What is an intranet?

Intranet meaning and definition

An intranet is an internal communications and collaboration platform used by companies of all sizes and industries. Ini adalah jaringan aman untuk karyawan perusahaan dan mitra tepercaya untuk berbagi informasi, berkomunikasi dengan baik, dan bekerja sama secara efektif.

Some of the key things an intranet can provide are:

• A way to safely share internal information
• Improved communication between leadership and employees
• Increased alignment between cross-functional teams
• A home base for companies to store and organize policies, guidelines, and standard operating procedures

Intinya, intranet berfungsi sebagai markas digital perusahaan dan sumber daya utama untuk karyawan agar tetap terinformasi. Ini adalah alat yang sangat berharga untuk menjaga tim tetap terhubung satu sama lain serta dengan budaya dan misi perusahaan mereka.

Traditionally, many organizations use SharePoint or custom platforms as their intranet. But as the world of work has changed, new user-friendly solutions have emerged, with benefits to meet the evolving needs of employees.

‍

Benefits of an intranet

Implementasi intranet tidak hanya membantu karyawan tetap terhubung dan terorganisir—ini sebenarnya dapat mengubah efisiensi dan produktivitas seluruh organisasi. Here are some of the biggest benefits of an intranet:

• Improved communication: Intranets facilitate effective communication across the organization, allowing employees to share news, updates, and announcements easily.
• Enhanced collaboration: With tools like shared calendars, project management software, and document sharing, they enable teams to work together more efficiently, regardless of their location.
• Increased productivity: Intranets provide a centralized place for information and resources, reducing the time employees spend searching for information and allowing them to focus on their work.
• Cost savings: By using an intranet for internal communication and collaboration, organizations can reduce costs associated with printing, mailing, and other traditional methods of information sharing.
• Streamlined processes: Intranets can automate and streamline various business processes, such as HR tasks, expense reporting, and procurement, saving time and reducing errors.
• Manajemen pengetahuan yang lebih baik: Intranet dapat berfungsi sebagai basis pengetahuan, menangkap dan menyimpan pengetahuan serta keahlian kolektif organisasi, membuatnya mudah diakses oleh semua karyawan.
• Improved employee engagement: Intranets can foster a sense of community and belonging among employees by providing a platform for sharing success stories, recognizing achievements, and encouraging feedback.
• Enhanced security: With proper access controls and security measures, intranets ensure that sensitive information remains confidential and accessible only to authorized personnel.
• Scalability: Intranets can grow and evolve with the organization, accommodating new users, content, and features as needed.
• Integration with other systems: Intranets can integrate with other enterprise systems, such as customer relationship management (CRM) or enterprise resource planning (ERP) software, providing a unified platform for accessing information and tools.

Why is a company intranet important?

Pada tahun 2024, semakin sulit bagi karyawan untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan untuk menjalankan pekerjaan mereka, tetap terhubung satu sama lain, dan mengikuti arah perusahaan mereka. Faktanya, sebuah studi oleh HBR menemukan bahwa hanya 23% karyawan yang benar-benar sejalan dengan strategi perusahaan mereka.

An intranet offers the following critical functionality that can help companies address this alignment gap:

1. Provide visibility across teams

An intranet is a great way to make information available to an entire company. Karena setiap karyawan secara otomatis memiliki akses, mudah untuk berbagi pembaruan dari kepemimpinan perusahaan yang berlaku untuk semua orang.

Many solutions have sections for different teams. This makes it easy to see what others are working on. Ini juga membantu untuk tetap selaras dengan tujuan tim.

2. Offer a centralized place for document and content storage and retrieval

An intranet is a central location for employees to store important documents and information. It is searchable for anyone who needs access to them. This system helps employees easily find the information they need.

The intranet is a convenient tool for organizing and sharing important resources within a company. Rather than finding and sharing documents from systems like Microsoft Office or Google Drive, users can upload them to a portal and make them broadly available.

3. Simplify permissioning

When used with SSO or as part of a software suite, administrators can easily manage authorized users. They can add or remove users with just a few clicks.

