Un sistema de gestión de documentos también le permite crear, modificar y gestionar archivos comerciales. Estos documentos pueden ser PDFs, archivos de procesamiento de texto, imágenes escaneadas y guardadas de contenido en papel, correos electrónicos, informes financieros y hojas de cálculo.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión de documentos?

Un sistema de gestión de documentos automatiza los procesos de gestión de documentos empresariales, ahorrándole a usted y a sus empleados un tiempo valioso, así como ayudarle a despejar y desordenar los espacios de almacenamiento físicos y digitales existentes. 

• Los documentos organizados y apropiadamente etiquetados pueden ser recuperados más fácilmente – otro ahorrador de tiempo que también reducirá la frustración entre sus empleados y clientes.
• Los procesos automatizados también pueden capturar metadatos, ayudar a validar y verificar sus documentos, y clasificarlos, mejorando los flujos de trabajo de los empleados y mejorando las capacidades de colaboración. 
• Las características de seguridad integradas pueden ayudarle a establecer reglas de acceso y permisos y ver cuándo se han visualizado, compartido y editado los documentos. 
• La gestión de documentos también le permite hacer copias de seguridad de archivos que anteriormente eran en papel, así como de archivos digitales como correos electrónicos, para que no se pierdan. 

¿Qué es un sistema EDMS?

Un sistema de gestión de documentos electrónico (EDMS) hace posible almacenar, organizar, buscar, compartir y distribuir de manera más eficiente muchos tipos de documentos en toda su organización. 

Un EDMS se puede integrar sin problemas en flujos de trabajo regulares. Esto proporciona a los usuarios acceso a herramientas y procesos automatizados que hacen que crear y convertir documentos requiera menos tiempo y sea más confiable. Un EDMS también ayuda a crear un camino hacia una colaboración más rápida y más fácil dentro de esos documentos, almacenando y accediendo a archivos, y asegurando y verificando estos documentos. 

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7 ejemplos de sistemas de gestión de documentos

Existen varios tipos de sistemas de gestión de documentos disponibles, por lo que es importante revisar las características de cada uno para determinar cuál se adapta mejor a las necesidades de su organización.

Plataformas de gestión de proyectos

Al planificar y gestionar proyectos, los gerentes de proyectos y los empleados pueden acceder a un repositorio central que contiene documentos relevantes. Con este software, los equipos de proyecto pueden almacenar archivos y compartirlos entre sí en formatos de solo lectura o editables. 

Bases de conocimiento internas

Una base de conocimiento interna es creada por y para los miembros del equipo dentro de una organización para acceder a conocimiento privado y/o propietario según sea necesario. Debería contener la mayor cantidad de información y documentación posible para ayudar a los empleados a realizar su trabajo con la menor interrupción posible. Es una forma efectiva de almacenar, gestionar y compartir documentos internos. 

Herramientas de colaboración

Las herramientas de colaboración ofrecen a los miembros de su organización que trabajan juntos en documentos específicos acceso instantáneo, una vista clara de quién está trabajando en cada sección o componente, estructuras de aprobación claramente definidas y notificaciones cuando se necesitan o completan ediciones o actualizaciones. 

Herramientas de gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento se refiere a cómo una organización cataloga, actualiza y utiliza el conocimiento colectivo de sus empleados—tanto del pasado como del presente. También se refiere al análisis de ese conocimiento. Los documentos son ejemplos importantes de ese conocimiento capturado, y las herramientas de gestión del conocimiento permiten una clasificación digital centralizada para los documentos de la empresa. Como resultado, los documentos pueden ser recuperados más fácilmente—lo que permite flujos de trabajo más eficientes. Además, un sistema de gestión del conocimiento bien mantenido puede ayudar a las empresas a mantenerse en conformidad con las normativas en constante cambio. Cuando un sistema de gestión de documentos se mejora con contraseñas y procedimientos de respaldo, la seguridad de los documentos también se mejora.

