What is knowledge management?

Knowledge management (KM) is the process of organizing, creating, using, and sharing collective knowledge within an organization. Successful knowledge management includes maintaining information in a place where it is easy to access, like a wiki or employee intranet.

Regardless of the tool you choose, only a few initiatives are able to truly transform how an organization operates, and knowledge management is one of them.

Types of knowledge management

Knowledge is one of your organization’s most valuable assets. Storing, growing, and sharing that knowledge is critical to any enterprise.

Når man ser det fra dette perspektivet, inkluderer meningen med kunnskapsforvaltning prosessen som hjelper deg å tilegne deg, organisere og dele:

• Explicit knowledge (knowledge that is easy to write down and share)
• ‍Implicit knowledge (applied knowledge)
• Tacit knowledge (knowledge gained from personal experience)
• Declarative knowledge (static knowledge that is specific to a topic)
• Procedural knowledge (knowledge that focuses on the 'how')
• A Posteriori knowledge (subjective knowledge gained from individual experience)
• A Priori knowledge (knowledge gained independent from evidence)

‍Learn more about the different types of knowledge management.

Knowledge management process

At the highest level, a knowledge management process is the way in which a business manages knowledge, from its creation through to its organization methodology, to how it then continues to make sure it’s shared out.

1. Knowledge creation. Knowledge creation starts with knowledge acquisition. This knowledge may come from many sources, including employees within an organization or outside individuals that are brought in for knowledge or expertise on a specific subject. Når kunnskap er tilegnet, er neste steg å forstå hva kunnskapen skal brukes til, hvordan den vil bli brukt, og hvor den er anvendbar.
2. Knowledge organization. The knowledge must then be structured in a knowledge management system for future use. This knowledge must not only be organized, but it also needs to include security features so that knowledge can be accessed by authorized personnel when needed. This knowledge organization process is an important part of knowledge management because without it, knowledge becomes disorganized and has no structure, making it difficult or impossible to find in the future when knowledge is needed.
3. Knowledge sharing. The knowledge organization process is completed by knowledge sharing. This knowledge sharing includes everything from knowledge training to knowledge exchange, where knowledge can be acquired or enhanced through knowledge discussions with other employees in an organization.

All of these aspects work together to make up a knowledge management process, which promotes collaboration and information sharing.

​

Get a deeper dive into KM processes and learn how to get the knowledge management process started at your company.‍

How a knowledge management system helps organizations

When an organization is able to easily access, share, and update business knowledge, it can become more productive and cost-efficient. The ability to access the right knowledge at the right time, via a robust knowledge management system, informs accurate decision-making and stimulates collaboration and innovation.

Benefits of a knowledge management system

The more effectively and efficiently a company shares its information with its employees, the better the business will perform. The benefits of knowledge management include:

• Faster decision-making
• Efficient access to knowledge and information
• Increased collaboration and idea generation
• Enhanced communication throughout your organization
• Improved quality of information and data
• More security for intellectual property
• Optimized training

Will knowledge management improve work performance?

A McKinsey Global Institute Report indicates that a robust knowledge management system can reduce information search time by as much as 35 percent and raise organization-wide productivity by 20 to 25 percent. Findings culled from the International Data Corp also corroborate the value of a knowledge management system, highlighting that Fortune 500 companies lose roughly $31.5 billion a year by failing to share knowledge.

As your enterprise grows, so too will the need to access a reliable knowledge database in order to effectively run your business, serve your clients, and increase revenue. Without a knowledge management system in place, your employees will be forced to learn and relearn processes and information. That’s an inefficient and costly practice. Plus, you may also run the risk of losing those processes or information if a knowledge leader or legacy employee leaves your company.

What does a knowledge manager do?

A knowledge manager is responsible for ensuring employees have easy access to the essential information they need to be productive. They ensure organizational memory stays with the company and deliver faster time-to-value for people who are taking on new responsibilities. Knowledge management improves profitability and the knowledge manager establishes the processes and procedures for how knowledge is stored and shared throughout the organization. In many cases, they also maintain a single source of knowledge software. 

