Was bedeutet Onboarding?

Onboarding ist der Prozess, bei dem jemand mit einem neuen Job, einer neuen Praxis oder einer neuen Fähigkeit vertraut gemacht wird.

Was ist der Zweck des Onboardens?

Der Zweck des Onboardings besteht darin, sich mit neuen Informationen vertraut zu machen. Dieser Prozess soll den Mitarbeitern helfen, ihre Position, ihre beruflichen Anforderungen und ihr Unternehmen zu verstehen.

Verschiedene Arten des Onboardens

Viele Leute in der Personalabteilung verwenden den Begriff Onboarding, wenn er sich auf neue Mitarbeiter bezieht, aber es gibt verschiedene Arten des Onboardens, die sich nicht unbedingt mit Neueinstellungen befassen müssen. Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um uns auf drei Arten des Onboardens zu konzentrieren:

• Onboarding von Mitarbeitern
• Kunden-Onboarding
• Onboarding von Benutzern

Onboarding von Mitarbeitern

Definition

Das Onboarding von Mitarbeitern ist der Prozess, mit dem ein neuer Mitarbeiter in eine Organisation eingeführt wird.

Aufgaben beim Onboarding von Mitarbeitern

Obwohl der Fokus auf dem neuen Mitarbeiter liegt, sind am Onboarding-Prozess in der Regel eine Vielzahl von Personen in unterschiedlichen Rollen beteiligt. Hier finden Sie einen Überblick darüber, was Sie beim Onboarding von Mitarbeitern erwarten können, aufgeschlüsselt nach Rollen:

Mitarbeiter

Dies ist eine Zeit, in der Mitarbeiter so viele Informationen wie möglich aufnehmen müssen, und es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, dies zu erreichen. Dies kann das Ausfüllen von Unterlagen, Treffen mit Kollegen und Arbeiten beinhalten, die darauf ausgelegt sind, ihnen zu helfen, sich an ihr neues Arbeitsumfeld zu gewöhnen.

HR

Die Personalabteilung kümmert sich um die rechtlichen und praktischen Aspekte des Onboardens eines Mitarbeiters. Die Personalabteilung kann den Mitarbeitern wichtige Formulare zum Ausfüllen von Steuern, Versicherungen, Zahlungen und Mitarbeiterrichtlinien zur Verfügung stellen.

Geschäftsführer 

Manager spielen eine interessante Rolle im Onboarding-Prozess, der vieles von dem, was wir gerade besprochen haben, miteinander verbinden kann. Ganz gleich, ob sie sicherstellen, dass wichtige Unterlagen vollständig sind, oder Zuweisen von Aufgaben, Manager sollten ihr Bestes tun, damit sich ihre neuen Mitarbeiter willkommen fühlen. Sie sind da, um alle Fragen zu beantworten, die neue Mitarbeiter möglicherweise haben, und haben einen Plan für die ersten Wochen und Monate der Arbeitszeit eines Mitarbeiters.

Kunden-Onboarding

Definition

Kunden-Onboarding ist der Prozess, mit dem Unternehmen neue Kunden mit ihrem Geschäft, ihren Produkten und Dienstleistungen vertraut machen. Idealerweise sollte der Prozess so konzipiert sein, dass eine langfristige und für beide Seiten vorteilhafte Beziehung für das Unternehmen und die Kunden gefördert und die Erwartungen an ihr Arbeitsengagement festgelegt werden.

Dieser gesamte Prozess kann eine entscheidende Rolle im Kundenservice und im Allgemeinen spielen Kundenerlebnis. Unternehmen sollten alles in ihrer Macht Stehende tun, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse ihrer Kunden in dieser wichtigen Zeit erfüllt werden.

Beispiele für Kunden-Onboarding

Das Onboarding-Erlebnis für Kunden kann so einfach sein wie ein 5-minütiges Einführungsgespräch oder so aufwändig wie die Einrichtung eines regelmäßigen Besprechungsablaufs. Es gibt keine festgelegte Zeitspanne für das Kunden-Onboarding, sodass der Prozess so komplex sein kann, wie das Engagement sein muss.

