Cosa sono gli strumenti di gestione della conoscenza?

Gli strumenti di gestione della conoscenza garantiscono che la tua organizzazione possa catturare informazioni e applicare quella conoscenza per il massimo valore per il tuo business. Diversi strumenti di gestione della conoscenza si concentrano su diversi tipi di conoscenza e sono progettati per migliorare l'efficienza in parti specifiche della tua attività.

Scopri di più su come la gestione della conoscenza e la condivisione della conoscenza possono aiutare il margine di profitto della tua azienda.

Perché sono importanti gli strumenti di gestione della conoscenza?

Gli strumenti di gestione della conoscenza offrono un'ampia gamma di vantaggi, e ciascuna opzione ha punti di forza (e debolezze) diversi. Ma ecco i quattro vantaggi chiave che dovresti aspettarti da qualsiasi strumento di gestione della conoscenza tu scelga:

• Migliora la tua redditività e efficienza 
• Organizza informazioni aziendali critiche in una singola fonte di verità
• Facilita la collaborazione tra i team, dovunque si trovino
• Promuovi l'apprendimento continuo

Tipi di strumenti di gestione della conoscenza

Gli strumenti di gestione della conoscenza sono essenziali per le aziende che cercano di migliorare l'efficienza organizzativa, semplificare la comunicazione e promuovere l'innovazione. Questi strumenti si presentano in vari tipi, ciascuno progettato per servire scopi diversi. I sistemi di gestione documentale, uno degli strumenti chiave di gestione della conoscenza, consentono una facile memorizzazione, organizzazione e recupero di file e documenti cruciali. Le piattaforme di collaborazione facilitano il lavoro di squadra senza soluzione di continuità e la condivisione della conoscenza tra i dipendenti, mentre i sistemi di gestione dei contenuti forniscono un repository centrale per la creazione, la modifica e la distribuzione dei contenuti digitali.

Inoltre, i sistemi di supporto alle decisioni aiutano nell'analisi dei dati e nella risoluzione dei problemi, mentre gli strumenti di social networking promuovono la condivisione informale della conoscenza e lo sviluppo delle relazioni. Implementare gli strumenti giusti per la gestione della conoscenza può migliorare significativamente la produttività e le prestazioni complessive di un'azienda.

Ecco un elenco utile dei tipi di strumenti per la gestione della conoscenza:

1. Basi di conoscenza

Una base di conoscenza è un repository di informazioni ricercabile che memorizza i dati della tua azienda per accesso interno o esterno. Serve a catturare, gestire e organizzare informazioni chiave dell'organizzazione per aiutare i tuoi team o clienti a trovare le informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno. Ci sono due tipi di basi di conoscenza. Una base di conoscenza leggibile dalla macchina memorizza dati che possono essere analizzati solo da sistemi di intelligenza artificiale. Una base di conoscenza leggibile dall'uomo memorizza documenti e testi fisici accessibili alle persone. Le basi di conoscenza leggibili dall'uomo sono più interattive, ma le ricerche sono spesso più dispendiose in termini di tempo.

2. Sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS)

I sistemi di gestione dell'apprendimento aiutano le aziende a costruire una solida fondazione di gestione della conoscenza consentendo loro di creare programmi di formazione ed educativi personalizzati. Attraverso questo sistema, i leader aziendali possono progettare e gestire lezioni, corsi, quiz e altri materiali formativi e fornire queste risorse a dipendenti, studenti o partner. 

3. Servizio Centrato sulla Conoscenza® (KCS)

Questi strumenti supportano il servizio centrato sulla conoscenza, noto anche come supporto centrato sulla conoscenza, che descrive come i team di servizio clienti e supporto accedono e utilizzano la conoscenza per fornire maggiore valore a clienti, dipendenti e stakeholder. Ogni volta che un problema viene risolto in un'organizzazione KCS, quella conoscenza viene memorizzata in un modo che è facilmente accessibile agli altri. KCS consente a tutti nell'organizzazione di condividere la responsabilità collettiva per mantenere la base di conoscenza e informa su come le persone nell'organizzazione risolvono i problemi.‍

4. Gestione della conoscenza AI

La gestione della conoscenza AI può catturare, filtrare, rappresentare o applicare conoscenza. Questi includono applicazioni che possono selezionare, analizzare e classificare il testo; condurre ragionamenti automatizzati; e creare visualizzazioni – tutte cose che possono migliorare le capacità decisionali. L'AI può aiutare le organizzazioni a elaborare input umani, come il riconoscimento della scrittura a mano e della voce, utilizzando l'elaborazione del linguaggio naturale. Questi sistemi possono anche gestire “big data,” tradizionalmente considerati ingombranti e difficili da mantenere, utilizzando nuovi metodi di memorizzazione dei dati come la blockchain decentralizzata.

