Et dokumentstyringssystem giver dig også mulighed for at oprette, ændre og administrere forretningsfiler. Disse dokumenter kan være PDFs, tekstbehandlingsfiler, scannede og gemte billeder af papirbaseret indhold, e-mails, finansielle rapporter og regneark.

Hvad er fordelene ved et dokumentstyringssystem?

Et dokumentstyringssystem automatiserer virksomhedens dokumentadministrationsprocesser, hvilket sparer dig og dine medarbejdere værdifuld tid, samt hjælper dig med at rydde op og rense eksisterende fysiske og digitale opbevaringsrum. 

• Systematiserede og korrekt mærkede dokumenter kan lettere hentes – en anden tidsbesparende funktion, der også vil reducere frustration blandt dine medarbejdere og kunder.
• Automatiserede processer kan også indfange metadata, hjælpe med at validere og verificere dine dokumenter samt klassificere dem, hvilket forbedrer medarbejdernes arbejdsflow og øger samarbejdsevnerne. 
• Indbyggede sikkerhedsfunktioner kan hjælpe dig med at sætte adgangs- og tilladelsesregler og se, hvornår dokumenter er blevet set, delt og redigeret. 
• Dokumentadministration giver dig også mulighed for at sikkerhedskopiere tidligere papirbaserede filer samt digitale filer som e-mails, så de ikke går tabt. 

Hvad er et EDMS-system?

Et elektronisk dokumentstyringssystem (EDMS) gør det muligt at mere effektivt gemme, organisere, søge, dele og distribuere mange typer dokumenter i hele din organisation. 

Et EDMS kan problemfrit integreres i almindelige arbejdsprocesser. Dette giver brugerne adgang til værktøjer og automatiserede processer, der gør oprettelse og konvertering af dokumenter mindre tidskrævende og mere pålidelige. Et EDMS hjælper også med at skabe en vej til hurtigere og lettere samarbejde inden for disse dokumenter, gemme og få adgang til filer samt sikre og verificere disse dokumenter. 

{{cta}}

7 eksempler på dokumentstyringssystemer

Der findes flere typer af dokumentstyringssystemer, så det er vigtigt at gennemgå funktionerne for hver for at bestemme, hvilken der bedst opfylder din organisations behov.

Projektstyringsplatforme

Når man planlægger og styrer projekter, kan projektledere og medarbejdere få adgang til et centralt arkiv, der indeholder relevante dokumenter. Med denne software kan projektteams gemme filer og dele dem med hinanden i skrivebeskyttede eller redigerbare formater. 

Interne vidensbaser

En intern vidensbase oprettes af og for teammedlemmer inden for en organisation for at få adgang til proprietær og/eller privat viden efter behov. Det skal indeholde så meget information og dokumentation som muligt for at hjælpe medarbejdere med at udføre deres arbejde med minimal forstyrrelse. Det er en effektiv måde at opbevare, administrere og dele interne dokumenter. 

Samarbejdsværktøjer

Samarbejdsværktøjer giver medlemmer af din organisation, der arbejder sammen på specifikke dokumenter, øjeblikkelig adgang, et klart overblik over, hvem der arbejder på hver sektion eller komponent, klart definerede godkendelsesstrukturer og meddelelser, når redigeringer eller opdateringer er nødvendige eller afsluttet. 

Vidensforvaltningsværktøjer

Vidensforvaltning refererer til, hvordan en organisation katalogiserer, opdaterer og bruger den samlede viden fra sine medarbejdere—både fortid og nutid. Det refererer også til analysen af denne viden. Dokumenter er vigtige eksempler på den indfangne viden, og vidensforvaltningsværktøjer muliggør centraliseret digital registrering af virksomheds dokumenter. Som et resultat kan dokumenter lettere hentes—hvilket giver mere effektive arbejdsflow. Derudover kan et velvedligeholdt vidensforvaltningssystem hjælpe virksomheder med at forblive compliant med de stadigt skiftende regulative bestemmelser. Når et dokumentstyringssystem forbedres med adgangskoder og sikkerhedskopieringsprocedurer, forbedres dokumenternes sikkerhed også.

