O que são ferramentas de gestão do conhecimento?

As ferramentas de gestão do conhecimento garantem que sua organização possa capturar informações e aplicar esse conhecimento para o máximo valor ao seu negócio. Diferentes ferramentas de gestão do conhecimento focam em diferentes tipos de conhecimento e são projetadas para melhorar a eficiência em partes específicas do seu negócio.

Saiba mais sobre como a gestão do conhecimento e o compartilhamento de conhecimento podem ajudar o resultado da sua empresa.

Por que as ferramentas de gestão do conhecimento são importantes?

As ferramentas de gestão do conhecimento oferecem uma ampla gama de benefícios, e cada opção tem diferentes pontos fortes (e fracos). Mas aqui estão os quatro benefícios principais que você deve esperar de qualquer ferramenta de gestão do conhecimento que escolher:

• Melhore sua lucratividade e eficiência 
• Organize informações críticas da empresa em uma única fonte da verdade
• Facilite a colaboração entre as equipes, onde quer que estejam
• Promova o aprendizado contínuo

Tipos de ferramentas de gestão do conhecimento

As ferramentas de gestão do conhecimento são essenciais para as empresas que buscam melhorar a eficiência organizacional, simplificar a comunicação e promover a inovação. Essas ferramentas vêm em vários tipos, cada uma projetada para atender a diferentes propósitos. Os sistemas de gerenciamento de documentos, uma das principais ferramentas de gestão do conhecimento, permitem o armazenamento, organização e recuperação fácil de arquivos e documentos cruciais. As plataformas de colaboração facilitam o trabalho em equipe sem costura e o compartilhamento de conhecimento entre os funcionários, enquanto os sistemas de gerenciamento de conteúdo fornecem um repositório central para criar, editar e distribuir conteúdo digital.

Além disso, os sistemas de suporte à decisão ajudam na análise de dados e resolução de problemas, enquanto as ferramentas de redes sociais promovem o compartilhamento informal de conhecimento e a construção de relacionamentos. Implementar as ferramentas de gestão do conhecimento corretas pode aumentar significativamente a produtividade e o desempenho geral de uma empresa.

Aqui está uma lista útil de tipos de ferramentas de gestão do conhecimento:

1. Bases de conhecimento

Uma base de conhecimento é um repositório de informações pesquisável que armazena os dados da sua empresa para acesso interno ou externo. Ela serve para capturar, gerenciar e organizar informações organizacionais importantes para ajudar suas equipes ou clientes a encontrar as informações que precisam, quando precisam. Existem dois tipos de bases de conhecimento. Uma base de conhecimento legível por máquina armazena dados que só podem ser analisados por sistemas de inteligência artificial. Uma base de conhecimento legível por humanos armazena documentos e textos físicos que são acessíveis a pessoas. As bases de conhecimento legíveis por humanos são mais interativas, mas as buscas costumam ser mais demoradas.

2. Sistemas de gerenciamento de aprendizagem (LMS)

Os sistemas de gestão de aprendizagem ajudam as empresas a construir uma forte fundação de gestão do conhecimento ao permitir que criem programas de treinamento e educação personalizados. Por meio deste sistema, os líderes da empresa podem projetar e gerenciar aulas, cursos, quizzes e outros materiais de treinamento e fornecer esses recursos a funcionários, estudantes ou parceiros. 

3. Serviço Centrado no Conhecimento® (KCS)

Essas ferramentas apoiam o serviço centrado no conhecimento, também conhecido como suporte centrado no conhecimento, que descreve como equipes de atendimento e suporte ao cliente acessam e usam o conhecimento para fornecer maior valor a clientes, funcionários e partes interessadas. Cada vez que um problema é resolvido em uma organização KCS, esse conhecimento é armazenado de uma forma que é facilmente acessível a outros. O KCS capacita todos na organização a compartilhar a responsabilidade coletiva pela manutenção da base de conhecimento e informa como as pessoas na organização resolvem problemas.‍

4. Gerenciamento do conhecimento com IA

Gerenciamento do conhecimento com IA as ferramentas podem capturar, filtrar, representar ou aplicar conhecimento. Eles incluem aplicativos que podem selecionar, analisar e classificar texto; realizar raciocínio automatizado; e criar visualizações – tudo isso pode melhorar as capacidades de tomada de decisão. A IA pode ajudar as organizações a processar entradas humanas, como reconhecimento de escrita à mão e voz, utilizando processamento de linguagem natural. Esses sistemas também podem lidar com “big data,” tradicionalmente considerados difíceis de manter, usando novos métodos de armazenamento de dados, como blockchain descentralizado.

5. Gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM)

Projetados para ajudar todas as equipes envolvidas em marketing, vendas e serviço ao cliente, os sistemas de CRM rastreiam informações deprospectos e clientes ao longo do relacionamento com o cliente. Usando um CRM, sua empresa pode rastrear tudo, desde o primeiro contato com um prospecto e como eles chegaram até você, até as interações que eles têm com sua equipe de vendas ao longo do processo de compra, até compras repetidas. Esses dados de clientes são armazenados na ferramenta CRM, à qual sua equipe agora pode acessar a qualquer momento para entender o contexto do relacionamento e responder adequadamente a qualquer problema que possa surgir. Isso se traduz em uma melhor experiência do cliente. 

6. Gerenciamento de conteúdo

Os sistemas de gestão de conteúdo englobam a criação, gestão e distribuição do conteúdo da sua organização em sua intranet ou site. Um sistema eficaz de gerenciamento de conteúdo fornece modelos para publicação de conteúdo, permite edição fácil e etiquetagem de metadados, rastreia alterações e permite acesso a várias versões do conteúdo, permite trabalho colaborativo e desenvolvimento paralelo de conteúdo, integra sistemas de gerenciamento de documentos e fornece extensões e plug-ins para funcionalidade aprimorada.

Qual ferramenta de gestão do conhecimento é a certa para sua equipe?

Uma coisa é clara: há muitas boas ferramentas de gestão do conhecimento disponíveis. Portanto, é necessário considerar cuidadosamente e pesquisar para encontrar a plataforma certa para sua empresa. É importante avaliar seus objetivos, prioridades e orçamento antes de começar. E não faça concessões. Sua ferramenta de gestão do conhecimento deve impulsionar a colaboração, inovação e crescimento dos negócios por muitos anos.

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As melhores ferramentas de gestão do conhecimento para usar em 2024 

Há uma ampla variedade de ferramentas de KM disponíveis, incluindo versões pagas mais abrangentes para empresas grandes ou pequenas e versões gratuitas mais básicas. As ferramentas comumente usadas incluem uma biblioteca de conteúdo ou bancos de dados de compartilhamento de conhecimento.  

1. Guru

Melhor para: Guru é uma plataforma de gestão do conhecimento impulsionada por IA, mais adequada para organizações que desejam centralizar o conhecimento coletivo da sua empresa e torná-lo facilmente acessível aos funcionários. Ajuda as equipes a capturar, organizar, atualizar e compartilhar informações de forma mais eficiente, melhorando a colaboração e a produtividade.

Recursos principais

• Anúncios
• Editor simples e poderoso
• Integrações poderosas
• Extensão de navegador intuitiva
• Captura conhecimento em qualquer lugar na web
• Integração nativa com Slack
• Verificação de especialistas
• Sincroniza com ferramentas de software existentes
• Organização inteligente para conhecimento, conteúdo e mais
• Insights profundos para rastrear e melhorar o conhecimento
• Gatilhos e alertas de conhecimento personalizáveis
• Sugestões de sistema baseadas em IA 
• Permissões e personalizações de usuários
• Central de ajuda da comunidade
• Mais de 200 modelos projetados profissionalmente 

2. Confluence

Melhor para: Confluence é um sistema para organizações que buscam criar um espaço de trabalho centralizado para colaboração em equipe, documentação e gerenciamento de projetos. Desenvolvido pela Atlassian, o Confluence é particularmente adequado para empresas que já usam outros produtos da Atlassian, como Jira, uma vez que se integra perfeitamente a essas ferramentas.

Recursos principais

• Páginas & planos de projeto
• 75+ modelos de prática
• Integração com Jira
• Aplicativos de terceiros & integrações
• Macros para interatividade
• Pesquisa avançada & árvore de páginas
• Edição e comentários em tempo real
• Notificações
• Permissões e personalização de feed
• Anúncios e blog

3. Stack Overflow for Teams

Melhor para: Stack Overflow for Teams é uma plataforma para organizações com um forte foco no desenvolvimento de software, programação e resolução de problemas técnicos. Esta plataforma permite que desenvolvedores e engenheiros criem uma base de conhecimento privada e pesquisável, onde podem fazer perguntas, compartilhar soluções e colaborar em desafios técnicos.

