Quels sont les outils de gestion des connaissances ?

Les outils de gestion des connaissances garantissent que votre organisation peut capturer des informations et appliquer ces connaissances pour un maximum de valeur pour votre entreprise. Différents outils de gestion des connaissances se concentrent sur différents types de connaissances et sont conçus pour améliorer l'efficacité dans des parties spécifiques de votre entreprise.

Découvrez-en plus sur comment la gestion des connaissances et le partage des connaissances peuvent aider la rentabilité de votre entreprise.

Pourquoi les outils de gestion des connaissances sont-ils importants ?

Les outils de gestion des connaissances offrent une large gamme d'avantages, et chaque option a des forces (et des faiblesses) différentes. Mais voici les quatre principaux avantages que vous devriez attendre de tout outil de gestion des connaissances que vous choisissez :

• Améliorez votre rentabilité et votre efficacité 
• Organisez des informations critiques de l'entreprise dans une source unique de vérité
• Facilitez la collaboration entre les équipes, où qu'elles se trouvent
• Encouragez l'apprentissage continu

Types d'outils de gestion des connaissances

Les outils de gestion des connaissances sont essentiels pour les entreprises cherchant à améliorer l'efficacité organisationnelle, à rationaliser la communication et à favoriser l'innovation. Ces outils se déclinent en plusieurs types, chacun conçu pour servir des objectifs différents. Les systèmes de gestion documentaire, l'un des principaux outils de gestion des connaissances, permettent un stockage, une organisation et une récupération faciles des fichiers et documents essentiels. Les plateformes de collaboration facilitent un travail d'équipe fluide et le partage des connaissances entre les employés, tandis que les systèmes de gestion de contenu fournissent un référentiel central pour créer, éditer et distribuer du contenu numérique.

De plus, les systèmes d'aide à la décision aident à l'analyse des données et à la résolution de problèmes, tandis que les outils de réseautage social favorisent le partage informel des connaissances et la création de relations. La mise en œuvre des bons outils de gestion des connaissances peut considérablement améliorer la productivité et la performance globale d'une entreprise.

Voici une liste utile des types d'outils de gestion des connaissances :

1. Bases de connaissances

Une base de connaissances est un référentiel d'informations consultable qui stocke les données de votre entreprise pour un accès interne ou externe. Elle sert à capturer, gérer et organiser des informations organisationnelles clés afin d'aider vos équipes ou clients à trouver les informations dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. Il existe deux types de bases de connaissances. Une base de connaissances lisible par machine stocke des données qui ne peuvent être analysées que par des systèmes d'intelligence artificielle. Une base de connaissances lisible par les humains stocke des documents et des textes physiques accessibles aux personnes. Les bases de connaissances lisibles par les humains sont plus interactives, mais les recherches prennent souvent plus de temps.

2. Systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS)

Les systèmes de gestion de l'apprentissage aident les entreprises à construire une solide fondation de gestion des connaissances en leur permettant de créer des programmes de formation et éducatifs personnalisés. Grâce à ce système, les dirigeants d'entreprise peuvent concevoir et gérer des leçons, des cours, des quiz et d'autres matériels de formation et livrer ces ressources aux employés, étudiants ou partenaires. 

3. Service Centré sur les Connaissances® (KCS)

Ces outils soutiennent le service centré sur les connaissances, également connu sous le nom d'assistance centrée sur les connaissances, qui décrit comment les équipes de service client et de support accèdent aux connaissances et les utilisent pour offrir une plus grande valeur aux clients, employés et parties prenantes. Chaque fois qu'un problème est résolu dans une organisation KCS, cette connaissance est stockée de manière à être facilement accessible par d'autres. KCS donne à chacun dans l'organisation le pouvoir de partager une responsabilité collective pour maintenir la base de connaissances et informe comment les gens dans l'organisation résolvent des problèmes.‍

4. Gestion des connaissances par IA

La gestion des connaissances par IA peut capturer, filtrer, représenter ou appliquer des connaissances. Ils incluent des applications qui peuvent sélectionner, analyser et classifier du texte ; mener un raisonnement automatisé ; et créer des visualisations – tout cela peut améliorer les capacités de prise de décision. L'IA peut aider les organisations à traiter les entrées humaines, telles que la reconnaissance d'écriture manuscrite et vocale, en utilisant le traitement du langage naturel. Ces systèmes peuvent également traiter des « big data », traditionnellement jugées encombrantes et difficiles à maintenir, en utilisant de nouvelles méthodes de stockage de données telles que la blockchain décentralisée.