Knowledge managers have crucial roles in data- and knowledge-driven companies. They are at the helm of providing each individual employee with the information needed to work well and boost overall efficiency. It’s common for knowledge managers to set the tone for a culture of knowledge storage and sharing throughout their organization, making sure the right knowledge gets to the right people without the risk of information overload. 

Why is knowledge management important?

Done well, knowledge management streamlines company knowledge, making it accessible and actionable for everyone in the organization. With a good knowledge management system, your entire company can say goodbye to lost or siloed information. A company that fosters a knowledge-sharing culture is one that creates an adaptable, aligned, engaged, resilient, and high-functioning team. 

1. Increases efficiency and productivity

Think about all the hours wasted searching through multiple systems trying to find the information you need. Was it in chat, a document, or email? When you do find that information, how do you know it's correct when company knowledge is scattered across all these systems? And when do people who are constantly interrupted actually get key work done? 

A knowledge management system aims to create a single, reliable source of truth where everyone can go to find the information they need without conducting multiple searches in several sources or constantly interrupting essential personnel with repeat questions. A great knowledge management tool makes a night and day difference in operational efficiency, saving service and IT teams time and driving more revenue for the organization.

2. Enables informed decision-making

Decisions should never be made in information silos. A company that has knowledge transparency across the entire organization ensures that everyone is working with the same information and toward the same goals. It unites all employees, making sure they have all the information they need to make the best decisions possible. 

3. Reduces duplicate or outdated information

After you’ve spent time searching for information and finally found it, how can you tell that it's the most reliable and recent information? When company information lives across multiple systems, you run the risk of making decisions or referencing information that isn’t accurate. A single source of truth like Guru creates a space for reliable information to live so you can adapt faster and keep resilient without the risk of using outdated information.

4. Prevents company silos

Good knowledge management removes the risk of information silos and encourages a culture of transparency and communication. An information silo is when information is only known to one person or team, potentially preventing other departments from knowing the information they need to collaborate effectively. Managing knowledge effectively ensures everyone has access to the knowledge they need to work in alignment with company goals and stay productive.

{{cta}}

What kind of information is captured in knowledge management?

Information captured as part of knowledge management can include:

‍

Documents

• Company handbooks
• Benefits breakdown
• Product FAQs
• Holiday calendars
• Release notes

Team Data

• Strategy
• Competitor briefs
• Product development timelines
• Presentation tactics
• Works in progress
• Best practices (like how your team uses Asana or your change management process)

Organizational Data

• Org charts
• Procurement flows
• Individual contract information
• Office location and contact information
• Brand information

Organizational News

• Company media mentions
• Information technology (IT) updates
• All-hands updates
• Upcoming promotions
• NPS scores and insights
• Promotion updates

‍

Why knowledge management fails

In a 2015 piece for the Wall Street Journal, Thomas H. Davenport, a business analytics expert, explained that there are many reasons why KM has historically failed, but the main reasons are threefold:

1. Holding onto knowledge. Some employees may want to hoard knowledge to maintain a particular position or level of importance within a company, while others may just not have time, interest, or a place to share it. In all of these cases, information doesn't get documented, which means it can't be widely disseminated.
2. Searching is time-consuming. Når selskaper mangler en enkel kilde til sannhet, kan informasjonen være spredt over for mange forskjellige apper. Hvis en ansatt ikke vet hvor de skal se eller må se på for mange steder for et svar, kan de simpelthen slutte å lete og begynne å stole på kolleger for å få svar raskt.
3. Informasjonen er utdaterte. Hvis kunnskapsledelsesprosesser primært brukes til dokumentlagring i stedet for kunnskapsapplikasjon, prolifererer gammel informasjon og gjør leting etter riktig svar ekstremt vanskelig. I dette tilfellet, igjen, slutter ansatte ganske enkelt å stole på kunnskapsbasen.