Recursos principais

• Coleções e grupos de usuários
• Saúde do conteúdo
• Painel de controle
• Artigos
• SSO
• Compartilhamento de conhecimento baseado em perguntas
• Integrações do Chatops - Slack & Microsoft Teams 
• Hospedagem privada
• Base de conhecimento estruturada e pesquisável

4. Notion

Melhor para: Notion é uma ferramenta flexível para novas e pequenas organizações que requerem uma ferramenta versátil e altamente personalizável para gerenciar tarefas, documentação e colaboração.

Recursos principais

• Fluxos de trabalho personalizáveis
• Integrações
• Painel de controle
• Artigos
• SSO
• Compartilhamento de conhecimento baseado em perguntas
• Integrações do Chatops - Slack & Microsoft Teams 
• Hospedagem privada
• Base de conhecimento estruturada e pesquisável

5. ClickUp

Melhor para: ClickUp é para organizações que buscam uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos e produtividade, pois combina eficazmente gerenciamento de tarefas, documentação e recursos de colaboração em equipe.

Recursos principais

• Gerenciamento de projetos
• Chat em tempo real 
• Mais de 20 visualizações de painel
• Quadro branco colaborativo
• Editor de documentos interno
• Automações
• Importação e integrações
• Aplicativos para desktop e mobile
• Personalização para usuários específicos da equipe

6. Document360

Melhor para: Document360 é uma plataforma de conhecimento focada no cliente, projetada para organizações que exigem uma solução robusta e amigável para criar e manter bases de conhecimento, particularmente para suporte ao cliente.

Recursos principais

• Site de base de conhecimento, assistente e portal
• Catalogação e categorização
• Integrações e extensões
• Gerenciamento de fluxo de trabalho
• Permissões de usuário 
• Relatórios
• Editor e ferramentas de colaboração
• Painel de atividades

7. Bloomfire

Melhor para: Bloomfire é uma ferramenta de gerenciamento de conhecimento para organizações que buscam uma solução amigável e poderosa para centralizar seu conhecimento coletivo e facilitar o fácil acesso às informações para os funcionários.

Recursos principais

• Importação e utilização de conteúdo
• No sistema de feedback e comentários de conteúdo
• Notificações
• Inscrições em tópicos
• Extensão do Chrome
• Integrações de sincronização de arquivos
• Escaneamento de vírus em arquivos

8. Nuclino

Melhor para: Nuclino serve como um espaço de trabalho unificado, permitindo que os membros da equipe colaborem em documentos, projetos e tarefas em tempo real.

Recursos principais

• Editor de arrastar e soltar
• Colaboração de conteúdo
• Várias visualizações de trabalho
• Gerenciamento de projetos e tarefas
• Facilidade de busca
• Permissões de usuário
• Comandos de teclado e teclas de atalho
• App para desktop e mobile
• Integrações

9. Slite

Melhor para: Slite é uma plataforma de gerenciamento de conhecimento e colaboração em equipe que serve como um hub centralizado para equipes colaborarem em documentos, notas e projetos.

Recursos principais

• Editor flexível
• Insertores colaborativos
• Recursos de arrastar e soltar
• Comentários em linha e markdowns
• Coleções organizadas
• Painel de discussões
• Recursos de compartilhamento e privacidade
• Facilidade de busca
• Importação de documentos e arquivos
• Integrações e embutidos
• Aplicativos móveis e de desktop

10. Trainual

Melhor para: Trainual é uma plataforma de treinamento especificamente projetada para ajudar organizações a criar, organizar e compartilhar materiais de treinamento, procedimentos operacionais padrão (SOPs) e recursos de integração.

Recursos principais

• Projetado como uma ferramenta 2 em 1 para treinamentos de funcionários e gerenciamento de projetos
• Manual do funcionário centralizado, políticas e processos 
• Organograma da empresa, diretório e perfis de usuários
• Índice padronizado para RH
• Relatórios
• Integrações
• 250+ modelos