What does onboarding mean? 

Onboarding is the process of getting someone familiar with a new job, practice, or skill. 

ما هو هدف التوجيه؟

The purpose of onboarding is to familiarize oneself with new information. This process is designed to help employees understand their position, job requirements, and their company. 

Different types of onboarding

يستخدم العديد من الأشخاص في مجال الموارد البشرية مصطلح التوجيه كما يتعلق بالموظفين الجدد، ولكن هناك أنواع مختلفة من التوجيه التي لا تتعلق بالضرور الجدد. دعنا نأخذ لحظة للتركيز على 3 أنواع من التوجيه: 

• Employee onboarding
• Customer onboarding
• User onboarding

Employee Onboarding 

Definition 

Employee onboarding is the process used to introduce a new employee into an organization. 

Employee Onboarding Tasks

Even though the focus is on the new employee, the onboarding process usually involves a variety of people in different roles. إليك ملخص لما يمكن توقعه أثناء توجيه الموظف حسب الأدوار:

Employee

This is a time for employees to soak up as much information as possible, and there are plenty of different ways to accomplish this. قد يشمل ذلك إكمال الأوراق، ومقابلة الزملاء، وأداء الأعمال المصممة لمساعدتهم على التكيف مع بيئة عملهم الجديدة. 

HR

HR is around to handle the legal and practical aspects of onboarding an employee. HR can help provide important forms for employees to fill out related to taxes, insurance, payment, and employee policies. 

Manager 

Managers play an interesting role in the onboarding process that can blend together a lot of what we just covered. سواء كانوا يتأكدون من أن الأوراق المهمة مكتملة أو كانوا يخصصون المهام، يجب على المدراء بذل جهدهم لجعل موظفيهم الجدد يشعرون بالترحيب. هم موجودون للإجابة عن أي أسئلة قد تكون لدى الموظفين الجدد ولديهم خطة في مكانها للأسبوعين الأولين والأشهر من وقت الموظف في العمل. 

Customer onboarding

Definition

Customer onboarding is the process companies use to introduce new customers to their business, products, and services. Ideally, the process should be designed to foster a long-lasting and mutually beneficial relationship for the business and customer as well as set expectations around their working engagement. 

يمكن أن تلعب هذه العملية بأكملها دورًا حاسمًا في خدمة العملاء والتجربة العامة لـ العميل. يجب على الشركات أن تفعل ما بوسعها لضمان تلبية احتياجات عملائها خلال هذا الوقت المهم.

Examples of customer onboarding

The onboarding experience for customers can be as simple as a 5-minute intro call or as involved as setting up a regular meeting cadence. لا يوجد طول محدد لوقت توجيه العملاء، لذلك يمكن أن تكون العملية متورطة كما تحتاجها الاشتراكات. 

User onboarding

User onboarding is the process new users utilize to learn how to use an application or software program. على الرغم مما قد تفكر فيه، إلا أن توجيه المستخدمين ليس فقط حول تعليم المستخدم كيفية “استخدام” منتج. 

The main goal of user onboarding is to help people get better at what your product allows people to do. For Guru, that means helping people seek and share the knowledge they need to do their job. 

Example of user onboarding

نظرًا لأننا قد استخدمنا Guru كمثال، دعنا نستمر في هذا الاتجاه! We like to go above and beyond the usual welcome email and link to FAQs page. لقد أنشأنا مجتمع Guru حتى يتمكن الناس من الاستمرار في تعلم أفضل الممارسات والنصائح. 

التوجيه مقابل التوجيه: ما الفرق؟

It may seem like you can use the terms onboarding and orientation interchangeably, but semantics matter in this situation. Onboarding and orientation may all be related to getting someone up to speed, but they differ in key ways. 

سواء تم ذلك خلال يوم واحد أو على مدار الأسبوع، فإن التوجيه هو نوع من الأنشطة المُنتهية. The main goal of orientation is to get new employees, users, and customers ready for whatever comes next.

Onboarding, on the other hand, is an ongoing process that can last for weeks. Onboarding is much broader and designed with a focus on productivity and deep learning. Essentially, orientation can be seen as a necessary precursor to an in-depth onboarding experience. 

Best tools to utilize while onboarding

بغض النظر عن من تقوم بتوجيهه، فإن امتلاك الأدوات الصحيحة يمكن أن يلعب دورًا كبيرًا في ما إذا كان الجميع قد مر بتجربة توجيه ناجحة. If you want to create a stellar onboarding experience, make sure to include these tools in the process.

1. Company wiki

موظفون، مستخدمون، عملاء: لا يهم من أنت، إذا كنت في وضع جديد، ستظهر الأسئلة. Make it easy for people to find answers to some of their most important questions by having a single source of truth in a wiki. 

Your wiki can go beyond listing the usual FAQs. Listing out basic how-tos, org charts, and notes on culture can be incredibly helpful. لا تتردد في أن تكون مبدعًا قليلًا عندما تفكر في المعلومات التي قد يرغبها شخص جديد. يمكن أن تكون تفاصيل العمل والاجتماعات مفيدة، ولكن التوصيات لأماكن الغداء واستراحة القهوة يمكن أن تجعل يوم أحدهم أفضل. 

2. وحدات التدريب 

لا ينبغي أن يكون التوجيه شكلًا مُنتهيًا. يمكن أن تكون لدى الأشخاص أسئلة بعد أن يكونوا قد مروا من خلال التدريبات والمحادثات. Make it easy for people to continue to learn on their own time by finding software that can help you put together training modules. 

The right software can do a lot to help facilitate, organize, and even track learning. People can revisit old modules, move on to new ones, and learn at their own pace. 

