Que signifie l'intégration ? 

L'intégration est le processus permettant à quelqu'un de se familiariser avec un nouveau travail, une nouvelle pratique ou une nouvelle compétence. 

Quel est l'objectif de l'intégration ?

L'objectif de l'intégration est de se familiariser avec de nouvelles informations. Ce processus est conçu pour aider les employés à comprendre leur poste, les exigences de leur travail et leur entreprise. 

Différents types d'intégration

De nombreuses personnes dans le domaine des ressources humaines utilisent le terme intégration en relation avec les nouveaux employés, mais il existe différents types d'intégration qui n'ont pas nécessairement à voir avec les nouvelles recrues. Prenons un moment pour nous concentrer sur 3 types d'intégration : 

• Intégration des employés
• Intégration des clients
• Intégration des utilisateurs

Intégration des employés 

Définition 

L'intégration des employés est le processus utilisé pour introduire un nouvel employé dans une organisation. 

Tâches d'intégration des employés

Même si l'accent est mis sur le nouvel employé, le processus d'intégration implique généralement une variété de personnes dans différents rôles. Voici un récapitulatif de ce à quoi on peut s'attendre pendant l'intégration des employés par rôle :

Employé

C'est un moment pour les employés d'absorber autant d'informations que possible, et il existe de nombreuses façons différentes d'y parvenir. Cela peut impliquer de compléter des documents, de rencontrer des collègues et de faire des travaux conçus pour les aider à s’acclimater à leur nouvel environnement de travail. 

RH

Les RH sont là pour gérer les aspects légaux et pratiques de l'intégration d'un employé. Les RH peuvent aider à fournir des formulaires importants à remplir par les employés, relatifs aux impôts, à l'assurance, aux paiements et aux politiques de l'entreprise. 

Manager 

Les managers jouent un rôle intéressant dans le processus d'intégration qui peut mélanger beaucoup de ce que nous venons de voir. Qu'ils soient en train de s'assurer que les documents importants sont complétés ou qu'ils soient en train d'assigner des tâches, les managers doivent faire de leur mieux pour faire en sorte que leurs nouveaux employés se sentent les bienvenus. Ils sont là pour répondre à toutes les questions que les nouvelles recrues peuvent avoir et ont un plan en place pour les premières semaines et mois du temps de travail d'un employé. 

Intégration des clients

Définition

L'intégration des clients est le processus par lequel les entreprises présentent de nouveaux clients à leur entreprise, à leurs produits et services. Idéalement, le processus devrait être conçu pour favoriser une relation durable et mutuellement bénéfique pour l'entreprise et le client, ainsi que pour définir les attentes concernant leur engagement de travail. 

Tout ce processus peut jouer un rôle critique dans le service client et l'ensemble de l' expérience client. Les entreprises devraient faire tout ce qu'elles peuvent pour s'assurer que les besoins de leurs clients sont satisfaits pendant cette période importante.

Exemples d'intégration des clients

L'expérience d'intégration des clients peut être aussi simple qu'un appel introductif de 5 minutes ou aussi impliquée que la mise en place d'une cadence de réunion régulière. Il n'y a pas de durée définie pour l'intégration des clients, donc le processus peut être aussi impliqué que le besoin d'engagement le nécessite. 

Intégration des utilisateurs

L'intégration des utilisateurs est le processus par lequel de nouveaux utilisateurs apprennent à utiliser une application ou un programme logiciel. Malgré ce que vous pourriez penser, l'intégration des utilisateurs ne consiste pas seulement à enseigner à un utilisateur comment “utiliser” un produit. 

L'objectif principal de l'intégration des utilisateurs est d'aider les gens à s'améliorer dans ce que votre produit leur permet de faire. Pour Guru, cela signifie aider les gens à rechercher et à partager les connaissances dont ils ont besoin pour faire leur travail. 

Exemple d'intégration des utilisateurs

Puisque nous avons déjà utilisé Guru comme exemple, continuons dans cette veine ! Nous aimons aller au-delà de l'e-mail de bienvenue habituel et du lien vers la page des FAQ. Nous avons créé le Guru Community pour que les gens puissent continuer à apprendre les meilleures pratiques et conseils. 

Intégration vs orientation : Quelle est la différence ?