Uses of an intranet

An intranet is a versatile and powerful tool that can change the way an organization operates. They can help with communication, collaboration, automating tasks, and supporting remote work, providing many benefits for organizations. Here are just some of the ways that companies use an intranet:

• Internal communication: Sharing company news, announcements, and updates
• Employee directory: Providing a searchable database of employee profiles and contact information
• Document management: Storing, organizing, and sharing important documents and files
• Collaboration: Enabling teamwork through shared workspaces, project management tools, and discussion forums
• Knowledge management: Creating a centralized location for company knowledge, best practices, and frequently asked questions
• HR and employee self-service: Managing HR processes, such as employee onboarding, benefits enrollment, and time-off requests
• Training and development: Delivering online training courses and materials for employee skill development
• IT support: Offering a helpdesk and resources for troubleshooting common technical issues
• Policy and procedure distribution: Ensuring easy access to company policies, handbooks, and guidelines

What are the advantages and disadvantages of using intranet software?

The advantages of an intranet

A modern intranet can offer tremendous advantages for most companies. Here are just a few:

• Improved communication: It provides a centralized platform for employees to communicate and collaborate on projects, which leads to increased productivity and efficiency.
• Streamlined information sharing: Intranets help organizations share company policies, procedures, and updates easily, keeping all employees informed and aligned.
• Enhanced data security: They provide a secure platform for sharing sensitive information within an organization, reducing the risk of data breaches and other security threats.
• Increased employee engagement: By providing access to training materials, employee recognition programs, and other resources, an intranet can help to keep employees engaged and motivated.
• Cost savings: They can reduce printing and distribution costs by providing a paperless platform for sharing information, which can result in significant cost savings for organizations.

The disadvantages of an intranet

Seperti yang telah kita lihat, ada banyak manfaat dari menggunakan intranet. Namun, mereka tidak semua diciptakan sama. Unlike modern solutions, traditional intranet offerings often have the following drawbacks:

Traditional intranets require employees to navigate to another destination to access information

Real-world data does not support the claim that intranets are designed to be easily accessed. Knowledge workers feel overwhelmed by tabs, apps, channels, and information, which can cause context-switching and a loss of focus. Traditional offerings act as portals that act as yet another destination for employees to visit.

Traditional intranets often need IT administration to update, scale, and maintain

Traditional intranets are admin-heavy. They require specialized IT knowledge to maintain. This sometimes results in them being a bit behind the UX and security curve.

Sesederhana memperbarui “halaman beranda” bisa membutuhkan beberapa langkah, dan membangun bagian baru untuk tim yang baru terbentuk bisa memakan waktu jika intranet tidak dilengkapi dengan bagian wiki bawaan. Ideally, an intranet CMS allows for easy-to-update employee communications and documentation.

Intranet tradisional tidak menembus kebisingan dari kelebihan informasi.

Employees feel stressed by the quick exchange of information in chat and video apps such as Slack or Teams. This happens whether they are in the office or working from home.

The fast pace of communication can be overwhelming for them. Intranets may not be effective as a replacement or addition to some applications. They can also worsen information overload instead of improving it.

Traditional intranets get stale almost as soon as content is published

Intranets need good content to attract employees. Content teams sometimes use clickbait to encourage employees to use the intranet.

Masalah lain dengan konten kadaluarsa adalah sering kali tidak dapat dipercaya. This can lead to employees disregarding the information they find, and ultimately stopping searching altogether.

Intranet tradisional tidak mendorong koordinasi antar perusahaan.

Mari kita hadapi, alun-alun kota digital zaman dulu tidak lagi relevan. Mereka adalah ruang komunikasi sama seperti pusat perbelanjaan era '90 yang menyedihkan yang ditutup di kota Anda tahun lalu. Hari ini, komunikasi internal, kolaborasi, dan koordinasi terjadi di tempat di mana karyawan sudah terhubung: di “markas virtual” mereka yang terletak di Slack atau Microsoft Teams.