Kunnskapsledelse FAQ

Hvordan kan kunnskapsledelse fremme organisatorisk læring?

Kunnskapsforvaltning kan fremme organisatorisk læring ved å skape en kunnskapsdrevet kultur, der nysgjerrighet og åpenhet for ny informasjon er en sentral del av en selskaps driftstruktur.

Hvordan kan kunnskapsledelse implementeres?

Kunnskapsledelse kan implementeres ved å bruke endringsledelse metoder for å velge en kunnskapsbase, sette suksessmålinger, og oppmuntre til høy adopsjon.

Hvem eier kunnskapsledelse?

Hvem som eier kunnskapsledelse avhenger av strukturen og størrelsen på selskapet. I mindre selskaper kan det være alles ansvar å opprettholde kunnskapsbasen og oppmuntre til god bruk, mens store selskaper kan bestemme seg for å ansette en dedikert kunnskapsleder.

Hva er kunnskapsforvaltningssyklusen?

Kunnskapsledelsessyklusen er prosessen der kunnskap blir fanget, behandlet og distribuert.

Hva er effekten av kunnskapsforvaltning på organisatorisk ytelse?

Når det er implementert riktig, kan effekten av kunnskapsforvaltning på organisatorisk ytelse være enormt gunstig. For eksempel, i forskning på kunnskapsdrevne selskaper, som holder KM i kjernen av kulturene sine, oppnådde 94% sine vekstforventninger for 2019 eller overgikk dem.

Verktøy for kunnskapsledelse

Her er noen gode eksempler på systemer for kunnskapsledelse:

Dokumenthåndteringssystemer

Disse systemene fungerer som sentraliserte digitale arkivskaper for selskapsdokumenter. De gjør retrieving av dokumenter enkelt, støtter regulatorisk samsvar og forbedrer arbeidsflyten. I tillegg, når et dokumenthåndteringssystem er forbedret med passord og sikkerhetsprosedyrer, forbedres dokumentets sikkerhet, men det er ikke fullt ut beskyttet mot uautorisert tilgang. Mange typiske dokumenthåndteringssystemer har funksjonalitetsbegrensninger slik at tilpassede oppgraderinger kan øke kostnadene. Denne typen system fanger ikke automatisk data eller analyserer det.

Innholdshåndteringssystemer

‍Innholdshåndteringssystemer er lik dokumenthåndteringssystemer, men lagrer lyd, video, og annen medietype i tillegg til dokumenter.

Databaser

En database er et dataprogram som lar folk fange, lagre, analysere, og samhandle med data. Databaser er indeksert for å gjøre informasjon mer tilgjengelig. Data lagret i databaser kan være svært sikkert fordi systemet forhindrer manipulasjon. Imidlertid kan de være volatile og er ofte kostbare å designe og sette opp. De krever også et høyt nivå av ferdigheter for å bruke og vedlikeholde.

Data lagre

Disse systemene på tvers av virksomheten henter data fra forskjellige deler av organisasjonen og kan være svært effektive for rapportering og analyse. De lagrer nåværende, så vel som historiske data og omformer data til meningsfull informasjon. Imidlertid er datalagre vanligvis høyvedlikeholdssystemer som krever kompleks integrasjon for å gi en samlet visning av dataene.

Intranett

Disse private datanettverk bygd på søkbare plattformer kan gi en lett tilgjengelig ressurs for informasjon som forbedrer samarbeid og sosialt nettverk innen din virksomhet. Men tradisjonelle intranett har noen risikoer, inkludert enkel tilgang av uautoriserte personer. Se hvorfor Guru er det beste valget for et moderne ansatt intranett.

Wikis

Disse websidene er enkle å bruke samarbeidsverktøy som lar enhver publisere og lagre informasjon på et sentralt sted. De kan være gode steder å opprettholde forretningsdokumenter eller produktkataloger. Imidlertid, fordi de kan redigeres åpent, kan wikier ofte inneholde feil informasjon. I tillegg er de ikke optimalisert for å vise hvilken informasjon innen dem som blir sett på eller brukt, eller hvor kunnskapshull finnes.

