ระบบการจัดการเอกสารยังช่วยให้คุณสามารถสร้าง แก้ไข และจัดการไฟล์ทางธุรกิจได้ เอกสารเหล่านี้อาจเป็นไฟล์ PDF ไฟล์ประมวลผลคำ ภาพที่ถูกสแกนและบันทึกจากเนื้อหาที่เป็นเอกสาร อีเมล รายงานทางการเงิน และสเปรดชีต

สิ่งที่เป็นประโยชน์ของระบบการจัดการเอกสารคืออะไร?

ระบบจัดการเอกสารช่วยให้อัตโนมัติได้กระบวนการจัดการเอกสารขององค์กร ประหยัดเวลาอันมีค่าให้กับคุณและพนักงานของคุณ รวมถึงช่วยให้คุณทำความสะอาดและจัดระเบียบพื้นที่จัดเก็บทั้งทางกายภาพและดิจิทัลที่มีอยู่. 

• เอกสารที่ถูกจัดระเบียบและติดแท็กอย่างเหมาะสมจะถูกเรียกคืนได้ง่ายขึ้น – อีกหนึ่งทางประหยัดเวลาและยังช่วยลดความหงุดหงิดในหมู่พนักงานของคุณและลูกค้า.
• กระบวนการอัตโนมัติยังสามารถจับข้อมูลเมตา ช่วยในการตรวจสอบและยืนยันเอกสารของคุณ และจัดประเภทเอกสาร ทำให้การทำงานของพนักงานดีขึ้นและความสามารถในการทำงานร่วมกันดีขึ้น. 
• คุณสมบัติด้านความปลอดภัยที่สร้างขึ้นในระบบสามารถช่วยให้คุณตั้งกฎการเข้าถึงและสิทธิ์ และดูว่าเอกสารได้ถูกเปิดดู แบ่งปัน และแก้ไขเมื่อใด. 
• การจัดการเอกสารยังช่วยให้คุณสำรองข้อมูลไฟล์ที่เคยเป็นกระดาษได้ ตลอดจนไฟล์ดิจิทัลเช่นอีเมล เพื่อไม่ให้สูญหาย. 

ระบบ EDMS คืออะไร?

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ทำให้สามารถจัดเก็บ จัดระเบียบ ค้นหา แบ่งปัน และแจกจ่ายเอกสารหลายประเภทได้อย่างมีประสิทธิภาพในองค์กรของคุณ. 

EDMS สามารถเชื่อมต่อกับ การทำงานประจำอย่างไรดีกว่า. สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงเครื่องมือและกระบวนการอัตโนมัติที่ทำให้การสร้างและแปลงเอกสารใช้เวลาน้อยลงและเชื่อถือได้มากขึ้น ระบบ EDMS ยังช่วยให้มีการทำงานร่วมกันที่รวดเร็วและง่ายขึ้นในการเข้าถึงเอกสารเหล่านั้น การเก็บและเข้าถึงไฟล์และการรับรองความถูกต้องของเอกสาร 

{{cta}}

ตัวอย่างระบบการจัดการเอกสาร 7 ตัวอย่าง

มีระบบจัดการเอกสารหลายประเภทให้เลือกใช้ ดังนั้นจึงสำคัญที่ต้องตรวจสอบคุณสมบัติของแต่ละระบบเพื่อตรวจสอบว่าอันไหนเหมาะสมที่สุดกับความต้องการขององค์กรของคุณ.

แพลตฟอร์มการจัดการโครงการ

เมื่อวางแผนและจัดการโครงการ ผู้จัดการโครงการและพนักงานสามารถเข้าถึงคลังเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้อง ด้วยซอฟต์แวร์นี้ ทีมโปรเจ็กต์สามารถจัดเก็บไฟล์และแบ่งปันซึ่งกันและกันในรูปแบบที่อ่านได้หรือแก้ไขได้. 

