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Un système de gestion des documents (DMS) est essentiel pour les entreprises modernes, simplifiant la création, la modification et la gestion de documents comme des PDF, des images et des e-mails. Il fait gagner du temps, réduit l'encombrement et améliore la collaboration en automatisant les processus et en organisant les documents pour une récupération facile. Qu'il soit basé sur le cloud ou sur site, un DMS améliore la productivité et sécurise les informations sensibles, ce qui en fait un outil précieux pour toute organisation.

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Qu'est-ce que la gestion des documents ?
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Un système de gestion des documents permet également de créer, modifier et gérer des fichiers professionnels. Ces documents peuvent être des PDF, des fichiers de traitement de texte, des images numérisées et sauvegardées de contenu papier, des e-mails, des rapports financiers et des tableurs.

Quels sont les avantages d'un système de gestion des documents ?

Un système de gestion des documents automatise les processus de gestion des documents d'entreprise, vous faisant économiser, à vous et vos employés, un temps précieux, tout en vous aidant à désencombrer les espaces de stockage physiques et numériques existants.

• Les documents organisés et correctement étiquetés peuvent être plus facilement récupérés – un autre gain de temps qui réduira également la frustration de vos employés et clients.
• Les processus automatisés peuvent également capturer des métadonnées, aider à valider et vérifier vos documents, et les classifier, améliorant ainsi les flux de travail des employés et renforçant les capacités de collaboration.
• Les fonctionnalités de sécurité intégrées peuvent vous aider à définir des règles d'accès et de permissions et à voir quand des documents ont été consultés, partagés et modifiés.
• La gestion des documents vous permet également de sauvegarder des fichiers précédemment basés sur papier, ainsi que des fichiers numériques tels que des e-mails, afin qu'ils ne se perdent pas.

Qu'est-ce qu'un système EDMS ?

Un système de gestion électronique des documents (EDMS) permet de stocker, organiser, rechercher, partager et distribuer plus efficacement de nombreux types de documents au sein de votre organisation.

Un EDMS peut être parfaitement intégré dans les flux de travail réguliers. Cela donne aux utilisateurs accès à des outils et des processus automatisés qui rendent la création et la conversion de documents moins chronophages et plus fiables. Un EDMS aide également à tracer une voie vers une collaboration plus rapide et plus facile au sein de ces documents, à stocker et accéder à des fichiers, et à sécuriser et vérifier ces documents.

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7 exemples de systèmes de gestion des documents

Il existe plusieurs types de systèmes de gestion des documents disponibles, il est donc important de passer en revue les caractéristiques de chacun pour déterminer lequel répond le mieux aux besoins de votre organisation.

Plateformes de gestion de projet

Lors de la planification et de la gestion de projets, les chefs de projet et les employés peuvent accéder à un référentiel central contenant des documents pertinents. Avec ce logiciel, les équipes de projet peuvent stocker des fichiers et les partager avec les autres dans des formats en lecture seule ou modifiables.

Bases de connaissances internes

Une base de connaissances interne est créée par et pour les membres de l'équipe au sein d'une organisation pour exploiter les connaissances propriétaires et/ou privées au besoin. Elle doit contenir autant d'informations et de documentation que possible afin d'aider les employés à faire leur travail avec un minimum d'interruption. C'est un moyen efficace de stocker, gérer et partager des documents internes.

Outils de collaboration

Les outils de collaboration offrent aux membres de votre organisation travaillant ensemble sur des documents spécifiques un accès instantané, une vue claire de qui travaille sur chaque section ou composant, des structures d'approbation clairement définies et des notifications lorsque des modifications ou mises à jour sont nécessaires ou complètes.

Outils de gestion des connaissances

La gestion des connaissances fait référence à la manière dont une organisation classe, met à jour et utilise la connaissance collective de ses employés – à la fois passés et présents. Elle fait également référence à l'analyse de cette connaissance. Les documents sont d'importants exemples de cette connaissance capturée, et les outils de gestion des connaissances permettent un archivage numérique centralisé pour les documents d'entreprise. En conséquence, les documents peuvent être plus facilement récupérés, ce qui rend les flux de travail plus efficaces. De plus, un système de gestion des connaissances bien entretenu peut aider les entreprises à rester conformes aux réglementations en constante évolution. Lorsqu'un système de gestion des documents est renforcé avec des mots de passe et des procédures de sauvegarde, la sécurité des documents est également renforcée.

