문서 관리 침해를 해소하는 방법: 당신의 완벽한 가이드 [+ 예시]
문서 관리 시스템(DMS)은 현대 기업에 필수적이며, PDF, 이미지 및 이메일과 같은 문서의 생성, 수정 및 관리를 간소화합니다. 시간을 절약하고 혼잡을 줄이며 프로세스를 자동화하고 문서를 쉽게 검색할 수 있도록 조직하여 협업을 향상시킵니다. 클라우드 기반이든 온프레미스든, DMS는 생산성을 개선하고 민감한 정보를 보호하여 모든 조직에 가치 있는 도구가 됩니다.
문서 관리란 무엇인가요?
문서 관리 시스템은 비즈니스 파일을 생성, 수정 및 관리할 수 있게 해줍니다. 이 문서들은 PDF, 워드 프로세싱 파일, 종이에 스캔하여 저장된 이미지, 이메일, 재무 보고서 및 스프레드시트일 수 있습니다.
문서 관리 시스템의 이점은 무엇인가요?
문서 관리 시스템은 기업 문서 관리 프로세스를 자동화하여 귀하와 귀하의 직원들에게 소중한 시간을 절약하고 기존의 물리적 및 디지털 저장 공간을 정리하는 데 도움을 줍니다.
- 조직적이고 적절하게 태그가 지정된 문서는 더 쉽게 검색할 수 있어 시간 절약뿐만 아니라 귀하의 직원들과 고객의 불만을 줄입니다.
- 자동화된 프로세스는 메타데이터를 캡처하고 귀하의 문서를 검증하고 확인하는 데 도움을 주며, 이를 분류하여 직원의 작업 흐름을 개선하고 협업 능력을 향상시킵니다.
- 내장된 보안 기능은 접근 및 권한 규칙을 설정하고 문서가 언제 열람, 공유 및 편집되었는지를 확인하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
- 문서 관리는 또한 기존의 종이 기반 파일과 이메일과 같은 디지털 파일의 백업을 수행하여 분실되지 않도록 합니다.
EDMS 시스템이란 무엇인가요?
전자 문서 관리 시스템(EDMS)은 조직 전체에 걸쳐 다양한 종류의 문서를 더 효율적으로 저장, 조직, 검색, 공유 및 배포할 수 있게 해줍니다.
EDMS는 일반적인 작업 흐름에 의해 매끄럽게 통합될 수 있습니다. 이는 사용자에게 문서를 생성하고 변환하는 과정을 덜 소모적으로 만들고 더 신뢰할 수 있는 도구와 자동화된 프로세스에 접근할 수 있게 합니다. EDMS는 또한 이러한 문서 내에서 빠르고 쉽게 협업할 수 있는 경로를 제공하고, 파일을 저장하고 접근하며 이러한 문서를 확보하고 검증하는 데 도움을 줍니다.
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7개의 문서 관리 시스템 예시
여러 종류의 문서 관리 시스템이 있으므로 각 시스템의 기능을 검토하여 귀하의 조직의 요구 사항에 가장 잘 맞는 것을 결정하는 것이 중요합니다.
프로젝트 관리 플랫폼
프로젝트를 계획하고 관리할 때, 프로젝트 관리자와 직원은 관련 문서가 포함된 중앙 리포지토리에 접근할 수 있습니다. 이 소프트웨어를 사용하여 프로젝트 팀은 파일을 저장하고 서로 읽기 전용 또는 편집 가능한 형식으로 공유할 수 있습니다.
내부 지식 기반
내부 지식 기반은 조직 내 팀원에 의해 생성되어 필요에 따라 독점적이고/또는 비공식적인 지식에 접근할 수 있도록 합니다. 이는 직원들이 최소한의 방해로 자신의 일을 할 수 있도록 가능한 많은 정보와 문서를 포함해야 합니다. 내부 문서를 효과적으로 저장하고 관리하며 공유하는 훌륭한 방법입니다.
협업 도구
협업 도구는 특정 문서에서 함께 작업하는 조직의 구성원들에게 즉각적인 접근과 각 섹션 또는 구성 요소에서 누가 작업하고 있는지에 대한 명확한 보기를 제공합니다.