Web-baserede dokumentstyringsværktøjer

Web-baseret dokumentadministration gør det muligt for din organisation at organisere digitale dokumenter i mapper og undermapper med web-baseret navigation og kontroller for dokumentdeling, søgning og hentning. Web-baserede dokumentstyringsværktøjer giver dine medarbejdere, der arbejder fra forskellige steder, mulighed for at oprette, samarbejde om, dele og søge dokumenter effektivt og sikkert. 

Cloud-baserede dokumentstyringssystemer

Cloud-baseret dokumentadministration leveres af en ekstern leverandør og gøres tilgængelig for din organisation online. Cloud-udbyderen håndterer typisk al vedligeholdelse og softwareopdateringer, så du ikke vil have brug for et IT-team til at installere eller vedligeholde det. Dokumenter, der er gemt i skyen, kan tilgås hvor som helst dine medarbejdere kan få adgang til internettet, og fordi filer automatisk gemmes i skyen, behøver du ikke bekymre dig om at sikkerhedskopiere dem. 

On-premises dokumentstyringssystemer

Med et on-premises dokumentstyringssystem anvender din organisation sine egne servere og opbevaring og udfører sin egen vedligeholdelse. Du skal sikkerhedskopiere alle dine filer for at sikre, at dokumenterne bevares og er sikre. Selvom du altid er i kontrol over dit system, vil din organisation have brug for tilstrækkelig IT-support til vedligeholdelse og opdateringer. En fordel er, at fordi on-premises systemer ikke er afhængige af internetforbindelser, vil du stadig være i stand til at få adgang til dokumenter, hvis din forbindelse er nede.

Eksempler på dokumentstyringsfunktioner & egenskaber

Effektive dokumentstyringssystemer omfatter visse funktioner og kapabiliteter for at sikre, at alle din organisations dokumenter bliver korrekt indfanget, konverteret, gemt, organiseret og mærket, nemt genvundet og klar til distribution og samarbejde. Disse funktioner inkluderer:

Intelligent organisation

For at forbedre arbejdsgange, spare tid og øge din organisations effektivitet, vil du have de rigtige personer til at kunne finde de rigtige dokumenter hurtigt. Et velorganiseret dokumentorganisationssystem, der anvender smart kategorisering, mærkning, vurdering, og verifikation, vil gøre dine søgninger hurtigere og mere intuitive.

Klar synlighed og navigation

Dit dokumentstyringssystem bør være brugervenligt. En attraktiv grænseflade med klart synlige søgefunktioner og andre værktøjer vil betyde mindre frustration og mere accept og brug af dine teams.

En stærk søgefunktion

Mindre tid brugt på at søge efter de dokumenter, de har brug for, betyder, at dine medarbejdere får mere tid til at samarbejde, innovere og på anden måde fremme din organisation. Muligheden for at søge i alle din virksomheds dokumenter på én gang, efter at disse dokumenter er blevet optimeret af dit dokumentstyringssystem til søgning, betyder mindre frustration og mere produktivitet blandt dine teams. 

Versionskontrol

Et dokumentstyringssystem, der bevarer alle versioner (og tilknyttede redigeringer og opdateringer) af dine filer, er vigtigt for nemt at identificere fejl eller uoverensstemmelser blandt bidragydere, spore dokumenternes fremdrift og ændringer, undgå indholdsduplikering og nogle gange undgå komplette omskrivninger, når problemer opstår. 

Adgang og tilladelser

Ikke alle medlemmer af din organisation har brug for at redigere eller bidrage til hvert dokument. Nogle vigtige dokumenter bør være skrivebeskyttede eller kun ændres af specifikke ledere, mens andre skal kunne redigeres af nøgleteams. Muligheden for at sætte specifikke tilladelser giver de rigtige personer adgang til de rigtige dokumenter. 

Diverse filformatkapabiliteter

Forretningsdokumenter kan være i en bred vifte af filformater, fra PDFs og tekstbehandlingsfiler til scannede og gemte billeder af papirbaseret indhold, til e-mails, finansielle rapporter og regneark. Du har brug for et dokumentstyringssystem, der kan understøtte dem alle.