El propósito de la incorporación es familiarizarse con nueva información. Este proceso está diseñado para ayudar a los empleados a comprender su puesto, requisitos laborales y su empresa.

Diferentes tipos de incorporación

Muchas personas en el área de RRHH utilizan el término incorporación en relación con nuevos empleados, pero hay diferentes tipos de incorporación que no necesariamente tienen que ver con las nuevas contrataciones. Tomemos un momento para enfocarnos en 3 tipos de incorporación:

Incorporación de empleados
Incorporación de clientes
Incorporación de usuarios

Incorporación de empleados

Definición

La incorporación de empleados es el proceso utilizado para introducir a un nuevo empleado en una organización.

Tareas de incorporación de empleados

A pesar de que el enfoque está en el nuevo empleado, el proceso de incorporación generalmente involucra a una variedad de personas en diferentes roles. Aquí hay un resumen de lo que se puede esperar durante la incorporación de empleados según los roles:

Empleado

Este es un momento para que los empleados absorban tanta información como sea posible, y hay muchas maneras diferentes de lograr esto. Esto puede involucrar completar trámites, conocer a colegas y realizar trabajos diseñados para ayudarles a aclimatarse a su nuevo entorno laboral.

RRHH

RRHH está presente para manejar los aspectos legales y prácticos de la incorporación de un empleado. RRHH puede ayudar a proporcionar formularios importantes para que los empleados completen en relación con impuestos, seguros, pagos y políticas de empleados.

Gerente

Los gerentes desempeñan un papel interesante en el proceso de incorporación que puede combinar mucho de lo que acabamos de cubrir. Ya sea asegurándose de que la documentación importante esté completa o asignando tareas, los gerentes deben hacer su mejor esfuerzo para que sus nuevos empleados se sientan bienvenidos. Están presentes para responder cualquier pregunta que los nuevos contratados puedan tener y tienen un plan en marcha para las primeras semanas y meses del tiempo de un empleado en el trabajo.

Incorporación de clientes

Definición

La incorporación de clientes es el proceso que las empresas utilizan para presentar a nuevos clientes su negocio, productos y servicios. Idealmente, el proceso debería estar diseñado para fomentar una relación duradera y mutuamente beneficiosa para el negocio y el cliente, así como establecer expectativas en torno a su compromiso de trabajo.

Todo este proceso puede desempeñar un papel crítico en el servicio al cliente y en la experiencia del cliente. Las empresas deben hacer lo que puedan para asegurar que se satisfagan las necesidades de sus clientes durante este tiempo importante.

Ejemplos de incorporación de clientes

La experiencia de incorporación para los clientes puede ser tan simple como una llamada introductoria de 5 minutos o tan involucrada como establecer una cadencia de reuniones regular. No hay una duración establecida para la incorporación de clientes, por lo que el proceso puede ser tan involucrado como lo necesite el compromiso.

Incorporación de usuarios

La incorporación de usuarios es el proceso que los nuevos usuarios utilizan para aprender a usar una aplicación o programa de software. A pesar de lo que usted pueda pensar, la incorporación de usuarios no se trata únicamente de enseñar a un usuario cómo "usar" un producto.

El objetivo principal de la incorporación de usuarios es ayudar a las personas a mejorar en lo que su producto les permite hacer. Para Guru, eso significa ayudar a las personas a buscar y compartir el conocimiento que necesitan para hacer su trabajo.

Ejemplo de incorporación de usuarios

Dado que ya hemos utilizado a Guru como ejemplo, ¡sigamos con la tendencia! Nos gusta ir más allá del típico correo electrónico de bienvenida y enlace a la página de preguntas frecuentes. Hemos creado la Comunidad Guru para que las personas puedan seguir aprendiendo las mejores prácticas y consejos.

Incorporación vs. orientación: ¿Cuál es la diferencia?

Puede parecer que puede usar los términos incorporación y orientación de manera intercambiable, pero la semántica importa en esta situación. La incorporación y la orientación pueden estar relacionadas con poner a alguien al día, pero difieren en aspectos clave.

Ya sea que se realice en un día o a lo largo de la semana, la orientación es algo que se hace una vez. El objetivo principal de la orientación es preparar a los nuevos empleados, usuarios y clientes para lo que vendrá a continuación.

La incorporación, por otro lado, es un proceso continuo que puede durar semanas. La incorporación es mucho más amplia y está diseñada con un enfoque en la productividad y el aprendizaje profundo. Esencialmente, la orientación puede verse como un precursor necesario para una experiencia de incorporación en profundidad.

