What does onboarding mean? 

Onboarding is the process of getting someone familiar with a new job, practice, or skill. 

What is the purpose of onboarding?

The purpose of onboarding is to familiarize oneself with new information. This process is designed to help employees understand their position, job requirements, and their company. 

Different types of onboarding

หลายคนในพื้นที่ HR ใช้คำว่าการ onboard เพื่ออ้างถึงพนักงานใหม่ แต่มีการ onboard หลายประเภทที่ไม่จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับการจ้างงานใหม่ มาทำความเข้าใจเกี่ยวกับ 3 ประเภทของการ onboard:

• Employee onboarding
• Customer onboarding
• User onboarding

Employee Onboarding 

Definition 

Employee onboarding is the process used to introduce a new employee into an organization. 

Employee Onboarding Tasks

Even though the focus is on the new employee, the onboarding process usually involves a variety of people in different roles. นี่คือสิ่งที่คาดหวังได้ในระหว่างการ onboard ของพนักงานตามบทบาทต่าง ๆ:

Employee

This is a time for employees to soak up as much information as possible, and there are plenty of different ways to accomplish this. การ onboard นี้อาจมีขั้นตอนในการกรอกเอกสาร การพบปะกับเพื่อนร่วมงาน และการทำงานที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้พวกเขาปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมการทำงานใหม่

HR

HR is around to handle the legal and practical aspects of onboarding an employee. HR can help provide important forms for employees to fill out related to taxes, insurance, payment, and employee policies. 

Manager 

Managers play an interesting role in the onboarding process that can blend together a lot of what we just covered. ไม่ว่าพวกเขาจะมั่นใจว่ากระดาษสำคัญเสร็จเรียบร้อยหรือ มอบหมายงาน ผู้จัดการควรทำให้พนักงานใหม่รู้สึกเป็นที่ต้อนรับ พวกเขาพร้อมที่จะตอบคำถามใด ๆ ที่ผู้จ้างใหม่อาจมี และวางแผนสำหรับสัปดาห์แรกเดือนแรกของเวลาที่พนักงานทำงาน 

Customer onboarding

Definition

Customer onboarding is the process companies use to introduce new customers to their business, products, and services. Ideally, the process should be designed to foster a long-lasting and mutually beneficial relationship for the business and customer as well as set expectations around their working engagement. 

This entire process can play a critical role in customer service and the overall customer experience. Companies should do what they can to ensure that their customer's needs are met during this important time.

Examples of customer onboarding

The onboarding experience for customers can be as simple as a 5-minute intro call or as involved as setting up a regular meeting cadence. ไม่มีเวลาในการ onboard ลูกค้าที่กำหนดไว้แน่นอน ดังนั้นกระบวนการนี้อาจจะซับซ้อนได้ตามความจำเป็นของการมีส่วนร่วม

User onboarding

User onboarding is the process new users utilize to learn how to use an application or software program. แม้ว่าคุณอาจคิดว่า การ onboard ผู้ใช้ไม่ได้เกี่ยวกับการสอนผู้ใช้ว่า “ใช้” ผลิตภัณฑ์อย่างไร

The main goal of user onboarding is to help people get better at what your product allows people to do. For Guru, that means helping people seek and share the knowledge they need to do their job. 

Example of user onboarding

เนื่องจากเราได้ใช้ Guru เป็นตัวอย่างแล้ว มาต่อเนื่องกันเถอะ! We like to go above and beyond the usual welcome email and link to FAQs page. เราได้ตั้ง Guru Community เพื่อให้ผู้คนสามารถเรียนรู้แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดและเคล็ดลับต่อไปได้ 

การ onboard vs การจัดงาน: มีความแตกต่างอย่างไร?

It may seem like you can use the terms onboarding and orientation interchangeably, but semantics matter in this situation. Onboarding and orientation may all be related to getting someone up to speed, but they differ in key ways. 

ไม่ว่าจะเกิดขึ้นในวันเดียวหรือระยะเวลาอาทิตย์ การจัดงานเป็นสิ่งที่ทำเพียงครั้งเดียว The main goal of orientation is to get new employees, users, and customers ready for whatever comes next.

