biedt een effectieve manier om dat te doen. Het geeft leiderschapsteams de mogelijkheid om een update naar alle werknemers te plaatsen en realtime betrokkenheid te zien. Op die manier weten ze dat het nieuws dat ze gedeeld hebben is ontvangen, gezien en waarschijnlijk zal worden opgevolgd.

Verbeter de betrokkenheid van werknemers

De betrokkenheid van werknemers is de afgelopen jaren gedaald, en het verbeteren daarvan is een topprioriteit voor veel HR-leiders. Er zijn veel tools die een onmiddellijke boost in betrokkenheid beloven, maar weinigen zijn zo effectief als een breed geadopteerd, goed beheerd CMS intranet.

Wanneer werknemers gemakkelijk de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben om hun werk te doen, regelmatig updates van leidinggevenden ontvangen en op een zinvolle manier met hun collega's kunnen communiceren - zelfs met diegenen in verschillende locaties en tijdzones - zullen ze zich waarschijnlijk veel meer betrokken voelen.

Grotere efficiëntie 

Wanneer bedrijven geen gemakkelijke manier bieden om belangrijke informatie te benaderen, is dat een recept voor inefficiëntie. Werknemers kunnen elke week uren verliezen met het zoeken naar wat ze nodig hebben, en zullen vaak resort nemen tot het aanspreken van een teamgenoot, wat op zijn beurt de teamgenoot vertraagt. Dergelijke patronen stapelen zich in de loop van de tijd op en zorgen ervoor dat de efficiëntie keldert.

Met een goed onderhouden werknemersintranet weten werknemers precies waar ze moeten zijn om de informatie te vinden die ze nodig hebben. En ze onderbreken collega's niet met vragen. Het resultaat is verbeterde efficiëntie in het hele bedrijf.  

Hogere retentiecijfers

Onderzoek van Forrester heeft aangetoond dat een gebrek aan toegang tot waardevolle informatie een belangrijke bijdrager aan burn-out is. En wanneer werknemers opgebrand zijn, lopen ze een hoog risico om te vertrekken.

Door werknemers een enkele bron van waarheid voor informatie te bieden, evenals mogelijkheden om met hun collega's in contact te komen, kan een bedrijf intranet helpen burn-out te voorkomen en de retentiecijfers hoog te houden.

Hoe een CMS intranet te implementeren

Misschien begin je enthousiast te worden bij de gedachte aan de vele voordelen die een CMS intranet te bieden heeft. Dat moet je ook doen! Maar het is belangrijk om te onthouden dat elke softwareproduct alleen effectief is als het wordt aangenomen door de bedoelde gebruikers.

De weg naar acceptatie begint met een succesvolle implementatie. Hier zijn de belangrijkste stappen die je moet volgen bij de implementatie van een nieuw intranet.

Definieer succes

Voordat je begint met een corporatief intranet, is het essentieel om de uitdaging die je probeert op te lossen en wat succes betekent, duidelijk te definiëren.

Als het probleem slechte interne communicatie is, is het belangrijk dat het CMS-intranet dat je kiest, de functies heeft die dat probleem kunnen aanpakken. Evenzo, als het probleem van je bedrijf een gebrek aan kennisdeling is, is het mogelijk dat een ander product - zoals een enterprise AI-zoektool of wiki een betere optie is.

Het duidelijk definiëren van een visie voor succes is de eerste stap om ervoor te zorgen dat jouw aankoop een positieve investering zal zijn.

Train en begeleid gebruikers

Het is niet voldoende om gewoon een CMS-intranet in te stellen en te vergeten. Het is essentieel om een duidelijk onboardingproces te schetsen dat alle werknemers het niveau van toegang geeft dat ze nodig hebben, hen laat zien hoe ze het nieuwe product moeten gebruiken en idealiter vereist dat ze bepaalde taken moeten voltooien, zoals het publiceren van inhoud of het bijwerken van hun profiel. Trainingvideo's op aanvraag, live workshops en kantooruren met beheerders zijn allemaal effectieve manieren om werknemers te helpen zich vertrouwd te maken met een nieuw intranet.

Een goed uitgevoerd onboardingproces voor zowel bestaande werknemers als nieuwe medewerkers zal ervoor zorgen dat jouw CMS intranet zoveel mogelijk waarde biedt.

Stel richtlijnen op en wijs verantwoordelijkheden toe

Goede leidraden en governance zijn nodig zodat jouw bedrijfsintranet op lange termijn succesvol is. Bepaalde werknemers, zoals senior leden van het HR-team bijvoorbeeld, zouden geavanceerde machtigingen moeten krijgen die hen toezicht geven op hoe het CMS intranet is georganiseerd.

Er zouden ook inhoudsrichtlijnen moeten zijn om teams richting te geven over welk type informatie moet worden toegevoegd en hoe deze moet worden gedeeld. Het is goed gebruik om teams kant-en-klare sjablonen voor verschillende soorten inhoud te geven. Deze maken niet alleen de taak van het toevoegen van inhoud gemakkelijker, ze geven alle werknemers een consistente ervaring bij het consumeren van informatie die is opgeslagen in het intranet.

Meet prestaties

Een CMS-intranet is geen kortetermijnoplossing. Het is een langetermijninvestering die voortdurend waarde moet leveren. Dus het is belangrijk om duidelijke succescriteria vast te stellen en regelmatig rapport te doen over de prestaties.

Criteria zoals dagelijks gebruik door werknemers en leespercentages van belangrijke inhoud kunnen effectieve maatstaven voor succes zijn. Enquêtes onder werknemers zijn een andere manier om feedback te krijgen over de effectiviteit van een intranet. Naarmate er nieuwe inzichten ontstaan, is het dan belangrijk om snel actie te ondernemen om eventuele problemen op te lossen die worden geïdentificeerd.

De toekomst: AI-gestuurde CMS intranets 

De intranetcategorie heeft de afgelopen jaren een wedergeboorte ondergaan met de opkomst van een nieuwe golf van moderne CMS intranets. Als je opties vergelijkt, lees dan ons artikel over de 9 beste intranetsoftwareplatforms en -tools in 2024. Kenmerken die ooit als toonaangevend werden beschouwd, zijn nu standaard. 

Nu worden de vooraanstaande CMS intranets aangedreven door de nieuwste technologie op het gebied van generatieve AI. Dit maakt het mogelijk voor werknemers om dingen te doen zoals door alle inhoud in hun intranet te zoeken en onmiddellijke antwoorden op hun vragen te krijgen en gepersonaliseerde inhoud in hun intranet te zien op basis van hun rol, locatie en recente activiteit. 

Capaciteiten zoals deze maken CMS-intranets nog effectiever in het helpen van bedrijven om de kennisdeling, interne communicatie en productiviteit te verbeteren. Guru’s employee intranet is een moderne oplossing die wordt aangedreven door AI en is uitgerust met enterprise AI-zoek- en kennisbasescapaciteiten. Als je meer wilt leren, bekijk onze on-demand demovideo.

‍