5. Gestion de la relation client (CRM)

Conçu pour aider toutes les équipes impliquées dans le marketing, les ventes et le service client, les systèmes CRM suivent les informations sur les prospects et les clients au cours des relations avec les clients. En utilisant un CRM, votre entreprise peut suivre tout, depuis le premier contact avec un prospect et la manière dont il est arrivé chez vous, jusqu'aux interactions qu'il a avec votre équipe de vente tout au long du processus d'achat, jusqu'aux achats répétés. Ces données clients sont stockées dans l'outil CRM, auquel votre équipe peut désormais accéder à tout moment pour comprendre le contexte de la relation et répondre de manière appropriée à tout problème qui pourrait survenir. Cela se traduit par une meilleure expérience client. 

6. Gestion de contenu

Les systèmes de gestion de contenu englobent la création, la gestion et la distribution de votre contenu organisationnel sur votre intranet de l'entreprise ou site Web. Un système de gestion de contenu efficace fournit des modèles pour publier du contenu, permet un editing facile et le marquage des métadonnées, suit les changements et permet l'accès à diverses versions du contenu, permet un travail collaboratif et un développement de contenu parallèle, intègre des systèmes de gestion documentaire et fournit des extensions et des plug-ins pour une fonctionnalité améliorée.

Quel outil de gestion des connaissances est adapté à votre équipe ?

Une chose est claire : il existe de nombreux bons outils de gestion des connaissances disponibles. Ainsi, une attention et des recherches minutieuses sont nécessaires pour trouver la bonne plateforme pour votre entreprise. Il est important d'évaluer vos objectifs, priorités et budget avant de commencer. Et ne faites pas de compromis. Votre outil de gestion des connaissances doit favoriser la collaboration, l'innovation et la croissance des affaires pour les années à venir.

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Les meilleurs outils de gestion des connaissances à utiliser en 2024 

Il existe une grande variété d'outils de gestion des connaissances disponibles, y compris des versions payantes plus complètes pour les entreprises ou les petites entreprises et des versions gratuites plus basiques. Les outils couramment utilisés incluent une bibliothèque de contenu ou des bases de données de partage des connaissances.  

1. Guru

Idéal pour : Guru est une plateforme de gestion des connaissances alimentée par IA, particulièrement adaptée aux organisations qui souhaitent centraliser les connaissances collectives de leur entreprise et les rendre facilement accessibles aux employés. Elle aide les équipes à capturer, organiser, mettre à jour et partager des informations plus efficacement, améliorant ainsi la collaboration et la productivité.

Caractéristiques clés

• Annonces
• Éditeur simple et puissant
• Intégrations puissantes
• Extension de navigateur intuitive
• Capture les connaissances n'importe où sur le web
• Intégration native avec Slack
• Vérification par des experts
• Synchronisation avec les outils logiciels existants
• Organisation intelligente des connaissances, du contenu, et plus
• Informations détaillées pour suivre et améliorer les connaissances
• Déclencheurs et alertes de connaissances personnalisables
• Suggestions de système alimentées par IA 
• Autorisations utilisateur et personnalisations
• Centre d'aide communautaire
• 200+ modèles conçus par des professionnels 

2. Confluence

Idéal pour : Confluence est un système pour les organisations cherchant à créer un espace de travail centralisé pour la collaboration d'équipe, la documentation et la gestion de projet. Développé par Atlassian, Confluence est particulièrement adapté aux entreprises utilisant déjà d'autres produits Atlassian, comme Jira, car il s'intègre parfaitement à ces outils.

Caractéristiques clés

• Pages & plans de projet
• 75+ modèles pratiques
• Intégration Jira
• Applications et intégrations tierces
• Macros pour interactivité
• Recherche avancée & arbre des pages
• Édition et commentaires en temps réel
• Notifications
• Autorisations et personnalisation des flux
• Annonces et blog

3. Stack Overflow for Teams

Idéal pour : Stack Overflow for Teams est une plateforme pour les organisations ayant un fort accent sur le développement logiciel, la programmation et la résolution de problèmes techniques. Cette plateforme permet aux développeurs et ingénieurs de créer une base de connaissances privée et consultable où ils peuvent poser des questions, partager des solutions et collaborer sur des défis techniques.

