Cos'è la gestione della conoscenza?

La gestione della conoscenza (KM) è il processo di organizzazione, creazione, utilizzo e condivisione della conoscenza collettiva all'interno di un'organizzazione. Una gestione della conoscenza di successo include il mantenimento delle informazioni in un luogo dove è facile accedervi, come un wiki o intranet aziendale.

Indipendentemente da lo strumento che scegli, solo poche iniziative sono in grado di trasformare realmente il modo in cui un'organizzazione opera, e la gestione della conoscenza è una di esse.

Tipi di gestione della conoscenza

La conoscenza è uno degli asset più preziosi della tua organizzazione. Conservare, far crescere e condividere quella conoscenza è fondamentale per qualsiasi impresa.

Guardando da questa prospettiva, il significato della gestione della conoscenza include il processo che ti aiuta ad acquisire, organizzare e condividere:

• Conoscenza esplicita (conoscenza che è facile scrivere e condividere)
• ‍Conoscenza implicita (conoscenza applicata)
• Conoscenza tacita (conoscenza acquisita dall'esperienza personale)
• Conoscenza dichiarativa (conoscenza statica specifica su un argomento)
• Conoscenza procedurale (conoscenza che si concentra sul 'come')
• Conoscenza a posteriori (conoscenza soggettiva acquisita dall'esperienza individuale)
• Conoscenza a priori (conoscenza acquisita indipendentemente dalle prove)

‍Scopri di più sui diversi tipi di gestione della conoscenza.

Processo di gestione della conoscenza

A un livello più elevato, un processo di gestione della conoscenza è il modo in cui un'azienda gestisce la conoscenza, dalla sua creazione attraverso la metodologia di organizzazione, a come continua a garantire che venga condivisa.

1. Creazione di conoscenza. La creazione di conoscenza inizia con l'acquisizione della conoscenza. Questa conoscenza può provenire da molte fonti, inclusi i dipendenti all'interno di un'organizzazione o persone esterne che vengono reclutate per la conoscenza o l'expertise su un argomento specifico. Man mano che la conoscenza viene acquisita, il passo successivo è comprendere per cosa verrà utilizzata la conoscenza, come sarà applicata e dove sarà applicabile.
2. Organizzazione della conoscenza. La conoscenza deve quindi essere strutturata in un sistema di gestione della conoscenza per un uso futuro. Questa conoscenza deve non solo essere organizzata, ma deve anche includere caratteristiche di sicurezza affinché possa essere accessibile da personale autorizzato quando necessario. Questo processo di organizzazione della conoscenza è una parte importante della gestione della conoscenza perché senza di essa, la conoscenza diventa disordinata e priva di struttura, rendendo difficile o impossibile trovarla in futuro quando è necessaria.
3. Condivisione della conoscenza. Il processo di organizzazione della conoscenza si conclude con la condivisione della conoscenza. Questa condivisione della conoscenza include tutto, dalla formazione sulla conoscenza allo scambio di conoscenza, dove la conoscenza può essere acquisita o potenziata attraverso discussioni sulla conoscenza con altri dipendenti di un'organizzazione.

Tutti questi aspetti lavorano insieme per costituire un processo di gestione della conoscenza, che promuove collaborazione e condivisione delle informazioni.

​

Approfondisci i processi di KM e scopri come avviare il processo di gestione della conoscenza nella tua azienda.‍

Come un sistema di gestione della conoscenza aiuta le organizzazioni

Quando un'organizzazione è in grado di accedere, condividere e aggiornare facilmente la conoscenza aziendale, può diventare più produttiva e conveniente. La capacità di accedere alla giusta conoscenza al momento giusto, tramite un robusto sistema di gestione della conoscenza, informa decisioni accurate e stimola collaborazione e innovazione.