Mejores herramientas para utilizar durante la incorporación

Independientemente de a quién esté incorporando, tener las herramientas adecuadas puede jugar un gran papel en si todos tienen una experiencia de incorporación exitosa. Si desea crear una experiencia de incorporación estelar, asegúrese de incluir estas herramientas en el proceso.

1. Wiki de la empresa

Empleados, usuarios, clientes: no importa quién sea, si está en una nueva situación surgirán preguntas. Facilite que las personas encuentren respuestas a algunas de sus preguntas más importantes teniendo una fuente única de verdad en una wiki.

Su wiki puede ir más allá de listar las preguntas frecuentes habituales. Listar cómo hacer, organigramas y notas sobre la cultura puede ser increíblemente útil. Siéntase libre de ser un poco creativo al pensar en qué información querría alguien nuevo. Los detalles sobre el trabajo y las reuniones pueden ser útiles, pero las recomendaciones sobre lugares para almorzar y un descanso para el café pueden hacer el día de alguien.

2. Módulos de capacitación

La incorporación no debería ser una cosa de una sola vez. Las personas pueden tener preguntas después de haber pasado por ejercicios y charlas. Facilite que las personas continúen aprendiendo a su propio ritmo encontrando un software que pueda ayudarle a armar módulos de capacitación.

El software adecuado puede hacer mucho para facilitar, organizar e incluso rastrear el aprendizaje. Las personas pueden volver a ver módulos antiguos, pasar a nuevos y aprender a su propio ritmo.

3. Contratos y firmas electrónicas

La mayoría de las empresas pueden haber pasado a un formato sin papel, pero eso no significa que los documentos hayan desaparecido. Hay muchos contratos, acuerdos y otros documentos importantes que necesitan ser firmados. Haga las cosas más fáciles para su empresa y nuevos empleados encontrando el software adecuado que le ayude a gestionar su documentación más importante.

El software que puede ayudar a distribuir y organizar documentos así como recolectar firmas electrónicas puede facilitar la gestión de documentos. También tendrá el beneficio adicional de rastrear fácilmente la documentación.

4. Retroalimentación y encuestas

Reunir retroalimentación debería ser una parte importante de cualquier proceso, y la incorporación no es diferente. Querrá saber cómo funcionó el proceso para los nuevos empleados y para las personas que impulsan el proceso.

No sienta que solo puede esperar hasta el final del proceso para ver cómo fue. Pedir retroalimentación a lo largo del proceso puede ayudarle a medir qué tan bien van las cosas.

5. Herramientas de comunicación

Mantenerse en contacto es importante durante el proceso de incorporación. Encuentre una manera para que las personas se mantengan en contacto con los demás encontrando una herramienta de comunicación confiable comunicación.

Algunas personas prefieren trabajar a través de correo electrónico, otras les gustan las aplicaciones de mensajería y algunas prefieren una llamada telefónica o un mensaje de texto. Dé a las personas diferentes opciones para que puedan comunicarse de la mejor manera que consideren adecuada.

Cómo crear la mejor experiencia de incorporación

Las razones para incorporar a un nuevo empleado, usuario o cliente pueden ser diferentes, pero los principios de una experiencia de incorporación exitosa son los mismos. Si desea crear la mejor experiencia de incorporación posible, asegúrese de tener en cuenta estas cosas.

1. Prepare a los instructores

No cometa el error de asumir que los empleados que guían a las personas a través del proceso de incorporación están al tanto de todo lo que se necesita hacer. Si quiere asegurarse de que la incorporación transcurra sin problemas, tómese el tiempo para conectarse con las personas que dirigen el proceso primero.

Asegúrese de que están al tanto de las últimas prácticas de incorporación y obtenga información sobre sus planes. Ahora es el momento de responder cualquier pregunta que puedan tener y asegurarse de que estén alineados en expectativas y resultados.

En algunos casos, tiene sentido tener su propia orientación e incorporación para las personas que participan frecuentemente en el proceso de incorporación. Esto puede ayudar a mantener coherente el proceso de incorporación y establecer expectativas para toda la organización.

2. Establezca expectativas desde el principio

A nadie le gusta entrar en una situación sin saber qué esperar. Si desea tener una incorporación exitosa, tómese el tiempo para establecer expectativas desde el principio para que sea más fácil para todos cumplirlas.

