Che cos'è un intranet?

Significato e definizione di intranet

Un intranet è una piattaforma di comunicazione e collaborazione interna utilizzata da aziende di tutte le dimensioni e settori. È una rete sicura per i dipendenti di un'azienda e i partner fidati per condividere informazioni, comunicare bene e lavorare insieme in modo efficace.

Alcune delle cose chiave che un intranet può fornire sono:

• Un modo per condividere informazioni interne in modo sicuro
• Miglioramento della comunicazione tra i dirigenti e i dipendenti
• Aumento dell'allineamento tra team interfunzionali
• Una base centrale per le aziende per archiviare e organizzare politiche, linee guida e procedure operative standard

In sostanza, un intranet funge da HQ digitale di un'azienda e come risorsa per i dipendenti per rimanere informati. È uno strumento prezioso per mantenere i team connessi tra loro e con la cultura e la missione della propria azienda.

Tradizionalmente, molte organizzazioni utilizzano SharePoint o piattaforme personalizzate come loro intranet. Ma poiché il mondo del lavoro è cambiato, sono emerse nuove soluzioni user-friendly, con vantaggi per soddisfare le esigenze in evoluzione dei dipendenti.

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Benefici di un intranet

Implementare un intranet non aiuta solo i dipendenti a rimanere connessi e organizzati: può effettivamente trasformare l'efficienza e la produttività di un'intera organizzazione. Ecco alcuni dei più grandi benefici di un intranet:

• Miglioramento della comunicazione: Gli intranet facilitano una comunicazione efficace nell'organizzazione, consentendo ai dipendenti di condividere notizie, aggiornamenti e annunci facilmente.
• Collaborazione migliorata: Con strumenti come calendari condivisi, software di gestione progetti e condivisione documenti, consentono ai team di lavorare insieme in modo più efficiente, indipendentemente dalla loro posizione.
• Aumento della produttività: Gli intranet forniscono un luogo centralizzato per informazioni e risorse, riducendo il tempo che i dipendenti spendono a cercare informazioni e consentendo loro di concentrarsi sul lavoro.
• Risparmi sui costi: Utilizzando un intranet per comunicazione e collaborazione interne, le organizzazioni possono ridurre i costi associati alla stampa, alla posta e ad altri metodi tradizionali di condivisione delle informazioni.
• Processi snelliti: Gli intranet possono automatizzare e semplificare vari processi aziendali, come le attività delle risorse umane, la rendicontazione delle spese e gli acquisti, risparmiando tempo e riducendo gli errori.
• Gestione della conoscenza migliore: Un intranet può fungere da base di conoscenza, catturando e memorizzando il sapere collettivo e l'esperienza dell'organizzazione, rendendolo facilmente accessibile a tutti i dipendenti.
• Miglioramento dell'engagement dei dipendenti: Gli intranet possono favorire un senso di comunità e appartenenza tra i dipendenti fornendo una piattaforma per condividere storie di successo, riconoscere i risultati e incoraggiare il feedback.
• Maggiore sicurezza: Con appropriati controlli di accesso e misure di sicurezza, gli intranet garantiscono che le informazioni sensibili rimangano riservate e accessibili solo al personale autorizzato.
• Scalabilità: Gli intranet possono crescere ed evolversi con l'organizzazione, accogliendo nuovi utenti, contenuti e funzionalità quando necessario.
• Integrazione con altri sistemi: Gli intranet possono integrarsi con altri sistemi aziendali, come il software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o la pianificazione delle risorse aziendali (ERP), fornendo una piattaforma unificata per accedere a informazioni e strumenti.

Perché è importante un intranet aziendale?

Nel 2024, è più difficile che mai per i dipendenti trovare le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro, rimanere in contatto tra di loro e rimanere aggiornati sulla direzione della propria azienda. Infatti, uno studio di HBR ha scoperto che solo il 23% dei dipendenti sono realmente allineati con le strategie della loro azienda.

Un intranet offre le seguenti funzionalità critiche che possono aiutare le aziende a colmare questo divario di allineamento:

1. Fornire visibilità tra i team

Un intranet è un ottimo modo per rendere le informazioni disponibili a tutta l'azienda. Poiché ogni dipendente ha accesso automatico, è facile condividere aggiornamenti dalla leadership aziendale che si applicano a tutti.

Molte soluzioni hanno sezioni per diversi team. Ciò facilita il vedere su cosa stanno lavorando gli altri. Aiuta anche a rimanere allineati con gli obiettivi del team.