Benefici di un sistema di gestione della conoscenza

Più efficacemente e in modo efficiente un'azienda condivide le proprie informazioni con i propri dipendenti, migliore sarà la prestazione dell'azienda. I benefici della gestione della conoscenza includono:

• Decisioni più rapide
• Accesso efficiente alla conoscenza e alle informazioni
• Maggiore collaborazione e generazione di idee
• Comunicazione migliorata in tutta l'organizzazione
• Migliore qualità delle informazioni e dei dati
• Maggiore sicurezza per la proprietà intellettuale
• Formazione ottimizzata

La gestione della conoscenza migliorerà le prestazioni lavorative?

Un Rapporto del McKinsey Global Institute indica che un robusto sistema di gestione della conoscenza può ridurre il tempo di ricerca delle informazioni fino al 35% e aumentare la produttività aziendale dal 20 al 25%. Le scoperte estratte dall'International Data Corp confermano anche il valore di un sistema di gestione della conoscenza, evidenziando che le aziende della Fortune 500 perdono circa 31,5 miliardi di dollari all'anno per non condividere conoscenza.

Man mano che la tua impresa cresce, crescerà anche la necessità di accedere a un database di conoscenza affidabile per gestire efficacemente la tua attività, servire i tuoi clienti e aumentare i ricavi. Senza un sistema di gestione della conoscenza, i tuoi dipendenti saranno costretti ad apprendere e riapprendere processi e informazioni. Questa è una pratica inefficiente e costosa. Inoltre, potresti anche rischiare di perdere quei processi o informazioni se un leader della conoscenza o un dipendente storico lascia la tua azienda.

Cosa fa un manager della conoscenza?

Un manager della conoscenza è responsabile di garantire che i dipendenti abbiano facile accesso alle informazioni essenziali di cui hanno bisogno per essere produttivi. Garantiscono che la memoria organizzativa rimanga con l'azienda e forniscono un tempo di valore più rapido per le persone che assumono nuove responsabilità. La gestione della conoscenza migliora la redditività e il manager della conoscenza stabilisce i processi e le procedure per come la conoscenza viene memorizzata e condivisa in tutta l'organizzazione. In molti casi, mantengono anche un software a singola fonte di conoscenza. 

I manager della conoscenza hanno ruoli cruciali nelle aziende basate su dati e conoscenza. Sono al timone per fornire a ciascun dipendente le informazioni necessarie per lavorare bene e aumentare l'efficienza complessiva. È comune che i manager della conoscenza stabiliscano il tono per una cultura di conservazione e condivisione della conoscenza in tutta la loro organizzazione, assicurandosi che la conoscenza giusta arrivi alle persone giuste senza il rischio di sovraccarico informativo. 

Perché la gestione della conoscenza è importante?

Se fatta bene, la gestione della conoscenza semplifica la conoscenza aziendale, rendendola accessibile e azionabile per tutti nell'organizzazione. Con un buon sistema di gestione della conoscenza, tutta la tua azienda può dire addio alle informazioni perse o isolate. Un'azienda che promuove una cultura di condivisione della conoscenza è quella che crea un team adattabile, allineato, coinvolto, resiliente e ad alte prestazioni. 

1. Aumenta l'efficienza e la produttività

Pensa a tutte le ore sprecate a cercare attraverso più sistemi cercando di trovare le informazioni di cui hai bisogno. Era in chat, in un documento o in email? Quando trovi quell'informazione, come fai a sapere che è corretta quando la conoscenza aziendale è sparsa su tutti questi sistemi? E quando le persone che sono costantemente interrotte riescono effettivamente a portare a termine il lavoro chiave? 

Un sistema di gestione della conoscenza mira a creare un'unica, affidabile fonte di verità dove tutti possono andare a trovare le informazioni di cui hanno bisogno senza dover effettuare più ricerche in diverse fonti o costantemente interrompere il personale essenziale con domande ripetute. Un grande strumento di gestione della conoscenza fa una differenza enorme nell'efficienza operativa, risparmiando tempo ai team di assistenza e IT e generando maggiori entrate per l'organizzazione.