Caractéristiques clés

• Collections et groupes d'utilisateurs
• Santé du contenu
• Tableau de bord
• Articles
• SSO
• Partage des connaissances basé sur les questions
• Intégrations Chatops - Slack & Microsoft Teams 
• Hébergement privé
• Base de connaissances structurée et consultable

4. Notion

Idéal pour : Notion est un outil flexible pour les nouvelles et petites organisations qui requièrent un outil polyvalent et hautement personnalisable pour gérer les tâches, la documentation et la collaboration.

Caractéristiques clés

• Flux de travail personnalisables
• Intégrations
• Tableau de bord
• Articles
• SSO
• Partage des connaissances basé sur les questions
• Intégrations Chatops - Slack & Microsoft Teams 
• Hébergement privé
• Base de connaissances structurée et consultable

5. ClickUp

Idéal pour : ClickUp est destiné aux organisations à la recherche d'un outil de gestion de projet complet et de productivité, car il combine efficacement des fonctionnalités de gestion des tâches, de documentation et de collaboration d'équipe.

Caractéristiques clés

• Gestion de projet
• Discussion en temps réel 
• 20+ vues de tableau de bord
• Tableaux blancs collaboratifs
• Éditeur de documents interne
• Automatisations
• Importations et intégrations
• Applications mobiles et de bureau
• Personnalisation pour les utilisateurs spécifiques à l'équipe

6. Document360

Meilleur pour : Document360 est une plateforme de connaissances axée sur le client conçue pour les organisations qui nécessitent une solution robuste et facile à utiliser pour créer et maintenir des bases de connaissances, en particulier pour le support client.

Caractéristiques clés

• Site de base de connaissances, assistant et portail
• Catalogage et catégorisation
• Intégrations et extensions
• Gestion des flux de travail
• Permissions utilisateur 
• Rapports
• Outils d'édition et de collaboration
• Tableau de bord d'activité

7. Bloomfire

Meilleur pour : Bloomfire est un outil de gestion des connaissances pour les organisations cherchant une solution conviviale et puissante pour centraliser leur connaissance collective et faciliter l'accès aux informations pour les employés.

Caractéristiques clés

• Importation et utilisation de contenu
• Dans le système de feedback et de commentaires du contenu
• Notifications
• Abonnements aux sujets
• Extension Chrome
• Intégrations de synchronisation de fichiers
• Scan de virus de fichiers

8. Nuclino

Meilleur pour : Nuclino sert de espace de travail unifié, permettant aux membres de l'équipe de collaborer sur des documents, des projets et des tâches en temps réel.

Caractéristiques clés

• Éditeur glisser-déposer
• Collaboration de contenu
• Vues de travail multiples
• Gestion de projet et de tâches
• Recherche
• Permissions utilisateur
• Commandes clavier et raccourcis
• Application de bureau et mobile
• Intégrations

9. Slite

Meilleur pour : Slite est une plateforme de gestion des connaissances et de collaboration d'équipe qui sert de centre centralisé pour les équipes afin de collaborer sur des documents, des notes et des projets.

Caractéristiques clés

• Éditeur flexible
• Curseurs collaboratifs
• Fonctionnalités de glisser-déposer
• Commentaires in-line et markdowns
• Collections organisées
• Tableau de bord des discussions
• Fonctionnalités de partage et de confidentialité
• Recherche
• Importation de documents et de fichiers
• Intégrations et intégrations
• Applications mobiles et de bureau

10. Trainual

Meilleur pour : Trainual est une plateforme de formation spécifiquement conçue pour aider les organisations à créer, organiser et partager des supports de formation, procédures opérationnelles standard (SOP) et ressources d'intégration.

Caractéristiques clés

• Conçu comme un outil de formation et de gestion de projet 2-en-1
• Manuel employé, politiques et processus centralisés 
• Organigramme de l'entreprise, annuaire et profils utilisateur
• Index normalisé pour les RH
• Rapports
• Intégrations
• 250+ modèles