Asegúrese de que un nuevo empleado comprenda el alcance total de su papel. En el caso de un cliente, establezca expectativas sobre los resultados finales que desean de su compromiso. Si está capacitando a nuevos usuarios, infórmeles sobre lo que deben saber hacer con su software una vez finalizada la capacitación.

Este es un gran momento para mencionar los beneficios de un plan de 30-60-90 días. Esta forma de pensar le permite establecer y trabajar fácilmente hacia hitos y establece claramente lo que se necesita hacer para llegar allí.

3. Lograr un equilibrio entre los estilos de aprendizaje

A algunas personas les gusta sentarse y escuchar, otras tienden a ser aprendices prácticos. Un gran plan de incorporación debería poder atender ambos estilos de aprendizaje.

Puede haber mucho tiempo para conferencias, cuestionarios y módulos de capacitación junto con trabajo lado a lado y actividades prácticas. No intente llenar su día con demasiado de una sola cosa. Un poco de variedad puede agregar equilibrio al día y dar un merecido descanso a los cerebros sobrecargados.

Recuerde que hay algo que decir sobre el valor de la flexibilidad en un proceso de incorporación. Dar a las personas suficiente tiempo para reflexionar sobre lo que han aprendido y ofrecerles diferentes maneras de manejar el conocimiento es importante.

4. Crear oportunidades para dar retroalimentación

Saber que su proceso de incorporación no fue útil al final de todo no es útil para nadie involucrado. Si desea evitar experiencias de incorporación fallidas, asegúrese de incorporar muchas oportunidades para retroalimentación a lo largo del proceso.

Incorpore tiempo con los encargados de la incorporación y las personas a cargo de la incorporación para asegurarse de que no se le escapa nada. No les pregunte directamente si hay algo que no entienden. Pregúnteles qué piensan de todo el proceso, sus últimas actividades de incorporación y qué tan cómodos se sienten con lo que han aprendido.

Programar controles semanales es una excelente manera de asegurarse de que las personas obtengan lo que necesitan sin arriesgar una posible interrupción de su aprendizaje.

5. Prepárese para lo inesperado

Puede tener un proceso de incorporación cuidadosamente pensado, pero incluso los planes más bien trazados no están a la altura de las sorpresas aleatorias de la vida. Las personas se enferman, los proyectos de última hora surgen y las prioridades pueden cambiar incluso después de que usted cree que todo está establecido. Haga un poco más fácil sobrellevar los golpes dándose un poco de margen en su programa de incorporación.

Considere planificar días de "recuperación" si las personas han tenido que perder partes importantes de la incorporación. Esto puede ser útil para emergencias de último minuto y para ayudar a que las personas se pongan al día sobre conceptos que no entienden.

Este es el momento perfecto para mencionar los beneficios de tener un proceso de integración flexible que tenga un lado asincrónico para trabajar. Poder revisar materiales, ver videos de capacitación y consultar preguntas frecuentes hace que sea mucho más fácil manejar problemas y mantener a las personas en el camino correcto.

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Conclusiones clave 🔑🥡🍕

¿Cuáles son algunos errores comunes que se cometen durante la integración de empleados?

Los errores comunes incluyen sobrecargar a los nuevos empleados con información demasiado rápido, falta de capacitación estructurada, introducción insuficiente a la cultura empresarial, mínima participación de los miembros del equipo y líderes, y no proporcionar apoyo continuo después del período de orientación inicial.

¿Qué papel juega la tecnología en la integración de empleados?

La tecnología puede optimizar el proceso de integración automatizando tareas rutinarias, proporcionando recursos de capacitación en línea y facilitando la comunicación entre nuevos empleados y sus equipos. Herramientas como sistemas de información de recursos humanos, sistemas de gestión de aprendizaje, bases de conocimiento y software de integración de empleados pueden mejorar la eficiencia y efectividad del proceso.

¿Por qué es tan importante una integración efectiva de empleados?

Una integración efectiva de empleados es más que un simple elemento deseable; es un cambio radical para la satisfacción, retención y productividad de los empleados. Cuando se hace bien, un proceso de integración bien elaborado hace que los nuevos empleados se sientan verdaderamente bienvenidos y valorados, alivia sus nervios iniciales en el trabajo y los equipa con todos los elementos esenciales que necesitan para comenzar con éxito desde el primer día. Todo se trata de prepararlos para el éxito desde el primer día.