Intranet best practices

Jika Anda mengimplementasikan perangkat lunak intranet, ada banyak cara yang bisa Anda lakukan untuk memastikan semua orang mendapatkan manfaat maksimal darinya. To get the most out of your investment, follow these best practices:

1. Reach workers where they are

We are all working online now. It is important for everyone to communicate effectively. This is especially crucial in a remote or hybrid work environment. Use your portal to foster employee engagement by posting updates and information regularly.

An intranet, when used right, can be a tool for everyone in the company to collaborate, along with your chat system. Why not see if you can integrate the two? When you connect to Slack or Teams, you can send information and documents to anyone when needed.

2. Reduce time wasted finding important information

The best way to get the most out of your setup is to treat it as a single source of truth for all employees. Jangan biarkan intranet Anda menjadi berantakan dengan informasi lama. It will make it hard for people to find what they need.

Jika pengaturan Anda memiliki sistem manajemen konten yang menunjukkan kapan dokumen terakhir diperbarui—atau, lebih baik lagi, jika dapat menandai potensi duplikat konten—pencari akan lebih mudah menemukan apa yang mereka butuhkan.

3. Keep your team productive by preventing time-consuming interruptions for key employees

It happens at every company: a few subject matter experts (SMEs) who hold lots of information are frequently interrupted by colleagues who need answers. A study by the University of California and Humboldt University found that it takes workers up to 23 minutes to regain focus after being interrupted.

Experts can avoid disruptions by adding their knowledge to a single source of truth to make it accessible by anyone who needs it, when they need it. Sedikit lebih banyak usaha di awal dapat memiliki implikasi besar pada manajemen waktu di masa depan.

4. Hindari perpindahan konteks yang tidak perlu untuk menjaga karyawan tetap produktif dalam alat yang mereka gunakan setiap hari

Mengintegrasikan dengan platform obrolan Anda itu bagus, tetapi mengintegrasikan dengan semua alat lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka? Itu jauh lebih baik. Jauh lebih baik. Cari solusi generasi berikutnya yang dapat menyajikan informasi di alat berbasis web mana pun.

Bagaimana Anda membuat intranet perusahaan yang meningkatkan produktivitas dan mendorong keterlibatan karyawan?

Jika intranet Anda saat ini mengalami adopsi yang rendah, jangan panik! Periksa siklus tindakan spesifik ini yang dirancang untuk membantu Anda membangun dukungan, mengidentifikasi pengganti (jika Anda membutuhkannya), meluncurkan pendekatan baru, dan menciptakan solusi yang berkelanjutan.  Pelajari lebih lanjut tentang menciptakan urgensi dalam manajemen perubahan.

1. Buat rencana untuk adopsi

Pertama, cari tahu apa yang Anda pikir salah pada percobaan pertama (atau yang ke-47). Apa faktor utama yang mencegah adopsi jangka panjang yang luas, dan apa cara spesifik untuk menyelesaikannya?

2. Tetapkan tujuan

Beberapa contoh tujuan yang dapat ditetapkan adalah:

• Jadwal
• “Umpan balik karyawan yang dikumpulkan sebelum 1 Juni”
• “Tentukan apakah akan mempertahankan atau mengganti intranet kita sebelum 31 Juli”
• “Luncurkan panduan/alat baru sebelum 1 Oktober”
• Ukuran keberhasilan
• Sertakan tujuan reguler dan stretch
• Tujuan reguler: Orang menggunakan intranet setidaknya 1x/minggu selama 6 bulan rata-rata
• Tujuan stretch: Orang menggunakan intranet setidaknya 1x/hari selama 6 bulan).

3. Cari masukan karyawan

Tanyakan kepada orang-orang bagaimana perasaan mereka tentang solusi yang mereka gunakan. Apakah mereka menyukainya dalam teori, tetapi merasa terlalu merepotkan untuk digunakan? Apakah mereka telah menggunakan solusi atau pendekatan yang berbeda di perusahaan lain? Apakah mereka berharap bisa menggunakan apa yang teman-teman mereka di perusahaan lain gunakan? Pelajari cara membuat tumpukan teknologi yang efisien.

