ドキュメント管理システムを使用すると、ビジネスファイルを作成、変更、管理することができます。 これらの文書はPDF、ワードプロセッシングファイル、スキャンした紙ベースのコンテンツの画像、電子メール、財務報告書、スプレッドシートなどです。

ドキュメント管理システムの利点は何ですか？

文書管理システムは、企業の文書管理プロセスを自動化し、あなたや従業員の貴重な時間を節約し、既存の物理的およびデジタルストレージスペースを整理し、片付けるのに役立ちます。 

• 整理され、適切にタグ付けされた文書は、より簡単に検索できます。これは、あなたの従業員やクライアントのフラストレーションを軽減する別の時間の節約になります。
• 自動化されたプロセスは、メタデータをキャプチャし、文書を検証および確認し、分類するのを助け、従業員のワークフローを改善し、コラボレーション能力を強化します。 
• 内蔵のセキュリティ機能は、アクセスと許可のルールを設定し、文書が表示、共有、編集されたときに確認するのに役立ちます。 
• 文書管理は、以前の紙ベースのファイルや、メールなどのデジタルファイルをバックアップできるため、それらが失われることはありません。 

EDMSシステムとは何ですか？

電子文書管理システム（EDMS）は、組織全体でさまざまな種類の文書をより効率的に保存、整理、検索、共有、配布できるようにします。 

EDMSは、定期的なワークフローにシームレスに 統合できます。 これにより、ユーザーは文書の作成と変換をより迅速かつ信頼性の高いものにするツールと自動化プロセスにアクセスできます。 EDMSはまた、これらの文書内での迅速で簡単なコラボレーションを実現し、ファイルの保存とアクセス、これらの文書のセキュリティと検証を支援します。 

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7つのドキュメント管理システムの例

利用可能な文書管理システムの種類は複数あるため、それぞれの機能をレビューし、あなたの組織のニーズに最も適したものを決定することが重要です。

プロジェクト管理プラットフォーム

プロジェクトを計画・管理する際に、プロジェクトマネージャーや従業員は関連文書を含む中央リポジトリにアクセスできます。 このソフトウェアを使用することで、プロジェクトチームはファイルを保存し、読み取り専用または編集可能な形式で互いに共有できます。 

内部ナレッジベース

 内部知識ベース は、組織内のチームメンバーによって作成され、プロプライエタリまたはプライベートな知識に必要に応じてアクセスします。 それは、従業員が最小限の中断で仕事を行えるようにするために、できるだけ多くの情報と文書を含んでいるべきです。 内部文書を保存、管理、共有するための効果的な方法です。 

コラボレーションツール

コラボレーションツールは、特定の文書で共同作業を行う組織のメンバーに instant access を提供し、各セクションまたはコンポーネントの作業者を明確に示し、明確に定義された承認構造を提供し、編集や更新が必要または完了した場合には通知します。 

ナレッジ管理ツール

知識管理 は、組織が従業員の集合的な知識をカタログ化、更新、および使用する方法を指します。過去と現在の両方の知識を含みます。 それはまた、その知識の分析を指します。 文書は、そのキャプチャされた知識の重要な例であり、ナレッジ管理ツールは会社の文書の中央デジタルファイリングを可能にします。 その結果、文書はより簡単に取得できるようになり、より効率的なワークフローが実現されます。 さらに、適切に維持されたナレッジ管理システムは、企業が変化する規制基準に準拠し続けるのに役立ちます。 ドキュメント管理システムがパスワードやバックアップ手順で強化されると、ドキュメントのセキュリティも強化されます。

ウェブベースのドキュメント管理ツール

ウェブベースのドキュメント管理により、あなたの組織はデジタル文書をフォルダーやサブフォルダーに整理し、文書の共有、検索、取得のためのウェブベースのナビゲーションとコントロールを提供することができます。 ウェブベースの文書管理ツールを使用すると、様々な場所で働いている従業員が効率的かつ安全に文書を作成、コラボレーション、共有、検索できます。 

クラウドベースのドキュメント管理システム

クラウドベースのドキュメント管理は、外部ベンダーによって提供され、オンラインであなたの組織がアクセスできるようにされます。 クラウドプロバイダーは通常、すべてのメンテナンスとソフトウェアの更新を処理するため、インストールやメンテナンスのためのITチームは必要ありません。 クラウドに保存された文書は、従業員がオンラインにアクセスできるどこからでも入手でき、ファイルは自動的にクラウドに保存されるため、バックアップが必要ありません。 

オンプレミスのドキュメント管理システム

オンプレミスのドキュメント管理システムでは、あなたの組織が自分のサーバーとストレージを使用し、メンテナンスを行います。 すべてのファイルをバックアップして、文書が保持され、安全であることを確認する必要があります。 あなたのシステムを常に管理できますが、メンテナンスや更新のために十分なITサポートが必要です。 オンプレミスのシステムはインターネット接続に依存しないため、接続が切れても文書にアクセスすることができます。

文書管理の例と機能

効果的な文書管理システムには、組織のすべての文書が適切にキャプチャ、変換、保存、整理、タグ付けされ、簡単に取得でき、配布およびコラボレーションの準備が整うことを保証するための特定の機能と能力が含まれます。 これらの機能には、

インテリジェントな組織化

ワークフローを改善し、時間を節約し、組織の効率を向上させるために、正しい人々が文書を迅速に見つけられるようにしたいと考えています。 スマートなカテゴリ化、タグ付け、評価、検証を採用した整然とした文書組織化システムは、検索をより迅速で直感的にします。

明確な可視性とナビゲーション

あなたのドキュメント管理システムはユーザーフレンドリーであるべきです。 明確に表示された検索機能やその他のツールを備えた魅力的なインターフェイスは、チームによる受け入れられ、使用されることを意味します。

強力な検索機能

必要な文書を探すために費やす時間が少ないほど、従業員はコラボレーション、革新、および組織を前進させることにもっと時間を費やすことができます。 文書管理システムによって最適化された検索後に、会社のすべての文書を一度に検索できることは、チーム内のフラストレーションを軽減し、生産性を向上させます。 

バージョン管理

すべてのバージョン（および関連する編集や更新）が保存される文書管理システムは、貢献者間のエラーや不一致を容易に特定し、文書の進行状況や変更を追跡し、コンテンツの重複を避け、時には問題が発生した場合に完全な書き直しを避けるために重要です。 

アクセスと権限

組織のすべてのメンバーがすべての文書を編集または貢献する必要はありません。 重要な文書は読み取り専用または特定の管理者のみが修正可能であるべきであり、他の文書は主要なチームが編集できる必要があります。 特定の権限を設定する能力により、正しい人々が正しい文書にアクセスできるようになります。 

多様なファイル形式の機能

ビジネス文書はPDFやワードプロセッシングファイル、紙ベースの内容のスキャン画像、電子メール、財務報告書、スプレッドシートなど、さまざまなファイル形式である可能性があります。 すべてをサポートできる文書管理システムが必要です。