Que sont les outils de gestion des connaissances ?

Les outils de gestion des connaissances permettent à votre organisation de saisir des informations et d'appliquer ces connaissances pour une valeur maximale pour votre entreprise. Différents outils de gestion des connaissances se concentrent sur différents types de connaissances et sont conçus pour améliorer l'efficacité dans des domaines spécifiques de votre entreprise.

En savoir plus sur comment la gestion et le partage des connaissances peuvent améliorer les résultats de votre entreprise.

Pourquoi les outils de gestion des connaissances sont-ils importants ?

Les outils de gestion des connaissances offrent de nombreux avantages, et chaque option présente des forces (et des faiblesses) différentes. Mais voici les quatre principaux avantages que vous pouvez attendre de l'outil de gestion des connaissances que vous choisissez :

• Améliorez votre rentabilité et votre efficacité
• Organisez les informations critiques de l'entreprise dans une source unique et fiable
• Facilitez la collaboration entre les équipes, où qu'elles se trouvent
• Promouvoir l'apprentissage continu

Types d'outils de gestion des connaissances

Les outils de gestion des connaissances sont essentiels pour les entreprises qui cherchent à améliorer l'efficacité organisationnelle, à rationaliser la communication et à favoriser l'innovation. Ces outils sont de différents types, chacun étant conçu pour répondre à des objectifs différents. Les systèmes de gestion des documents, l'un des principaux outils de gestion des connaissances, permettent de stocker, d'organiser et de récupérer facilement des fichiers et des documents cruciaux. Les plateformes de collaboration facilitent le travail d'équipe et le partage des connaissances entre les employés, tandis que les systèmes de gestion de contenu fournissent un référentiel central pour la création, la modification et la distribution de contenu numérique.

En outre, les systèmes d'aide à la décision facilitent l'analyse des données et la résolution de problèmes, tandis que les outils de réseaux sociaux favorisent le partage informel des connaissances et l'établissement de relations. La mise en œuvre des bons outils de gestion des connaissances peut améliorer de manière significative la productivité et les performances globales d'une entreprise.

Voici une liste utile de types d'outils de gestion des connaissances :

1. Bases de connaissances

UNE base de connaissances est un référentiel d'informations consultable qui stocke les données de votre entreprise pour un accès interne ou externe. Il permet de capturer, de gérer et d'organiser les informations organisationnelles clés afin d'aider vos équipes ou vos clients à trouver les informations dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin. Il existe deux types de bases de connaissances. Une base de connaissances lisible par machine stocke des données qui ne peuvent être analysées que par des systèmes d'intelligence artificielle. Une base de connaissances lisible par l'homme stocke des documents et des textes physiques accessibles aux personnes. Les bases de connaissances lisibles par l'homme sont plus interactives, mais les recherches prennent souvent plus de temps.

2. Systèmes de gestion de l'apprentissage (LMS)

Les systèmes de gestion de l'apprentissage aident les entreprises à créer une solide fondement de la gestion des connaissances en leur permettant de créer des programmes de formation et d'enseignement personnalisés. Grâce à ce système, les dirigeants d'entreprise peuvent concevoir et gérer des leçons, des cours, des questionnaires et d'autres supports de formation et fournir ces ressources aux employés, aux étudiants ou aux partenaires.

3. Service centré sur les connaissances® (KCS)

Ces outils soutenir un service centré sur les connaissances, également connu sous le nom de support centré sur les connaissances, qui décrit la manière dont les équipes du service client et de l'assistance accèdent aux connaissances et les utilisent pour apporter une valeur ajoutée aux clients, aux employés et aux parties prenantes. Chaque fois qu'un problème est résolu dans une organisation KCS, ces connaissances sont stockées de manière à être facilement accessibles aux autres. KCS permet à tous les membres de l'organisation de partager la responsabilité collective de la maintenance de la base de connaissances et d'informer les membres de l'organisation sur la manière dont ils résolvent les problèmes.‍

4. Gestion des connaissances sur l'IA

Gestion des connaissances sur l'IA les outils peuvent capturer, filtrer, représenter ou appliquer des connaissances. Elles incluent des applications qui peuvent sélectionner, analyser et classer du texte, effectuer un raisonnement automatisé et créer des visualisations, ce qui peut améliorer les capacités de prise de décision. L'IA peut aider les organisations à traiter les entrées humaines, telles que l'écriture manuscrite et la reconnaissance vocale, à l'aide du traitement du langage naturel. Ces systèmes peuvent également gérer les « mégadonnées », traditionnellement considérées comme peu maniables et difficiles à gérer, en utilisant de nouvelles méthodes de stockage des données, telles que la blockchain décentralisée.