Onboarding, on the other hand, is an ongoing process that can last for weeks. Onboarding is much broader and designed with a focus on productivity and deep learning. Essentially, orientation can be seen as a necessary precursor to an in-depth onboarding experience. 

Best tools to utilize while onboarding

ไม่ว่าคุณจะกำลัง onboard ใคร การมีเครื่องมือที่เหมาะสมสามารถมีบทบาทสำคัญในประสบการณ์การ onboard ที่ประสบความสำเร็จ If you want to create a stellar onboarding experience, make sure to include these tools in the process.

1. Company wiki

พนักงาน, ผู้ใช้, ลูกค้า: ไม่สำคัญว่าคุณจะเป็นใคร หากคุณอยู่ในสถานการณ์ใหม่ คำถามต่าง ๆ จะเกิดขึ้น Make it easy for people to find answers to some of their most important questions by having a single source of truth in a wiki. 

Your wiki can go beyond listing the usual FAQs. Listing out basic how-tos, org charts, and notes on culture can be incredibly helpful. อย่าลังเลที่จะสร้างสรรค์เมื่อคิดว่าคนใหม่ต้องการข้อมูลอะไร รายละเอียดเกี่ยวกับงานและการประชุมอาจมีประโยชน์ แต่คำแนะนำสำหรับสถานที่ทำอาหารกลางวันและพักกาแฟสามารถทำให้วันหนึ่งมีความพิเศษ

2. โมดูลการฝึกอบรม 

การ onboard ไม่ควรเป็นการทำเพียงครั้งเดียว ผู้คนอาจมีคำถามหลังจากที่พวกเขาได้ผ่านการฝึกอบรมและพูดคุย Make it easy for people to continue to learn on their own time by finding software that can help you put together training modules. 

The right software can do a lot to help facilitate, organize, and even track learning. People can revisit old modules, move on to new ones, and learn at their own pace. 

3. สัญญาและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ 

บริษัทส่วนใหญ่อาจจะไม่มีเอกสารอีกต่อไป แต่ไม่ได้หมายความว่าเอกสารจะหายไป There are plenty of contracts, agreements, and other important documents that need to be signed. Make things easier for your company and new people by finding the right software to help you manage your most important paperwork. 

Software that can help distribute and organize paperwork as well as collect e-signatures can make document management easy. คุณยังจะได้ประโยชน์จากการติดตามเอกสารได้อย่างง่ายดาย

4. ข้อเสนอแนะและการสำรวจ 

Gathering feedback should be an important part of any process, and onboarding is no different. คุณจะต้องเรียนรู้ว่ากระบวนการนี้ทำงานอย่างไรสำหรับผู้ใหม่และสำหรับผู้ขับเคลื่อนกระบวนการ

อย่ารู้สึกว่าคุณสามารถรอจนกว่าจะถึงสิ้นสุดกระบวนการเพื่อดูว่าผลเป็นอย่างไร Asking for feedback throughout the process can help you gauge how well things are going. 

5. Communication tools

Staying in touch is important during the onboarding process. Find a way for people to stay in touch with others by finding a dependable communication tool. 

Some people prefer to work through e-mail, others like messaging apps, and there are some that prefer a phone call or text. Give people different options so they can communicate the best way they see fit. 

How to create the best onboarding experience

The reasons for onboarding a new employee, user, or customer can be different, but the principles of a successful onboarding experience are the same. If you want to create the best onboarding experience possible, make sure you take these things into account. 

1. Prepare the onboarders

อย่าทำผิดพลาดในการคิดว่าพนักงานที่เดินคนอื่นผ่านกระบวนการ onboard ได้เข้าใจทันเรื่องที่ต้องทำทั้งหมด If you want to ensure that onboarding goes smoothly, take the time to connect with the people running the process first. 

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับข้อมูลเกี่ยวกับแนวทางการ onboard ล่าสุดและได้รับข้อมูลเกี่ยวกับแผนของพวกเขา ตอนนี้เป็นเวลาตอบคำถามใด ๆ ที่พวกเขาอาจมีและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแนวทางร่วมกันในความคาดหวังและผลลัพธ์

In some cases, it makes sense to have your own orientation and onboarding for people that are frequently involved in the onboarding process This can help keep the onboarding process unified and set expectations for the entire organization. 

