Le but de l'intégration est de se familiariser avec les nouvelles informations. Ce processus est conçu pour aider les employés à comprendre leur poste, les exigences du poste et leur entreprise.

Différents types d'intégration

De nombreuses personnes du secteur des ressources humaines utilisent le terme « intégration » pour désigner les nouveaux employés, mais il existe différents types d'intégration qui ne concernent pas nécessairement les nouveaux employés. Prenons un moment pour nous concentrer sur 3 types d'intégration :

Intégration des employés
Intégration des clients
Intégration des utilisateurs

Intégration des employés

Définition

L'intégration des employés est le processus utilisé pour introduire un nouvel employé dans une organisation.

Tâches d'intégration des employés

Même si l'accent est mis sur le nouvel employé, le processus d'intégration implique généralement une variété de personnes occupant des rôles différents. Voici un aperçu de ce à quoi on peut s'attendre lors de l'intégration des employés par rôle :

Employé

C'est le moment pour les employés de s'imprégner du plus d'informations possible, et il existe de nombreuses façons d'y parvenir. Cela peut impliquer de remplir des documents, de rencontrer des collègues et de faire un travail conçu pour les aider à s'acclimater à leur nouvel environnement de travail.

HR

Les ressources humaines sont là pour gérer les aspects juridiques et pratiques de l'intégration d'un employé. Les ressources humaines peuvent aider à fournir aux employés des formulaires importants à remplir concernant les impôts, les assurances, les paiements et les politiques relatives aux employés.

Directeur

Les managers jouent un rôle intéressant dans le processus d'intégration, car ils peuvent combiner une grande partie de ce que nous venons de couvrir. Qu'ils s'assurent que les documents importants sont complets ou qu'ils le soient attribution de tâches, les managers devraient faire de leur mieux pour que leurs nouveaux employés se sentent les bienvenus. Ils sont là pour répondre à toutes les questions que les nouveaux employés peuvent avoir et pour mettre en place un plan pour les premières semaines et les premiers mois de travail d'un employé.

Intégration des clients

Définition

L'intégration des clients est le processus utilisé par les entreprises pour présenter leurs activités, leurs produits et leurs services à de nouveaux clients. Idéalement, le processus devrait être conçu pour favoriser une relation durable et mutuellement bénéfique pour l'entreprise et le client, ainsi que pour définir les attentes concernant leur engagement professionnel.

L'ensemble de ce processus peut jouer un rôle essentiel dans le service client et dans l'ensemble expérience client. Les entreprises doivent faire tout ce qui est en leur pouvoir pour s'assurer que les besoins de leurs clients sont satisfaits pendant cette période importante.

Exemples d'intégration des clients

L'expérience d'intégration des clients peut être aussi simple qu'un appel d'introduction de 5 minutes ou se limiter à la mise en place d'une cadence de réunion régulière. Il n'y a pas de durée définie pour l'intégration des clients. Le processus peut donc être aussi complexe que l'engagement doit l'être.

Intégration des utilisateurs

L'intégration des utilisateurs est le processus utilisé par les nouveaux utilisateurs pour apprendre à utiliser une application ou un logiciel. Contrairement à ce que vous pouvez penser, l'intégration des utilisateurs ne consiste pas uniquement à apprendre à un utilisateur comment « utiliser » un produit.

L'objectif principal de l'intégration des utilisateurs est d'aider les utilisateurs à améliorer ce que votre produit leur permet de faire. Pour Guru, cela signifie aider les gens à rechercher et à partager les connaissances dont ils ont besoin pour faire leur travail.

Exemple d'intégration d'utilisateurs

Puisque nous avons déjà utilisé Guru comme exemple, maintenons la tendance ! Nous aimons aller au-delà de l'e-mail de bienvenue habituel et d'un lien vers la page FAQ. Nous avons défini Communauté Guru afin que les gens puissent continuer à apprendre les meilleures pratiques et les meilleurs conseils.

Intégration et orientation : quelle est la différence ?

Il peut sembler que vous puissiez utiliser les termes intégration et orientation de manière interchangeable, mais la sémantique est importante dans cette situation. L'intégration et l'orientation peuvent toutes être liées à la mise à niveau d'une personne, mais elles diffèrent à certains égards.

Qu'elle soit effectuée pendant une journée ou au cours de la semaine, l'orientation est une activité individuelle. L'objectif principal de l'orientation est de préparer les nouveaux employés, utilisateurs et clients à tout ce qui va suivre.

L'intégration, en revanche, est un processus continu qui peut durer des semaines. L'intégration est beaucoup plus large et conçue en mettant l'accent sur la productivité et l'apprentissage en profondeur. Essentiellement, l'orientation peut être considérée comme un préalable nécessaire à une expérience d'intégration approfondie.

