Sistem manajemen dokumen juga memungkinkan Anda untuk membuat, memodifikasi, dan mengelola berkas bisnis. Dokumen ini dapat berupa PDF, berkas pengolah kata, gambar yang dipindai dan disimpan dari konten berbasis kertas, email, laporan keuangan, dan spreadsheet.

Apa manfaat dari sistem manajemen dokumen?

Sistem manajemen dokumen mengotomatiskan proses manajemen dokumen perusahaan, menghemat waktu berharga bagi Anda dan karyawan Anda, serta membantu Anda membersihkan dan merapikan ruang penyimpanan fisik dan digital yang ada. 

• Dokumen yang terorganisir dan diberi tag dengan tepat dapat diambil dengan lebih mudah – penghemat waktu lainnya yang juga akan mengurangi frustrasi di antara karyawan dan klien Anda.
• Proses otomatis juga dapat menangkap metadata, membantu memvalidasi dan memverifikasi dokumen Anda, dan mengklasifikasikannya, meningkatkan alur kerja karyawan dan meningkatkan kemampuan kolaborasi. 
• Fitur keamanan bawaan dapat membantu Anda menetapkan aturan akses dan izin serta melihat kapan dokumen dilihat, dibagikan, dan diedit. 
• Manajemen dokumen juga memungkinkan Anda untuk membackup file berbasis kertas yang sebelumnya, serta file digital seperti email, sehingga tidak hilang. 

Apa itu sistem EDMS?

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) memungkinkan untuk menyimpan, mengorganisir, mencari, membagikan, dan mendistribusikan berbagai jenis dokumen dengan lebih efisien di seluruh organisasi Anda. 

EDMS dapat diintegrasikan dengan lancar ke dalam alur kerja reguler. Ini memberikan akses kepada pengguna ke alat dan proses otomatis yang membuat pembuatan dan konversi dokumen menjadi kurang memakan waktu dan lebih dapat diandalkan. EDMS juga membantu membuka jalur untuk kolaborasi yang lebih cepat dan lebih mudah di dalam dokumen-dokumen tersebut, menyimpan dan mengakses berkas, serta mengamankan dan memverifikasi dokumen-dokumen ini. 

{{cta}}

7 contoh sistem manajemen dokumen

Ada beberapa jenis sistem manajemen dokumen yang tersedia, sehingga penting untuk meninjau fitur masing-masing untuk menentukan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.

Platform manajemen proyek

Saat merencanakan dan mengelola proyek, manajer proyek dan karyawan dapat mengakses repositori pusat yang berisi dokumen terkait. Dengan perangkat lunak ini, tim proyek dapat menyimpan berkas dan membagikannya satu sama lain dalam format hanya bacaan atau dapat diedit. 

Basis pengetahuan internal

Sebuah basis pengetahuan internal dibuat oleh dan untuk anggota tim dalam organisasi untuk mengakses pengetahuan yang bersifat kepemilikan dan/atau pribadi sesuai kebutuhan. Ini harus berisi sebanyak mungkin informasi dan dokumentasi untuk membantu karyawan melakukan pekerjaan mereka dengan gangguan minimal. Ini adalah cara yang efektif untuk menyimpan, mengelola, dan membagikan dokumen internal. 

Alat kolaborasi

Alat kolaborasi memberikan anggota organisasi Anda yang bekerja bersama pada dokumen tertentu akses instan, tampilan yang jelas tentang siapa yang bekerja pada setiap bagian atau komponen, struktur persetujuan yang jelas, dan pemberitahuan saat editan atau pembaruan diperlukan atau selesai. 

Alat manajemen pengetahuan

Manajemen pengetahuan merujuk pada bagaimana sebuah organisasi mengkatalogkan, memperbarui, dan menggunakan pengetahuan kolektif karyawan—baik yang lalu maupun yang sekarang. Ini juga merujuk pada analisis pengetahuan tersebut. Dokumen adalah contoh penting dari pengetahuan yang tertangkap, dan alat manajemen pengetahuan memungkinkan pengarsipan digital terpusat untuk dokumen perusahaan. Akibatnya, dokumen dapat lebih mudah diambil—membuat alur kerja menjadi lebih efisien. Selain itu, sistem manajemen pengetahuan yang terawat dengan baik dapat membantu perusahaan tetap mematuhi undang-undang regulasi yang selalu berubah. Ketika sistem manajemen dokumen ditingkatkan dengan kata sandi dan prosedur cadangan, keamanan dokumen juga meningkat.