Onboarding von Benutzern

Das Onboarding von Benutzern ist der Prozess, mit dem neue Benutzer lernen, wie man eine Anwendung oder ein Softwareprogramm verwendet. Ungeachtet dessen, was Sie vielleicht denken, geht es beim Benutzer-Onboarding nicht nur darum, einem Benutzer beizubringen, wie man ein Produkt „benutzt“.

Das Hauptziel des Benutzer-Onboardings besteht darin, Menschen dabei zu helfen, besser darin zu werden, was Ihr Produkt den Menschen ermöglicht. Für Guru bedeutet das, Menschen dabei zu helfen, das Wissen, das sie für ihre Arbeit benötigen, zu suchen und weiterzugeben.

Beispiel für das Onboarding von Benutzern

Da wir Guru bereits als Beispiel verwendet haben, lassen Sie uns den Trend fortsetzen! Wir gehen gerne über die übliche Willkommens-E-Mail und den Link zur FAQ-Seite hinaus. Wir haben das eingestellt Guru-Gemeinschaft damit die Leute weiterhin bewährte Verfahren und Tipps lernen können.

Onboarding vs. Orientierung: Was ist der Unterschied?

Es mag so aussehen, als könnten Sie die Begriffe Onboarding und Orientierung synonym verwenden, aber in dieser Situation ist Semantik wichtig. Onboarding und Orientierung mögen alle damit zu tun haben, jemanden auf den neuesten Stand zu bringen, aber sie unterscheiden sich in wesentlichen Punkten.

Ob an einem Tag oder im Laufe der Woche, die Orientierung ist eine einmalige Sache. Das Hauptziel der Orientierung besteht darin, neue Mitarbeiter, Benutzer und Kunden auf alles vorzubereiten, was als Nächstes kommt.

Onboarding ist dagegen ein fortlaufender Prozess, der wochenlang dauern kann. Onboarding ist viel umfassender und mit einem Schwerpunkt auf Produktivität und Deep Learning konzipiert. Im Wesentlichen kann Orientierung als notwendige Vorstufe für ein eingehendes Onboarding-Erlebnis angesehen werden.

Die besten Tools, die Sie beim Onboarding verwenden können

Unabhängig davon, wen Sie einbinden, können die richtigen Tools eine große Rolle dabei spielen, ob jeder ein erfolgreiches Onboarding-Erlebnis hat oder nicht. Wenn Sie ein herausragendes Onboarding-Erlebnis schaffen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie diese Tools in den Prozess einbeziehen.

1. Unternehmens-Wiki

Mitarbeiter, Mitarbeiter, Kunden: Es spielt keine Rolle, wer Sie sind, wenn Sie sich in einer neuen Situation befinden, werden Fragen auftauchen. Machen Sie es den Leuten leicht, Antworten auf einige ihrer wichtigsten Fragen zu finden, indem Sie eine eine einzige Quelle der Wahrheit in einem Wiki.

Dein Wiki kann über das Auflisten der üblichen FAQs hinausgehen. Es kann unglaublich hilfreich sein, grundlegende Anleitungen, Organigramme und Anmerkungen zur Kultur aufzulisten. Du kannst ruhig ein wenig kreativ werden, wenn du darüber nachdenkst, welche Informationen jemand Neues haben möchte. Einzelheiten zur Arbeit und zu Besprechungen können hilfreich sein, aber Empfehlungen für Mittagessen und eine Kaffeepause können jemandem den Tag versüßen.

2. Trainingsmodule

Onboarding sollte keine einmalige Sache sein. Die Leute können Fragen haben, nachdem sie die Übungen und Vorträge durchgemacht haben. Machen Sie es den Leuten leicht, in ihrer Freizeit weiter zu lernen, indem Sie Software finden, die Ihnen bei der Zusammenstellung von Schulungsmodulen helfen kann.