Les meilleurs outils à utiliser lors de l'intégration

Quelle que soit la personne que vous intégrez, le fait de disposer des bons outils peut jouer un rôle important dans la réussite de l'expérience d'intégration de chacun. Si vous souhaitez créer une expérience d'intégration exceptionnelle, assurez-vous d'inclure ces outils dans le processus.

1. Wiki de l'entreprise

Employés, utilisateurs, clients : peu importe qui vous êtes, si vous êtes dans une nouvelle situation, des questions vont surgir. Permettez aux gens de trouver facilement des réponses à certaines de leurs questions les plus importantes en leur proposant un source unique de vérité dans un wiki.

Votre wiki peut aller au-delà de la liste des FAQ habituelles. La liste des procédures de base, des organigrammes et des notes sur la culture peut être extrêmement utile. N'hésitez pas à faire preuve d'un peu de créativité lorsque vous réfléchissez aux informations que quelqu'un de nouveau souhaiterait obtenir. Les détails sur le travail et les réunions peuvent être utiles, mais des recommandations pour déjeuner et une pause-café peuvent améliorer la journée de quelqu'un.

2. Modules de formation

L'intégration ne doit pas être une opération ponctuelle. Les gens peuvent avoir des questions après avoir fait des exercices et participé à des discussions. Aidez les gens à continuer à apprendre pendant leur temps libre en trouvant un logiciel qui peut vous aider à créer des modules de formation.

Le bon logiciel peut grandement contribuer à faciliter, à organiser et même à suivre l'apprentissage. Les utilisateurs peuvent revoir les anciens modules, passer à de nouveaux modules et apprendre à leur propre rythme.

3. Contrats et signatures électroniques

La plupart des entreprises sont peut-être passées à la dématérialisation, mais cela ne signifie pas que la paperasserie a disparu. De nombreux contrats, accords et autres documents importants doivent être signés. Facilitez la vie de votre entreprise et des nouvelles personnes en trouvant le bon logiciel pour vous aider à gérer vos documents les plus importants.

Les logiciels qui peuvent aider à distribuer et à organiser les documents ainsi qu'à collecter des signatures électroniques peuvent faciliter la gestion des documents. Vous aurez également l'avantage supplémentaire de suivre facilement les documents.

4. Feedback et enquêtes

La collecte de commentaires devrait constituer une partie importante de tout processus, et l'intégration ne fait pas exception à la règle. Vous voudrez savoir comment le processus a fonctionné pour les nouvelles personnes et pour les personnes qui le pilotent.

Ne pensez pas que vous ne pouvez qu'attendre la fin du processus pour voir comment cela s'est passé. Le fait de demander des commentaires tout au long du processus peut vous aider à évaluer l'état d'avancement des choses.

5. Outils de communication

Il est important de rester en contact pendant le processus d'intégration. Trouvez un moyen pour les gens de rester en contact avec les autres en trouvant un outil de communication.

Certaines personnes préfèrent travailler par e-mail, d'autres préfèrent les applications de messagerie, et d'autres préfèrent un appel téléphonique ou un SMS. Offrez aux gens différentes options afin qu'ils puissent communiquer de la meilleure façon qui leur convient.

Comment créer la meilleure expérience d'intégration

Les raisons de l'intégration d'un nouvel employé, d'un nouvel utilisateur ou d'un nouveau client peuvent être différentes, mais les principes d'une expérience d'intégration réussie sont les mêmes. Si vous souhaitez créer le meilleure expérience d'intégration possible, assurez-vous de tenir compte de ces éléments.

1. Préparez les onboarders

Ne faites pas l'erreur de supposer que les employés qui guident les gens tout au long du processus d'intégration sont au courant de tout ce qui doit être fait. Si vous voulez vous assurer que l'intégration se déroule sans heurts, prenez le temps de communiquer d'abord avec les personnes qui gèrent le processus.

Assurez-vous qu'ils sont au courant des dernières pratiques d'intégration et obtenez un aperçu de leurs projets. Le moment est venu de répondre à toutes leurs questions et de vous assurer que vous êtes en phase avec les attentes et les résultats.

Dans certains cas, il est judicieux d'avoir votre propre orientation et intégration pour les personnes qui sont fréquemment impliquées dans le processus d'intégration. Cela peut contribuer à unifier le processus d'intégration et à définir des attentes pour l'ensemble de l'organisation.

2. Définissez vos attentes dès le début

Personne n'aime se retrouver dans une situation sans savoir à quoi s'attendre. Si vous voulez réussir votre intégration, prenez le temps de définir les attentes dès le début afin que chacun puisse les atteindre plus facilement.

