What is knowledge management?

Knowledge management (KM) is the process of organizing, creating, using, and sharing collective knowledge within an organization. Successful knowledge management includes maintaining information in a place where it is easy to access, like a wiki or employee intranet.

Regardless of the tool you choose, only a few initiatives are able to truly transform how an organization operates, and knowledge management is one of them.

Types of knowledge management

지식은 귀하의 조직에서 가장 소중한 자산 중 하나입니다. Storing, growing, and sharing that knowledge is critical to any enterprise.

이 관점에서 볼 때, 지식 관리의 의미는 귀하가 지식을 습득, 조직 및 공유하는 데 도움이 되는 프로세스를 포함합니다:

• Explicit knowledge (knowledge that is easy to write down and share)
• ‍Implicit knowledge (applied knowledge)
• Tacit knowledge (knowledge gained from personal experience)
• Declarative knowledge (static knowledge that is specific to a topic)
• 절차적 지식 (‘어떻게’에 초점을 맞춘 지식)
• A Posteriori knowledge (subjective knowledge gained from individual experience)
• A Priori knowledge (knowledge gained independent from evidence)

‍Learn more about the different types of knowledge management.

Knowledge management process

가장 높은 수준에서 지식 관리 프로세스는 비즈니스가 지식을 생성부터 조직 방법론에 걸쳐 관리하는 방식이며, 그 지식이 어떻게 계속 공유되는지를 포함합니다.

1. Knowledge creation. Knowledge creation starts with knowledge acquisition. This knowledge may come from many sources, including employees within an organization or outside individuals that are brought in for knowledge or expertise on a specific subject. 지식을 습득함에 따라, 다음 단계는 그 지식이 무엇에 사용될 것인지, 어떻게 적용될 것인지 및 어디에서 적용 가능한지를 이해하는 것입니다.
2. Knowledge organization. The knowledge must then be structured in a knowledge management system for future use. This knowledge must not only be organized, but it also needs to include security features so that knowledge can be accessed by authorized personnel when needed. This knowledge organization process is an important part of knowledge management because without it, knowledge becomes disorganized and has no structure, making it difficult or impossible to find in the future when knowledge is needed.
3. Knowledge sharing. The knowledge organization process is completed by knowledge sharing. This knowledge sharing includes everything from knowledge training to knowledge exchange, where knowledge can be acquired or enhanced through knowledge discussions with other employees in an organization.

All of these aspects work together to make up a knowledge management process, which promotes collaboration and information sharing.

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Get a deeper dive into KM processes and learn how to get the knowledge management process started at your company.‍

How a knowledge management system helps organizations

When an organization is able to easily access, share, and update business knowledge, it can become more productive and cost-efficient. The ability to access the right knowledge at the right time, via a robust knowledge management system, informs accurate decision-making and stimulates collaboration and innovation.

Benefits of a knowledge management system

The more effectively and efficiently a company shares its information with its employees, the better the business will perform. The benefits of knowledge management include:

• Faster decision-making
• Efficient access to knowledge and information
• Increased collaboration and idea generation
• Enhanced communication throughout your organization
• Improved quality of information and data
• More security for intellectual property
• Optimized training

Will knowledge management improve work performance?

A McKinsey Global Institute Report indicates that a robust knowledge management system can reduce information search time by as much as 35 percent and raise organization-wide productivity by 20 to 25 percent. Findings culled from the International Data Corp also corroborate the value of a knowledge management system, highlighting that Fortune 500 companies lose roughly $31.5 billion a year by failing to share knowledge.

As your enterprise grows, so too will the need to access a reliable knowledge database in order to effectively run your business, serve your clients, and increase revenue. Without a knowledge management system in place, your employees will be forced to learn and relearn processes and information. 그것은 비효율적이고 비용이 많이 드는 관행입니다. Plus, you may also run the risk of losing those processes or information if a knowledge leader or legacy employee leaves your company.

What does a knowledge manager do?

A knowledge manager is responsible for ensuring employees have easy access to the essential information they need to be productive. They ensure organizational memory stays with the company and deliver faster time-to-value for people who are taking on new responsibilities. Knowledge management improves profitability and the knowledge manager establishes the processes and procedures for how knowledge is stored and shared throughout the organization. In many cases, they also maintain a single source of knowledge software. 