Outils de gestion des documents basés sur le Web

La gestion des documents basée sur le Web permet à votre organisation d'organiser des documents numériques dans des dossiers et des sous-dossiers avec une navigation et des contrôles basés sur le Web pour le partage, la recherche et la récupération de documents. Les outils de gestion des documents basés sur le Web permettent à vos employés travaillant de divers endroits de créer, collaborer, partager et rechercher des documents efficacement et en toute sécurité.

Systèmes de gestion des documents basés sur le cloud

La gestion des documents basée sur le cloud est fournie par un fournisseur externe et est accessible à votre organisation en ligne. Le fournisseur de cloud gère généralement toute la maintenance et les mises à jour logicielles, vous n'aurez donc pas besoin d'une équipe informatique pour l'installer ou la maintenir. Les documents stockés dans le cloud peuvent être accessibles partout où vos employés peuvent se connecter, et comme les fichiers sont automatiquement sauvegardés dans le cloud, vous n'avez pas à vous soucier de les sauvegarder.

Systèmes de gestion des documents sur site

Avec un système de gestion des documents sur site, votre organisation utilise ses propres serveurs et stockage et effectue sa propre maintenance. Vous devrez sauvegarder tous vos fichiers pour garantir que les documents sont conservés et sécurisés. Bien que vous ayez toujours le contrôle de votre système, votre organisation aura besoin d'un soutien informatique suffisant pour la maintenance et les mises à jour. Un avantage est que, comme les systèmes sur site ne dépendent pas des connexions Internet, vous pourrez toujours accéder aux documents si votre connexion est coupée.

Capacités et fonctionnalités des exemples de gestion des documents

Les systèmes de gestion des documents efficaces incluent certaines caractéristiques et capacités pour garantir que tous les documents de votre organisation sont correctement capturés, convertis, stockés, organisés et étiquetés, facilement récupérés et prêts à être diffusés et à collaborer. Ces fonctionnalités incluent :

Organisation intelligente

Pour améliorer les flux de travail, gagner du temps et améliorer l'efficacité de votre organisation, vous souhaitez que les bonnes personnes puissent trouver rapidement les bons documents. Un système d'organisation documentaire bien organisé qui utilise une catégorisation intelligente, un étiquetage, un classement et une vérification rendra vos recherches plus rapides et plus intuitives.

Visibilité et navigation claires

Votre système de gestion des documents doit être convivial. Une interface attrayante avec des fonctionnalités de recherche clairement visibles et d'autres outils signifiera moins de frustration et plus d'acceptation et d'utilisation par vos équipes.

Une fonctionnalité de recherche solide

Moins de temps passé à chercher les documents dont ils ont besoin signifie que vos employés auront plus de temps pour collaborer, innover et faire avancer votre organisation. La capacité de rechercher tous les documents de votre entreprise à la fois, après que ces documents ont été optimisés par votre système de gestion des documents pour la recherche, signifie moins de frustration et plus de productivité parmi vos équipes.

Contrôle des versions

Un système de gestion des documents qui préserve toutes les versions (et les modifications et mises à jour associées) de vos fichiers est important pour identifier facilement les erreurs ou les divergences parmi les contributeurs, suivre l'avancement et les changements des documents, éviter la duplication du contenu et parfois éviter des réécritures complètes lorsque des problèmes se posent.

Accès et permissions

Tous les membres de votre organisation n'ont pas besoin de modifier ou de contribuer à chaque document. Certains documents importants doivent être en lecture seule ou amendables uniquement par certains managers, tandis que d'autres doivent être modifiables par des équipes clés. La capacité de définir des permissions spécifiques donnera aux bonnes personnes accès aux bons documents.

Capacités de format de fichier diversifiées

Les documents commerciaux peuvent être dans une grande variété de formats de fichiers, allant des PDF et des fichiers de traitement de texte, aux images numérisées et sauvegardées de contenu papier, aux e-mails, rapports financiers et tableurs. Vous avez besoin d'un système de gestion des documents qui puisse tous les prendre en charge.

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