4. Pilih platform intranet

Jika masalah pada platform Anda saat ini tidak dapat diselesaikan, lakukan penelitian yang tepat dan cari penyedia intranet baru. Lihat rekomendasi karyawan, dan cari di situs ulasan seperti G2 dan TrustRadius.

5. Tugaskan kepemilikan alat

Tentukan siapa yang akan bertanggung jawab atas keberhasilan keseluruhan dan peluncuran intranet baru Anda (atau pendekatan tersebut). Pelajari mengapa Anda mungkin ingin menggunakan seorang manajer pengetahuan.

6. Konfigurasikan alat yang Anda pilih

Saatnya untuk mengatur pengaturan tim, ruang, dan izin Anda!

7. Kembangkan konten

Ini mungkin melibatkan pengimporan dokumentasi dari tempat lain, membuat sumber daya baru, atau sepenuhnya menulis ulang konten yang ada. Pelajari mengapa informasi yang ringkas adalah yang terbaik.

8. Inisiatif karyawan untuk meningkatkan adopsi

Hindari pelatihan yang panjang dan membosankan. Jika Anda memerlukan pelatihan, pertimbangkan untuk menggunakan modul mandiri daripada sesi tradisional sepanjang hari. Untuk pilihan yang lebih menarik, tawarkan merchandise atau adakan pesta!‍

9. Ukur keberhasilan

Jangan lupa untuk memeriksa tujuan Anda.

Fitur penting dari perangkat lunak intranet

Jika Anda siap untuk menciptakan pengalaman karyawan yang benar-benar hebat, Anda tahu bahwa Anda harus menemukan perangkat lunak intranet terbaik—alat yang bisa melakukan lebih dari yang tradisional. Solusi manajemen pengetahuan dan wiki perusahaan terbaru mengambil semua hal hebat tentang intranet dan menjadikannya lebih baik. Ini yang bisa Anda nantikan:

Pengalaman pengguna yang luar biasa

Tampilan yang kaku, berlebihan, ‘90-an (dan bukan dengan cara yang keren) dari intranet tradisional sebaiknya segera dilupakan. Guru memiliki pengalaman pengguna yang sederhana—tetapi intuitif—dirancang untuk memberikan jawaban yang tepercaya kapan pun dan di mana pun karyawan bekerja.

Kemampuan pencarian yang kuat

Anda seharusnya dapat menemukan apa yang Anda butuhkan tanpa mengetahui semua detail. Di platform Guru, itu berarti pencarian AI perusahaan yang canggih enterprise AI search yang bekerja di aplikasi atau alat mana pun yang sedang Anda gunakan.

Kemampuan integrasi

Perpindahan konteks membunuh produktivitas. Itulah sebabnya Guru menumpuk setiap situs web melalui ekstensi browser dan memiliki integrasi bawaan dengan Slack, Microsoft Teams, dan aplikasi komunikasi dan kolaborasi lainnya yang sudah digunakan tim Anda, sehingga Anda tidak perlu menghentikan apa yang sedang Anda lakukan untuk menggunakannya.

Jaga informasi tetap dapat diakses di mana saja

Tidak peduli di mana karyawan Anda berada atau alat apa yang mereka gunakan, mendapatkan jawaban seharusnya sederhana. Dapatkan pengetahuan yang spesifik untuk konteks sebelum Anda tahuAnda membutuhkannya dengan Knowledge Triggers, atau bawa pengetahuan saat bepergian dengan aplikasi seluler Guru.

Analitik

Analisis mendalam dari Guru memungkinkan admin dan penulis untuk terus mengevaluasi pengaturan untuk kesenjangan dan ketidakefisienan pengetahuan di seluruh perusahaan, selain memberikan analisis penggunaan produk yang mendetail.