Assurez-vous que le nouvel employé comprend toute la portée de son rôle. Dans le cas d'un client, définissez les attentes en fonction des résultats ultimes qu'il attend de votre engagement. Si vous formez de nouveaux utilisateurs, expliquez-leur ce qu'ils doivent savoir comment utiliser votre logiciel une fois la formation terminée.

C'est le moment idéal pour mentionner les avantages d'un Plan de 30 à 60 à 90 jours. Cette façon de penser vous permet de définir et d'atteindre facilement des objectifs et de définir clairement ce qui doit être fait pour y parvenir.

3. Trouvez un équilibre entre les styles d'apprentissage

Certaines personnes aiment s'asseoir et écouter, d'autres ont tendance à apprendre par la pratique. Un bon plan d'intégration devrait être en mesure de répondre aux deux modes d'apprentissage.

Il peut y avoir suffisamment de temps pour des conférences, des questionnaires et des modules de formation, ainsi que pour des travaux en parallèle et des activités pratiques. N'essayez pas de préparer leur journée avec trop d'une seule chose. Un peu de variété peut apporter de l'équilibre à la journée et donner aux cerveaux surchargés une pause bien méritée.

N'oubliez pas qu'il y a quelque chose à dire sur l'importance de la flexibilité dans un processus d'intégration. Il est important de donner aux gens suffisamment de temps pour réfléchir à ce qu'ils ont appris et de leur donner différentes manières de gérer les connaissances.

4. Créez des opportunités pour donner votre avis

Apprendre que votre processus d'intégration n'a pas été utile à la fin de tout cela n'est d'aucune utilité pour les personnes impliquées. Si vous voulez éviter les expériences d'intégration infructueuses, assurez-vous de prévoir de nombreuses opportunités de feedback en cours de route.

Prévoyez du temps avec les recruteurs et les personnes en charge de l'intégration pour vous assurer de ne rien manquer. Ne leur demandez pas carrément s'il y a quelque chose qu'ils ne comprennent pas. Demandez-leur ce qu'ils pensent de l'ensemble du processus, de leurs dernières activités d'intégration et dans quelle mesure ils se sentent à l'aise avec ce qu'ils ont appris.

Planifier des enregistrements hebdomadaires est un excellent moyen de s'assurer que les personnes obtiennent ce dont elles ont besoin sans risquer d'interrompre leur apprentissage.

5. Préparez-vous aux imprévus

Vous avez peut-être un processus d'intégration bien pensé, mais même les plans les mieux conçus ne sont pas à la hauteur des surprises aléatoires de la vie. Les gens tombent malades, des projets de dernière minute apparaissent et les priorités peuvent changer même si vous pensez que tout est gravé dans le marbre. Facilitez-vous la tâche en vous donnant une certaine marge de manœuvre dans votre programme d'intégration.

Envisagez de prévoir des journées de « rattrapage » si des personnes ont dû manquer des étapes importantes de l'intégration. Cela peut être utile pour les urgences de dernière minute et pour aider les gens à se familiariser avec des concepts qu'ils ne comprennent pas.

C'est le moment idéal pour évoquer les avantages d'une intégration flexible qui comporte un aspect asynchrone. La possibilité de consulter les documents, de regarder des vidéos de formation et de consulter les FAQ facilite grandement la gestion des problèmes et le suivi des utilisateurs.

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Principaux points à retenir 🔑🥡🍕

Quelles sont les erreurs les plus courantes commises lors de l'intégration des employés ?

Les erreurs les plus courantes incluent le fait de surcharger trop rapidement les nouveaux employés d'informations, l'absence de formation structurée, une introduction insuffisante à la culture d'entreprise, un engagement minimal de la part des membres de l'équipe et des dirigeants et le fait de ne pas fournir un soutien continu après la période d'orientation initiale.

Quel rôle joue la technologie dans l'intégration des employés ?

La technologie peut rationaliser le processus d'intégration en automatisant les tâches de routine, en fournissant des ressources de formation en ligne et en facilitant la communication entre les nouveaux employés et leurs équipes. Des outils tels que les systèmes d'information RH, les systèmes de gestion de l'apprentissage, les bases de connaissances et les logiciels d'intégration des employés peuvent améliorer l'efficience et l'efficacité du processus.

Pourquoi l'intégration efficace des employés est-elle si importante ?

L'intégration efficace des employés est bien plus qu'un simple avantage ; elle change la donne en termes de satisfaction, de rétention et de productivité des employés. Lorsqu'il est bien conçu, un processus d'intégration bien conçu permet aux nouveaux employés de se sentir réellement accueillis et valorisés, soulage leur nervosité initiale sur le lieu de travail et leur fournit tous les éléments essentiels dont ils ont besoin pour démarrer. Il s'agit de les préparer au succès dès le premier jour.