2. Consente decisioni informate

Le decisioni non dovrebbero mai essere prese in silos informativi. Un'azienda che ha trasparenza della conoscenza in tutta l'organizzazione assicura che tutti stiano lavorando con le stesse informazioni e verso gli stessi obiettivi. Unisce tutti i dipendenti, assicurandosi che abbiano tutte le informazioni necessarie per prendere le migliori decisioni possibili. 

3. Riduce informazioni duplicate o obsolete

Dopo aver trascorso del tempo a cercare informazioni e averle finalmente trovate, come puoi sapere che è l'informazione più affidabile e recente? Quando le informazioni aziendali si trovano su più sistemi, corri il rischio di prendere decisioni o fare riferimento a informazioni che non sono accurate. Una singola fonte di verità come Guru crea uno spazio per informazioni affidabili affinché tu possa adattarti più rapidamente e rimanere resiliente senza il rischio di usare informazioni obsolete.

4. Previene i silos aziendali

Una buona gestione della conoscenza rimuove il rischio di silos informativi e incoraggia una cultura di trasparenza e comunicazione. Un silo informativo è quando le informazioni sono conosciute solo da una persona o un team, potenzialmente impedendo ad altri dipartimenti di conoscere le informazioni di cui hanno bisogno per collaborare efficacemente. Gestire efficacemente la conoscenza garantisce che tutti abbiano accesso alla conoscenza necessaria per lavorare in allineamento con gli obiettivi dell'azienda e rimanere produttivi.

{{cta}}

Quale tipo di informazioni vengono catturate nella gestione della conoscenza?

Le informazioni catturate come parte della gestione della conoscenza possono includere:

‍

Documenti

• Manuali aziendali
• Ripartizione dei benefici
• FAQ sui prodotti
• Calendari festivi
• Note di rilascio

Dati sul team

• Strategia
• Rassegne sui concorrenti
• Tempi di sviluppo del prodotto
• Tattiche di presentazione
• Lavori in corso
• Migliori pratiche (come come il tuo team utilizza Asana o il tuo processo di gestione del cambiamento)

Dati organizzativi

• Organigrammi
• Flussi di approvvigionamento
• Informazioni sui contratti individuali
• Informazioni sull'ubicazione e sui contatti dell'ufficio
• Informazioni sul marchio

Notizie organizzative

• Menzioni della compagnia nei media
• Aggiornamenti delle tecnologie informatiche (IT)
• Aggiornamenti per tutti
• Promozioni in arrivo
• Punteggi e approfondimenti NPS
• Aggiornamenti promozionali

‍

Perché la gestione della conoscenza fallisce

In un articolo del 2015 per il Wall Street Journal, Thomas H. Davenport, esperto di analisi aziendale, ha spiegato che ci sono molte ragioni per cui la KM ha storicamente fallito, ma le ragioni principali sono tre:

1. Trattenere la conoscenza. Alcuni dipendenti potrebbero voler trattenere la conoscenza per mantenere una particolare posizione o livello di importanza all'interno di un'azienda, mentre altri potrebbero semplicemente non avere tempo, interesse o un luogo dove condividerla. In tutti questi casi, le informazioni non vengono documentate, il che significa che non possono essere diffuse ampiamente.
2. Cercare richiede tempo. Quando le aziende non hanno una singola fonte di verità, le informazioni possono essere disperse tra troppe app diverse. Se un dipendente non sa dove cercare o deve cercare in troppi posti per trovare una risposta, potrebbe semplicemente smettere di cercare e iniziare a fare affidamento sui colleghi per ottenere risposte rapidamente.
3. Le informazioni sono obsolete. Se i processi di gestione della conoscenza sono principalmente utilizzati per l'archiviazione dei documenti anziché per l'applicazione della conoscenza, le informazioni obsolete proliferano rendendo la ricerca della risposta giusta estremamente difficile. In questo caso, di nuovo, i dipendenti semplicemente smettono di fare affidamento sulla base di conoscenza.

Domande frequenti sulla gestione della conoscenza

Come può la gestione della conoscenza promuovere l'apprendimento organizzativo?

