Was bedeutet Onboarding? 

Onboarding ist der Prozess, um jemandem einen neuen Job, eine neue Praxis oder eine neue Fähigkeit näherzubringen. 

Was ist der Zweck des Onboardings?

Der Zweck des Onboardings ist es, sich mit neuen Informationen vertraut zu machen. Dieser Prozess ist darauf ausgelegt, Mitarbeitern zu helfen, ihre Position, die Anforderungen an ihren Job und ihr Unternehmen zu verstehen. 

Verschiedene Arten von Onboarding

Viele Menschen im HR-Bereich verwenden den Begriff Onboarding im Zusammenhang mit neuen Mitarbeitern, aber es gibt verschiedene Arten von Onboarding, die nicht unbedingt mit Neueinstellungen zu tun haben. Lass uns einen Moment Zeit nehmen, um uns auf 3 Arten des Onboardings zu konzentrieren: 

• Mitarbeiter-Onboarding
• Kunden-Onboarding
• Benutzer-Onboarding

Mitarbeiter-Onboarding 

Definition 

Mitarbeiter-Onboarding ist der Prozess, der verwendet wird, um einen neuen Mitarbeiter in eine Organisation einzuführen. 

Aufgaben im Mitarbeiter-Onboarding

Obwohl der Fokus auf dem neuen Mitarbeiter liegt, beinhaltet der Onboarding-Prozess normalerweise eine Vielzahl von Personen in unterschiedlichen Rollen. Hier ist eine Übersicht darüber, was während des Mitarbeiter-Onboardings je nach Rolle zu erwarten ist:

Mitarbeiter

Dies ist eine Zeit für Mitarbeiter, so viele Informationen wie möglich aufzunehmen, und es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, dies zu erreichen. Das kann das Ausfüllen von Unterlagen, das Kennenlernen von Kollegen und die Durchführung von Arbeiten umfassen, die darauf ausgelegt sind, ihnen zu helfen, sich an ihre neue Arbeitsumgebung zu gewöhnen. 

HR

HR ist dabei, um die rechtlichen und praktischen Aspekte des Onboardings eines Mitarbeiters zu regeln. HR kann wichtige Formulare bereitstellen, die Mitarbeiter im Zusammenhang mit Steuern, Versicherungen, Zahlungen und Unternehmensrichtlinien ausfüllen müssen. 

Manager 

Manager spielen eine interessante Rolle im Onboarding-Prozess, der viele Aspekte von dem, was wir gerade behandelt haben, zusammenschließen kann. Ob sie sicherstellen, dass wichtige Unterlagen vollständig sind, oder Aufgaben zuweisen, Manager sollten ihr Bestes tun, um sicherzustellen, dass sich ihre neuen Mitarbeiter willkommen fühlen. Sie sind da, um alle Fragen zu beantworten, die neueinstellungen haben könnten, und haben einen Plan für die ersten Wochen und Monate der Arbeitszeit eines Mitarbeiters. 

Kunden-Onboarding

Definition

Kunden-Onboarding ist der Prozess, den Unternehmen verwenden, um neuen Kunden ihre Dienstleistungen, Produkte und Services vorzustellen. Idealerweise sollte der Prozess so gestaltet sein, dass er eine langfristige und gegenseitig vorteilhafte Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Kunden fördert sowie die Erwartungen an ihre Zusammenarbeit festlegt. 

Dieser gesamte Prozess kann eine entscheidende Rolle im Kundenservice und im gesamten Kundenerlebnis. Unternehmen sollten alles tun, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse ihrer Kunden in dieser wichtigen Zeit erfüllt werden.

Beispiele für Kunden-Onboarding

Die Onboarding-Erfahrung für Kunden kann so einfach sein wie ein 5-minütiges Einführungsgespräch oder so umfangreich wie die Einrichtung einer regelmäßigen Besprechung. Es gibt keine festgelegte Dauer für das Kunden-Onboarding, sodass der Prozess so intensiv sein kann, wie es die Interaktion erfordert. 

