What does onboarding mean? 

Onboarding is the process of getting someone familiar with a new job, practice, or skill. 

What is the purpose of onboarding?

The purpose of onboarding is to familiarize oneself with new information. This process is designed to help employees understand their position, job requirements, and their company. 

Different types of onboarding

많은 인사 분야의 사람들이 신규 직원과 관련하여 온보딩이라는 용어를 사용하지만, 반드시 신규 채용과 관련된 다양한 종류의 온보딩이 있습니다. 온보딩의 3가지 유형에 집중하는 시간을 가져보겠습니다: 

• Employee onboarding
• Customer onboarding
• User onboarding

Employee Onboarding 

Definition 

Employee onboarding is the process used to introduce a new employee into an organization. 

Employee Onboarding Tasks

Even though the focus is on the new employee, the onboarding process usually involves a variety of people in different roles. 다음은 직무별 직원 온보딩 시 기대할 수 있는 사항입니다:

Employee

This is a time for employees to soak up as much information as possible, and there are plenty of different ways to accomplish this. 이 과정에는 서류 작업 완료, 동료 만나기, 그리고 새로운 작업 환경에 적응하는 데 도움이 되는 업무가 포함될 수 있습니다. 

HR

HR is around to handle the legal and practical aspects of onboarding an employee. HR can help provide important forms for employees to fill out related to taxes, insurance, payment, and employee policies. 

Manager 

Managers play an interesting role in the onboarding process that can blend together a lot of what we just covered. 중요한 서류 작업이 완료되었는지 확인하거나 업무를 할당하는 등, 관리자들은 신규 직원들이 환영받고 있다고 느끼도록 최선을 다해야 합니다. 그들은 신규 채용자가 가질 수 있는 모든 질문에 답하고, 직원의 근무 초기 몇 주와 몇 달에 대한 계획을 가지고 있습니다. 

Customer onboarding

Definition

Customer onboarding is the process companies use to introduce new customers to their business, products, and services. Ideally, the process should be designed to foster a long-lasting and mutually beneficial relationship for the business and customer as well as set expectations around their working engagement. 

이 전체 과정은 고객 서비스와 전체 고객 경험 에서 중요한 역할을 할 수 있습니다. 기업은 이 중요한 시간 동안 고객의 요구를 충족하기 위해 가능한 모든 조치를 취해야 합니다.

Examples of customer onboarding

The onboarding experience for customers can be as simple as a 5-minute intro call or as involved as setting up a regular meeting cadence. 고객 온보딩에 대한 정해진 기간은 없으므로, 과정은 참여의 필요에 따라 달라질 수 있습니다. 

User onboarding

User onboarding is the process new users utilize to learn how to use an application or software program. 당신이 생각하는 것과는 달리, 사용자 온보딩은 사용자가 제품을 “사용하는” 방법을 가르치는 것뿐만이 아닙니다. 

The main goal of user onboarding is to help people get better at what your product allows people to do. For Guru, that means helping people seek and share the knowledge they need to do their job. 

Example of user onboarding

우리가 이미 Guru를 예로 들었으니, 그 흐름을 이어가 봅시다! We like to go above and beyond the usual welcome email and link to FAQs page. 우리는 사람들이 모범 사례와 팁을 배울 수 있도록 Guru 커뮤니티 를 설정했습니다. 

온보딩 대 오리엔테이션: 차이점은 무엇인가요?

It may seem like you can use the terms onboarding and orientation interchangeably, but semantics matter in this situation. Onboarding and orientation may all be related to getting someone up to speed, but they differ in key ways. 

하루 동안 이루어지든 일주일 동안 이루어지든, 오리엔테이션은 일회성입니다. The main goal of orientation is to get new employees, users, and customers ready for whatever comes next.

Onboarding, on the other hand, is an ongoing process that can last for weeks. Onboarding is much broader and designed with a focus on productivity and deep learning. Essentially, orientation can be seen as a necessary precursor to an in-depth onboarding experience. 

Best tools to utilize while onboarding

온보딩을 진행하는 사람에 관계없이, 적절한 도구를 갖추는 것은 모든 사람이 성공적인 온보딩 경험을 가지는 데 큰 역할을 할 수 있습니다. If you want to create a stellar onboarding experience, make sure to include these tools in the process.

1. Company wiki

직원, 사용자, 클라이언트: 당신이 누구인지 상관없이, 새로운 상황에 처하게 되면 질문이 생길 것입니다. Make it easy for people to find answers to some of their most important questions by having a single source of truth in a wiki. 

Your wiki can go beyond listing the usual FAQs. Listing out basic how-tos, org charts, and notes on culture can be incredibly helpful. 신규 직원이 원하는 정보를 생각할 때는 창의력을 발휘해도 좋습니다. 업무 및 회의에 대한 세부정보는 유용할 수 있지만, 점심 장소와 커피 브레이크에 대한 추천이 누군가의 하루를 밝게 만들 수 있습니다. 

2. 교육 모듈 

온보딩은 일회성의 활동이 되어서는 안됩니다. 사람들은 연습과 대화를 통해 지나온 후에도 질문을 할 수 있습니다. Make it easy for people to continue to learn on their own time by finding software that can help you put together training modules. 

The right software can do a lot to help facilitate, organize, and even track learning. People can revisit old modules, move on to new ones, and learn at their own pace. 

