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Um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) é essencial para negócios modernos, otimizando a criação, modificação e gerenciamento de documentos como PDFs, imagens e e-mails. Isso economiza tempo, reduz a desordem e melhora a colaboração, automatizando processos e organizando documentos para fácil recuperação. Seja baseado em nuvem ou local, um DMS melhora a produtividade e protege informações sensíveis, tornando-se uma ferramenta valiosa para qualquer organização.

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O que é gerenciamento de documentos?
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Um sistema de gerenciamento de documentos também permite que você crie, modifique e gerencie arquivos de negócios. Esses documentos podem ser PDFs, arquivos de processamento de texto, imagens digitalizadas e salvas de conteúdo em papel, e-mails, relatórios financeiros e planilhas.

Quais são os benefícios de um sistema de gerenciamento de documentos?

Um sistema de gerenciamento de documentos automatiza os processos de gerenciamento de documentos da empresa, economizando tempo valioso para você e seus funcionários, além de ajudar a limpar e desobstruir espaços de armazenamento físicos e digitais existentes.

• Documentos organizados e apropriadamente etiquetados podem ser mais facilmente recuperados – outro economizador de tempo que também reduzirá a frustração entre seus funcionários e clientes.
• Os processos automatizados também podem capturar metadados, ajudar a validar e verificar seus documentos, e classificá-los, melhorando os fluxos de trabalho dos funcionários e aprimorando as capacidades de colaboração.
• Recursos de segurança integrados podem ajudá-lo a definir regras de acesso e permissão e ver quando documentos foram visualizados, compartilhados e editados.
• O gerenciamento de documentos também permite que você faça backup de arquivos que antes eram em papel, bem como de arquivos digitais como e-mails, para que não se percam.

O que é um sistema EDMS?

Um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos (EDMS) possibilita armazenar, organizar, pesquisar, compartilhar e distribuir de forma mais eficiente muitos tipos de documentos em sua organização.

Um EDMS pode ser facilmente integrado em fluxos de trabalho regulares. Isso fornece aos usuários acesso a ferramentas e processos automatizados que tornam a criação e conversão de documentos menos demoradas e mais confiáveis. Um EDMS também ajuda a abrir um caminho para uma colaboração mais rápida e fácil dentro desses documentos, armazenando e acessando arquivos, e garantindo e verificando esses documentos.

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7 exemplos de sistemas de gerenciamento de documentos

Existem vários tipos de sistemas de gerenciamento de documentos disponíveis, portanto, é importante revisar os recursos de cada um para determinar qual atende melhor às necessidades da sua organização.

Plataformas de gerenciamento de projetos

Ao planejar e gerenciar projetos, gerentes de projeto e funcionários podem acessar um repositório central contendo documentos relevantes. Com este software, as equipes de projeto podem armazenar arquivos e compartilhá-los entre si em formatos somente leitura ou editáveis.

Bases de conhecimento internas

Uma base de conhecimento interna é criada por e para membros da equipe dentro de uma organização para aproveitar o conhecimento proprietário e/ou privado conforme necessário. Deve conter o máximo de informações e documentação possível para ajudar os funcionários a fazer seu trabalho com interrupção mínima. É uma maneira eficaz de armazenar, gerenciar e compartilhar documentos internos.

Ferramentas de colaboração

Ferramentas de colaboração oferecem aos membros da sua organização que trabalham juntos em documentos específicos acesso instantâneo, uma visão clara de quem está trabalhando em cada seção ou componente, estruturas de aprovação claramente definidas e notificações quando edições ou atualizações são necessárias ou concluídas.

Ferramentas de gerenciamento de conhecimento

Gerenciamento de conhecimento refere-se a como uma organização cataloga, atualiza e utiliza o conhecimento coletivo de seus funcionários - tanto passados quanto presentes. Refere-se também à análise desse conhecimento. Os documentos são exemplos importantes desse conhecimento capturado, e as ferramentas de gerenciamento de conhecimento permitem arquivamento digital centralizado para documentos da empresa. Como resultado, os documentos podem ser recuperados com mais facilidade - tornando os fluxos de trabalho mais eficientes. Além disso, um sistema de gerenciamento de conhecimento bem mantido pode ajudar as empresas a permanecerem em conformidade com os regulamentos em constante mudança. Quando um sistema de gerenciamento de documentos é melhorado com senhas e procedimentos de backup, a segurança dos documentos também é aprimorada.