Lacak bagaimana pengguna berinteraksi dengan konten

Perasaan terburuk adalah melakukan pekerjaan pada sesuatu—dan kemudian tidak seorang pun bahkan melihatnya. Guru memungkinkan Anda untuk melihat bukan hanya siapa yang telah membaca Kartu Anda, tetapi berapa kali orang telah menyimpannya atau menyukainya. Tidak tahu apa yang dicari orang? Gunakan analitik pencarian untuk melihat apa yang dicari orang dan menghilangkan kesenjangan konten tersebut.

Pastikan persyaratan kepatuhan terpenuhi dan terorganisir

Jangan berhenti hanya pada melihat siapa yang sudah membaca Kartu sekali. Kirim pengumuman di Guru ketika ada sesuatu yang berubah dan lacak siapa yang telah melihat dan mengakuinya. Itu adalah cara yang mudah untuk memastikan tidak ada yang hilang dalam kotak masuk yang sibuk atau dokumen yang panjang.

Adopsi yang mudah

Solusi intranet yang hebat seharusnya membuat karyawan ingin menggunakannya. Setelah meluncurkan Guru, tidak hanya “Apakah Anda sudah menggunakan Guru?” menjadi respons standar, tetapi perusahaan juga melihat pengembalian investasi jangka panjang berkat adopsi yang tinggi.

Apa itu ekstranet?

Sebuah ekstranet adalah subbagian dari intranet perusahaan. Sebuah jaringan pribadi seperti intranet di mana vendor, mitra, dan pelanggan yang berwenang dapat mengakses informasi dari jaringan perusahaan.

Istilah "ekstranet" menjadi populer pada awal 2000-an. Istilah ini digunakan oleh organisasi untuk merujuk pada lokasi pusat untuk berbagi data. Data ini hanya bisa diakses oleh kelompok kerja tertentu.

Karena ekstranet terstruktur seperti intranet, ia bergantung pada IP dan TCP untuk pertukaran data. Ekstranet juga memiliki fitur keamanan seperti firewall dan detail login yang dilindungi kata sandi untuk mencegah akses tanpa izin.

Contoh ekstranet

• Jaringan distribusi untuk menjaga komunikasi antara pemasok dan distributor
• Alat kolaborasi pusat untuk sebuah waralaba agar dapat berkomunikasi di berbagai lokasi.
• Kolaborasi lintas lembaga pemerintah
• Integrasi situs e-commerce untuk bertukar data inventaris melalui jaringan aman
• Alat manajemen proyek di mana seorang manajer proyek dapat berbagi dokumen dan kontrak dengan subkontraktor dan pemangku kepentingan lainnya
• Portal papan di mana anggota asosiasi dapat mengakses notulen rapat dan dokumen dewan
• Dokumen onboarding untuk subkontraktor atau pekerja lepas yang tidak memiliki akses ke intranet karyawan Anda

Intranet vs. ekstranet: apa perbedaannya?

Intranet dan ekstranet adalah kedua jaringan privat yang menggunakan teknologi internet, tetapi mereka berbeda dalam hal akses dan tujuan.

Intranet:

• Sebuah intranet adalah jaringan pribadi yang hanya dapat diakses oleh karyawan organisasi.
• Ini digunakan untuk berbagi informasi perusahaan, sumber daya, dan alat secara internal.
• Akses ke intranet dibatasi untuk pengguna yang berwenang dalam organisasi dan biasanya memerlukan login.

Ekstranet:

• Ekstranet adalah perpanjangan dari intranet yang memungkinkan akses terkontrol kepada pengguna eksternal yang berwenang, seperti pelanggan, pemasok, atau mitra bisnis.
• Ini memungkinkan organisasi untuk berbagi informasi secara aman dan berkolaborasi dengan pihak eksternal tertentu.
• Akses ke ekstranet diberikan kepada pengguna eksternal tertentu melalui metode autentikasi seperti nama pengguna dan kata sandi.

Pada dasarnya, intranet dibatasi untuk penggunaan internal dalam organisasi, sedangkan ekstranet dapat diakses oleh pihak eksternal. Kedua jenis jaringan bertujuan untuk memfasilitasi komunikasi yang aman, kolaborasi, dan berbagi informasi dengan menggunakan teknologi internet.