2. Offrire un luogo centralizzato per l'archiviazione e il recupero di documenti e contenuti

Un intranet è un luogo centrale per i dipendenti per archiviare documenti importanti e informazioni. È ricercabile da chiunque abbia bisogno di accedervi. Questo sistema aiuta i dipendenti a trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno.

L'intranet è uno strumento conveniente per organizzare e condividere risorse importanti all'interno di un'azienda. Invece di trovare e condividere documenti da sistemi come Microsoft Office o Google Drive, gli utenti possono caricarli su un portale e renderli ampiamente disponibili.

3. Semplificare l'autorizzazione

Quando usato con SSO o come parte di una suite software, gli amministratori possono gestire facilmente gli utenti autorizzati. Possono aggiungere o rimuovere utenti con solo pochi clic.

Usi di un intranet

Un intranet è uno strumento versatile e potente che può cambiare il modo in cui un'organizzazione opera. Possono aiutare con comunicazione, collaborazione, automazione delle attività e supporto per il lavoro remoto, fornendo molti vantaggi per le organizzazioni. Ecco solo alcuni dei modi in cui le aziende utilizzano un intranet:

• Comunicazione interna: Condivisione di notizie aziendali, annunci e aggiornamenti
• Elenco dipendenti: Fornire un database ricercabile di profili e informazioni di contatto dei dipendenti
• Gestione documentale: Archiviare, organizzare e condividere documenti e file importanti
• Collaborazione: Abilitare il lavoro di squadra attraverso spazi di lavoro condivisi, strumenti di gestione progetti e forum di discussione
• Gestione della conoscenza: Creare un luogo centralizzato per la conoscenza aziendale, le migliori pratiche e le domande più frequenti
• HR e self-service per i dipendenti: Gestire processi HR, come l'inserimento dei dipendenti, l'iscrizione ai benefici e le richieste di tempo libero
• Formazione e sviluppo: Fornire corsi di formazione online e materiali per lo sviluppo delle competenze dei dipendenti
• Supporto IT: Offrire un helpdesk e risorse per la risoluzione di problemi tecnici comuni
• Distribuzione di politiche e procedure: Assicurare un facile accesso a politiche aziendali, manuali e linee guida

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi dell'uso di software intranet?

I vantaggi di un intranet

Un intranet moderno può offrire enormi vantaggi per la maggior parte delle aziende. Ecco solo alcuni:

• Miglioramento della comunicazione: fornisce una piattaforma centralizzata per i dipendenti per comunicare e collaborare su progetti, il che porta a una maggiore produttività e efficienza.
• Condivisione semplificata delle informazioni: gli intranet aiutano le organizzazioni a condividere politiche aziendali, procedure e aggiornamenti facilmente, mantenendo tutti i dipendenti informati e allineati.
• Maggiore sicurezza dei dati: forniscono una piattaforma sicura per la condivisione di informazioni riservate all'interno di un'organizzazione, riducendo il rischio di violazioni dei dati e altre minacce alla sicurezza.
• Maggiore coinvolgimento dei dipendenti: fornendo accesso a materiali di formazione, programmi di riconoscimento dei dipendenti e altre risorse, un intranet può aiutare a mantenere i dipendenti coinvolti e motivati.
• Risparmi sui costi: possono ridurre i costi di stampa e distribuzione fornendo una piattaforma senza carta per la condivisione delle informazioni, il che può comportare risparmi significativi per le organizzazioni.

Gli svantaggi di un intranet

Come abbiamo visto, ci sono molti vantaggi nell'utilizzare un intranet. Tuttavia, non sono tutti creati uguali. A differenza delle soluzioni moderne, le offerte tradizionali di intranet spesso presentano gli svantaggi seguenti:

Gli intranet tradizionali richiedono che i dipendenti navigano verso un'altra destinazione per accedere alle informazioni

I dati del mondo reale non supportano l'affermazione che gli intranet sono progettati per essere facilmente accessibili. I knowledge workers si sentono sopraffatti da schede, app, canali e informazioni, il che può causare cambi di contesto e una perdita di concentrazione. Le offerte tradizionali fungono da portali che fungono da un'altra destinazione per i dipendenti da visitare.

Le intranet tradizionali richiedono spesso l'amministrazione IT per aggiornare, scalare e mantenere.

