What does onboarding mean? 

Onboarding is the process of getting someone familiar with a new job, practice, or skill. 

What is the purpose of onboarding?

The purpose of onboarding is to familiarize oneself with new information. This process is designed to help employees understand their position, job requirements, and their company. 

Different types of onboarding

HRの分野では、多くの人々が新入社員に関する用語としてオンボーディングという言葉を使用していますが、新入社員以外にも異なる種類のオンボーディングがあります。 ここでは、3種類のオンボーディングについて考えてみましょう： 

• Employee onboarding
• Customer onboarding
• User onboarding

Employee Onboarding 

Definition 

Employee onboarding is the process used to introduce a new employee into an organization. 

Employee Onboarding Tasks

Even though the focus is on the new employee, the onboarding process usually involves a variety of people in different roles. こちらが、職務ごとの従業員オンボーディング中に期待されることの概要です：

Employee

This is a time for employees to soak up as much information as possible, and there are plenty of different ways to accomplish this. これには、書類を完成させたり、同僚に会ったり、彼らが新しい職場環境に慣れるのを助けるために設計された作業を行ったりすることが含まれます。 

HR

HR is around to handle the legal and practical aspects of onboarding an employee. HR can help provide important forms for employees to fill out related to taxes, insurance, payment, and employee policies. 

Manager 

Managers play an interesting role in the onboarding process that can blend together a lot of what we just covered. 重要な書類が完了していることを確認するか、 タスクを割り当てる かにかかわらず、マネージャーは新入社員を歓迎するために最善を尽くすべきです。 彼らは新入社員が抱く可能性のある質問に答えるためにそばにいて、従業員の職場での最初の数週間と数か月のために計画を立てています。 

Customer onboarding

Definition

Customer onboarding is the process companies use to introduce new customers to their business, products, and services. Ideally, the process should be designed to foster a long-lasting and mutually beneficial relationship for the business and customer as well as set expectations around their working engagement. 

この全プロセスは、カスタマーサービスや全体的な 顧客体験. この重要な時間に顧客のニーズが満たされることを確実にするために、企業はできることをすべきです。

Examples of customer onboarding

The onboarding experience for customers can be as simple as a 5-minute intro call or as involved as setting up a regular meeting cadence. 顧客オンボーディングの期間は設定されていないため、プロセスはエンゲージメントが必要なだけ詳しくなります。

User onboarding

User onboarding is the process new users utilize to learn how to use an application or software program. あなたが考えているかもしれないことに反して、ユーザーオンボーディングは単にユーザーに製品の使い方を教えることだけではありません。 

The main goal of user onboarding is to help people get better at what your product allows people to do. For Guru, that means helping people seek and share the knowledge they need to do their job. 

Example of user onboarding

私たちがすでにGuruを例に使ったので、トレンドを継続しましょう！ We like to go above and beyond the usual welcome email and link to FAQs page. 私たちは、人々がベストプラクティスやヒントを学び続けられるように、 Guruコミュニティ を設定しました。 

オンボーディングとオリエンテーション：違いは何ですか？

It may seem like you can use the terms onboarding and orientation interchangeably, but semantics matter in this situation. Onboarding and orientation may all be related to getting someone up to speed, but they differ in key ways. 

それが1日で行われるにせよ、週の間に行われるにせよ、オリエンテーションは一回限りのものであります。 The main goal of orientation is to get new employees, users, and customers ready for whatever comes next.

Onboarding, on the other hand, is an ongoing process that can last for weeks. Onboarding is much broader and designed with a focus on productivity and deep learning. Essentially, orientation can be seen as a necessary precursor to an in-depth onboarding experience. 

Best tools to utilize while onboarding

誰をオンボーディングしているかに関係なく、適切なツールを持つことが全員に成功したオンボーディング体験ができるかどうかに大きな役割を果たします。 If you want to create a stellar onboarding experience, make sure to include these tools in the process.

1. Company wiki

従業員、ユーザー、クライアント：あなたが誰であっても、新しい状況にいる場合は、質問が出てくることでしょう。 Make it easy for people to find answers to some of their most important questions by having a single source of truth in a wiki. 

Your wiki can go beyond listing the usual FAQs. Listing out basic how-tos, org charts, and notes on culture can be incredibly helpful. 新しい人が欲しい情報について考えるときは、少し創造的になっても構いません。 仕事や会議に関する詳細は有用ですが、ランチスポットやコーヒーブレイクのおすすめも誰かの一日を良くすることができます。 

2. トレーニングモジュール 

オンボーディングは一回限りのものにするべきではありません。 人々は演習や講義を経た後に質問を持つことがあります。 Make it easy for people to continue to learn on their own time by finding software that can help you put together training modules. 

