Что такое инструменты управления знаниями?

Инструменты управления знаниями обеспечивают возможность вашей организации захватывать информацию и применять эти знания для максимальной пользы вашему бизнесу. Разные инструменты управления знаниями сосредоточены на разных типах знаний и предназначены для повышения эффективности в конкретных частях вашего бизнеса.

Узнайте больше о том, как управление знаниями и обмен знаниями могут помочь увеличить прибыль вашей компании.

Почему важны инструменты управления знаниями?

Инструменты управления знаниями предлагают широкий спектр преимуществ, и каждый вариант имеет свои сильные (и слабые) стороны. Но вот четыре ключевых преимущества, которых вы должны ожидать от любого инструмента управления знаниями, который вы выберете:

• Увеличьте свою прибыльность и эффективность 
• Организуйте критически важную информацию компании в едином источнике правды
• Содействуйте сотрудничеству между командами, где бы они ни находились
• Содействуйте непрерывному обучению

Типы инструментов управления знаниями

Инструменты управления знаниями имеют решающее значение для бизнеса, стремящегося повысить организационную эффективность, оптимизировать коммуникацию и содействовать инновациям. Эти инструменты бывают разных типов, каждый из которых предназначен для выполнения разных задач. Системы управления документами, одна из ключевых категорий инструментов управления знаниями, позволяют легко хранить, организовывать и извлекать жизненно важные файлы и документы. Платформы для совместной работы обеспечивают бесшовное взаимодействие команды и обмен знаниями среди сотрудников, в то время как системы управления контентом предоставляют центральный репозиторий для создания, редактирования и распространения цифрового контента.

Кроме того, системы поддержки принятия решений помогают с анализом данных и решением проблем, в то время как инструменты социальных сетей способствуют неофициальному обмену знаниями и выстраиванию отношений. Правильные инструменты управления знаниями могут значительно повысить продуктивность и общую эффективность компании.

Вот полезный список типов инструментов управления знаниями:

1. Базы знаний

Базой знаний является поисковая информационная база, которая хранит данные вашей компании для внутреннего или внешнего доступа. Она служит для захвата, управления и организации ключевой информации организации, чтобы помочь вашим командам или клиентам находить нужную информацию, когда она им нужна. Существует два типа баз знаний. База знаний, читаемая для машин, хранит данные, которые могут анализироваться только системами искусственного интеллекта. База знаний, читаемая для человека, хранит документы и физические тексты, которые доступны людям. Базы знаний, читаемые для человека, более интерактивны, но поиск часто занимает больше времени.

2. Системы управления обучением (LMS)

Системы управления обучением помогают организациям создать прочную основу для управления знаниями путем создания настраиваемых учебных и образовательных программ. С помощью этой системы руководители компании могут разрабатывать и управлять уроками, курсами, тестами и другими учебными материалами и предоставлять эти ресурсы сотрудникам, студентам или партнерам. 

3. Система управления знаниями, основанная на знаниях (KCS)®

Эти инструменты поддерживают систему управления знаниями, также известную как поддержка на основе знаний, которая описывает, как команды обслуживания клиентов и поддержки получают доступ к знаниям и используют их для предоставления большей ценности клиентам, сотрудникам и заинтересованным сторонам. Каждый раз, когда проблема решается в организации KCS, эти знания хранятся так, чтобы быть легко доступными для других. KCS дает возможность всем в организации разделять коллективную ответственность за поддержание базы знаний и информирует о том, как сотрудники организации решают проблемы.‍

4. Управление знаниями с использованием ИИ

Управление знаниями с ИИ может захватывать, фильтровать, представлять или применять знания. Они включают приложения, которые могут выбирать, анализировать и классифицировать текст; проводить автоматическое рассуждение; и создавать визуализации – все это может улучшить возможности принятия решений. ИИ может помочь организациям обрабатывать человеческий ввод, такой как рукописный текст и распознавание голоса, используя обработку естественного языка. Эти системы также могут работать с “большими данными”, которые традиционно считались непрактичными и трудными для поддержки, используя новые методы хранения данных, такие как децентрализованный блокчейн.

5. Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Предназначенные для помощи всем командам, задействованным в маркетинге, продажах и обслуживании клиентов, системы CRM отслеживают информацию о потенциальных и текущих клиентах на протяжении всего взаимодействия с клиентами. С помощью CRM ваша компания может отслеживать все, начиная с первого контакта с клиентом и того, как они узнали о вас, до взаимодействий с вашей командой продаж на протяжении всего процесса покупки до повторных покупок. Эти данные о клиенте хранятся в инструменте CRM, к которому ваша команда может получить доступ в любое время, чтобы понять контекст взаимодействия и дать ответ на любые возникающие проблемы. Это означает лучшую работу с клиентами. 

6. Управление контентом

Системы управления контентом охватывают создание, управление и распространение вашего организационного контента на вашем внутреннем портале компании или сайте. Эффективная система управления контентом предоставляет шаблоны для публикации контента, облегчает редактирование и тегирование метаданных, отслеживает изменения и позволяет доступ к различным версиям контента, допускает совместную работу и параллельную разработку контента, интегрирует системы управления документами и предоставляет расширения и плагины для повышения функциональности.

Какой инструмент управления знаниями подходит вашей команде?

Одно понятно: существует множество хороших инструментов управления знаниями. Следовательно, необходимо тщательно обдумать и исследовать, чтобы найти правильную платформу для вашей компании. Важно оценить ваши цели, приоритеты и бюджет перед тем, как начать. И не идите на компромиссы. Ваш инструмент управления знаниями должен способствовать сотрудничеству, инновациям и росту бизнеса в течение многих лет.

{{cta}}

‍

Лучшие инструменты управления знаниями для использования в 2024 году 

Существует широкий выбор инструментов управления знаниями, включая более комплексные платные версии для корпоративных или малых предприятий и более базовые бесплатные версии. Распространенные инструменты включают в себя библиотеку контента или базы данных для обмена знаниями.  

1. Guru

Лучший для: Guru — это платформа управления знаниями на основе ИИ, наиболее подходящая для организаций, которые хотят централизовать коллективные знания своей компании и сделать их легко доступными для сотрудников. Она помогает командам захватывать, организовывать, обновлять и более эффективно делиться информацией, что повышает сотрудничество и продуктивность.

Ключевые функции

• Объявления
• Простой и мощный редактор
• Мощные интеграции
• Интуитивно понятное расширение браузера
• Захватывает знания из любой точки в интернете
• Нативная интеграция со Slack
• Подтверждение экспертов
• Синхронизация с существующими программными инструментами
• Умная организация знаний, контента и не только
• Глубокая аналитика для отслеживания и улучшения знаний
• Настраиваемые триггеры знаний и уведомления
• Системные предложения на основе ИИ 
• Права пользователей и персонализация
• Центр помощи сообщества
• 200+ профессионально разработанных шаблонов 

2. Confluence

Лучше всего для: Confluence — это система для организаций, стремящихся создать централизованное рабочее пространство для командного сотрудничества, документации и управления проектами. Разработанный компанией Atlassian, Confluence особенно подходит для компаний, которые уже используют другие продукты Atlassian, такие как Jira, поскольку он безупречно интегрируется с этими инструментами.

Ключевые функции

• Страницы & проектные планы
• 75+ практических шаблонов
• Интеграция с Jira
• Приложения сторонних производителей & интеграции
• Макросы для интерактивности
• Расширенный поиск & дерево страниц
• Редактирование и комментирование в реальном времени
• Уведомления
• Разрешения и персонализация ленты
• Объявления и блог

3. Stack Overflow for Teams

Лучше всего для: Stack Overflow for Teams — это платформа для организаций с сильным акцентом на разработке программного обеспечения, программировании и решении технических проблем. Эта платформа позволяет разработчикам и инженерам создавать частную, searchable базу знаний, где они могут задавать вопросы, делиться решениями и сотрудничать при решении технических задач.