Benutzer-Onboarding

Benutzer-Onboarding ist der Prozess, den neue Nutzer nutzen, um zu lernen, wie man eine Anwendung oder ein Softwareprogramm verwendet. Trotz dessen, was du vielleicht denkst, geht es beim Benutzer-Onboarding nicht nur darum, einem Benutzer beizubringen, wie man ein Produkt “benutzt”. 

Das Hauptziel des Benutzer-Onboardings besteht darin, den Menschen zu helfen, besser zu werden in dem, was Ihr Produkt ihnen ermöglicht. Für Guru bedeutet das, den Menschen zu helfen, das Wissen zu suchen und zu teilen, das sie benötigen, um ihren Job zu erledigen. 

Beispiel für Benutzer-Onboarding

Da wir bereits Guru als Beispiel verwendet haben, lassen Sie uns den Trend fortsetzen! Wir gehen gerne über die übliche Willkommens-E-Mail und den Link zur FAQ-Seite hinaus. Wir haben die Guru-Community  eingerichtet, damit die Menschen weiterhin bewährte Verfahren und Tipps lernen können. 

Onboarding vs Orientierungen: Was ist der Unterschied?

Es mag scheinen, als könnten Sie die Begriffe Onboarding und Orientierung austauschbar verwenden, aber Semantik spielt in dieser Situation eine Rolle. Onboarding und Orientierung mögen alle damit verbunden sein, jemanden auf den neuesten Stand zu bringen, aber sie unterscheiden sich in wesentlichen Punkten. 

Ob es an einem Tag oder im Laufe der Woche gemacht wird, die Orientierung ist eine einmalige Sache. Das Hauptziel der Orientierung besteht darin, neue Mitarbeiter, Benutzer und Kunden auf alles vorzubereiten, was als Nächstes kommt.

Onboarding hingegen ist ein fortlaufender Prozess, der Wochen dauern kann. Onboarding ist viel umfassender und mit dem Fokus auf Produktivität und tiefem Lernen gestaltet. Im Wesentlichen kann die Orientierung als notwendige Voraussetzung für eine eingehende Onboarding-Erfahrung angesehen werden. 

Die besten Werkzeuge, die während des Onboardings genutzt werden sollten

Egal, wen du onboardest, die richtigen Werkzeuge können eine große Rolle dabei spielen, ob jeder eine erfolgreiche Onboarding-Erfahrung hat oder nicht. Wenn Sie eine herausragende Onboarding-Erfahrung schaffen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie diese Werkzeuge in den Prozess einbeziehen.

1. Unternehmenswiki

Mitarbeiter, Benutzer, Kunden: es spielt keine Rolle, wer du bist, wenn du in einer neuen Situation bist, werden Fragen auftreten. Erleichtere es den Menschen, Antworten auf einige ihrer wichtigsten Fragen zu finden, indem du eine einfache Informationsquelle in einem Wiki hast. 

Ihr Wiki kann über das bloße Auflisten der üblichen FAQs hinausgehen. Das Auflisten von grundlegenden Anleitungen, Organigrammen und Notizen zur Unternehmenskultur kann äußerst hilfreich sein. Fühle dich frei, ein wenig kreativ zu werden, wenn du darüber nachdenkst, welche Informationen jemand Neues haben möchte. Details zur Arbeit und zu Meetings können hilfreich sein, aber Empfehlungen für Mittagsplätze und eine Kaffeepause können den Tag eines Menschen verbessern. 

2. Trainingseinheiten 

Onboarding sollte keine einmalige Angelegenheit sein. Die Menschen können nach Übungen und Gesprächen Fragen haben. Erleichtern Sie es den Menschen, weiterhin in ihrer eigenen Zeit zu lernen, indem Sie Software finden, die Ihnen helfen kann, Trainingsmodule zusammenzustellen. 