3. العقود والتوقيعات الإلكترونية 

قد تكون معظم الشركات قد تخلصت من الأوراق، لكن هذا لا يعني أن الأوراق قد اختفت. There are plenty of contracts, agreements, and other important documents that need to be signed. Make things easier for your company and new people by finding the right software to help you manage your most important paperwork. 

Software that can help distribute and organize paperwork as well as collect e-signatures can make document management easy. ستكون لديك أيضًا فائدة إضافية تتمثل في تتبع الأوراق بسهولة. 

4. التغذية الراجعة والاستطلاعات 

Gathering feedback should be an important part of any process, and onboarding is no different. ستريد أن تعرف كيف عملت العملية مع الأشخاص الجدد وللناس الذين يقودون العملية. 

لا تشعر أنك يُمكنك الانتظار حتى نهاية العملية لرؤية كيف سارت الأمور. Asking for feedback throughout the process can help you gauge how well things are going. 

5. Communication tools

Staying in touch is important during the onboarding process. Find a way for people to stay in touch with others by finding a dependable communication tool. 

Some people prefer to work through e-mail, others like messaging apps, and there are some that prefer a phone call or text. Give people different options so they can communicate the best way they see fit. 

How to create the best onboarding experience

The reasons for onboarding a new employee, user, or customer can be different, but the principles of a successful onboarding experience are the same. If you want to create the best onboarding experience possible, make sure you take these things into account. 

1. Prepare the onboarders

لا ترتكب خطأ الافتراض أن الموظفين الذين يرشدون الناس خلال عملية التوجيه مُتمكنون من كل شيء يجب القيام به. If you want to ensure that onboarding goes smoothly, take the time to connect with the people running the process first. 

تأكد أنهم مُتمكنون من أحدث ممارسات التوجيه واحصل على بعض الرؤى حول خططهم. الآن هو الوقت للإجابة عن أي أسئلة قد تكون لديهم وضمان أنك على توافق مع التوقعات والنتائج. 

In some cases, it makes sense to have your own orientation and onboarding for people that are frequently involved in the onboarding process This can help keep the onboarding process unified and set expectations for the entire organization. 

2. Set expectations early on

Nobody likes going into a situation not knowing what to expect. إذا كنت ترغب في الحصول على توجيه ناجح، خذ الوقت لتحديد التوقعات في وقت مبكر بحيث يصبح من الأسهل على الجميع الوفاء بها. 

Make sure that a new employee understands the full scope of their role. In the case of a customer, set expectations around the ultimate outcomes they want from your engagement. إذا كنت تقوم بتدريب مستخدمين جدد، دعهم يعرفون ما يجب أن يعرفوه حول كيفية استخدام برنامجك عندما ينتهي التدريب. 

This is a great time to mention the benefits of a 30-60-90-day plan. This way of thinking allows you to easily set and work towards milestones and clearly outlines what needs to get done to get there. 

3. تحقيق التوازن بين أنماط التعلم 

Some people like to sit and listen, others tend to be hands-on learners. A great onboarding plan should be able to cater to both ways of learning. 

There can be plenty of time for lectures, quizzes, and training modules along with side-by-side work and hands-on activities. لا تحاول أن تكدس يومهم بالعديد من الأشياء. A little variety can add balance to the day and give overtaxed brains a much-needed break. 

تذكر، هناك شيء يمكن قوله عن قيمة المرونة في عملية التوجيه. إعطاء الناس وقتًا كافيًا للتفكير فيما تعلموه وإعطائهم طرقًا مختلفة للتعامل مع المعرفة هو أمر مهم. 

4. Create opportunities to give feedback

معرفة أن عملية التوجيه لديك لم تكن مفيدة في نهاية كل شيء ليست مفيدة لأي شخص مشترك. If you want to avoid unsuccessful onboarding experiences, make sure you build in plenty of opportunities for feedback along the way. 

حدد وقتًا للتواصل مع المرشدين والأشخاص المسؤولين عن التوجيه لضمان أنك لا تفوت أي شيء. لا تسألهم فقط عما إذا كان هناك أي شيء لا يفهمونه. اسألهم عن رأيهم في العملية بأكملها، وأنشطتهم الأخيرة في التوجيه، ومدى راحتهم فيما تعلموه. 

Scheduling weekly check-ins are a great way to ensure that people are getting what they need without risking a potential interruption to their learning. 

5. استعد للمفاجآت 

قد تكون لديك عملية توجيه مدروسة بعناية، لكن حتى أفضل الخطط ليست بديلة عن المفاجآت العشوائية للحياة. People get sick, last-minute projects pop up, and priorities can change even after you think everything is set in stone. Make it a little easier to roll with the punches by giving yourself some wiggle room in your onboarding program. 

فكر في التخطيط لأيام “يجري التحديث” إذا كان قد تم على الناس تفويت أجزاء مهمة من التوجيه. يمكن أن يكون هذا مفيدًا للطوارئ في اللحظة الأخيرة وللمساعدة في تحسين فهم الناس للمفاهيم التي لا يفهمونها. 

هذا هو الوقت المثالي للإشارة إلى فوائد وجود عملية اندماج مرنة تتضمن جانبًا غير متزامن للعمل. إن إمكانية مراجعة المواد، ومشاهدة مقاطع الفيديو التدريبية، والبحث عن الأسئلة الشائعة تجعل من الأسهل بكثير إدارة المشكلات والحفاظ على سير العمل. 

احصل على جميع القوالب التي تحتاجها لجعل عملية onboarding سهلة