The right software can do a lot to help facilitate, organize, and even track learning. People can revisit old modules, move on to new ones, and learn at their own pace. 

3. 契約と電子サイン 

ほとんどの企業はペーパーレスになっていますが、それは書類が消えたということではありません。 There are plenty of contracts, agreements, and other important documents that need to be signed. Make things easier for your company and new people by finding the right software to help you manage your most important paperwork. 

Software that can help distribute and organize paperwork as well as collect e-signatures can make document management easy. また、書類を簡単に追跡できるという追加の利点があります。 

4. フィードバックと調査 

Gathering feedback should be an important part of any process, and onboarding is no different. 新しい人たちやプロセスを進める人たちにとって、このプロセスがどのように機能したのかを学ぶ必要があります。 

プロセスの終わりまで待たなければならないというわけではありません。 Asking for feedback throughout the process can help you gauge how well things are going. 

5. Communication tools

Staying in touch is important during the onboarding process. Find a way for people to stay in touch with others by finding a dependable communication tool. 

Some people prefer to work through e-mail, others like messaging apps, and there are some that prefer a phone call or text. Give people different options so they can communicate the best way they see fit. 

How to create the best onboarding experience

The reasons for onboarding a new employee, user, or customer can be different, but the principles of a successful onboarding experience are the same. If you want to create the best onboarding experience possible, make sure you take these things into account. 

1. Prepare the onboarders

オンボーディングプロセスを通じて人々を案内している従業員が、必要なすべての手続きを理解していると仮定するのは間違いです。 If you want to ensure that onboarding goes smoothly, take the time to connect with the people running the process first. 

彼らが最新のオンボーディングプラクティスに精通し、彼らの計画についての洞察を得られることを確認してください。 今こそ、彼らが抱く可能性のある質問に答えたり、期待や成果について合意を得たりする時です。

In some cases, it makes sense to have your own orientation and onboarding for people that are frequently involved in the onboarding process This can help keep the onboarding process unified and set expectations for the entire organization. 

2. Set expectations early on

Nobody likes going into a situation not knowing what to expect. 成功したオンボーディングを望むなら、早い段階で期待を設定する時間を確保し、全員がそれを満たすのが容易になるようにしましょう。

Make sure that a new employee understands the full scope of their role. In the case of a customer, set expectations around the ultimate outcomes they want from your engagement. 新しいユーザーをトレーニングしている場合は、トレーニングが終了した後にソフトウェアで何をする必要があるかを知らせてください。 

This is a great time to mention the benefits of a 30-60-90-day plan. This way of thinking allows you to easily set and work towards milestones and clearly outlines what needs to get done to get there. 

3. 学習スタイルのバランスを取ること 

Some people like to sit and listen, others tend to be hands-on learners. A great onboarding plan should be able to cater to both ways of learning. 

There can be plenty of time for lectures, quizzes, and training modules along with side-by-side work and hands-on activities. あまりにも多くの一つのことを詰め込もうとしないでください。 A little variety can add balance to the day and give overtaxed brains a much-needed break. 

覚えておいてください、オンボーディングプロセスにフレキシビリティの価値があるということを。 人々が学んだことを反省する十分な時間を与え、知識を扱う異なる方法を提供することが重要です。 

4. Create opportunities to give feedback

全てのプロセスの終わりであなたのオンボーディングプロセスが役に立たなかったことに気づくことは、関与している誰にとっても有益ではありません。 If you want to avoid unsuccessful onboarding experiences, make sure you build in plenty of opportunities for feedback along the way. 

オンボードする人々とオンボーディングを担当する人々とともに時間を作り、何かを見逃していないことを確認してください。 彼らに理解できないことがあるかどうかをただ単に尋ねないでください。 プロセス全体、最近のオンボーディング活動、そして彼らが学んだことにどれだけ快適に感じているかについて尋ねてください。 

Scheduling weekly check-ins are a great way to ensure that people are getting what they need without risking a potential interruption to their learning. 

5. 予期しない事態に備える 

あなたが注意深く考えたオンボーディングプロセスを持っているかもしれませんが、最もよく計画された計画でさえ人生のランダムな驚きには敵いません。 People get sick, last-minute projects pop up, and priorities can change even after you think everything is set in stone. Make it a little easier to roll with the punches by giving yourself some wiggle room in your onboarding program. 

人々が重要なオンボーディングの一部を逃さなければならない場合は、「キャッチアップ」デーを計画することを検討してください。 これは、最後の瞬間の緊急事態や、理解できない概念について人々を迅速に理解させるのに役立ちます。 

これは、非同期側を持つ柔軟なオンボーディングの利点について触れる完璧なタイミングです。 資料をレビューしたり、トレーニングビデオを視聴したり、FAQを調べたりできることは、問題を管理し、業務を順調に進めるのに非常に役立ちます。 

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