Il peut sembler que vous puissiez utiliser les termes intégration et orientation de manière interchangeable, mais la sémantique compte dans cette situation. L'intégration et l'orientation peuvent toutes deux être liées à permettre à quelqu'un de se remettre à niveau, mais elles diffèrent de manière significative. 

Qu'elle soit effectuée en une journée ou tout au long de la semaine, l'orientation est un processus qui ne se fait qu'une fois. L'objectif principal de l'orientation est de préparer les nouveaux employés, utilisateurs et clients à tout ce qui suit.

L'intégration, en revanche, est un processus continu qui peut durer des semaines. L'intégration est beaucoup plus large et conçue avec un accent sur la productivité et un apprentissage approfondi. Essentiellement, l'orientation peut être vue comme un précurseur nécessaire à une expérience d'intégration approfondie. 

Meilleurs outils à utiliser lors de l'intégration

Quoi qu'il en soit, avoir les bons outils peut jouer un rôle important dans la réussite de l'expérience d'intégration. Si vous voulez créer une expérience d'intégration exceptionnelle, assurez-vous d'inclure ces outils dans le processus.

1. Wiki d'entreprise

Employés, utilisateurs, clients : peu importe qui vous êtes, si vous êtes dans une nouvelle situation, des questions vont surgir. Facilitez la recherche de réponses aux questions les plus importantes en disposant d'une source unique de vérité dans un wiki. 

Votre wiki peut aller au-delà de la simple liste des FAQ habituelles. Lister des instructions de base, des organigrammes et des notes sur la culture peuvent être d'une grande aide. N'hésitez pas à être un peu créatif en réfléchissant aux informations qui pourraient intéresser quelqu'un de nouveau. Les détails concernant le travail et les réunions peuvent être utiles, mais des recommandations pour les restaurants et les pauses café peuvent vraiment embellir la journée de quelqu'un. 

2. Modules de formation 

L'intégration ne doit pas être un processus unique. Les gens peuvent avoir des questions après avoir suivi des exercices et des discussions. Facilitez l'apprentissage autonome des gens en trouvant un logiciel qui peut vous aider à créer des modules de formation. 

Le bon logiciel peut faire beaucoup pour faciliter, organiser et même suivre l'apprentissage. Les gens peuvent revenir sur d'anciens modules, passer à de nouveaux et apprendre à leur propre rythme. 

3. Contrats et signatures électroniques 

La plupart des entreprises peuvent être passées à la dématérialisation, mais cela ne signifie pas que les documents ont disparu. Il y a beaucoup de contrats, d'accords et d'autres documents importants qui doivent être signés. Facilitez les choses pour votre entreprise et les nouvelles recrues en trouvant le bon logiciel pour vous aider à gérer votre documentation la plus importante. 

Un logiciel qui peut aider à distribuer et à organiser les documents ainsi qu'à collecter des signatures électroniques peut simplifier la gestion des documents. Vous aurez également l'avantage supplémentaire de suivre facilement la documentation. 

4. Retour d'information et enquêtes 

Recueillir des retours devrait être une partie importante de tout processus, et l'intégration ne fait pas exception. Vous voudrez savoir comment le processus a fonctionné pour les nouvelles recrues et pour les personnes qui gèrent le processus. 

Ne pensez pas que vous devez seulement attendre la fin du processus pour voir comment cela s'est passé. Demander des retours tout au long du processus peut vous aider à évaluer comment les choses se passent. 

5. Outils de communication

Rester en contact est important pendant le processus d'intégration. Trouvez un moyen pour que les gens restent en contact avec les autres en trouvant un outil de communication fiable. 

Certaines personnes préfèrent travailler par e-mail, d'autres aiment les applications de messagerie et certains préfèrent un appel téléphonique ou un SMS. Offrez à chacun différentes options pour qu'ils puissent communiquer de la manière qui leur semble la mieux adaptée. 

Comment créer la meilleure expérience d'intégration

Les raisons d'intégrer un nouvel employé, utilisateur ou client peuvent varier, mais les principes d'une expérience d'intégration réussie restent les mêmes. Si vous voulez créer la meilleure expérience d'intégration possible, assurez-vous de tenir compte de ces éléments. 

1. Préparez les intervenants

Ne commettez pas l'erreur de supposer que les employés qui guident les gens à travers le processus d'intégration sont à jour sur tout ce qui doit être fait. Si vous voulez vous assurer que l'intégration se déroule bien, prenez le temps de vous connecter aux personnes qui gèrent le processus en premier. 

