What does onboarding mean? 

Onboarding is the process of getting someone familiar with a new job, practice, or skill. 

What is the purpose of onboarding?

The purpose of onboarding is to familiarize oneself with new information. This process is designed to help employees understand their position, job requirements, and their company. 

Different types of onboarding

Veel mensen in het HR-veld gebruiken de term onboarding als het gaat om nieuwe werknemers, maar er zijn verschillende soorten onboarding die niet noodzakelijk betrekking hoeven te hebben op nieuwe medewerkers. Laten we even de tijd nemen om ons te concentreren op 3 soorten onboarding: 

• Employee onboarding
• Customer onboarding
• User onboarding

Employee Onboarding 

Definition 

Employee onboarding is the process used to introduce a new employee into an organization. 

Employee Onboarding Tasks

Even though the focus is on the new employee, the onboarding process usually involves a variety of people in different roles. Hier is een overzicht van wat er te verwachten is tijdens werknemers onboarding per rol:

Employee

This is a time for employees to soak up as much information as possible, and there are plenty of different ways to accomplish this. Dit kan inhouden het invullen van papierwerk, het ontmoeten van collega's en het doen van werk dat is ontworpen om hen te helpen zich aan te passen aan hun nieuwe werkomgeving. 

HR

HR is around to handle the legal and practical aspects of onboarding an employee. HR can help provide important forms for employees to fill out related to taxes, insurance, payment, and employee policies. 

Manager 

Managers play an interesting role in the onboarding process that can blend together a lot of what we just covered. Of ze nu ervoor zorgen dat belangrijk papierwerk is voltooid of taken toewijzen, managers moeten hun best doen om hun nieuwe werknemers zich welkom te laten voelen. Ze zijn beschikbaar om eventuele vragen van nieuwe medewerkers te beantwoorden en hebben een plan klaar voor de eerste paar weken en maanden van een werknemer's tijd op het werk. 

Customer onboarding

Definition

Customer onboarding is the process companies use to introduce new customers to their business, products, and services. Ideally, the process should be designed to foster a long-lasting and mutually beneficial relationship for the business and customer as well as set expectations around their working engagement. 

This entire process can play a critical role in customer service and the overall customer experience. Companies should do what they can to ensure that their customer's needs are met during this important time.

Examples of customer onboarding

The onboarding experience for customers can be as simple as a 5-minute intro call or as involved as setting up a regular meeting cadence. Er is geen vaste tijdsduur voor klant onboarding, dus het proces kan zo betrokken zijn als de betrokkenheid nodig heeft. 

User onboarding

User onboarding is the process new users utilize to learn how to use an application or software program. Tegen de verwachting in is gebruikers onboarding niet alleen maar het leren van een gebruiker hoe een product te “gebruiken”. 

The main goal of user onboarding is to help people get better at what your product allows people to do. For Guru, that means helping people seek and share the knowledge they need to do their job. 

Example of user onboarding

Aangezien we Guru al als voorbeeld hebben gebruikt, laten we de trend voortzetten! We like to go above and beyond the usual welcome email and link to FAQs page. We hebben de Guru Community opgericht zodat mensen kunnen blijven leren over best practices en tips. 

Onboarding vs oriëntatie: wat is het verschil?

It may seem like you can use the terms onboarding and orientation interchangeably, but semantics matter in this situation. Onboarding and orientation may all be related to getting someone up to speed, but they differ in key ways. 

Of het nu in één dag wordt gedaan of gedurende de week, oriëntatie is een eenmalige gebeurtenis. The main goal of orientation is to get new employees, users, and customers ready for whatever comes next.

Onboarding, on the other hand, is an ongoing process that can last for weeks. Onboarding is much broader and designed with a focus on productivity and deep learning. Essentially, orientation can be seen as a necessary precursor to an in-depth onboarding experience. 

Best tools to utilize while onboarding

Ongeacht wie je aan het onboarden bent, de juiste tools kunnen een grote rol spelen in de vraag of iedereen een succesvolle onboarding ervaring heeft. If you want to create a stellar onboarding experience, make sure to include these tools in the process.

1. Company wiki

Werknemers, gebruikers, klanten: het maakt niet uit wie je bent, als je in een nieuwe situatie bent, zullen er vragen opkomen. Make it easy for people to find answers to some of their most important questions by having a single source of truth in a wiki. 

Your wiki can go beyond listing the usual FAQs. Listing out basic how-tos, org charts, and notes on culture can be incredibly helpful. Voel je vrij om een beetje creatief te zijn als je nadenkt over welke informatie iemand nieuw zou willen. Details over werk en vergaderingen kunnen nuttig zijn, maar aanbevelingen voor lunchplekken en een koffiepauze kunnen iemands dag maken. 

2. Trainingsmodules 

Onboarding zou geen eenmalige gebeurtenis moeten zijn. Mensen kunnen vragen hebben nadat ze oefeningen en gesprekken hebben doorlopen. Make it easy for people to continue to learn on their own time by finding software that can help you put together training modules. 

The right software can do a lot to help facilitate, organize, and even track learning. People can revisit old modules, move on to new ones, and learn at their own pace. 