La gestione della conoscenza può promuovere l'apprendimento organizzativo creando una cultura basata sulla conoscenza, in cui la curiosità e l'apertura a nuove informazioni sono una parte centrale della struttura operativa di un'azienda.

Come può essere implementata la gestione della conoscenza?

La gestione della conoscenza può essere implementata utilizzando metodi di gestione del cambiamento per scegliere una base di conoscenza, stabilire metriche di successo e incoraggiare un alto livello di adozione.

Chi possiede la gestione della conoscenza?

Chi possiede la gestione della conoscenza dipende dalla struttura e dalla dimensione dell'azienda. Nelle aziende più piccole, potrebbe essere responsabilità di tutti mantenere la base di conoscenza e incoraggiare un buon utilizzo, mentre le grandi imprese possono decidere di impiegare un gestore della conoscenza dedicato.

Qual è il ciclo della gestione della conoscenza?

Il ciclo di gestione della conoscenza è il processo attraverso il quale la conoscenza viene catturata, elaborata e distribuita.

Qual è l'impatto della gestione della conoscenza sulle performance organizzative?

Quando implementata correttamente, l'impatto della gestione della conoscenza sulle performance organizzative può essere enormemente benefico. Ad esempio, in una ricerca su aziende orientate alla conoscenza, che mantengono la KM al centro delle loro culture, il 94% ha raggiunto o superato le aspettative di crescita del 2019.

Strumenti di gestione della conoscenza

Ecco alcuni ottimi esempi di sistemi di gestione della conoscenza:

Sistemi di gestione dei documenti

Questi sistemi fungono da armadietti di archiviazione digitali centralizzati per i documenti aziendali. Rendono facile il recupero dei documenti, supportano la conformità normativa e migliorano il flusso di lavoro. Inoltre, quando un sistema di gestione dei documenti è potenziato con password e procedure di backup, la sicurezza dei documenti è migliorata, ma non è completamente protetta dall'accesso esterno. Molti sistemi tipici di gestione dei documenti hanno limitazioni funzionali, quindi gli upgrade personalizzati possono aumentare i costi. Questo tipo di sistema non cattura automaticamente i dati né li analizza.

Sistemi di gestione dei contenuti

‍I sistemi di gestione dei contenuti sono simili ai sistemi di gestione dei documenti, ma memorizzano audio, video e altri tipi di media oltre ai documenti.

Database

Un database è un'applicazione informatica che consente alle persone di catturare, memorizzare, analizzare e interagire con i dati. I database sono indicizzati per rendere l'informazione più accessibile. I dati memorizzati nei database possono essere molto sicuri perché il sistema vieta la manipolazione. Tuttavia, possono essere volatili e spesso costosi da progettare e installare. Richiedono anche un alto livello di abilità per essere utilizzati e mantenuti.

Magazzini di dati

Questi sistemi aziendali raccolgono dati da diverse parti della tua organizzazione e possono essere altamente efficaci per reporting e analisi. Memorizzano dati attuali, così come dati storici e trasformano i dati in informazioni significative. Tuttavia, i magazzini di dati sono in genere sistemi ad alta manutenzione che richiedono integrazioni complesse per fornire una visione unificata dei dati.

Intranet

Queste reti informatiche private costruite su piattaforme ricercabili possono fornire una risorsa facilmente accessibile per informazioni che migliorano la collaborazione e il networking sociale all'interno della tua azienda. Ma le intranet tradizionali hanno alcuni rischi, incluso l'accesso facile da parte di personale non autorizzato. Scopri perché Guru è la migliore scelta per un moderno intranet per dipendenti.

Wikis

Queste pagine web sono facili da usare strumenti collaborativi che consentono a chiunque di pubblicare e memorizzare informazioni in un luogo centrale. Possono essere buoni posti per mantenere documenti aziendali o cataloghi di prodotti. Tuttavia, poiché possono essere modificati liberamente, i wiki possono spesso includere informazioni errate. Inoltre, non sono ottimizzati per mostrare quali informazioni al loro interno vengono visualizzate o utilizzate o dove esistono lacune di conoscenza.