Gli intranet tradizionali sono pesantemente amministrati. Richiedono conoscenze IT specializzate per essere mantenuti. Questo porta a essere un po' indietro rispetto alle curve UX e sicurezza.

Qualcosa di semplice come aggiornare la "home page" può richiedere più passaggi, e creare una nuova sezione per un team appena formato può richiedere un bel po' di tempo se l'intranet non include una sezione wiki integrata. Ideale, un CMS intranet permette comunicazioni e documentazione per i dipendenti facili da aggiornare.

Le intranet tradizionali non riusciranno a tagliare il rumore dell'informazione eccessiva.

I dipendenti si sentono stressati dallo scambio rapido di informazioni in app di chat e video come Slack o Teams. Questo accade che siano in ufficio o stiano lavorando da casa.

Il rapido ritmo della comunicazione può essere opprimente per loro. Gli intranet possono non essere efficaci come sostituto o aggiunta di alcune applicazioni. Possono anche peggiorare il sovraccarico informativo invece di migliorarlo.

Gli intranet tradizionali diventano obsoleti quasi appena il contenuto viene pubblicato

Gli intranet hanno bisogno di buoni contenuti per attrarre i dipendenti. I team dei contenuti a volte usano clickbait per incoraggiare i dipendenti a utilizzare l'intranet.

L'altro problema con i contenuti datati è che spesso non sono affidabili. Questo può portare i dipendenti a ignorare le informazioni che trovano e, alla fine, a smettere di cercare del tutto.

Le intranet tradizionali non favoriscono il coordinamento tra le aziende.

Affrontiamolo, la piazza digitale di una volta non va più bene. Sono tanto uno spazio di comunicazione quanto quel tristo centro commerciale degli anni '90 che ha chiuso l'anno scorso nella tua città. Oggi, la comunicazione interna, collaborazione e coordinamento avvengono dove i dipendenti già si connettono: nel loro “HQ virtuale” situato in Slack o Microsoft Teams.

Migliori pratiche per intranet

Se stai implementando un software per intranet, ci sono vari modi per garantire che tutti stiano ottenendo il massimo. Per ottenere il massimo dal tuo investimento, segui queste migliori pratiche:

1. Raggiungi i lavoratori dove sono

Stiamo tutti lavorando online ora. È importante che tutti comunichino in modo efficace. Questo è particolarmente cruciale in un ambiente di lavoro remoto o ibrido. Usa il tuo portale per favorire l'engagement dei dipendenti pubblicando aggiornamenti e informazioni regolarmente.

Un intranet, se usato correttamente, può essere uno strumento per tutti in azienda per collaborare, insieme al tuo sistema di chat. Perché non vedere se riesci a integrare i due? Quando ti connetti a Slack o Teams, puoi inviare informazioni e documenti a chiunque quando necessario.

2. Riduci il tempo sprecato per trovare informazioni importanti

Il modo migliore per ottenere il massimo dal tuo setup è trattarlo come una singola fonte di verità per tutti i dipendenti. Non lasciare che la tua intranet diventi disordinata con informazioni obsolete. Rendere difficile per le persone trovare ciò di cui hanno bisogno.

Se la tua configurazione ha un sistema di gestione dei contenuti che rende chiaro quando un documento è stato aggiornato per l'ultima volta—o, meglio ancora, se può segnalare contenuti duplicati potenziali—i ricercatori avranno un'esperienza molto migliore nel trovare ciò di cui hanno bisogno.

3. Mantieni la tua squadra produttiva prevenendo interruzioni dispendiose in termini di tempo per i dipendenti chiave

Accade in ogni azienda: alcuni esperti di materia (SME) che possiedono molte informazioni vengono frequentemente interrotti dai colleghi che hanno bisogno di risposte. Uno studio dell'Università della California e dell'Università Humboldt ha dimostrato che ai lavoratori servono fino a 23 minuti per ritrovare la concentrazione dopo essere stati interrotti.

Gli esperti possono evitare interruzioni aggiungendo la loro conoscenza a una singola fonte di verità per renderla accessibile a chiunque ne abbia bisogno, quando ne ha bisogno. Un po' più di impegno all'inizio può avere enormi implicazioni nella gestione del tempo in futuro.

4. Evita il cambio di contesto distratto per mantenere i dipendenti produttivi negli strumenti che utilizzano ogni giorno

Integrarsi con la tua piattaforma di chat è fantastico, ma integrarsi con tutti gli altri strumenti di cui i dipendenti hanno bisogno per fare il loro lavoro? Molto meglio. Esplora soluzioni di prossima generazione che possano fornire informazioni in qualsiasi strumento basato sul web.