Alat manajemen dokumen berbasis web

Manajemen dokumen berbasis web memungkinkan organisasi Anda untuk mengorganisir dokumen digital ke dalam folder dan subfolder dengan navigasi berbasis web serta kontrol untuk berbagi, mencari, dan mengambil dokumen. Alat manajemen dokumen berbasis web memungkinkan karyawan Anda yang bekerja dari berbagai lokasi untuk membuat, berkolaborasi, berbagi, dan mencari dokumen dengan efisien dan aman. 

Sistem manajemen dokumen berbasis cloud

Manajemen dokumen berbasis cloud disediakan oleh vendor eksternal dan diakses oleh organisasi Anda secara online. Penyedia cloud biasanya menangani semua pemeliharaan dan pembaruan perangkat lunak, jadi Anda tidak akan memerlukan tim IT untuk menginstal atau memeliharanya. Dokumen yang disimpan di cloud dapat diakses di mana saja karyawan Anda dapat online, dan karena file secara otomatis disimpan di cloud, Anda tidak perlu khawatir tentang melakukan backup.

Sistem manajemen dokumen on-premises

Dengan sistem manajemen dokumen on-premises, organisasi Anda menggunakan server dan penyimpanan sendiri dan melakukan pemeliharaannya sendiri. Anda perlu mencadangkan semua berkas Anda untuk memastikan dokumen tetap ada dan aman. Meskipun Anda selalu mengontrol sistem Anda, organisasi Anda memerlukan dukungan TI yang memadai untuk pemeliharaan dan pembaruan. Salah satu keuntungan adalah karena sistem on-premises tidak bergantung pada koneksi internet, Anda masih dapat mengakses dokumen jika koneksi Anda mati.

Contoh kemampuan & fitur manajemen dokumen

Sistem manajemen dokumen yang efektif mencakup fitur dan kemampuan tertentu untuk memastikan semua dokumen organisasi Anda ditangkap, dikonversi, disimpan, diorganisir, dan ditandai dengan benar, mudah diambil, dan siap untuk distribusi dan kolaborasi. Fitur-fitur ini meliputi:

Organisasi cerdas

Untuk meningkatkan alur kerja, menghemat waktu, dan meningkatkan efisiensi organisasi Anda, Anda ingin orang yang tepat dapat menemukan dokumen yang tepat dengan cepat. Sistem organisasi dokumen yang terorganisir dengan baik yang menggunakan kategorisasi cerdas, penandaan, penilaian, dan verifikasi akan membuat pencarian Anda lebih cepat dan lebih intuitif.

Visibilitas dan navigasi yang jelas

Sistem manajemen dokumen Anda harus ramah pengguna. Antarmuka yang menarik dengan fitur pencarian yang terlihat jelas dan alat-alat lainnya akan berarti lebih sedikit frustrasi dan lebih banyak penerimaan dan penggunaan oleh tim Anda.

Fitur pencarian yang kuat

Lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen yang mereka butuhkan berarti karyawan Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk berkolaborasi, berinovasi, dan menggerakkan organisasi Anda maju. Kemampuan untuk mencari semua dokumen perusahaan Anda sekaligus, setelah dokumen tersebut dioptimalkan oleh sistem manajemen dokumen Anda untuk pencarian, berarti lebih sedikit frustrasi dan lebih banyak produktivitas di antara tim Anda. 

Kontrol versi

Sistem manajemen dokumen yang mempertahankan semua versi (dan perubahan serta pembaruan yang terkait) dari berkas Anda sangat penting untuk dengan mudah mengidentifikasi kesalahan atau ketidaksesuaian di antara kontributor, melacak kemajuan dan perubahan dokumen, menghindari duplikasi konten, dan kadang-kadang menghindari penulisan ulang total ketika masalah muncul. 

Akses dan izin

Tidak semua anggota organisasi Anda perlu mengedit atau berkontribusi pada setiap dokumen. Beberapa dokumen penting harus bersifat hanya baca atau hanya dapat diubah oleh manajer tertentu, sementara yang lain perlu dapat diedit oleh tim kunci. Kemampuan untuk menetapkan izin spesifik akan memberikan akses kepada orang yang tepat ke dokumen yang tepat. 

Kemampuan format file yang beragam

Dokumen bisnis mungkin berada dalam berbagai format file, mulai dari PDF dan berkas pengolah kata, hingga gambar yang dipindai dan disimpan dari konten berbasis kertas, hingga email, laporan keuangan, dan spreadsheet. Anda memerlukan sistem manajemen dokumen yang dapat mendukung semuanya.