Ключевые функции

• Коллекции и группы пользователей
• Здоровье контента
• Панель управления
• Статьи
• SSO
• Обмен знаниями на основе вопросов
• Интеграции Chatops - Slack & Microsoft Teams 
• Частный хостинг
• Структурированная и searchable база знаний

4. Notion

Лучше всего для: Notion — это гибкий инструмент для новых и малых организаций, которым требуется универсальный и высоконастраиваемый инструмент для управления задачами, документацией и сотрудничеством.

Ключевые функции

• Настраиваемые рабочие процессы
• Интеграции
• Панель управления
• Статьи
• SSO
• Обмен знаниями на основе вопросов
• Интеграции Chatops - Slack & Microsoft Teams 
• Частный хостинг
• Структурированная и searchable база знаний

5. ClickUp

Лучше всего для: ClickUp предназначен для организаций, ищущих комплексный инструмент для управления проектами и повышения продуктивности, поскольку он эффективно сочетает в себе управление задачами, документацию и функции командного сотрудничества.

Ключевые функции

• Управление проектами
• Чат в реальном времени 
• 20+ представлений панели управления
• Совместные доски
• Встроенный редактор документов
• Автоматизация
• Импорт и интеграции
• Мобильные и настольные приложения
• Настройка для пользователей, специфичных для команды

6. Document360

Лучше всего для: Document360 — это ориентированная на клиента платформа знаний, разработанная для организаций, которым требуется надежное и удобное решение для создания и поддержки баз знаний, особенно для поддержки клиентов.

Ключевые функции

• Сайт базы знаний, помощник и портал
• Каталогизация и категоризация
• Интеграции и расширения
• Управление рабочими процессами
• Права пользователей 
• Отчетность
• Инструменты редактирования и совместной работы
• Панель активности

7. Bloomfire

Лучше всего для: Bloomfire — это инструмент управления знаниями для организаций, которые ищут удобное и мощное решение для централизации своих коллективных знаний и упрощения доступа к информации для сотрудников.

Ключевые функции

• Импорт и использование контента
• В системе отзывов и комментариев к контенту
• Уведомления
• Подписки на темы
• Расширение Chrome
• Интеграции синхронизации файлов
• Сканирование файлов на вирусы

8. Nuclino

Лучше всего для: Nuclino служит в качестве единого рабочего пространства, позволяя членам команды сотрудничать над документами, проектами и задачами в реальном времени.

Ключевые функции

• Редактор перетаскивания
• Совместная работа с контентом
• Несколько рабочих представлений
• Управление проектами и задачами
• Поисковая доступность
• Права пользователей
• Команды клавиатуры и горячие клавиши
• Десктопное и мобильное приложение
• Интеграции

9. Slite

Лучше всего для: Slite — это платформа управления знаниями и совместной работы команд, которая служит в качестве централизованного узла для команд, чтобы сотрудничать над документами, заметками и проектами.

Ключевые функции

• Гибкий редактор
• Совместные курсоры
• Функции перетаскивания
• Встраивание комментариев и разметки
• Организованные коллекции
• Панель обсуждений
• Функции обмена и конфиденциальности
• Поисковая доступность
• Импорт документов и файлов
• Интеграции и внедрения
• Мобильные и настольные приложения

10. Trainual

Лучше всего для: Trainual — это платформа обучения, специально созданная, чтобы помочь организациям создавать, организовывать и делиться учебными материалами, стандартными операционными процедурами (SOP) и ресурсами по адаптации.

Ключевые функции

• Разработано как инструмент для обучения сотрудников и управления проектами в одном флаконе
• Централизованный справочник сотрудников, политики и процессы 
• Организационная структура компании, справочник и профили пользователей
• Стандартизированный индекс для HR
• Отчетность
• Интеграции
• 250+ шаблонов