Czym są narzędzia do zarządzania wiedzą?

Narzędzia do zarządzania wiedzą zapewniają, że Twoja organizacja może gromadzić informacje i stosować tę wiedzę dla maksymalnej wartości w Twoim biznesie. Różne narzędzia do zarządzania wiedzą koncentrują się na różnych typach wiedzy i są zaprojektowane, aby poprawić efektywność w określonych obszarach Twojego biznesu.

Dowiedz się więcej o tym, jak zarządzanie wiedzą i dzielenie się nią mogą pomóc w wynikach finansowych twojej firmy.

Dlaczego narzędzia do zarządzania wiedzą są ważne?

Narzędzia do zarządzania wiedzą oferują szeroki wachlarz korzyści, a każda opcja ma różne mocne (i słabe) strony. Ale oto cztery kluczowe korzyści, których powinieneś się spodziewać po wybranym narzędziu do zarządzania wiedzą:

• Zwiększ swoją rentowność i efektywność 
• Organizuj krytyczne informacje firmy w jednym źródle prawdy
• Ułatwiaj współpracę między zespołami, gdziekolwiek się znajdują
• Promuj ciągłe uczenie się

Typy narzędzi do zarządzania wiedzą

Narzędzia do zarządzania wiedzą są niezbędne dla firm dążących do poprawy efektywności organizacyjnej, uproszczenia komunikacji i wspierania innowacji. Te narzędzia mają różne rodzaje, z których każde jest zaprojektowane w celu spełnienia różnych celów. Systemy zarządzania dokumentami, jedne z kluczowych narzędzi do zarządzania wiedzą, umożliwiają łatwe przechowywanie, organizację i odzyskiwanie istotnych plików i dokumentów. Platformy współpracy ułatwiają płynne zespołowe działania i dzielenie się wiedzą wśród pracowników, podczas gdy systemy zarządzania treścią zapewniają centralne repozytorium do tworzenia, edytowania i dystrybucji treści cyfrowej.

Dodatkowo, systemy wsparcia decyzji pomagają w analizie danych i rozwiązywaniu problemów, podczas gdy narzędzia sieci społecznościowej promują nieformalne dzielenie się wiedzą i budowanie relacji. Wdrożenie odpowiednich narzędzi do zarządzania wiedzą może znacząco zwiększyć produktywność firmy i jej ogólną wydajność.

Oto pomocna lista typów narzędzi do zarządzania wiedzą:

1. Bazy wiedzy

A baza wiedzy to wyszukiwalny repozytorium informacji, które przechowuje dane twojej firmy do wewnętrznego lub zewnętrznego dostępu. Służy do gromadzenia, zarządzania i organizowania kluczowych informacji organizacyjnych, aby pomóc Twoim zespołom lub klientom znaleźć potrzebne informacje, gdy ich potrzebują. Istnieją dwa typy baz wiedzy. Baza wiedzy przystosowana do maszyn przechowuje dane, które można analizować tylko przez systemy sztucznej inteligencji. Baza wiedzy przystosowana do ludzi przechowuje dokumenty i teksty fizyczne, które są dostępne dla ludzi. Bazy wiedzy przystosowane do ludzi są bardziej interaktywne, ale wyszukiwanie z reguły zajmuje więcej czasu.

2. Systemy zarządzania nauką (LMS)

Systemy zarządzania nauką pomagają firmom wybudować solidną podstawę zarządzania wiedzą poprzez umożliwienie tworzenia dostosowanych programów szkoleniowych i edukacyjnych. Dzięki temu systemowi liderzy w firmie mogą projektować i zarządzać lekcjami, kursami, quizami oraz innymi materiałami szkoleniowymi i dostarczać te zasoby pracownikom, studentom lub partnerom. 

3. Zarządzanie wiedzą w oparciu o usługi® (KCS)

Te narzędzia wspierają zarządzanie wiedzą w oparciu o usługi, znane również jako wsparcie skoncentrowane na wiedzy, które opisuje, jak zespoły obsługi klienta i wsparcia uzyskują dostęp do wiedzy i wykorzystują ją, aby dostarczyć większą wartość klientom, pracownikom i interesariuszom. Za każdym razem, gdy problem jest rozwiązany w organizacji KCS, ta wiedza jest przechowywana w sposób łatwo dostępny dla innych. KCS daje każdemu w organizacji możliwość dzielenia się zbiorową odpowiedzialnością za utrzymanie bazy wiedzy i informuje, jak ludzie w organizacji rozwiązują problemy.‍

4. Zarządzanie wiedzą wspomagane przez AI

Zarządzanie wiedzą wspomagane przez AI może gromadzić, filtrować, przedstawiać lub stosować wiedzę. Oferują aplikacje, które mogą wybierać, analizować i klasyfikować tekst; prowadzić zautomatyzowane rozumowanie; oraz tworzyć wizualizacje – wszystko to może poprawić zdolności podejmowania decyzji. AI może pomóc organizacjom przetwarzać ludzki wkład, taki jak rozpoznawanie pisma ręcznego i głosu, wykorzystując przetwarzanie języka naturalnego. Te systemy mogą również radzić sobie z “dużymi danymi,” tradycyjnie uznawanymi za nieporęczne i trudne do utrzymania, stosując nowe metody przechowywania danych, jak zdecentralizowany blockchain.