3. 계약 및 전자 서명 

대부분의 기업은 종이 없는 작업을 진행하지만, 그렇다고 해서 서류 작업이 사라진 것은 아닙니다. There are plenty of contracts, agreements, and other important documents that need to be signed. Make things easier for your company and new people by finding the right software to help you manage your most important paperwork. 

Software that can help distribute and organize paperwork as well as collect e-signatures can make document management easy. 당신은 서류 작업을 쉽게 추적할 수 있는 추가 혜택도 누릴 수 있습니다. 

4. 피드백 및 설문조사 

Gathering feedback should be an important part of any process, and onboarding is no different. 절차가 신규 직원들과 이에 대한 절차를 수행하는 사람들에게 어떻게 작동했는지 배우고 싶어 할 것입니다. 

절차가 끝날 때까지 기다린다고 해서 결과를 알 수는 없습니다. Asking for feedback throughout the process can help you gauge how well things are going. 

5. Communication tools

Staying in touch is important during the onboarding process. Find a way for people to stay in touch with others by finding a dependable communication tool. 

Some people prefer to work through e-mail, others like messaging apps, and there are some that prefer a phone call or text. Give people different options so they can communicate the best way they see fit. 

How to create the best onboarding experience

The reasons for onboarding a new employee, user, or customer can be different, but the principles of a successful onboarding experience are the same. If you want to create the best onboarding experience possible, make sure you take these things into account. 

1. Prepare the onboarders

온보딩 프로세스를 안내하는 직원들이 모든 업무에 대한 최신 정보를 알고 있다는 가정은 하지 마십시오. If you want to ensure that onboarding goes smoothly, take the time to connect with the people running the process first. 

그들이 최신 온보딩 관행에 대한 정보가 있다는 것을 확실히 하고 그들의 계획에 대한 통찰도 얻으십시오. 이제 그들이 가질 수 있는 모든 질문에 답하고, 기대와 결과에 대해 일치하고 있는지 확인하는 시간이기도 합니다. 

In some cases, it makes sense to have your own orientation and onboarding for people that are frequently involved in the onboarding process This can help keep the onboarding process unified and set expectations for the entire organization. 

2. Set expectations early on

Nobody likes going into a situation not knowing what to expect. 성공적인 온보딩을 원한다면, 초기 단계에서 기대를 설정하는 시간을 가지세요.

Make sure that a new employee understands the full scope of their role. In the case of a customer, set expectations around the ultimate outcomes they want from your engagement. 신규 사용자 교육을 진행하는 경우, 교육이 끝난 후 소프트웨어를 통해 무엇을 수행할 수 있는지 알려주세요. 

This is a great time to mention the benefits of a 30-60-90-day plan. This way of thinking allows you to easily set and work towards milestones and clearly outlines what needs to get done to get there. 

3. 학습 스타일 간의 균형 잡기 

Some people like to sit and listen, others tend to be hands-on learners. A great onboarding plan should be able to cater to both ways of learning. 

There can be plenty of time for lectures, quizzes, and training modules along with side-by-side work and hands-on activities. 하루를 너무 많은 하나의 활동으로 채우려고 하지 마세요. A little variety can add balance to the day and give overtaxed brains a much-needed break. 

온보딩 과정에서 유연함의 가치는 중요하다는 것을 기억하세요. 사람들에게 자신이 배운 내용을 반영할 충분한 시간을 주고, 다양한 방법으로 지식을 처리할 수 있는 것이 중요합니다. 

4. Create opportunities to give feedback

온보딩 과정이 도움이 되지 않았다는 것을 마지막에 알게 되는 것은 누구에게도 도움이 되지 않습니다. If you want to avoid unsuccessful onboarding experiences, make sure you build in plenty of opportunities for feedback along the way. 

온보딩을 담당하는 사람들과 함께 충분한 시간을 가져, 놓치고 있는 부분이 없는지 확인하세요. 그들에게 이해하지 못하는 부분이 있는지 단순히 직접적으로 질문하지 마세요. 전체 과정, 최근 온보딩 활동, 그리고 그들이 배운 것에 대해 얼마나 편안하게 느끼는지 질문해 보세요. 

Scheduling weekly check-ins are a great way to ensure that people are getting what they need without risking a potential interruption to their learning. 

5. 예상치 못한 상황에 대비하세요 

신중하게 계획된 온보딩 과정이 있을 수 있지만, 어떤 최상의 계획도 인생의 예기치 않은 놀라움에 대비할 수는 없습니다. People get sick, last-minute projects pop up, and priorities can change even after you think everything is set in stone. Make it a little easier to roll with the punches by giving yourself some wiggle room in your onboarding program. 

중요한 온보딩 부분을 놓쳐야 했던 경우 “보충” 날을 계획하는 것을 고려하세요. 이는 마지막 순간의 비상사태에 도움이 될 수 있으며, 사람들이 이해하지 못하는 개념을 익히는 데도 도움이 될 수 있습니다. 

이것은 비동기적인 측면을 가지는 유연한 온보딩의 이점을 제기하기에 완벽한 시점입니다. 자료를 검토하고, 교육 비디오를 시청하고, FAQ를 찾아보는 것은 문제를 관리하고 사람들을 궤도에 올리는 데 훨씬 더 쉽게 만들어 줍니다. 

온보딩을 쉽게 만들기 위해 필요한 모든 템플릿을 가져가세요.