What does onboarding mean? 

Onboarding is the process of getting someone familiar with a new job, practice, or skill. 

What is the purpose of onboarding?

The purpose of onboarding is to familiarize oneself with new information. This process is designed to help employees understand their position, job requirements, and their company. 

Different types of onboarding

Muitas pessoas na área de RH usam o termo onboarding como se refere a novos colaboradores, mas existem diferentes tipos de onboarding que não precisam necessariamente lidar com novas contratações. Vamos reservar um momento para focar em 3 tipos de onboarding: 

• Employee onboarding
• Customer onboarding
• User onboarding

Employee Onboarding 

Definition 

Employee onboarding is the process used to introduce a new employee into an organization. 

Employee Onboarding Tasks

Even though the focus is on the new employee, the onboarding process usually involves a variety of people in different roles. Aqui está um resumo do que pode ser esperado durante o onboarding de colaboradores por funções:

Employee

This is a time for employees to soak up as much information as possible, and there are plenty of different ways to accomplish this. Isso pode envolver a conclusão de papéis, conhecer colegas e realizar trabalhos que visam ajudá-los a se adaptar ao novo ambiente de trabalho. 

HR

HR is around to handle the legal and practical aspects of onboarding an employee. HR can help provide important forms for employees to fill out related to taxes, insurance, payment, and employee policies. 

Manager 

Managers play an interesting role in the onboarding process that can blend together a lot of what we just covered. Seja garantindo que a papelada importante está completa ou atribuindo tarefas, os gerentes devem fazer o possível para que seus novos colaboradores se sintam bem-vindos. Eles estão disponíveis para responder a quaisquer perguntas que os novos contratados possam ter e têm um plano em vigor para as primeiras semanas e meses do tempo de um colaborador no trabalho. 

Customer onboarding

Definition

Customer onboarding is the process companies use to introduce new customers to their business, products, and services. Ideally, the process should be designed to foster a long-lasting and mutually beneficial relationship for the business and customer as well as set expectations around their working engagement. 

Todo esse processo pode desempenhar um papel crítico no serviço ao cliente e na experiência geral do cliente. As empresas devem fazer o que podem para garantir que as necessidades de seus clientes sejam atendidas durante esse momento importante.

Examples of customer onboarding

The onboarding experience for customers can be as simple as a 5-minute intro call or as involved as setting up a regular meeting cadence. Não há um tempo definido para o onboarding do cliente, então o processo pode ser tão envolvente quanto a necessidade da interação exigir. 

User onboarding

User onboarding is the process new users utilize to learn how to use an application or software program. Apesar do que você possa pensar, o onboarding do usuário não é apenas sobre ensinar um usuário a “usar” um produto. 

The main goal of user onboarding is to help people get better at what your product allows people to do. For Guru, that means helping people seek and share the knowledge they need to do their job. 

Example of user onboarding

Uma vez que já usamos o Guru como exemplo, vamos continuar com essa tendência! We like to go above and beyond the usual welcome email and link to FAQs page. Nós configuramos a Comunidade Guru para que as pessoas possam continuar aprendendo as melhores práticas e dicas. 

Onboarding vs orientação: qual é a diferença?

It may seem like you can use the terms onboarding and orientation interchangeably, but semantics matter in this situation. Onboarding and orientation may all be related to getting someone up to speed, but they differ in key ways. 

Seja feito em um dia ou ao longo da semana, a orientação é algo pontual. The main goal of orientation is to get new employees, users, and customers ready for whatever comes next.

Onboarding, on the other hand, is an ongoing process that can last for weeks. Onboarding is much broader and designed with a focus on productivity and deep learning. Essentially, orientation can be seen as a necessary precursor to an in-depth onboarding experience. 

Best tools to utilize while onboarding

Independentemente de quem você esteja realizando o onboarding, ter as ferramentas certas pode desempenhar um grande papel em garantir que todos tenham uma experiência de onboarding bem-sucedida. If you want to create a stellar onboarding experience, make sure to include these tools in the process.

1. Company wiki

Funcionários, usuários, clientes: não importa quem você é, se você estiver em uma nova situação, perguntas surgirão. Make it easy for people to find answers to some of their most important questions by having a single source of truth in a wiki. 

Your wiki can go beyond listing the usual FAQs. Listing out basic how-tos, org charts, and notes on culture can be incredibly helpful. Sinta-se à vontade para ser um pouco criativo ao pensar sobre quais informações alguém novo gostaria de receber. Detalhes sobre trabalho e reuniões podem ser úteis, mas recomendações para almoços e uma pausa para o café podem alegrar o dia de alguém. 

2. Training modules 

O onboarding não deve ser algo único. As pessoas podem ter perguntas após terem passado por exercícios e conversas. Make it easy for people to continue to learn on their own time by finding software that can help you put together training modules. 

The right software can do a lot to help facilitate, organize, and even track learning. People can revisit old modules, move on to new ones, and learn at their own pace. 