Come si crea un intranet aziendale che migliori la produttività e promuova il coinvolgimento dei dipendenti?

Se la tua intranet attuale sta soffrendo di bassa adozione, non farti prendere dal panico! Controlla questo ciclo d'azione specifico progettato per aiutarti a costruire consenso, identificare una sostituzione (se ne hai bisogno), implementare il nuovo approccio e creare una soluzione sostenibile. Scopri di più su creare urgenza nella gestione del cambiamento.

1. Fai un piano per l'adozione

Per prima cosa, capisci cosa pensi sia andato storto la prima (o 47ª) volta. Quali sono stati i principali fattori che hanno impedito l'adozione a lungo termine e diffusa e quali sono alcune modalità specifiche per risolverli?

2. Fissa degli obiettivi

Alcuni esempi di obiettivi da fissare sono:

• Timeline
• “Feedback dei dipendenti raccolto entro il 1° giugno”
• “Decidere se mantenere o sostituire il nostro intranet entro il 31 luglio”
• “Implementare nuove linee guida/strumento entro il 1° ottobre”
• Misure per il successo
• Includi obiettivi regolari e straordinari
• Obiettivo regolare: le persone usano l'intranet almeno 1x/settimana per 6 mesi in media
• Obiettivo straordinario: le persone usano l'intranet almeno 1x/giorno per 6 mesi).

3. Cercare input dai dipendenti

Chiedi alle persone come si sentono riguardo alla soluzione che stanno utilizzando. Gli piace in teoria, ma lo trovano troppo ingombrante da usare? Hanno usato soluzioni o approcci diversi in altre aziende? Vorrebbero poter usare ciò che gli amici di altre aziende stanno usando? Scopri come creare un tech stack efficiente.

4. Seleziona una piattaforma intranet

Se i problemi della tua attuale piattaforma sono irrisolvibili, svolgi la tua due diligence e trova un nuovo fornitore di intranet. Guarda le raccomandazioni dei dipendenti e cerca su siti di recensioni come G2 e TrustRadius.

5. Assegna la proprietà dello strumento

Determina chi sarà responsabile del successo generale e dell'implementazione del tuo nuovo intranet (o approccio). Scopri perché potresti voler usare un knowledge manager.

6. Configura il tuo strumento selezionato

È tempo di capire le impostazioni del tuo team, gli spazi e le autorizzazioni!

7. Sviluppa il contenuto

Questo potrebbe comportare l'importazione di documentazione da altrove, la creazione di risorse completamente nuove o la riscrittura completa dei contenuti esistenti. Scopri perché le informazioni di piccole dimensioni sono migliori.

8. Iniziative dei dipendenti per migliorare l'adozione

Evita allenamenti lunghi e noiosi. Se hai bisogno di formazione, prendi in considerazione l'uso di moduli di auto-servizio invece di sessioni tradizionali di un giorno intero. Per opzioni più emozionanti, offri gadget o organizza una festa!

9. Misura il successo

Non dimenticare di controllare i tuoi obiettivi.

Caratteristiche importanti del software intranet

Se sei pronto a creare un'esperienza lavorativa davvero eccezionale, sai che devi trovare il miglior software per intranet—uno strumento che può fare più di quelli tradizionali. Le ultime soluzioni di gestione della conoscenza e di wiki aziendali prendono tutto ciò che c'è di buono negli intranet e lo migliorano ulteriormente. Ecco cosa puoi aspettarti:

UX straordinaria

Il look datato e sovraffollato degli anni '90 (e non in modo cool) dell'intranet tradizionale è meglio dimenticarlo in fretta. Guru offre un'esperienza utente semplice—ma intuitiva—progettata per fornire risposte affidabili ogni volta e ovunque gli impiegati stanno lavorando.

Potenti capacità di ricerca

Dovresti essere in grado di trovare ciò di cui hai bisogno senza conoscere tutti i dettagli. Sulla piattaforma Guru, questo significa una ricerca AI aziendale avanzata che funziona in qualsiasi app o strumento in cui stai attualmente lavorando.

Capacità di integrazione

Il cambio di contesto uccide la produttività. Ecco perché Guru sovrappone ogni sito web tramite un'estensione del browser e ha integrazioni native con Slack, Microsoft Teams e altre app di comunicazione e collaborazione che il tuo team sta già utilizzando, quindi non devi interrompere ciò che stai facendo per usarlo.