5. Gestion de la relation client (CRM)

Conçus pour aider toutes les équipes impliquées dans le marketing, les ventes et le service client, les systèmes CRM suivent les informations relatives aux prospects et aux clients tout au long des relations avec les clients. Grâce à un CRM, votre entreprise peut tout suivre, depuis le premier contact avec un prospect et la façon dont il est venu vers vous, jusqu'aux interactions qu'il a eues avec votre équipe commerciale tout au long du processus d'achat, en passant par les achats répétés. Ces données clients sont stockées dans l'outil CRM, auquel votre équipe peut désormais accéder à tout moment pour comprendre le contexte de la relation et répondre de manière appropriée aux problèmes qui pourraient survenir. Cela se traduit par une meilleure expérience client.

6. Gestion de contenu

Les systèmes de gestion de contenu englobent la création, la gestion et la distribution du contenu de votre organisation sur intranet de l'entreprise ou site Web. Un système de gestion de contenu efficace fournit des modèles pour publier du contenu, facilite l'édition et le balisage des métadonnées, suit les modifications et permet l'accès à différentes versions du contenu, permet le travail collaboratif et le développement de contenu en parallèle, intègre des systèmes de gestion de documents et fournit des extensions et des plug-ins pour des fonctionnalités améliorées.

Quel outil de gestion des connaissances convient le mieux à votre équipe ?

Une chose est claire : il existe de nombreux outils de gestion des connaissances efficaces. Une réflexion et des recherches approfondies sont donc nécessaires pour trouver la bonne plateforme pour votre entreprise. Il est important d'évaluer vos objectifs, vos priorités et votre budget avant de commencer. Et ne faites pas de compromis. Votre outil de gestion des connaissances devrait favoriser la collaboration, l'innovation et la croissance de l'entreprise pour les années à venir.

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Les meilleurs outils de gestion des connaissances à utiliser en 2024

Il existe une grande variété d'outils de gestion des connaissances, y compris des versions payantes plus complètes pour les entreprises ou les petites entreprises et des versions gratuites plus basiques. Les outils couramment utilisés incluent une bibliothèque de contenu ou des bases de données de partage de connaissances.

1. gourou

Idéal pour : Guru est une plateforme de gestion des connaissances alimentée par l'IA qui convient parfaitement aux organisations qui souhaitent centraliser les connaissances collectives de leur entreprise et les rendre facilement accessibles aux employés. Il aide les équipes à saisir, organiser, mettre à jour et partager les informations de manière plus efficace, améliorant ainsi la collaboration et la productivité.

Principales caractéristiques

• Annonces
• Un éditeur simple et puissant
• Intégrations puissantes
• Extension de navigateur intuitive
• Capture les connaissances n'importe où sur le Web
• Intégration native à Slack
• Vérification par des experts
• Synchronisation avec les outils logiciels existants
• Une organisation intelligente pour les connaissances, le contenu, etc.
• Des informations approfondies pour suivre et améliorer les connaissances
• Déclencheurs de connaissances et alertes personnalisables
• Suggestions à l'échelle du système basées sur l'IA
• Autorisations et personnalisations des utilisateurs
• Centre d'aide communautaire
• Plus de 200 modèles conçus par des professionnels

2. Confluence

Idéal pour : Confluence est un système destiné aux organisations qui cherchent à créer un espace de travail centralisé pour la collaboration en équipe, la documentation et la gestion de projet. Développé par Atlassian, Confluence convient particulièrement aux entreprises qui utilisent déjà d'autres produits Atlassian, tels que Jira, car il s'intègre parfaitement à ces outils.

Principales caractéristiques

• Pages et plans de projet
• Plus de 75 modèles d'exercices
• Intégration à Jira
• Applications et intégrations tierces
• Macros pour l'interactivité
• Recherche avancée et arborescence de pages
• Édition et commentaires en temps réel
• Notifications
• Autorisations et personnalisation des flux
• Annonces et blog

3. Stack Overflow pour les équipes

Idéal pour : Stack Overflow for Teams est une plateforme destinée aux organisations qui se concentre sur le développement de logiciels, la programmation et la résolution de problèmes techniques. Cette plateforme permet aux développeurs et aux ingénieurs de créer une base de connaissances privée et consultable dans laquelle ils peuvent poser des questions, partager des solutions et collaborer sur des défis techniques.