ฐานข้อมูลความรู้ภายใน

ฐานความรู้ภายใน ฐานความรู้ภายใน ถูกสร้างขึ้นโดยและสำหรับสมาชิกในทีมภายในองค์กรเพื่อเข้าถึงความรู้เฉพาะหรือความรู้ส่วนตัวตามความจำเป็น. ควรประกอบด้วยข้อมูลและเอกสารให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อช่วยให้พนักงานทำงานได้โดยไม่หยุดชะงัก เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดเก็บ จัดการ และแชร์เอกสารภายใน 

เครื่องมือความร่วมมือ

เครื่องมือในการทำงานร่วมกันช่วยให้สมาชิกในองค์กรของคุณทำงานร่วมกันในเอกสารเฉพาะทันทีเข้าถึง เรียนรู้ว่าใครกำลังทำงานในแต่ละส่วนหรือองค์ประกอบ และกำหนดโครงสร้างการอนุมัติอย่างชัดเจน และรับการแจ้งเตือนเมื่อมีการแก้ไขหรืออัปเดตที่จำเป็นหรือเสร็จสิ้น. 

เครื่องมือการจัดการความรู้

สถิติและใช้ความรู้รวมของพนักงานทั้งในอดีตและปัจจุบัน มันยังหมายถึงการวิเคราะห์ความรู้นั้น เอกสารเป็นตัวอย่างที่สำคัญของความรู้ที่ถูกจับ และเครื่องมือการจัดการความรู้ช่วยให้มีการจัดเก็บเอกสารของบริษัทแบบดิจิตอลอย่างรวมศูนย์ ด้วยเหตุนี้ เอกสารจะถูกเรียกคืนได้ง่ายขึ้น—ทำให้เกิดกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น. นอกจากนี้ ระบบการจัดการความรู้ที่ดูแลรักษาอย่างดีสามารถช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามข้อบังคับต่างๆ ที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอได้ เมื่อระบบการจัดการเอกสารถูกเสริมด้วยรหัสผ่านและขั้นตอนการสำรองข้อมูล ความปลอดภัยของเอกสารก็จะได้รับการเสริมสร้างขึ้น

เครื่องมือการจัดการเอกสารบนเว็บ

การจัดการเอกสารบนเว็บช่วยให้องค์กรของคุณสามารถจัดระเบียบเอกสารดิจิทัลลงในโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยด้วยการนำทางและควบคุมการแชร์ ค้นหา และดึงเอกสาร เครื่องมือจัดการเอกสารที่ใช้เว็บช่วยให้พนักงานของคุณทำงานจากสถานที่ต่างๆ สามารถสร้าง ร่วมมือ แบ่งปัน และค้นหาเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย. 

ระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์

การจัดการเอกสารบนคลาวด์จัดหาจากผู้ขายภายนอกและทำให้สามารถเข้าถึงได้ทางออนไลน์สำหรับองค์กรของคุณ ผู้ให้บริการคลาวด์จะเป็นผู้ดูแลการบำรุงรักษาและอัปเดตซอฟต์แวร์ทั้งหมด ดังนั้นคุณจะไม่ต้องการทีม IT ในการติดตั้งหรือดูแลรักษา เอกสารที่เก็บในคลาวด์สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ที่พนักงานของคุณสามารถออนไลน์ได้ และเนื่องจากไฟล์บันทึกในคลาวด์โดยอัตโนมัติ คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการสำรองข้อมูล. 

ระบบการจัดการเอกสารภายในองค์กร

ด้วยระบบการจัดการเอกสารภายในองค์กร องค์กรของคุณใช้เซิร์ฟเวอร์และความจุเก็บข้อมูลของตนเองและดำเนินการบำรุงรักษาเอง คุณจะต้องสำรองข้อมูลของไฟล์ทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารถูกเก็บรักษาและปลอดภัย ในขณะที่คุณอยู่ในความควบคุมของระบบของคุณ คุณจะต้องมีการสนับสนุนด้าน IT ที่เพียงพอสำหรับการบำรุงรักษาและการอัปเดต หนึ่งในข้อดีคือเนื่องจากระบบในองค์กรไม่ได้ขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต คุณจะยังสามารถเข้าถึงเอกสารได้หากการเชื่อมต่อของคุณหยุดชะงัก