Die richtige Software kann viel dazu beitragen, das Lernen zu erleichtern, zu organisieren und sogar nachzuverfolgen. Die Leute können alte Module erneut besuchen, zu neuen übergehen und in ihrem eigenen Tempo lernen.

3. Verträge und elektronische Signaturen

Die meisten Unternehmen sind vielleicht papierlos geworden, aber das bedeutet nicht, dass der Papierkram verschwunden ist. Es gibt viele Verträge, Vereinbarungen und andere wichtige Dokumente, die unterzeichnet werden müssen. Erleichtern Sie Ihrem Unternehmen und neuen Mitarbeitern die Arbeit, indem Sie die richtige Software finden, mit der Sie Ihre wichtigsten Unterlagen verwalten können.

Software, die bei der Verteilung und Organisation von Unterlagen sowie beim Sammeln von elektronischen Unterschriften helfen kann, kann die Dokumentenverwaltung vereinfachen. Sie haben außerdem den zusätzlichen Vorteil, dass Sie den Papierkram einfach nachverfolgen können.

4. Feedback und Umfragen

Das Einholen von Feedback sollte ein wichtiger Bestandteil jedes Prozesses sein, und das Onboarding ist nicht anders. Du wirst lernen wollen, wie der Prozess für neue Leute und für die Leute, die den Prozess vorantreiben, funktioniert hat.

Haben Sie nicht das Gefühl, dass Sie nur bis zum Ende des Prozesses warten können, um zu sehen, wie es gelaufen ist. Wenn Sie während des gesamten Prozesses um Feedback bitten, können Sie besser einschätzen, wie gut die Dinge laufen.

5. Tools für die Kommunikation

Während des Onboarding-Prozesses ist es wichtig, in Kontakt zu bleiben. Finden Sie eine Möglichkeit, wie Menschen mit anderen in Kontakt bleiben können, indem Sie einen zuverlässigen Kommunikationsinstrument.

Manche Leute bevorzugen es, per E-Mail zu arbeiten, andere mögen Messaging-Apps, und wieder andere bevorzugen einen Telefonanruf oder eine Textnachricht. Geben Sie den Leuten verschiedene Optionen, damit sie so kommunizieren können, wie sie es für richtig halten.

So schaffen Sie das beste Onboarding-Erlebnis

Die Gründe für das Onboarding eines neuen Mitarbeiters, Benutzers oder Kunden können unterschiedlich sein, aber die Prinzipien für ein erfolgreiches Onboarding-Erlebnis sind dieselben. Wenn Sie das erstellen möchten beste Onboarding-Erfahrung möglich, stellen Sie sicher, dass Sie diese Dinge berücksichtigen.

1. Bereite die Onboarder vor

Machen Sie nicht den Fehler anzunehmen, dass die Mitarbeiter, die die Mitarbeiter durch den Onboarding-Prozess führen, über alles, was zu tun ist, auf dem Laufenden sind. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass das Onboarding reibungslos verläuft, nehmen Sie sich die Zeit, um zuerst mit den Personen in Kontakt zu treten, die den Prozess ausführen.

Stellen Sie sicher, dass sie über die neuesten Onboarding-Praktiken auf dem Laufenden sind, und verschaffen Sie sich einen Einblick in ihre Pläne. Jetzt ist es an der Zeit, alle Fragen zu beantworten, die sie möglicherweise haben, und sicherzustellen, dass Sie sich über die Erwartungen und Ergebnisse im Klaren sind.

In einigen Fällen ist es sinnvoll, eine eigene Orientierung und ein eigenes Onboarding für Personen zu haben, die häufig am Onboarding-Prozess beteiligt sind. Dies kann dazu beitragen, den Onboarding-Prozess einheitlich zu gestalten und die Erwartungen an das gesamte Unternehmen festzulegen.

2. Setzen Sie frühzeitig Erwartungen

Niemand gerät gerne in eine Situation, in der er nicht weiß, was ihn erwartet. Wenn Sie ein erfolgreiches Onboarding haben möchten, nehmen Sie sich Zeit, um die Erwartungen frühzeitig festzulegen, damit es für alle einfacher ist, sie zu erfüllen.