5. Gestione della relazione con i clienti (CRM)

Progettato per aiutare tutti i team coinvolti nel marketing, nelle vendite e nel servizio clienti, i sistemi CRM tracciano le informazioni sui potenziali clienti e sui clienti durante il corso delle relazioni con i clienti. Utilizzando un CRM, la tua azienda può tenere traccia di tutto, dal primo contatto con un potenziale cliente e di come ti ha trovato, alle interazioni che ha con il tuo team di vendita durante il processo di acquisto, fino agli acquisti ripetuti. Questi dati sui clienti vengono memorizzati nello strumento CRM, che il tuo team può ora accedere in qualsiasi momento per comprendere il contesto della relazione e rispondere in modo appropriato a eventuali problemi che possono sorgere. Questo si traduce in una migliore esperienza per i clienti. 

6. Gestione dei contenuti

I sistemi di gestione dei contenuti comprendono la creazione, gestione e distribuzione dei contenuti della tua organizzazione sul tuo intranet aziendale o sul sito web. Un sistema di gestione dei contenuti efficace fornisce modelli per la pubblicazione dei contenuti, consente una facile modifica e tagging dei metadati, tiene traccia delle modifiche e consente l'accesso a varie versioni del contenuto, consente il lavoro collaborativo e lo sviluppo parallelo dei contenuti, integra sistemi di gestione documentale e fornisce estensioni e plug-in per una funzionalità avanzata.

Quale strumento di gestione della conoscenza è giusto per il tuo team?

Una cosa è chiara: ci sono molti buoni strumenti di gestione della conoscenza disponibili. Quindi, è necessaria una attenta considerazione e ricerca per trovare la piattaforma giusta per la tua azienda. È importante valutare i tuoi obiettivi, priorità e budget prima di iniziare. E non compromettere. Il tuo strumento di gestione della conoscenza dovrebbe guidare la collaborazione, l'innovazione e la crescita aziendale per molti anni a venire.

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I migliori strumenti di gestione della conoscenza da utilizzare nel 2024 

Esiste un'ampia varietà di strumenti KM disponibili, inclusi versioni a pagamento più complete per aziende o piccole imprese e versioni gratuite più basiche. Gli strumenti comunemente usati includono una libreria di contenuti o database di condivisione della conoscenza.  

1. Guru

Ideale per: Guru è una piattaforma di gestione della conoscenza alimentata dall'intelligenza artificiale, meglio adatta per organizzazioni che vogliono centralizzare il sapere collettivo della propria azienda e renderlo facilmente accessibile ai dipendenti. Aiuta i team a catturare, organizzare, aggiornare e condividere informazioni in modo più efficiente, migliorando la collaborazione e la produttività.

Caratteristiche principali

• Annunci
• Editor semplice e potente
• Integrazioni potenti
• Estensione del browser intuitiva
• Cattura la conoscenza ovunque sul web
• Integrazione nativa con Slack
• Verifica dell'esperto
• Sincronizzazione con strumenti software esistenti
• Organizzazione intelligente per conoscenza, contenuti, e altro
• Profondità di conoscenza per monitorare e migliorare la conoscenza
• Attivatori e avvisi di conoscenza personalizzabili
• Suggerimenti a livello di sistema potenziati dall'AI 
• Permessi degli utenti e personalizzazioni
• Centro assistenza della community
• 200+ modelli progettati professionalmente 

2. Confluence

Ideale per: Confluence è un sistema per le organizzazioni che cercano di creare uno spazio di lavoro centralizzato per la collaborazione del team, la documentazione e la gestione dei progetti. Sviluppato da Atlassian, Confluence è particolarmente adatto per le aziende che utilizzano già altri prodotti Atlassian, come Jira, poiché si integra perfettamente con questi strumenti.