Assurez-vous qu'elles sont au courant des dernières pratiques d'intégration et acquérez un aperçu de leurs plans. C'est maintenant le moment de répondre à toutes les questions qu'elles pourraient avoir et de garantir que vous êtes alignés sur les attentes et les résultats. 

Dans certains cas, il est utile d'avoir votre propre orientation et intégration pour les personnes fréquemment impliquées dans le processus d'intégration. Cela peut aider à garder le processus d'intégration unifié et à définir les attentes pour toute l'organisation. 

2. Définir les attentes dès le départ

Personne n'aime entrer dans une situation sans savoir à quoi s'attendre. Si vous voulez avoir une intégration réussie, prenez le temps de définir les attentes dès le départ afin qu'il soit plus facile pour chacun de les respecter. 

Assurez-vous qu'un nouvel employé comprend l'ensemble de son rôle. Dans le cas d'un client, définissez les attentes concernant les résultats ultimes qu'il souhaite obtenir de votre engagement. Si vous formez de nouveaux utilisateurs, faites-leur savoir ce qu'ils devraient savoir faire avec votre logiciel une fois la formation terminée. 

C'est le moment idéal pour mentionner les avantages d'un plan 30-60-90 jours. Cette façon de penser permet de définir et de travailler facilement vers des jalons et définit clairement ce qui doit être fait pour y parvenir. 

3. Trouver un équilibre entre les styles d'apprentissage 

Certaines personnes aiment s'asseoir et écouter, d'autres ont tendance à être des apprenants pratiques. Un bon plan d'intégration doit pouvoir répondre aux deux façons d'apprendre. 

Il peut y avoir beaucoup de temps pour des cours, des quiz et des modules de formation, ainsi que pour un travail côte à côte et des activités pratiques. Ne tentez pas de surcharger leur journée avec trop de la même chose. Un peu de variété peut équilibrer la journée et donner à des cerveaux surchargés une pause bien nécessaire. 

N'oubliez pas qu'il y a quelque chose à dire sur la valeur de la flexibilité dans un processus d'intégration. Donner aux gens suffisamment de temps pour réfléchir à ce qu'ils ont appris et leur offrir différentes façons de gérer les connaissances est important. 

4. Créer des opportunités de donner du retour d'information

Apprendre que votre processus d'intégration n'a pas été utile à la fin de tout cela n'est utile à personne. Si vous voulez éviter des expériences d'intégration infructueuses, assurez-vous de prévoir de nombreuses occasions de retour d'information en cours de route. 

Prévoyez du temps avec les intervenants et les personnes chargées de l'intégration pour vous assurer que vous ne manquez rien. Ne demandez pas simplement s'il y a quelque chose qu'ils ne comprennent pas. Demandez-leur ce qu'ils pensent de l'ensemble du processus, de leurs dernières activités d'intégration et à quel point ils se sentent à l'aise avec ce qu'ils ont appris. 

Planifier des contrôles hebdomadaires est un excellent moyen de s'assurer que les gens obtiennent ce dont ils ont besoin sans risquer d'interruprions potentielles à leur apprentissage. 

5. Préparez-vous à l'inattendu 

Vous pouvez avoir un processus d'intégration soigneusement pensé, mais même les meilleurs plans ne peuvent pas rivaliser avec les surprises aléatoires de la vie. Les gens tombent malades, des projets de dernière minute apparaissent et les priorités peuvent changer même après que vous pensiez que tout est en place. Facilitez-vous un peu les choses pour vous adapter en prévoyant une certaine marge de manœuvre dans votre programme d'intégration. 

Envisagez de planifier des journées “de rattrapage” si les gens ont dû manquer des parties importantes de l'intégration. Cela peut être utile pour des urgences de dernière minute et pour aider à mettre les gens au courant de concepts qu'ils ne comprennent pas. 

C'est le moment idéal pour évoquer les avantages d'un onboarding flexible qui a un côté asynchrone pour travailler. Avoir la possibilité de revoir les documents, de regarder des vidéos de formation et de consulter les FAQ facilite grandement la gestion des problèmes et permet de garder les gens sur la bonne voie. 

Prenez tous les modèles dont vous avez besoin pour rendre l'onboarding agréable