5. Zarządzanie relacjami z klientami (CRM)

Zaprojektowane, aby pomóc wszystkim zespołom zaangażowanym w marketing, sprzedaż i obsługę klienta, systemy CRM śledzą informacje o klientach i perspektywach przez cały czas trwania relacji z klientem. Korzystając z CRM, Twoja firma może śledzić wszystko, od pierwszego kontaktu z perspektywą i sposobu, w jaki do Ciebie trafiła, do interakcji, które miała z Twoim zespołem sprzedaży podczas całego procesu zakupu, aż po powtarzające się zakupy. Te dane klientów są przechowywane w narzędziu CRM, do którego Twój zespół może teraz uzyskać dostęp w dowolnym momencie, aby zrozumieć kontekst relacji i odpowiednio reagować na wszelkie problemy, które mogą się pojawić. To przekłada się na lepsze doświadczenie klienta. 

6. Zarządzanie treścią

Systemy zarządzania treścią obejmują tworzenie, zarządzanie i dystrybucję treści organizacyjnej na twoim intranecie firmy lub stronie internetowej. Skuteczny system zarządzania treścią zapewnia szablony do publikacji treści, umożliwia łatwą edycję i tagowanie metadanych, śledzi zmiany i pozwala na dostęp do różnych wersji treści, umożliwia pracę współpracującą i równoległe tworzenie treści, integruje systemy zarządzania dokumentami oraz zapewnia rozszerzenia i wtyczki zwiększające funkcjonalność.

Jakie narzędzie do zarządzania wiedzą jest odpowiednie dla Twojego zespołu?

Jedno jest pewne: jest wiele dobrych narzędzi do zarządzania wiedzą dostępnych na rynku. Zatem, konieczne jest staranne rozważenie i badanie, aby znaleźć odpowiednią platformę dla Twojej firmy. Ważne jest, aby ocenić swoje cele, priorytety i budżet przed rozpoczęciem. I nie idź na kompromisy. Twoje narzędzie do zarządzania wiedzą powinno wspierać współpracę, innowacje i rozwój biznesu przez lata.

{{cta}}

‍

Najlepsze narzędzia do zarządzania wiedzą do użycia w 2024 roku 

Dostępnych jest wiele różnych narzędzi KM, w tym bardziej kompleksowe płatne wersje dla dużych lub małych firm oraz bardziej podstawowe darmowe wersje. Powszechnie używane narzędzia obejmują bibliotekę treści lub bazy danych do dzielenia się wiedzą.  

1. Guru

Najlepsze dla: Guru to platforma zarządzania wiedzą wspomagana sztuczną inteligencją, najlepiej nadająca się dla organizacji, które chcą skcentralizować zbiorową wiedzę swojej firmy i uczynić ją łatwo dostępną dla pracowników. Pomaga zespołom skuteczniej gromadzić, organizować, aktualizować i dzielić się informacjami, zwiększając współpracę i produktywność.

Kluczowe funkcje

• Ogłoszenia
• Prosty i potężny edytor
• Potężne integracje
• Intuicyjne rozszerzenie przeglądarki
• Gromadzi wiedzę w dowolnym miejscu w sieci
• Natychmiastowa integracja ze Slackiem
• Weryfikacja ekspercka
• Synchronizacja z istniejącymi narzędziami programowymi
• Inteligentna organizacja dla wiedzy, treści i nie tylko
• Głębokie analizy śledzące i poprawiające wiedzę
• Dostosowywalne wyzwalacze i powiadomienia wiedzy
• Sugestie systemowe wspomagane przez AI 
• Uprawnienia użytkowników i personalizacje
• Centrum pomocy społeczności
• Ponad 200 profesjonalnie zaprojektowanych szablonów 

2. Confluence

Najlepsze dla: Confluence to system dla organizacji poszukujących stworzenia centralnego miejsca pracy dla współpracy zespołowej, dokumentacji i zarządzania projektami. Opracowywany przez Atlassian, Confluence jest szczególnie odpowiedni dla firm, które już używają innych produktów Atlassiana, takich jak Jira, ponieważ płynnie integruje się z tymi narzędziami.

Kluczowe funkcje

• Strony & plany projektów
• Ponad 75 szablonów praktycznych
• Integracja z Jira
• Aplikacje i integracje innych firm
• Makra dla interaktywności
• Zaawansowane wyszukiwanie i drzewo strony
• Edycja i komentarze w czasie rzeczywistym
• Powiadomienia
• Uprawnienia i personalizacja feeda
• Ogłoszenia i blog

3. Stack Overflow for Teams

Najlepsze dla: Stack Overflow dla zespołów to platforma dla organizacji o silnym nacisku na rozwój oprogramowania, programowanie i rozwiązywanie problemów technicznych. Ta platforma pozwala programistom i inżynierom tworzyć prywatną, przeszukiwalną bazę wiedzy, w której mogą zadawać pytania, dzielić się rozwiązaniami i współpracować nad wyzwaniami technicznymi.