지식 관리 도구
지식 관리는 조직이 직원의 집단 지식을 어떻게 목록화하고, 업데이트하며, 활용하는지를 나타냅니다—과거와 현재 모두 포함됩니다. 이것은 또한 그 지식을 분석하는 것입니다. 문서는 이러한 캡처된 지식의 중요한 예시이며, 지식 관리 도구는 회사 문서에 대한 중앙 집중식 디지털 파일링을 허용합니다. 그 결과 문서는 더 쉽게 검색할 수 있어 작업 흐름을 더 효율적으로 만듭니다. 또한 잘 유지된 지식 관리 시스템은 기업이 끊임없이 변화하는 규제 법령을 준수하는 데 도움이 될 수 있습니다. 문서 관리 시스템이 비밀번호와 백업 절차로 강화되면 문서 보안도 향상됩니다.
웹 기반 문서 관리 도구
웹 기반 문서 관리 도구는 귀하의 조직이 디지털 문서를 웹 기반 탐색과 문서 공유, 검색 및 검색을 위한 제어로 폴더와 하위 폴더로 구성할 수 있게 해줍니다. 웹 기반 문서 관리 도구는 다양한 위치에서 근무하는 직원들이 문서를 효율적이고 안전하게 작성, 협업, 공유 및 검색할 수 있게 해줍니다.
클라우드 기반 문서 관리 시스템
클라우드 기반 문서 관리는 외부 공급업체에 의해 제공되며 귀하의 조직이 온라인에서 접근할 수 있게 됩니다. 클라우드 제공업체는 일반적으로 모든 유지보수 및 소프트웨어 업데이트를 처리하므로 IT 팀이 설치하거나 유지보수할 필요가 없습니다. 클라우드에 저장된 문서는 직원들이 온라인에 접근할 수 있는 모든 곳에서 접근할 수 있으며, 파일이 자동으로 클라우드에 저장되기 때문에 백업에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
온프레미스 문서 관리 시스템
온프레미스 문서 관리 시스템에서는 조직이 자체 서버와 저장소를 운영하고 유지보수를 수행합니다. 모든 파일을 백업하여 문서가 유지되고 안전하게 보호되도록 해야 합니다. 귀하는 시스템을 항상 제어할 수 있지만 조직은 유지 보수 및 업데이트를 위해 충분한 IT 지원이 필요합니다. 하나의 장점은 온프레미스 시스템이 인터넷 연결에 의존하지 않기 때문에 연결이 끊겼을 때도 문서에 접근할 수 있다는 것입니다.
문서 관리 예시 기능 및 특징
효과적인 문서 관리 시스템은 조직의 모든 문서가 적절하게 캡처, 변환, 저장, 조직 및 태그가 지정되어 쉽게 검색되고 배포 및 협업이 준비되도록 하는 특정 기능과 능력을 포함합니다. 이러한 기능에는 다음이 포함됩니다:
스마트 조직화
작업 흐름을 개선하고 시간을 절약하며 조직의 효율성을 증가시키려면 적합한 사람이 적합한 문서를 빠르게 찾을 수 있도록 해야 합니다. 스마트 분류, 태그 지정, 평가 및 확인을 사용하는 잘 조직된 문서 조직 시스템은 검색을 더욱 빠르고 직관적으로 만들어 줄 것입니다.
명확한 가시성과 탐색
귀하의 문서 관리 시스템은 사용자 친화적이어야 합니다. 눈에 띄는 검색 기능과 기타 도구가 있는 매력적인 인터페이스는 팀원들이 당면한 불만을 줄이고 더 많은 수용 및 사용을 의미합니다.
강력한 검색 기능
문서 검색에 소요되는 시간을 줄이면 직원들은 더 많은 시간을 협업하고 혁신하여 조직을 전진시키는 데 사용할 수 있습니다. 문서 관리 시스템에 의해 검색을 위해 최적화된 후 귀하의 회사의 문서를 한 번에 검색할 수 있는 능력은 팀 간의 불만을 줄이고 생산성을 높입니다.
버전 관리
모든 버전(및 관련 수정 및 업데이트)을 보존하는 문서 관리 시스템은 기여자 간의 오류나 불일치를 쉽게 식별하고, 문서 진행 상황과 변경 사항을 추적하며, 콘텐츠 중복을 방지하고, 때로는 문제가 발생할 때 완전한 재작성을 피하는 데 중요합니다.