Principales caractéristiques

• Collections et groupes d'utilisateurs
• État de santé du contenu
• Tableau de bord
• Des articles
• SSO
• Partage de connaissances basé sur des questions
• Intégrations de chatops - Slack et Microsoft Teams
• Hébergement privé
• Base de connaissances structurée et consultable

4. Notion

Idéal pour : Notion est un outil flexible destiné aux petites et nouvelles organisations qui ont besoin d'un outil polyvalent et hautement personnalisable pour gérer les tâches, la documentation et la collaboration.

Principales caractéristiques

• Flux de travail personnalisables
• Intégrations
• Tableau de bord
• Des articles
• SSO
• Partage de connaissances basé sur des questions
• Intégrations de chatops - Slack et Microsoft Teams
• Hébergement privé
• Base de connaissances structurée et consultable

5. Cliquez sur UP

Idéal pour : ClickUp s'adresse aux organisations qui recherchent un outil complet de gestion de projet et de productivité, car il combine efficacement des fonctionnalités de gestion des tâches, de documentation et de collaboration en équipe.

Principales caractéristiques

• Gestion de projet
• Chat en temps réel
• Plus de 20 vues de tableau de bord
• Tableaux blancs collaboratifs
• Éditeur de documents interne
• Automatisations
• Importation et intégrations
• Applications mobiles et de bureau
• Personnalisation pour les utilisateurs spécifiques à l'équipe

6. Document 360

Idéal pour : Document360 est une plateforme de connaissances axée sur le client conçue pour les organisations qui ont besoin d'une solution robuste et conviviale pour créer et gérer des bases de connaissances, en particulier pour le support client.

Principales caractéristiques

• Site de base de connaissances, assistant et portail
• Catalogage et catégorisation
• Intégrations et extensions
• Gestion des flux de travail
• Autorisations des utilisateurs
• Rapports
• Éditeur et outils de collaboration
• Tableau de bord des activités

7. Feu de fleurs

Idéal pour : Bloomfire est un outil de gestion des connaissances destiné aux organisations qui recherchent une solution conviviale et puissante pour centraliser leurs connaissances collectives et faciliter l'accès aux informations pour les employés.

Principales caractéristiques

• Importation et utilisation de contenu
• Dans le système de feedback et de commentaires sur le contenu
• Notifications
• Abonnements thématiques
• Extension Chrome
• Intégrations de synchronisation de fichiers
• Analyse antivirus des fichiers

8. Nuclino

Idéal pour : Nuclino sert d'espace de travail unifié, permettant aux membres de l'équipe de collaborer sur des documents, des projets et des tâches en temps réel.

Principales caractéristiques

• Éditeur Drag and Drop
• Collaboration sur le contenu
• Plusieurs vues de travail
• Gestion de projets et de tâches
• Possibilité de recherche
• Autorisations des utilisateurs
• Commande clavier et touches de raccourci
• Application de bureau et mobile
• Intégrations

9. Élite

Idéal pour : Slite est une plateforme de gestion des connaissances et de collaboration d'équipe qui sert de plateforme centralisée permettant aux équipes de collaborer sur des documents, des notes et des projets.

Principales caractéristiques

• Éditeur flexible
• Curseurs collaboratifs
• Fonctions de glisser-déposer
• Commentaires et démarques en ligne
• Collections organisées
• Tableau de bord des discussions
• Fonctionnalités de partage et de confidentialité
• Possibilité de recherche
• Importation de documents et de fichiers
• Intégrations et intégrations
• Applications mobiles et de bureau

10. Entraîneur

Idéal pour : Trainual est une plateforme de formation spécialement conçue pour aider les organisations à créer, organiser et partager du matériel de formation, des procédures opérationnelles standard (SOP) et des ressources d'intégration.

Principales caractéristiques

• Conçu comme un outil 2 en 1 de formation des employés et de gestion de projet
• Manuel, politiques et processus centralisés pour les employés
• Organigramme, répertoire et profils utilisateurs de l'entreprise
• Indice standardisé pour les ressources humaines
• Rapports
• Intégrations
• Plus de 250 modèles