Stellen Sie sicher, dass ein neuer Mitarbeiter den vollen Umfang seiner Rolle versteht. Stellen Sie im Fall eines Kunden Erwartungen in Bezug auf die endgültigen Ergebnisse fest, die er von Ihrem Engagement erwartet. Wenn Sie neue Benutzer schulen, teilen Sie ihnen mit, was sie nach Abschluss der Schulung wissen sollten, wie sie mit Ihrer Software umgehen sollen.

Dies ist ein guter Zeitpunkt, um die Vorteile eines zu erwähnen 30-60-90-Tage-Plan. Diese Denkweise ermöglicht es Ihnen, mühelos Meilensteine zu setzen und auf diese hinzuarbeiten. Außerdem wird klar umrissen, was getan werden muss, um diese Ziele zu erreichen.

3. Stellen Sie ein Gleichgewicht zwischen den Lernstilen her

Manche Menschen sitzen gerne und hören zu, andere sind eher praktische Lerner. Ein guter Onboarding-Plan sollte in der Lage sein, beide Arten des Lernens zu berücksichtigen.

Es kann genügend Zeit für Vorträge, Quizfragen und Schulungsmodule sowie für Nebenarbeit und praktische Aktivitäten vorhanden sein. Versuchen Sie nicht, ihren Tag mit zu viel von einer Sache zu füllen. Ein wenig Abwechslung kann den Tag wieder ins Gleichgewicht bringen und überlasteten Gehirnen eine dringend benötigte Pause gönnen.

Denken Sie daran, dass es einiges über den Wert von Flexibilität in einem Onboarding-Prozess zu sagen gibt. Es ist wichtig, den Mitarbeitern genügend Zeit zu geben, um über das Gelernte nachzudenken, und ihnen verschiedene Möglichkeiten zu geben, mit Wissen umzugehen.

4. Schaffen Sie Möglichkeiten, Feedback zu geben

Zu erfahren, dass Ihr Onboarding-Prozess am Ende von allem nicht hilfreich war, ist für alle Beteiligten nicht hilfreich. Wenn Sie erfolglose Onboarding-Erfahrungen vermeiden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie unterwegs viele Möglichkeiten für Feedback einbauen.

Nehmen Sie Zeit mit den Onboardern und den für das Onboarding verantwortlichen Personen auf, um sicherzustellen, dass Ihnen nichts entgeht. Fragen Sie sie nicht einfach direkt, wenn sie etwas nicht verstehen. Fragen Sie sie, was sie von dem gesamten Prozess und ihren letzten Onboarding-Aktivitäten halten und wie wohl sie sich mit dem Gelernten fühlen.

Die Planung wöchentlicher Check-ins ist eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer das bekommen, was sie brauchen, ohne eine mögliche Unterbrechung ihres Lernens zu riskieren.

5. Bereite dich auf das Unerwartete vor

Sie haben vielleicht einen sorgfältig durchdachten Onboarding-Prozess, aber selbst die besten Pläne sind den zufälligen Überraschungen des Lebens nicht gewachsen. Die Leute werden krank, Projekte in letzter Minute tauchen auf und Prioritäten können sich ändern, selbst wenn Sie glauben, dass alles in Stein gemeißelt ist. Machen Sie es etwas einfacher, mit den Schlägen zurechtzukommen, indem Sie sich in Ihrem Onboarding-Programm etwas Spielraum geben.

Erwägen Sie, „Nachholtage“ einzuplanen, falls die Teilnehmer wichtige Teile des Onboardings verpassen mussten. Dies kann bei Notfällen in letzter Minute hilfreich sein und dazu beitragen, die Leute mit Konzepten vertraut zu machen, die sie nicht verstehen.

Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um die Vorteile eines flexiblen Onboardings mit asynchroner Arbeitsweise zu nutzen. Die Möglichkeit, Materialien zu überprüfen, Schulungsvideos anzusehen und häufig gestellte Fragen nachzuschlagen, macht es viel einfacher, Probleme zu lösen und die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten.

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