ความสามารถและคุณสมบัติของตัวอย่างการจัดการเอกสาร

ระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพประกอบด้วยคุณสมบัติและความสามารถบางประการเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารขององค์กรของคุณถูกบันทึก แปลง จัดเก็บ จัดระเบียบ และติดแท็กอย่างถูกต้อง ง่ายต่อการเรียกคืน และพร้อมสำหรับการแจกจ่ายและการทำงานร่วมกัน. ฟีเจอร์เหล่านี้รวมถึง:

การจัดระเบียบอัจฉริยะ

เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงาน ประหยัดเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรของคุณ คุณต้องการให้ผู้ที่เหมาะสมสามารถค้นหาเอกสารที่เหมาะสมได้อย่างรวดเร็ว. ระบบการจัดระเบียบเอกสารที่จัดอย่างดีซึ่งใช้การจัดประเภท การติดแท็ก การให้คะแนน และการตรวจสอบอย่างชาญฉลาดจะทำให้การค้นหาของคุณเร็วขึ้นและเข้าใจง่ายมากขึ้น

มองเห็นได้ชัดเจนและมีการนำทางที่ชัดเจน

ระบบการจัดการเอกสารของคุณควรใช้งานง่าย อินเตอร์เฟสที่น่าสนใจ พร้อมฟีเจอร์การค้นหาที่มองเห็นได้ชัดเจน และเครื่องมืออื่น ๆ จะช่วยลดความเครียดและเพิ่มการยอมรับและการใช้งานจากทีมของคุณได้ดีขึ้น

ฟีเจอร์การค้นหาที่แข็งแกร่ง

เวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสารที่พวกเขาต้องการน้อยลงหมายความว่าพนักงานของคุณจะมีเวลามากขึ้นในการทำงานร่วมกัน สร้างนวัตกรรม และขับเคลื่อนองค์กรของคุณต่อไป ความสามารถในการค้นหาเอกสารทั้งหมดของบริษัทคุณได้ในครั้งเดียว หลังจากที่เอกสารเหล่านั้นได้รับการปรับให้เหมาะสมโดยระบบจัดการเอกสารของคุณสำหรับการค้นหา หมายถึงการลดความหงุดหงิดและเพิ่มผลิตภาพในทีมของคุณ. 

การควบคุมเวอร์ชัน

ระบบจัดการเอกสารที่เก็บรักษาเวอร์ชันทั้งหมด (และการแก้ไขและการอัปเดตที่เกี่ยวข้อง) ของไฟล์ของคุณมีความสำคัญต่อการระบุข้อผิดพลาดหรือความไม่สอดคล้องกันในหมู่ผู้ร่วมงาน ติดตามความก้าวหน้าและการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร หลีกเลี่ยงการทำสำเนาข้อมูล และบางครั้งช่วยหลีกเลี่ยงการเขียนใหม่เมื่อปัญหาเกิดขึ้น. 

การเข้าถึงและสิทธิ์

ไม่ทุกคนในองค์กรของคุณต้องแก้ไขหรือมีส่วนร่วมในเอกสารทุกฉบับ บางเอกสารสำคัญควรเป็นแบบอ่านซ้ำได้หรือสามารถแก้ไขได้โดยผู้จัดการเฉพาะ ในขณะที่เอกสารอื่นๆ จำเป็นต้องสามารถแก้ไขได้โดยทีมหลัก ความสามารถในการตั้งสิทธิ์เฉพาะจะทำให้ผู้ที่เหมาะสมเข้าถึงเอกสารที่เหมาะสมได้. 

ความสามารถในการรับฟอร์แมตที่หลากหลาย

เอกสารธุรกิจอาจมีอยู่ในรูปแบบไฟล์ที่หลากหลาย ตั้งแต่ไฟล์ PDF และไฟล์ประมวลผลคำ ไปจนถึงภาพที่ถูกสแกนและบันทึกจากเนื้อหาที่เป็นเอกสาร อีเมล รายงานทางการเงิน และสเปรดชีต คุณต้องระบบจัดการเอกสารที่สามารถรองรับพวกเขาทั้งหมด.