3. Contracts and e-signatures 

A maioria das empresas pode ter se tornado digital, mas isso não significa que a papelada desapareceu. There are plenty of contracts, agreements, and other important documents that need to be signed. Make things easier for your company and new people by finding the right software to help you manage your most important paperwork. 

Software that can help distribute and organize paperwork as well as collect e-signatures can make document management easy. Você também terá a vantagem adicional de rastrear facilmente a papelada. 

4. Feedback and surveys 

Gathering feedback should be an important part of any process, and onboarding is no different. Você quererá aprender como o processo funcionou para novas pessoas e para as pessoas que conduzem o processo. 

Não tenha a sensação de que você pode apenas esperar até o final do processo para ver como tudo foi. Asking for feedback throughout the process can help you gauge how well things are going. 

5. Communication tools

Staying in touch is important during the onboarding process. Find a way for people to stay in touch with others by finding a dependable communication tool. 

Some people prefer to work through e-mail, others like messaging apps, and there are some that prefer a phone call or text. Give people different options so they can communicate the best way they see fit. 

How to create the best onboarding experience

The reasons for onboarding a new employee, user, or customer can be different, but the principles of a successful onboarding experience are the same. If you want to create the best onboarding experience possible, make sure you take these things into account. 

1. Prepare the onboarders

Não cometa o erro de assumir que os colaboradores que estão guiando as pessoas pelo processo de onboarding estão atualizados sobre tudo que precisa ser feito. If you want to ensure that onboarding goes smoothly, take the time to connect with the people running the process first. 

Garanta que eles estejam atualizados sobre as práticas mais recentes de onboarding e obtenha algumas informações sobre seus planos. Agora é o momento de responder a quaisquer perguntas que eles possam ter e garantir que você esteja alinhado com as expectativas e resultados. 

In some cases, it makes sense to have your own orientation and onboarding for people that are frequently involved in the onboarding process This can help keep the onboarding process unified and set expectations for the entire organization. 

2. Set expectations early on

Nobody likes going into a situation not knowing what to expect. Se você deseja ter um onboarding bem-sucedido, reserve um tempo para definir expectativas desde o início, para que seja mais fácil para todos alcançá-las. 

Make sure that a new employee understands the full scope of their role. In the case of a customer, set expectations around the ultimate outcomes they want from your engagement. Se você estiver treinando novos usuários, deixe-os saber o que eles devem saber como fazer com seu software uma vez que o treinamento termine. 

This is a great time to mention the benefits of a 30-60-90-day plan. This way of thinking allows you to easily set and work towards milestones and clearly outlines what needs to get done to get there. 

3. Strike a balance between learning styles 

Some people like to sit and listen, others tend to be hands-on learners. A great onboarding plan should be able to cater to both ways of learning. 

There can be plenty of time for lectures, quizzes, and training modules along with side-by-side work and hands-on activities. Não tente encher o dia deles com muita informação de uma só vez. A little variety can add balance to the day and give overtaxed brains a much-needed break. 

Lembre-se, há muito a ser dito sobre o valor da flexibilidade em um processo de onboarding. Dar às pessoas tempo suficiente para refletir sobre o que aprenderam e oferecer diferentes maneiras de lidar com o conhecimento é importante. 

4. Create opportunities to give feedback

Descobrir que seu processo de onboarding não foi útil no final de tudo não ajuda ninguém envolvido. If you want to avoid unsuccessful onboarding experiences, make sure you build in plenty of opportunities for feedback along the way. 

Reserve um tempo para se encontrar com os onboarding e as pessoas encarregadas do onboarding para garantir que você não está perdendo nada. Não pergunte direto se há algo que eles não entendem. Pergunte a eles o que pensam de todo o processo, de suas últimas atividades de onboarding e quão confortáveis se sentem com o que aprenderam. 

Scheduling weekly check-ins are a great way to ensure that people are getting what they need without risking a potential interruption to their learning. 

5. Prepare for the unexpected 

Você pode ter um processo de onboarding cuidadosamente planejado, mas mesmo os melhores planos não se igualam às surpresas aleatórias da vida. People get sick, last-minute projects pop up, and priorities can change even after you think everything is set in stone. Make it a little easier to roll with the punches by giving yourself some wiggle room in your onboarding program. 

Considere planejar dias de “recuperação” se as pessoas precisaram perder partes importantes do onboarding. Isso pode ser útil para emergências de última hora e para ajudar as pessoas a se atualizarem sobre conceitos que não entendem. 

Este é o momento perfeito para mencionar os benefícios de ter um onboarding flexível que tenha um lado assíncrono para trabalhar. Poder revisar materiais, assistir vídeos de treinamento e consultar perguntas frequentes torna muito mais fácil gerenciar problemas e manter as pessoas no caminho certo. 

Pegue todos os templates que você precisa para tornar o onboarding mais fácil