Die richtige Software kann viel dazu beitragen, das Lernen zu erleichtern, zu organisieren und sogar zu verfolgen. Menschen können alte Module erneut besuchen, neue Module durchlaufen und in ihrem eigenen Tempo lernen. 

3. Verträge und elektronische Signaturen 

Die meisten Unternehmen haben möglicherweise papierlos gearbeitet, aber das bedeutet nicht, dass die Bürokratie verschwunden ist. Es gibt viele Verträge, Vereinbarungen und andere wichtige Dokumente, die unterschrieben werden müssen. Machen Sie es Ihrem Unternehmen und neuen Mitarbeitern einfacher, indem Sie die richtige Software finden, die Ihnen hilft, Ihre wichtigsten Dokumente zu verwalten. 

Software, die bei der Verteilung und Organisation von Papierkram helfen und elektronische Unterschriften sammeln kann, schafft einfaches Dokumentenmanagement. Du wirst auch den zusätzlichen Vorteil haben, die Bürokratie einfach nachverfolgen zu können. 

4. Feedback und Umfragen 

Feedback zu sammeln sollte ein wichtiger Teil jedes Prozesses sein, und das Onboarding ist da keine Ausnahme. Du wirst lernen wollen, wie der Prozess für neue Mitarbeiter und für diejenigen, die den Prozess vorantreiben, funktioniert hat. 

Fühle dich nicht so, als könntest du nur bis zum Ende des Prozesses warten, um zu sehen, wie es gelaufen ist. Feedback während des Prozesses einzuholen, kann Ihnen helfen, zu beurteilen, wie gut die Dinge laufen. 

5. Kommunikationswerkzeuge

In Kontakt zu bleiben, ist während des Onboarding-Prozesses wichtig. Finde einen Weg, damit die Menschen in Kontakt mit anderen bleiben können, indem du ein zuverlässiges Kommunikationswerkzeug findest. 

Einige Menschen ziehen es vor, per E-Mail zu arbeiten, andere mögen Messaging-Apps, und es gibt einige, die einen Anruf oder eine SMS bevorzugen. Geben Sie den Menschen verschiedene Optionen, damit sie auf die beste Art und Weise kommunizieren können, die ihnen passt. 

Wie man die beste Onboarding-Erfahrung schafft

Die Gründe für das Onboarding eines neuen Mitarbeiters, Benutzers oder Kunden können unterschiedlich sein, aber die Prinzipien einer erfolgreichen Onboarding-Erfahrung sind dieselben. Wenn Sie die beste Onboarding-Erfahrung schaffen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie diese Aspekte berücksichtigen. 

1. Bereiten Sie die Onboarder vor

Mache nicht den Fehler, anzunehmen, dass die Mitarbeiter, die die Menschen durch den Onboarding-Prozess führen, über alles, was zu tun ist, informiert sind. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass das Onboarding reibungslos verläuft, nehmen Sie sich zuerst die Zeit, mit den Personen zu kommunizieren, die den Prozess betreiben. 

Stelle sicher, dass sie über die neuesten Onboarding-Praktiken informiert sind, und gewönne Einblick in ihre Pläne. Jetzt ist die Zeit, um alle Fragen zu beantworten, die sie haben könnten, und sicherzustellen, dass du auf Erwartungen und Ergebnisse ausgerichtet bist. 

In einigen Fällen macht es Sinn, eine eigene Orientierung und Onboarding für Personen bereitzustellen, die häufig am Onboarding-Prozess beteiligt sind. Dies kann helfen, den Onboarding-Prozess einheitlich zu halten und die Erwartungen für die gesamte Organisation festzulegen. 

2. Erwartungen frühzeitig festlegen

Niemand mag es, in eine Situation zu gehen, ohne zu wissen, was ihn erwartet. Wenn du ein erfolgreiches Onboarding haben möchtest, nimm dir die Zeit, um frühzeitig Erwartungen festzulegen, damit es für alle einfacher ist, sie zu erfüllen. 