3. Contracten en e-handtekeningen 

De meeste bedrijven zijn misschien paperless geworden, maar dat betekent niet dat papierwerk is verdwenen. There are plenty of contracts, agreements, and other important documents that need to be signed. Make things easier for your company and new people by finding the right software to help you manage your most important paperwork. 

Software that can help distribute and organize paperwork as well as collect e-signatures can make document management easy. Je hebt ook het voordeel dat je papierwerk gemakkelijk kunt volgen. 

4. Feedback en enquêtes 

Gathering feedback should be an important part of any process, and onboarding is no different. Je wilt leren hoe het proces werkte voor de nieuwe mensen en voor de mensen die het proces aanstuurden. 

Voel je niet alsof je alleen maar moet wachten tot het einde van het proces om te zien hoe het ging. Asking for feedback throughout the process can help you gauge how well things are going. 

5. Communication tools

Staying in touch is important during the onboarding process. Find a way for people to stay in touch with others by finding a dependable communication tool. 

Some people prefer to work through e-mail, others like messaging apps, and there are some that prefer a phone call or text. Give people different options so they can communicate the best way they see fit. 

How to create the best onboarding experience

The reasons for onboarding a new employee, user, or customer can be different, but the principles of a successful onboarding experience are the same. If you want to create the best onboarding experience possible, make sure you take these things into account. 

1. Prepare the onboarders

Maak niet de fout aan te nemen dat de werknemers die mensen door het onboarding proces begeleiden op de hoogte zijn van alles wat gedaan moet worden. If you want to ensure that onboarding goes smoothly, take the time to connect with the people running the process first. 

Zorg ervoor dat ze op de hoogte zijn van de laatste onboarding praktijken en krijg inzicht in hun plannen. Nu is de tijd om eventuele vragen te beantwoorden die ze hebben en ervoor te zorgen dat je op dezelfde lijn zit wat betreft verwachtingen en resultaten. 

In some cases, it makes sense to have your own orientation and onboarding for people that are frequently involved in the onboarding process This can help keep the onboarding process unified and set expectations for the entire organization. 

2. Set expectations early on

Nobody likes going into a situation not knowing what to expect. Als je een succesvolle onboarding wilt, neem dan de tijd om de verwachtingen vroeg te stellen zodat het voor iedereen gemakkelijker is om eraan te voldoen. 

Make sure that a new employee understands the full scope of their role. In the case of a customer, set expectations around the ultimate outcomes they want from your engagement. Als je nieuwe gebruikers traint, laat hen weten wat ze met jouw software moeten kunnen doen zodra de training is afgelopen. 

This is a great time to mention the benefits of a 30-60-90-day plan. This way of thinking allows you to easily set and work towards milestones and clearly outlines what needs to get done to get there. 

3. Vind een balans tussen leerstijlen 

Some people like to sit and listen, others tend to be hands-on learners. A great onboarding plan should be able to cater to both ways of learning. 

There can be plenty of time for lectures, quizzes, and training modules along with side-by-side work and hands-on activities. Probeer niet hun dag te volstoppen met te veel van één ding. A little variety can add balance to the day and give overtaxed brains a much-needed break. 

Vergeet niet, er valt iets te zeggen over de waarde van flexibiliteit in een onboardingproces. Het is belangrijk om mensen genoeg tijd te geven om na te denken over wat ze hebben geleerd en hen verschillende manieren te bieden om kennis te verwerken. 

4. Create opportunities to give feedback

Leren dat je onboardingproces aan het einde niet nuttig was, is niet nuttig voor iedereen die erbij betrokken is. If you want to avoid unsuccessful onboarding experiences, make sure you build in plenty of opportunities for feedback along the way. 

Plan tijd in met de onboarders en de mensen die verantwoordelijk zijn voor de onboarding om ervoor te zorgen dat je niets mist. Vraag niet gewoon rechtuit of er iets is dat ze niet begrijpen. Vraag hen wat ze van het volledige proces vinden, hun laatste onboardingactiviteiten, en hoe comfortabel ze zich voelen met wat ze hebben geleerd. 

Scheduling weekly check-ins are a great way to ensure that people are getting what they need without risking a potential interruption to their learning. 

5. Voorbereiden op het onverwachte 

Je kunt een zorgvuldig doordacht onboardingproces hebben, maar zelfs de beste plannen kunnen niet op tegen de willekeurige verrassingen van het leven. People get sick, last-minute projects pop up, and priorities can change even after you think everything is set in stone. Make it a little easier to roll with the punches by giving yourself some wiggle room in your onboarding program. 

Overweeg om “inhaal” dagen te plannen als mensen belangrijke onderdelen van onboarding moesten missen. Dit kan nuttig zijn voor last-minute noodgevallen en om mensen bij te werken over concepten die ze niet begrijpen. 

Dit is het perfecte moment om de voordelen van een flexibele onboarding te bespreken die een Asynchrone kant heeft om te werken. De mogelijkheid om materialen te herzien, trainingsvideo's te bekijken en veelgestelde vragen op te zoeken, maakt het veel gemakkelijker om problemen te beheren en mensen op de goede weg te houden. 

Pak alle sjablonen die je nodig hebt om onboarding eenvoudig te maken