Kluczowe funkcje

• Zbiory i grupy użytkowników
• Zdrowie treści
• Pulpit nawigacyjny
• Artykuły
• SSO
• Dzielenie się wiedzą oparte na pytaniach
• Integracje Chatops - Slack i Microsoft Teams 
• Prywatne hostowanie
• Strukturalna i przeszukiwalna baza wiedzy

4. Notion

Najlepsze dla: Notion to elastyczne narzędzie dla nowych i małych organizacji, które wymagają wszechstronnego i wysoce konfigurowalnego narzędzia do zarządzania zadaniami, dokumentacją i współpracą.

Kluczowe funkcje

• Dostosowywalne przepływy pracy
• Integracje
• Pulpit nawigacyjny
• Artykuły
• SSO
• Dzielenie się wiedzą oparte na pytaniach
• Integracje Chatops - Slack i Microsoft Teams 
• Prywatne hostowanie
• Strukturalna i przeszukiwalna baza wiedzy

5. ClickUp

Najlepsze dla: ClickUp jest przeznaczony dla organizacji poszukujących kompleksowego narzędzia do zarządzania projektami i produktywności, ponieważ skutecznie łączy zarządzanie zadaniami, dokumentację i współpracę zespołową.

Kluczowe funkcje

• Zarządzanie projektami
• Czat w czasie rzeczywistym 
• Ponad 20 widoków pulpitu
• Współpracujące białe tablice
• Wbudowany edytor dokumentów
• Automatyzacje
• Import i integracje
• Aplikacje mobilne i desktopowe
• Dostosowanie dla użytkowników specyficznych dla zespołu

6. Document360

Najlepsze dla: Document360 to skoncentrowana na kliencie platforma wiedzy zaprojektowana dla organizacji, które potrzebują solidnego i przyjaznego użytkownikowi rozwiązania do tworzenia i utrzymywania baz wiedzy, szczególnie dla wsparcia klienta.

Kluczowe cechy

• Strona bazy wiedzy, asystent i portal
• Katalogowanie i kategoryzacja
• Integracje i rozszerzenia
• Zarządzanie przepływem pracy
• Uprawnienia użytkowników 
• Raportowanie
• Narzędzia edycyjne i współpracy
• Panel aktywności

7. Bloomfire

Najlepsze dla: Bloomfire to narzędzie do zarządzania wiedzą dla organizacji szukających przyjaznego użytkownikowi i potężnego rozwiązania do centralizacji swojej zbiorowej wiedzy i ułatwienia łatwego dostępu do informacji dla pracowników.

Kluczowe cechy

• Import i wykorzystanie treści
• W systemie opinii i komentowania treści
• Powiadomienia
• Subskrypcje tematów
• Rozszerzenie Chrome
• Integracje synchronizacji plików
• Skanowanie wirusów plików

8. Nuclino

Najlepsze dla: Nuclino działa jako zintegrowana przestrzeń robocza, która pozwala członkom zespołu współpracować nad dokumentami, projektami i zadaniami w czasie rzeczywistym.

Kluczowe cechy

• Edytor przeciągnij i upuść
• Współpraca nad treściami
• Wielość widoków roboczych
• Zarządzanie projektami i zadaniami
• Możliwości wyszukiwania
• Uprawnienia użytkowników
• Polecenia klawiaturowe i skróty klawiaturowe
• Aplikacja na komputer i urządzenia mobilne
• Integracje

9. Slite

Najlepsze dla: Slite to platforma zarządzania wiedzą i współpracy zespołowej, która służy jako scentralizowane centrum dla zespołów do współpracy nad dokumentami, notatkami i projektami.

Kluczowe cechy

• Elastyczny edytor
• Współdzielone wskaźniki
• Funkcje przeciągnij i upuść
• Komentowanie w linii i markdowny
• Zorganizowane kolekcje
• Panel dyskusji
• Funkcje udostępniania i prywatności
• Możliwości wyszukiwania
• Import dokumentów i plików
• Integracje i osadzenia
• Aplikacje mobilne i komputerowe

10. Trainual

Najlepsze dla: Trainual to platforma szkoleniowa specjalnie zaprojektowana, aby pomóc organizacjom tworzyć, organizować i udostępniać materiały szkoleniowe, standardowe procedury operacyjne (SOP) i zasoby związane z onboardingiem.

Kluczowe cechy

• Zaplanowane jako narzędzie do szkolenia pracowników i zarządzania projektami 2 w 1
• Centralny podręcznik pracowników, polityki i procesy 
• Organizacja firmy, katalog i profile użytkowników
• Ustandaryzowany indeks dla HR
• Raportowanie
• Integracje
• Ponad 250 szablonów