Mantieni le informazioni accessibili ovunque

Non importa dove si trovano i tuoi dipendenti o quale strumento stanno utilizzando, ottenere una risposta dovrebbe essere semplice. Ricevi conoscenze specifiche per il contesto prima ancora di sapere di averne bisogno con i Knowledge Triggers, o porta la conoscenza in movimento con l'app mobile Guru.

Analitica

Le analisi approfondite di Guru consentono ad amministratori e autori di valutare continuamente l'impostazione per le lacune e le inefficienze della conoscenza a livello aziendale, oltre a fornire analisi dettagliate sull'uso del prodotto.

Monitora come gli utenti interagiscono con i contenuti

La sensazione peggiore è investire lavoro in qualcosa—e poi avere nessuno che lo veda. Guru ti consente di vedere non solo chi ha letto il tuo Card, ma anche quante volte le persone l'hanno copiato o messo tra i preferiti. Non sai cosa cercano le persone? Usa le analisi delle ricerche per vedere cosa cercano le persone ed eliminare quelle lacune nei contenuti.

Garantisci che i requisiti di conformità siano soddisfatti e mantenuti organizzati

Non fermarti a vedere chi ha letto una scheda una volta. Invia un annuncio in Guru quando qualcosa cambia e traccia chi l'ha visto e riconosciuto. Questo è un modo semplice per assicurarti che nulla venga perso in una casella di posta affollata o in un lungo documento.

Adozione facile

Una grande soluzione intranet dovrebbe far sì che i dipendenti vogliano usarla. Dopo il lancio di Guru, non solo “Hai utilizzato Guru?” è diventata una risposta standard, ma le aziende vedono un ritorno sugli investimenti a lungo termine grazie all'alta adozione.

Che cos'è un extranet?

Un extranet è una sottosezione dell'intranet di un'azienda. Una rete privata come un'intranet dove fornitori, partner e clienti autorizzati possono accedere alle informazioni dalla rete di un'azienda.

Il termine "extranet" ha guadagnato popolarità nei primi anni 2000. È stato utilizzato dalle organizzazioni per riferirsi a un luogo centrale per la condivisione dei dati. Questi dati potevano essere accessibili solo a gruppi di lavoro specifici.

Poiché l'extranet è strutturata come un intranet, si basa su IP e TCP per lo scambio di dati. Le extranet hanno anche caratteristiche di sicurezza come firewall e dettagli di accesso protetti da password per prevenire accessi non autorizzati.

Esempi di extranet

• Una rete di distribuzione per mantenere la comunicazione tra fornitori e distributori
• Uno strumento di collaborazione centrale per una franchigia per comunicare in numerose sedi.
• Collaborazione incrociata tra le agenzie governative
• Integrazione del sito di ecommerce per scambiare dati di inventario tramite una rete sicura
• Uno strumento di gestione progetti dove un project manager può condividere documenti e contratti con subappaltatori e altri stakeholder
• Un portale per il consiglio dove i membri di un'associazione possono accedere ai verbali delle riunioni e ai documenti del consiglio
• Documenti di onboarding per subappaltatori o assunzioni freelance che non hanno accesso al tuo intranet aziendale

Intranet vs. extranet: qual è la differenza?

Un intranet e un extranet sono entrambe reti private che utilizzano tecnologie internet, ma differiscono in termini di accesso e scopo.

Intranet:

• Un intranet è una rete privata accessibile solo ai dipendenti di un'organizzazione.
• Viene utilizzato per condividere informazioni aziendali, risorse e strumenti all'interno.
• L'accesso a un intranet è limitato agli utenti autorizzati all'interno dell'organizzazione e richiede tipicamente un login.

Extranet:

• Un extranet è un'estensione di un intranet che consente l'accesso controllato a utenti esterni autorizzati, come clienti, fornitori o partner commerciali.
• Consente a un'organizzazione di condividere informazioni in modo sicuro e collaborare con parti esterne specifiche.
• L'accesso a un extranet è concesso a specifici utenti esterni tramite metodi di autenticazione come nomi utente e password.

Fondamentalmente, un intranet è limitato all'uso interno all'interno di un'organizzazione, mentre un extranet può essere accessibile da parti esterne. Entrambi i tipi di reti mirano a facilitare la comunicazione sicura, la collaborazione e la condivisione delle informazioni utilizzando tecnologie internet.