Stellen Sie sicher, dass ein neuer Mitarbeiter den vollen Umfang seiner Rolle versteht. Im Falle eines Kunden setzen Sie Erwartungen in Bezug auf die endgültigen Ergebnisse, die sie aus Ihrer Zusammenarbeit wünschen. Wenn du neue Benutzer schulst, lass sie wissen, was sie mit deiner Software können sollten, sobald die Schulung endet. 

Dies ist eine großartige Gelegenheit, um die Vorteile eines 30-60-90-Tage-Plans zu erwähnen. Diese Denkweise ermöglicht es Ihnen, Meilensteine einfach zu setzen und darauf hinzuarbeiten und klar zu umreißen, was erledigt werden muss, um dorthin zu gelangen. 

3. Finden Sie ein Gleichgewicht zwischen Lernstilen 

Einige Menschen hören gerne zu, während andere eher praktische Lerner sind. Ein guter Onboarding-Plan sollte in der Lage sein, beiden Lernweisen gerecht zu werden. 

Es kann ausreichend Zeit für Vorlesungen, Quizze und Trainingsmodule sowie für die Zusammenarbeit und praktische Aktivitäten geben. Versuche nicht, ihren Tag mit zu viel von einer Sache zu füllen. Ein bisschen Abwechslung kann den Tag ausgleichen und überforderte Gehirne abschalten. 

Denke daran, dass es etwas Wertvolles über die Flexibilität im Onboarding-Prozess zu sagen gibt. Es ist wichtig, den Menschen genug Zeit zu geben, über das, was sie gelernt haben, nachzudenken und ihnen verschiedene Möglichkeiten zu geben, Wissen zu handhaben. 

4. Schaffen Sie Gelegenheiten, um Feedback zu geben

Zu erfahren, dass dein Onboarding-Prozess am Ende nicht hilfreich war, ist für niemanden hilfreich. Wenn Sie negative Onboarding-Erfahrungen vermeiden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie während des gesamten Prozesses ausreichend Feedbackmöglichkeiten einbauen. 

Plane Zeit mit den Onboardern und den für die Einarbeitung Verantwortlichen ein, um sicherzustellen, dass dir nichts entgeht. Frage sie nicht einfach direkt, ob es etwas gibt, das sie nicht verstehen. Frage sie, was sie vom gesamten Prozess, ihren neuesten Onboarding-Aktivitäten und wie wohl sie sich mit dem, was sie gelernt haben, fühlen.

Wöchentliche Check-ins zu planen, ist eine großartige Möglichkeit, sicherzustellen, dass die Menschen das bekommen, was sie brauchen, ohne das Risiko einer potenziellen Unterbrechung ihres Lernens. 

5. Bereiten Sie sich auf das Unerwartete vor 

Du hast möglicherweise einen sorgfältig durchdachten Onboarding-Prozess, aber selbst die besten Pläne können nicht gegen das zufällige Überraschungen des Lebens bestehen. Menschen werden krank, kurzfristige Projekte tauchen auf und Prioritäten können sich ändern, auch nachdem Sie dachten, dass alles in Stein gemeißelt ist. Machen Sie es ein wenig einfacher, mit den unerwarteten Situationen umzugehen, indem Sie sich etwas Spielraum in Ihrem Onboarding-Programm geben. 

Erwäge, “Nachholtage” zu planen, wenn Menschen wichtige Teile des Onboardings haben auslassen müssen. Dies kann hilfreich sein für Notfälle in letzter Minute und um Menschen auf Konzepte, die sie nicht verstehen, vorzubereiten. 

Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um die Vorteile eines flexiblen Onboardings zu erwähnen, das eine asynchrone Seite hat, um zu arbeiten. Materialien überprüfen, Schulungsvideos ansehen und FAQs nachschlagen, macht es viel einfacher, Probleme zu managen und die Menschen auf Kurs zu halten. 

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