2. Set expectations early on

Nobody likes going into a situation not knowing what to expect. หากคุณต้องการที่ได้การ onboard ที่ประสบความสำเร็จ ให้เวลาที่จะตั้งความคาดหวังแต่เนิ่น ๆ เพื่อให้ทุกคนทำได้ง่ายขึ้น

Make sure that a new employee understands the full scope of their role. In the case of a customer, set expectations around the ultimate outcomes they want from your engagement. หากคุณกำลังฝึกอบรมผู้ใช้ใหม่ แจ้งให้พวกเขาทราบว่าพวกเขาควรรู้วิธีทำอะไรกับซอฟต์แวร์ของคุณเมื่อการฝึกอบรมสิ้นสุดลง

This is a great time to mention the benefits of a 30-60-90-day plan. This way of thinking allows you to easily set and work towards milestones and clearly outlines what needs to get done to get there. 

3. หาสมดุลระหว่างรูปแบบการเรียนรู้ 

Some people like to sit and listen, others tend to be hands-on learners. A great onboarding plan should be able to cater to both ways of learning. 

There can be plenty of time for lectures, quizzes, and training modules along with side-by-side work and hands-on activities. อย่าพยายามที่จะบรรจุวันของพวกเขาด้วยการทำสิ่งเดียวมากเกินไป A little variety can add balance to the day and give overtaxed brains a much-needed break. 

จำไว้ว่า มีประสิทธิภาพที่จะมีความยืดหยุ่นในกระบวนการ onboard การให้ผู้คนมีเวลาพอในการสะท้อนสิ่งที่พวกเขาได้เรียนรู้และให้ช่องทางที่ต่างกันในการจัดการความรู้เป็นสิ่งสำคัญ

4. Create opportunities to give feedback

การรู้ว่ากระบวนการ onboard ของคุณไม่ช่วยเหลือจนท้ายสุดไม่ใช่เรื่องดีสำหรับใคร If you want to avoid unsuccessful onboarding experiences, make sure you build in plenty of opportunities for feedback along the way. 

จัดเวลาในการพบปะกับผู้ที่จัดการ onboarding และผู้คนที่รับผิดชอบในการ onboard เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้พลาดอะไร อย่าถามอย่างตรงไปตรงมาว่ามีสิ่งใดที่พวกเขาไม่เข้าใจ ถามพวกเขาว่าพวกเขาคิดอย่างไรเกี่ยวกับกระบวนการทั้งหมด กิจกรรมการ onboard ล่าสุดของพวกเขา และรู้สึกสบายใจเพียงใดกับสิ่งที่พวกเขาได้เรียนรู้

Scheduling weekly check-ins are a great way to ensure that people are getting what they need without risking a potential interruption to their learning. 

5. เตรียมตัวสำหรับสิ่งที่ไม่คาดคิด 

คุณอาจมีขั้นตอนการ onboard ที่วางแผนไว้อย่างรอบคอบ แต่แม้แผนที่ดีที่สุดก็เอาชนะความประหลาดใจแบบสุ่มของชีวิตไม่ได้ People get sick, last-minute projects pop up, and priorities can change even after you think everything is set in stone. Make it a little easier to roll with the punches by giving yourself some wiggle room in your onboarding program. 

พิจารณาวางแผนสำหรับวัน “catch up” หากผู้คนต้องพลาดส่วนสำคัญของการ onboard สิ่งนี้อาจช่วยในกรณีฉุกเฉินที่เกิดขึ้นในนาทีสุดท้าย และช่วยให้ผู้คนเข้าใจแนวคิดที่พวกเขาไม่เข้าใจ

นี่คือเวลาที่สมบูรณ์แบบในการพูดถึงประโยชน์ของการมีการอบรมพนักงานที่มีความยืดหยุ่นและมีด้านที่ทำงานแบบไม่พร้อมกัน การสามารถทบทวนเอกสาร ดูวิดีโอการฝึกอบรม และค้นหาคำถามที่พบบ่อยทำให้ง่ายมากขึ้นในการจัดการปัญหาและทำให้ผู้คนอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง. 

คว้าเทมเพลตทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อทำให้การอบรมพนักงานเป็นเรื่องง่าย