Networking sociale

Il networking sociale consente alle persone di connettersi tra loro, unirsi a gruppi, contribuire con informazioni e discutere questioni di loro interesse. Il networking sociale può influenzare la conoscenza organizzativa. I sistemi di gestione della conoscenza possono applicare il networking sociale per identificare, documentare e trasferire conoscenza.

‍

‍

Strategie di gestione della conoscenza che aumentano la produttività

Ci sono tre strategie principali di gestione della conoscenza per aumentare la produttività:

Rendi facile condividere la conoscenza

Crea una cultura in cui i dipendenti condividono liberamente la conoscenza tra loro, invece di accumularla. Questo si realizza implementando strumenti di gestione della conoscenza che consentano di trovare e accedere facilmente alla conoscenza.

Crea processi ripetibili

Non far reinventare la ruota ai dipendenti ogni volta che hanno importanti conoscenze da condividere. Fare affidamento su modelli e altri documenti facili da condividere e modificare rende la condivisione della conoscenza ancora più efficace e semplice.

Incentiva la creazione di conoscenza

Premia coloro che contribuiscono di più alla conoscenza. Implementare strumenti di gestione della conoscenza che facilitino il riconoscimento ai contributori può aiutare a incoraggiare più persone a contribuire con conoscenza.

Incoraggia un alto utilizzo

Fare domande va bene, ma se i dipendenti interrompono solo i colleghi per avere risposte invece di controllare la base di conoscenza, inizia a creare promemoria gentili per controllare la KB prima di chiedere. Questo non solo fa risparmiare tempo, ma aumenta anche l'efficienza generale.

Insieme, queste strategie migliorano l'accesso alle informazioni per tutti i dipendenti e reparti, risultando in una cultura di apertura e curiosità.

La base di conoscenza della tua azienda ti sta rendendo più produttivo — o meno? Segui questo semplice diagramma di flusso per scoprire dove ti trovi sullo spettro, e poi scopri cosa significano i risultati.

Casi d'uso della gestione della conoscenza

Ecco alcuni dei casi d'uso più comuni della gestione della conoscenza:

Onboarding dei dipendenti

I nuovi dipendenti hanno bisogno di molte informazioni molto rapidamente per diventare membri efficaci dell'organizzazione. Un sistema di gestione della conoscenza può fornire risposte istantanee, garantendo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda fin dal primo giorno, limitando la frustrazione e riducendo i tempi di formazione. Scopri come Guru accelera l'onboarding dei dipendenti.

Comunicazioni interne e aggiornamenti

Una buona gestione della conoscenza può migliorare la collaborazione riducendo il rumore nelle chat. Utilizzando la gestione della conoscenza per creare un luogo dedicato per porre e rispondere a domande e fornire aggiornamenti, stai liberando il tempo di tutti per essere più efficienti. Scopri come Guru risolve i problemi di comunicazione interna.

Servizio clienti semplificato

Poiché uno dei principali parametri di servizio clienti è il tempo di completamento dei ticket, assicurarsi che i rappresentanti abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno esattamente quando e dove ne hanno bisogno rende la buona gestione della conoscenza un must. Smetti di mettere i clienti in attesa o di lasciare i ticket aperti per giorni (o settimane) mentre i rappresentanti trovano la persona con la risposta giusta, facendo in modo che quella persona la fornisca per tutti, una sola volta. Scopri come Guru aiuta i marchi a creare esperienze cliente di prima classe.

Abilitazione del prodotto

Tenere tutti aggiornati sulle ultime e migliori modifiche e aggiornamenti del tuo prodotto richiede una soluzione semplificata accessibile a tutti. Il tuo sistema di gestione della conoscenza dovrebbe essere disponibile in tutta l'azienda per garantire che tutti sappiano cosa è disponibile e quando. Scopri come Guru mantiene allineati tutti sullo sviluppo del prodotto.

‍

‍