Herramientas de gestión de documentos basadas en la web

La gestión de documentos basada en la web permite a su organización organizar documentos digitales en carpetas y subcarpetas con navegación y controles basados en la web para compartir, buscar y recuperar documentos. Las herramientas de gestión de documentos basadas en la web permiten a sus empleados que trabajan desde varias ubicaciones crear, colaborar, compartir y buscar documentos de manera eficiente y segura. 

Sistemas de gestión de documentos locales

La gestión de documentos locales es proporcionada por un proveedor externo y se hace accesible a su organización en línea. El proveedor de la nube maneja típicamente todo el mantenimiento y las actualizaciones de software, por lo que no necesitará un equipo de TI para instalar o mantenerlo. Los documentos almacenados en la nube pueden ser accedidos en cualquier lugar donde sus empleados puedan conectarse a internet, y debido a que los archivos se guardan automáticamente en la nube, no necesita preocuparse por hacer copias de seguridad. 

Sistemas de gestión de documentos en las instalaciones

Con un sistema de gestión de documentos en las instalaciones, su organización emplea sus propios servidores y almacenamiento y realiza su propio mantenimiento. Necesitará hacer copias de seguridad de todos sus archivos para garantizar que los documentos se conserven y estén seguros. Si bien siempre tiene el control de su sistema, su organización necesitará un soporte de TI suficiente para el mantenimiento y las actualizaciones. Una ventaja es que, dado que los sistemas en las instalaciones no dependen de conexiones a internet, podrá seguir accediendo a documentos si su conexión se cae.

Capacidades y características de ejemplos de gestión de documentos

Los sistemas de gestión de documentos efectivos incluyen ciertas características y capacidades para garantizar que todos los documentos de su organización se capturen, conviertan, almacenen, organicen y etiqueten correctamente, sean fácilmente recuperables y estén listos para la distribución y colaboración. Estas características incluyen:

Organización inteligente

Para mejorar los flujos de trabajo, ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia de su organización, quiere que las personas adecuadas puedan encontrar los documentos correctos rápidamente. Un sistema de organización de documentos bien organizado que emplea categorización inteligente, etiquetado, clasificación y verificación hará que sus búsquedas sean más rápidas e intuitivas.

Visibilidad y navegación claras

Su sistema de gestión de documentos debería ser fácil de usar. Una interfaz atractiva con características de búsqueda claramente visibles y otras herramientas significará menos frustración y más aceptación y uso por parte de sus equipos.

Una característica de búsqueda sólida

Menos tiempo dedicado a buscar los documentos que necesitan significa que sus empleados tendrán más tiempo para colaborar, innovar y avanzar su organización. La capacidad de buscar todos los documentos de su empresa a la vez, después de que esos documentos hayan sido optimizados por su sistema de gestión de documentos para la búsqueda, significa menos frustración y más productividad entre sus equipos. 

Control de versiones

Un sistema de gestión de documentos que preserva todas las versiones (y las ediciones y actualizaciones asociadas) de sus archivos es importante para identificar fácilmente errores o discrepancias entre los colaboradores, rastrear el progreso y los cambios de documentos, evitar la duplicación de contenido y, a veces, evitar reescrituras completas cuando surgen problemas. 

Acceso y permisos

No todos los miembros de su organización necesitan editar o contribuir a cada documento. Algunos documentos importantes deben ser de solo lectura o solo modificables por gerentes específicos, mientras que otros necesitan ser editables por equipos clave. La capacidad de establecer permisos específicos dará a las personas adecuadas acceso a los documentos correctos. 

Capacidades de formatos de archivo diversos

Los documentos comerciales pueden estar en una amplia variedad de formatos de archivo, desde PDFs y archivos de procesamiento de texto, hasta imágenes escaneadas y guardadas de contenido en papel, correos electrónicos, informes financieros y hojas de cálculo. Necesita un sistema de gestión de documentos que pueda soportar todos ellos.