접근 및 권한
조직의 모든 구성원이 모든 문서를 수정하거나 기여할 필요는 없습니다. 일부 중요한 문서는 읽기 전용이어야 하거나 특정 관리자만 수정할 수 있어야 하며, 다른 문서는 주요 팀이 편집할 수 있어야 합니다. 특정 권한을 설정할 수 있는 능력은 올바른 사람들이 올바른 문서에 접근할 수 있도록 해줍니다.
다양한 파일 형식 기능
비즈니스 문서는 PDF 및 워드 프로세싱 파일에서 스캔한 종이 기반 콘텐츠의 이미지, 이메일, 재무 보고서 및 스프레드시트에 이르기까지 다양한 파일 형식으로 존재할 수 있습니다. 모두를 지원할 수 있는 문서 관리 시스템이 필요합니다.
Key takeaways 🔑🥡🍕
문서를 관리하는 가장 좋은 방법은 무엇인가요?
문서를 관리하는 가장 좋은 방법은 문서 관리 시스템(DMS)을 사용하는 것으로, 이는 파일을 조직하고 저장하며 쉽게 검색할 수 있도록 하여 데이터 보안과 준수를 보장합니다.
문서 관리 기술은 무엇인가요?
문서 관리 기술은 문서를 효율적으로 조직, 분류, 저장 및 검색하는 능력뿐만 아니라 데이터 보안 및 규정 준수 관행을 이해하는 것을 포함합니다.
문서 관리는 무엇으로 간주되나요?
문서 관리는 문서의 생성, 저장, 검색 및 폐기를 포함하여 문서를 체계적으로 제어하여 정보 처리를 효율적이고 안전하게 보장하는 것입니다.
문서 관리의 중요성은 무엇인가요?
문서 관리는 효율성을 개선하고 데이터 보안을 보장하며 법적 및 규제 요구 사항에 대한 컴플라이언스를 유지하는 데 매우 중요하여 궁극적으로 전체 생산성을 향상시킵니다.
문서 관리란 무엇을 의미하나요?
문서 관리는 문서의 생애 주기, 즉 문서의 생성, 저장, 접근 및 보관을 제어하기 위해 사용되는 과정과 시스템을 의미합니다.
문서 관리 시스템의 세 가지 기능은 무엇인가요?
문서 관리 시스템은 일반적으로 문서 저장, 검색 및 접근 제어 기능을 포함하여 조직 정보를 관리하고 보호하는 역할을 합니다.
문서 관리 시스템의 예시는 무엇인가요?
문서 관리 시스템의 예로 Guru를 들 수 있으며, 이 시스템은 기업 검색, 지식 기반 및 인트라넷 기능을 결합하여 조직 문서를 관리하기 위한 포괄적인 솔루션을 제공합니다.
문서 관리 시스템이 데이터 보안을 향상시키는 방법은 무엇인가요?
문서 관리 시스템은 역할 기반 접근 제어, 암호화, 감사 추적 및 규정 준수 프로토콜을 구현하여 민감한 정보가 무단 액세스와 데이터 침해로부터 보호되도록 하여 데이터 보안을 향상시킵니다. 이 시스템은 또한 누가 문서에 접근하거나 수정했는지를 추적할 수 있으며, 데이터 손실을 방지하기 위해 안전한 백업을 제공합니다.
문서 관리 시스템이 원격 작업을 지원하는 방법은 무엇인가요?
문서 관리 시스템은 문서에 인터넷을 통해 어느 위치에서나 접근하고 공유하며 협업할 수 있도록 하여 원격 작업을 지원합니다. 클라우드 기반 시스템은 특히 원격 팀에 대한 강력한 지원을 제공하여 직원들이 다양한 위치에서 효율적으로 작업할 수 있도록 하고, 문서의 보안성과 무결성을 유지합니다.
문서 관리 시스템을 구현하는 비용은 얼마인가요?
문서 관리 시스템을 구현하기 위한 비용 고려사항에는 초기 설치 비용, 유지 보수 비용, 클라우드 기반 서비스에 대한 구독 비용 및 추가 저장소 또는 맞춤형 기능에 대한 잠재적 비용이 포함됩니다. 조직은 이러한 비용을 평가할 때 절약한 시간과 생산성 증가 측면에서 투자 수익률도 고려해야 합니다.