Sosialt nettverk

Sosialt nettverk lar folk koble seg sammen, bli med i grupper, bidra med informasjon, og diskutere saker de er interessert i. Sosialt nettverk kan påvirke organisatorisk kunnskap. Kunnskapsledelsessystemer kan bruke sosialt nettverk for å identifisere, dokumentere, og overføre kunnskap.

‍

‍

Kunnskapsledelsesstrategier som driver produktivitet

Det er tre hovedstrategier for kunnskapsledelse for å drive produktivitet:

Gjør det enkelt å dele kunnskap

Skap en kultur der ansatte deler kunnskap fritt med hverandre, i stedet for å horde den. Dette gjøres ved å implementere verktøy for kunnskapsledelse som gjør det enkelt å finne og få tilgang til kunnskap.

Skap repeterbare prosesser

Ikke få ansatte til å oppfinne hjulet på nytt hver gang de har viktig kunnskap å dele. Avhengighet til maler og andre enkle å dele og redigere dokumenter gjør deling av kunnskap enda mer effektiv og enkel.

Oppmuntre til kunnskapskapital

Belønn de som bidrar mest med kunnskap. Å implementere verktøy for kunnskapsledelse som gjør det enkelt for bidragsytere å få anerkjennelse kan bidra til å oppmuntre flere mennesker til å bidra med kunnskap.

Oppmuntre høy bruk

Å stille spørsmål er greit, men hvis ansatte bare avbryter kolleger for å få svar i stedet for å sjekke kunnskapsbasen, begynn å lage milde påminnelser om å sjekke KB før de spør. Dette sparer dem ikke bare tid, men øker også den samlede effektiviteten.

Sammen forbedrer disse strategiene informasjonsadgangen for alle ansatte og avdelinger, noe som resulterer i en kultur av åpenhet og nysgjerrighet.

Gjør selskapets kunnskapsbase deg mer produktiv — eller mindre? Følg dette enkle flytskjemaet for å finne ut hvor du befinner deg på spekteret, og så oppdag hva resultatene betyr.

Bruksområder for kunnskapsledelse

Her er noen av de vanligste bruksområdene for kunnskapsledelse:

Innpassing av ansatte

Nye ansatte trenger mye informasjon veldig raskt for å bli effektive medlemmer av organisasjonen. Et system for kunnskapsledelse kan gi umiddelbare svar, noe som sikrer at alle er på samme side fra første dag, begrenser frustrasjon og reduserer opplæringstid. Se hvordan Guru fremskynder innpassingen av ansatte.

Intern kommunikasjon og oppdateringer

God kunnskapsledelse kan forbedre samarbeidet ved å redusere chatstøy. Ved å bruke KM til å lage et dedikert sted for å stille spørsmål og gi svar og gi oppdateringer, frigjør du alles tid til å være mer effektiv. Se hvordan Guru løser interne kommunikasjonsproblemer.

Strømlinjeformet kundeservice

Siden en av hovedmålingene for kundeservice er tiden det tar å fullføre billetter, er det viktig å sikre at representanter har tilgang til informasjonen de trenger akkurat når og hvor de trenger det, noe som gjør kunnskapsledelse til en nødvendighet. Slutt å sette kunder på vent eller la billetter stå åpne i dager (eller uker) mens representanter prøver å finne personen med det riktige svaret ved å la den personen gi det til alle, én gang. Se hvordan Guru hjelper merker med å skape best-in-class kundeopplevelser.

Produkttilrettelegging

Å holde alle oppdatert på de siste og beste endringene og oppdateringene til produktet ditt krever en strømlinjeformet løsning som er tilgjengelig for alle. Ditt kunnskapsforvaltningssystem bør være tilgjengelig på tvers av selskapet for å sikre at alle vet hva som er tilgjengelig og når. Se hvordan Guru holder alle på linje med produktutviklingen.

‍

‍