Knowledge managers have crucial roles in data- and knowledge-driven companies. They are at the helm of providing each individual employee with the information needed to work well and boost overall efficiency. 지식 관리자는 조직 전반에 걸쳐 지식 저장 및 공유 문화의 분위기를 설정하는 것이 일반적이며, 올바른 지식이 올바른 사람에게 전달되도록 하여 정보 과부하의 위험을 줄입니다. 

Why is knowledge management important?

Done well, knowledge management streamlines company knowledge, making it accessible and actionable for everyone in the organization. With a good knowledge management system, your entire company can say goodbye to lost or siloed information. A company that fosters a knowledge-sharing culture is one that creates an adaptable, aligned, engaged, resilient, and high-functioning team. 

1. Increases efficiency and productivity

Think about all the hours wasted searching through multiple systems trying to find the information you need. Was it in chat, a document, or email? 그 정보를 찾게 되면, 회사 지식이 이러한 모든 시스템에 분산되어 있을 때 그것이 정확하다는 것을 어떻게 알 수 있습니까? And when do people who are constantly interrupted actually get key work done? 

A knowledge management system aims to create a single, reliable source of truth where everyone can go to find the information they need without conducting multiple searches in several sources or constantly interrupting essential personnel with repeat questions. A great knowledge management tool makes a night and day difference in operational efficiency, saving service and IT teams time and driving more revenue for the organization.

2. Enables informed decision-making

Decisions should never be made in information silos. A company that has knowledge transparency across the entire organization ensures that everyone is working with the same information and toward the same goals. It unites all employees, making sure they have all the information they need to make the best decisions possible. 

3. Reduces duplicate or outdated information

정보를 찾는 데 시간을 보낸 후, 마침내 찾았을 때, 그것이 가장 신뢰할 수 있고 최신 정보임을 어떻게 알 수 있습니까? 회사 정보가 여러 시스템에 분산될 때, 부정확한 정보로 결정을 내리거나 참조할 위험이 있습니다. A single source of truth like Guru creates a space for reliable information to live so you can adapt faster and keep resilient without the risk of using outdated information.

4. Prevents company silos

Good knowledge management removes the risk of information silos and encourages a culture of transparency and communication. An information silo is when information is only known to one person or team, potentially preventing other departments from knowing the information they need to collaborate effectively. Managing knowledge effectively ensures everyone has access to the knowledge they need to work in alignment with company goals and stay productive.

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What kind of information is captured in knowledge management?

Information captured as part of knowledge management can include:

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Documents

• Company handbooks
• Benefits breakdown
• Product FAQs
• Holiday calendars
• Release notes

Team Data

• Strategy
• Competitor briefs
• Product development timelines
• Presentation tactics
• Works in progress
• Best practices (like how your team uses Asana or your change management process)

Organizational Data

• Org charts
• Procurement flows
• Individual contract information
• Office location and contact information
• Brand information

Organizational News

• Company media mentions
• Information technology (IT) updates
• All-hands updates
• Upcoming promotions
• NPS scores and insights
• Promotion updates

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Why knowledge management fails

In a 2015 piece for the Wall Street Journal, Thomas H. Davenport, a business analytics expert, explained that there are many reasons why KM has historically failed, but the main reasons are threefold:

1. Holding onto knowledge. Some employees may want to hoard knowledge to maintain a particular position or level of importance within a company, while others may just not have time, interest, or a place to share it. 이 모든 경우에, 정보가 문서화되지 않아 광범위하게 배포될 수 없습니다.
2. Searching is time-consuming. 회사가 단일 진실의 출처가 부족하면 정보가 너무 많은 다양한 앱에 퍼질 수 있습니다. 직원이 어디서 찾아야 할지 모르거나 답을 찾기 위해 너무 많은 장소를 찾아야 할 경우, 그들은 단순히 찾기를 포기하고 동료들에게 신속하게 답을 얻기 위해 의존하기 시작할 수 있습니다.
3. 정보가 오래되었습니다. 지식 관리 프로세스가 주로 지식 응용보다는 문서 저장을 위해 사용된다면, 오래된 정보가 확산되어 올바른 답변을 찾기가 매우 어려워집니다. 이 경우에도 직원들은 단순히 지식 기반에 의존하는 것을 멈추게 됩니다.

지식 관리 FAQ

지식 관리가 조직 학습을 어떻게 촉진할 수 있습니까?

지식 관리는 호기심과 새로운 정보에 대한 개방성이 회사 운영 구조의 핵심적인 부분인 지식 기반 문화를 창출함으로써 조직 학습을 촉진할 수 있습니다.