Caratteristiche principali

• Pagine & progetti
• 75+ modelli pratici
• Integrazione con Jira
• App di terze parti & integrazioni
• Macro per interattività
• Ricerca avanzata & struttura delle pagine
• Modifiche e commenti in tempo reale
• Notifiche
• Permessi e personalizzazione del feed
• Annunci e blog

3. Stack Overflow per Team

Ideale per: Stack Overflow per Team è una piattaforma per organizzazioni con un forte focus sullo sviluppo software, programmazione e risoluzione di problemi tecnici. Questa piattaforma consente a sviluppatori e ingegneri di creare una base di conoscenza privata e ricercabile dove possono porre domande, condividere soluzioni e collaborare su sfide tecniche.

Caratteristiche principali

• Collezioni e gruppi di utenti
• Salute dei contenuti
• Cruscotto
• Articoli
• SSO
• Condivisione della conoscenza basata sulle domande
• Integrazioni Chatops - Slack & Microsoft Teams 
• Hosting privato
• Base di conoscenze strutturata e ricercabile

4. Notion

Ideale per: Notion è uno strumento flessibile per nuove e piccole organizzazioni che richiedono uno strumento versatile e altamente personalizzabile per gestire compiti, documentazione e collaborazione.

Caratteristiche principali

• Flussi di lavoro personalizzabili
• Integrazioni
• Cruscotto
• Articoli
• SSO
• Condivisione della conoscenza basata sulle domande
• Integrazioni Chatops - Slack & Microsoft Teams 
• Hosting privato
• Base di conoscenze strutturata e ricercabile

5. ClickUp

Ideale per: ClickUp è per le organizzazioni che cercano uno strumento completo di gestione dei progetti e produttività, poiché combina efficacemente gestioni di attività, documentazione e funzionalità di collaborazione tra team.

Caratteristiche principali

• Gestione dei progetti
• Chat in tempo reale 
• 20+ visualizzazioni del cruscotto
• Lavagne collaborative
• Editor documentale interno
• Automazioni
• Importazione e integrazioni
• App mobile e desktop
• Personalizzazione per utenti specifici del team

6. Document360

Ideale per: Document360 è una piattaforma di conoscenza focalizzata sul cliente, progettata per le organizzazioni che richiedono una soluzione robusta e user-friendly per creare e mantenere basi di conoscenza, in particolare per il supporto clienti.

Caratteristiche principali

• Sito della base di conoscenza, assistente e portale
• Catalogazione & categorizzazione
• Integrazioni e estensioni
• Gestione del flusso di lavoro
• Autorizzazioni utente 
• Reporting
• Strumenti di editing e collaborazione
• Dashboard delle attività

7. Bloomfire

Ideale per: Bloomfire è uno strumento di gestione della conoscenza per le organizzazioni che cercano una soluzione user-friendly e potente per centralizzare la loro conoscenza collettiva e facilitare l'accesso alle informazioni per i dipendenti.

Caratteristiche principali

• Importazione e utilizzo dei contenuti
• Nel sistema di feedback e commento sui contenuti
• Notifiche
• Abbonamenti agli argomenti
• Estensione Chrome
• Integrazioni di sincronizzazione dei file
• Scansione dei virus nei file

8. Nuclino

Ideale per: Nuclino funge da spazio di lavoro unificato, consentendo ai membri del team di collaborare su documenti, progetti e attività in tempo reale.

Caratteristiche principali

• Editor drag and drop
• Collaborazione dei contenuti
• Multiple visualizzazioni del lavoro
• Gestione di progetti e attività
• Ricercabilità
• Autorizzazioni utente
• Comandi da tastiera e tasti di scelta rapida
• App desktop & mobile
• Integrazioni

9. Slite

Ideale per: Slite è una piattaforma di gestione della conoscenza e collaborazione del team che funge da hub centralizzato per i team per collaborare su documenti, appunti e progetti.

Caratteristiche principali

• Editor flessibile
• Cursori collaborativi
• Funzionalità di drag and drop
• Commenti inline e markdown
• Collezioni organizzate
• Dashboard delle discussioni
• Funzionalità di condivisione e privacy
• Ricercabilità
• Importazione di documenti e file
• Integrazioni e embed
• App mobile e desktop

10. Trainual

Ideale per: Trainual è una piattaforma di formazione specificamente progettata per aiutare le organizzazioni a creare, organizzare e condividere materiali di formazione, procedure operative standard (SOP) e risorse per l'inserimento.

Caratteristiche principali

• Progettato come uno strumento di formazione per dipendenti 2-in-1 e gestione progetti
• Manuale dell'employee centralizzato, politiche e processi 
• Organigramma aziendale, directory e profili utente
• Indice standardizzato per le risorse umane
• Reporting
• Integrazioni
• 250+ modelli