Ferramentas de gerenciamento de documentos baseadas na web

O gerenciamento de documentos baseado na web permite que sua organização organize documentos digitais em pastas e subpastas com navegação e controles baseados na web para compartilhamento, pesquisa e recuperação de documentos. As ferramentas de gerenciamento de documentos baseadas na web permitem que seus funcionários que trabalham de vários locais criem, colaborem, compartilhem e pesquisem documentos de forma eficiente e segura.

Sistemas de gerenciamento de documentos baseados na nuvem

O gerenciamento de documentos baseado na nuvem é fornecido por um fornecedor externo e é acessado pela sua organização online. O fornecedor de nuvem normalmente cuida de toda a manutenção e atualizações de software, portanto você não precisará de uma equipe de TI para instalá-lo ou mantê-lo. Documentos armazenados na nuvem podem ser acessados em qualquer lugar que seus funcionários tenham acesso à internet, e como os arquivos são salvos automaticamente na nuvem, você não precisa se preocupar em fazer backup.

Sistemas de gerenciamento de documentos locais

Com um sistema de gerenciamento de documentos locais, sua organização utiliza seus próprios servidores e armazenamento e realiza sua própria manutenção. Você precisará fazer backup de todos os seus arquivos para garantir que os documentos sejam mantidos e seguros. Embora você esteja sempre no controle do seu sistema, sua organização precisará de suporte de TI suficiente para manutenção e atualizações. Uma vantagem é que, como os sistemas locais não dependem de conexões de internet, você ainda poderá acessar documentos se a sua conexão estiver interrompida.

Recursos e capacidades de gerenciamento de documentos

Sistemas eficazes de gerenciamento de documentos incluem certos recursos e capacidades para garantir que todos os documentos da sua organização sejam corretamente capturados, convertidos, armazenados, organizados e etiquetados, facilmente recuperados e prontos para distribuição e colaboração. Esses recursos incluem:

Organização inteligente

Para melhorar fluxos de trabalho, economizar tempo e aumentar a eficiência da sua organização, você quer que as pessoas certas possam encontrar os documentos certos rapidamente. Um sistema de organização de documentos bem organizado que emprega categorização inteligente, etiquetagem, classificação e verificação tornará suas buscas mais rápidas e intuitivas.

Visibilidade e navegação claras

Seu sistema de gerenciamento de documentos deve ser fácil de usar. Uma interface atraente com recursos de busca claramente visíveis e outras ferramentas significará menos frustração e maior aceitação e uso por suas equipes.

Um recurso de busca forte

Menos tempo gasto procurando os documentos de que precisam significa que seus funcionários terão mais tempo para colaborar, inovar e, de outra forma, fazer sua organização avançar. A capacidade de pesquisar todos os documentos da sua empresa ao mesmo tempo, após esses documentos terem sido otimizados pelo seu sistema de gerenciamento de documentos para pesquisa, significa menos frustração e mais produtividade entre suas equipes.

Controle de versão

Um sistema de gerenciamento de documentos que preserva todas as versões (e edições e atualizações associadas) de seus arquivos é importante para identificar facilmente erros ou discrepâncias entre contribuintes, acompanhar o progresso e as mudanças dos documentos, evitar duplicação de conteúdo e, às vezes, evitar reescritas completas quando problemas surgem.

Acesso e permissões

Nem todos os membros da sua organização precisam editar ou contribuir para cada documento. Alguns documentos importantes devem ser somente leitura ou apenas alteráveis por gerentes específicos, enquanto outros precisam ser editáveis por equipes-chave. A capacidade de definir permissões específicas dará às pessoas certas acesso aos documentos certos.

Capacidades de formatos de arquivo diversos

Documentos empresariais podem estar em uma ampla variedade de formatos de arquivo, desde PDFs e arquivos de processamento de texto, até imagens digitalizadas e salvas de conteúdo em papel, e-mails, relatórios financeiros e planilhas. Você precisa de um sistema de gerenciamento de documentos que possa suportar todos eles.

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