지식 관리가 어떻게 구현될 수 있습니까?

지식 관리는 변경 관리 방법을 사용하여 지식 기반을 선택하고, 성공 지표를 설정하고, 높은 채택을 장려함으로써 구현될 수 있습니다.

누가 지식 관리를 소유합니까?

누가 지식 관리를 소유하는지는 회사의 구조와 규모에 따라 다릅니다. 작은 회사에서는 모든 직원이 지식 기반을 유지하고 좋은 사용을 장려하는 책임이 있을 수 있으며, 대기업에서는 전담 지식 관리자를 고용하기로 결정할 수 있습니다.

지식 관리 주기가 무엇인가요?

지식 관리 주기는 지식이 수집되고 처리되어 배포되는 프로세스입니다.

지식 관리가 조직 성과에 미치는 영향은 무엇인가요?

올바르게 구현될 경우, 지식 관리가 조직 성과에 미치는 영향은 엄청나게 유익할 수 있습니다. 예를 들어, KM을 회사 문화의 중심에 두고 있는 지식 중심 기업에 대한 연구에 따르면, 94%가 2019년 성장 기대치를 달성하거나 초과했습니다.

지식 관리 도구

다음은 지식 관리 시스템의 몇 가지 훌륭한 예입니다:

문서 관리 시스템

이 시스템은 회사 문서를 위한 중앙 집중식 디지털 파일 캐비닛 역할을 합니다. 문서를 쉽게 검색할 수 있도록 하고, 규제 준수를 지원하며, 업무 흐름을 향상시킵니다. 또한, 문서 관리 시스템이 비밀번호 및 백업 절차로 강화되면 문서 보안이 향상되지만, 외부 접근으로부터 완전히 보호되지는 않습니다. 많은 일반적인 문서 관리 시스템은 기능 제한이 있으므로 사용자 정의 업그레이드로 비용이 증가할 수 있습니다. 이 유형의 시스템은 자동으로 데이터를 수집하거나 분석하지 않습니다.

콘텐츠 관리 시스템

‍콘텐츠 관리 시스템 는 문서 외에도 오디오, 비디오 및 기타 미디어 유형을 저장하는 문서 관리 시스템과 유사합니다.

데이터베이스

데이터베이스는 사람들이 데이터를 수집, 저장, 분석 및 상호작용할 수 있도록 하는 컴퓨터 응용 프로그램입니다. 데이터베이스는 정보를 더 쉽게 접근할 수 있도록 인덱싱됩니다. 데이터베이스에 저장된 데이터는 시스템이 조작을 금지하기 때문에 매우 안전할 수 있습니다. 그러나 데이터베이스는 변동성이 클 수 있으며 설계 및 설정 비용이 자주 발생합니다. 데이터베이스를 사용하고 유지하는 데에는 높은 수준의 기술이 필요합니다.

데이터 웨어하우스

이러한 기업 전반에 걸친 시스템은 귀하의 조직의 다양한 부분에서 데이터를 끌어와 매우 효과적으로 보고 및 분석할 수 있습니다. 현재 및 과거 데이터를 저장하고 데이터를 의미 있는 정보로 변환합니다. 그러나 데이터 웨어하우스는 일반적으로 고급 유지 관리 시스템으로 데이터의 통합된 보기를 제공하기 위해 복잡한 통합이 필요합니다.

인트라넷

이러한 검색 가능한 플랫폼을 기반으로 한 개인 네트워크는 정보에 쉽게 접근할 수 있는 자원을 제공하여 귀하의 기업 내 협업 및 소셜 네트워킹을 향상시킬 수 있습니다. 하지만 전통적인 인트라넷에는 몇 가지 위험이 있습니다, 여기에는 무단 인원이 쉽게 접근할 수 있습니다. 왜 Guru가 현대의 직원 인트라넷에 가장 좋은 선택인지 확인해 보세요.

위키

이 웹 페이지는 사용하기 쉬운 협업 도구 로 아무나 중앙 위치에서 정보를 게시하고 저장할 수 있게 해 줍니다. 비즈니스 문서나 제품 카탈로그를 유지하기에 좋은 장소가 될 수 있습니다. 하지만, 수정이 가능하기 때문에 위키는 종종 잘못된 정보가 포함될 수 있습니다. 또한, 그들은 내부에서 어떤 정보가 조회되거나 사용되고 있는지, 또는 지식 격차가 어디에 존재하는지를 보여주도록 최적화되어 있지 않습니다.

소셜 네트워킹

소셜 네트워킹은 사람들이 서로 연결하고, 그룹에 가입하고, 정보를 기여하고, 그들이 관심 있는 문제에 대해 논의할 수 있게 합니다. 소셜 네트워킹은 조직의 지식에 영향을 줄 수 있습니다. 지식 관리 시스템은 소셜 네트워킹을 적용하여 지식을 식별하고 문서화하며 이전할 수 있습니다.

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생산성을 높이는 지식 관리 전략

생산성을 높이기 위한 세 가지 주요 지식 관리 전략이 있습니다:

지식을 쉽게 공유할 수 있도록 만들기

직원들이 지식을 서로 자유롭게 공유하는 문화를 조성하며, 이를 쌓아두지 않도록 합니다. 이는 지식을 쉽게 찾고 접근할 수 있도록 하는 지식 관리 도구를 구현하여 수행됩니다.

재현 가능한 프로세스 생성

직원들이 중요한 지식을 공유하기 위해 매번 처음부터 다시 발명하지 않도록 하세요. 템플릿 및 공유하기 쉽고 편집하기 쉬운 문서에 의존하면 지식 공유를 더 효과적이고 간단하게 만듭니다.

지식 창출을 장려

가장 많은 지식을 기여하는 사람에게 보상을 제공합니다. 기여자가 인정을 받을 수 있도록 하는 지식 관리 도구를 구현하면 더 많은 사람들이 지식을 기여하도록 장려하는 데 도움이 될 수 있습니다.

높은 사용 장려

질문하는 것은 괜찮지만 직원들이 지식 기반을 확인하지 않고 동료를 방해하여 답을 얻도록만 한다면, 질문하기 전에 KB를 확인하라는 부드러운 알림을 만들기 시작하세요. 이것은 그들의 시간뿐만 아니라 전반적인 효율성을 증가시킵니다.

이러한 전략들은 모든 직원과 부서의 정보 접근성을 개선하여 개방성과 호기심의 문화를 만들어냅니다.

귀사의 지식 기반이 더 생산적이도록 하고 있나요, 아니면 덜 생산적이게 하고 있나요?— 이 쉬운 흐름도를 따라 귀하가 어떤 위치에 있는지를 파악하고 그 결과가 무엇을 의미하는지 발견하십시오.

지식 관리 사용 사례

가장 일반적인 지식 관리 사용 사례는 다음과 같습니다:

직원 온보딩

신규 직원은 조직의 효과적인 구성원이 되기 위해 많은 정보를 매우 빠르게 필요로 합니다. 지식 관리 시스템은 즉각적인 답변을 제공하여 첫 날부터 모두가 같은 입장에서 있을 수 있도록 하며, 좌절을 제한하고 교육 시간을 줄입니다. Guru가 직원 온보딩 속도를 높이는 방법을 확인해보세요.

내부 커뮤니케이션 및 업데이트

좋은 지식 관리는 잡음 줄이기를 통해 협업을 향상시킬 수 있습니다. KM을 사용하여 질문을 묻고 답변하고 업데이트를 제공할 전용 장소를 만들면, 모든 사람이 더 효율적으로 시간을 절약할 수 있습니다. Guru가 어떻게 하는지 보세요 내부 커뮤니케이션 문제를 해결하는 방법.

간소화된 고객 서비스

주요 고객 서비스 지표 중 하나는 티켓 완료 시간이므로, 담당자가 필요한 정보를 정확히 언제 어디서 필요로 하는지 확인하는 것이 좋은 지식 관리의 필수 사항입니다. 고객을 대기시키거나 고객이 올바른 답변을 제공한 사람을 찾는 동안 며칠(또는 몇 주) 동안 티켓을 열어 두는 것을 멈추고, 그 사람에게 한 번만 모두에게 제공하도록 하세요. Guru가 브랜드가 최고의 고객 경험을 창출하도록 돕는 방법을 확인해보세요.

제품 활성화

모든 사람이 최신 및 가장 중요한 변경 사항과 업데이트에 대해 최신 상태를 유지하는 것이 모든 사람이 접근할 수 있는 간소화된 솔루션을 필요로 합니다. 귀하의 지식 관리 시스템은 회사 전체에서 접근할 수 있어야 모든 사람이 무엇이 언제 가능한지 알 수 있습니다. Guru가 어떻게 하는지 보세요 모두에게 제품 개발에 대한 정렬을 유지하는 방법.

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