‍

Asiakashallintajärjestelmä (DMS) on välttämätön nykyaikaisille yrityksille, virtaviivaistaen asiakirjojen, kuten PDF-tiedostojen, kuvien ja sähköpostien, luomista, muokkaamista ja hallintaa. Se säästää aikaa, vähentää epäjärjestystä ja parantaa yhteistyötä automatisoimalla prosesseja ja järjestämällä asiakirjoja helposti haettavaksi. Olipa se sitten pilvipohjainen tai paikallinen, DMS parantaa tuottavuutta ja turvata arkaluontoista tietoa, tehden siitä arvokkaan työkalun kaikille organisaatioille.

‍

Mitä on asiakirjahallinta?
‍

Asiakashallintajärjestelmä mahdollistaa myös liiketoimintatiedostojen luomisen, muokkaamisen ja hallinnan. Nämä asiakirjat voivat olla PDF-tiedostoja, tekstinkäsittelytiedostoja, skannattuja ja tallennettuja kuvia paperisisällöstä, sähköposteista, talousraporteista ja taulukkolaskentaohjelmista.

Mitkä ovat asiakirjahallintajärjestelmän hyödyt?

Asiakashallintajärjestelmä automatisoi yrityksen asiakirjahallintaprosessit, säästäen sinulta ja työntekijöiltäsi arvokasta aikaa sekä auttaen sinua tyhjentämään ja siivoamaan olemassa olevia fyysisiä ja digitaalisia tallennustiloja.

• Organisoidut ja oikein merkitty asiakirjat voidaan hakea helpommin – toinen ajansäästö, joka myös vähentää työntekijöidesi ja asiakkaidesi turhautumista.
• Automaattiset prosessit voivat myös kerätä metatietoja, auttaa validoimaan ja tarkistamaan asiakirjasi ja luokittelemaan niitä, parantaen työntekijöiden työnkulkuja ja parantaen yhteistyömahdollisuuksia.
• Sisäänrakennetut tietoturvatoiminnot voivat auttaa sinua asettamaan pääsy- ja käyttöoikeus sääntöjä ja näkemään, milloin asiakirjoja on katsottu, jaettu ja muokattu.
• Asiakashallinta mahdollistaa myös aiemmin paperilla olleiden tiedostojen varmuuskopioinnin sekä digitaalisten tiedostojen, kuten sähköpostien, jotta ne eivät häviä.

Mikä on EDMS-järjestelmä?

Sähköinen asiakirjahallintajärjestelmä (EDMS) mahdollistaa asiakirjojen tehokkaamman tallentamisen, järjestämisen, hakemisen, jakamisen ja jakelun koko organisaation mittakaavassa.

EDMS voidaan saumattomasti integroida säännöllisiin työnkulkuhin. Tämä tarjoaa käyttäjille pääsyn työkaluihin ja automaattisiin prosesseihin, jotka tekevät asiakirjojen luomisesta ja muuntamisesta vähemmän aikaa vievää ja luotettavampaa. EDMS auttaa myös luomaan nopeamman ja helpomman yhteistyön näissä asiakirjoissa, asiakirjojen tallentamisessa ja käytössä sekä näiden asiakirjojen suojaamisessa ja varmistamisessa.

Etsi kaikkea, saa vastauksia mistä tahansa, käyttäen Guru.

Katso demoOta tuote-esittely

7 asiakirjahallintajärjestelmää esimerkkiä

Asiakashallintajärjestelmiä on useita eri tyyppejä, joten on tärkeää tarkastella jokaisen ominaisuuksia määrittääkseen, mikä niistä parhaiten vastaa organisaatiosi tarpeita.

Projektinhallinta-alustat

Projektin suunnittelussa ja hallinnassa projektipäälliköt ja työntekijät voivat käyttää keskitettyä säilytystä, joka sisältää olennaiset asiakirjat. Tämän ohjelmiston avulla projektitiimit voivat tallentaa tiedostoja ja jakaa niitä keskenään vain luku- tai muokattavassa muodossa.

Sisäiset tietopankit

Sisäinen tietopankki luodaan organisaation tiimin jäseniltä ja tiimin jäsenille, jotta he voivat löytää omistettuja ja/tai yksityisiä tietoja tarpeen mukaan. Sen tulisi sisältää mahdollisimman paljon tietoa ja dokumentaatiota, jotta työntekijät voivat tehdä työtään mahdollisimman vähän keskeytyksiä. Se on tehokas tapa tallentaa, hallita ja jakaa sisäisiä dokumentteja.

Yhteistyövälineet

Yhteistyövälineet tarjoavat organisaatiosi jäsenille, jotka työskentelevät yhdessä tiettyjen asiakirjojen parissa, välittömän pääsyn, selkeän näkymän siitä, kuka työskentelee kunkin osion tai komponentin parissa, selkeästi määritellyt hyväksyntärakenteet sekä ilmoitukset, kun muokkauksia tai päivityksiä tarvitaan tai on valmis.

Tietojohtamistyökalut

Tietojohtaminen tarkoittaa, miten organisaatio luetteloi, päivittää ja käyttää työntekijöidensä kollektiivista tietämystä – sekä menneitä että nykyisiä. Se tarkoittaa myös tämän tiedon analysoimista. Asiakirjat ovat tärkeitä esimerkkejä siitä tallennetusta tiedosta, ja tietojohtamistyökalut mahdollistavat keskitetyn digitaalisen arkistoinnin yrityksen asiakirjoille. Tämän seurauksena asiakirjat voidaan hakea helpommin, mikä tekee työnkuluista tehokkaampia. Hyvin ylläpidetty tietojohtamisjärjestelmä voi myös auttaa yrityksiä pysymään vaatimustenmukaisten ja jatkuvasti muuttuvien säädösten kanssa. Kun asiakirjahallintajärjestelmää parannetaan salasanoilla ja varmuuskopiointimenettelyillä, asiakirjojen turvallisuus paranee myös.

Verkossa olevat asiakirjahallintatyökalut

Verkkoon perustuva asiakirjahallinta mahdollistaa organisaatiosi järjestää digitaaliset asiakirjat kansioihin ja alikansioihin verkossa tapahtuvan navigaation ja asiakirjojen jakelun, haun ja hakemisen hallintojensa avulla. Verkkoon perustuvat asiakirjahallintatyökalut mahdollistavat työntekijöidesi, jotka työskentelevät eri paikoista, luoda, tehdä yhteistyötä, jakaa ja etsiä asiakirjoja tehokkaasti ja turvallisesti.

Pilvipohjaiset asiakirjahallintajärjestelmät

Pilvipohjainen asiakirjahallinta on ulkopuolisten toimittajien tarjoamaa ja se on organisaatiosi saatavilla verkossa. Pilvipalveluntarjoaja hoitaa yleensä kaiken ylläpidon ja ohjelmistopäivitykset, joten sinun ei tarvitse IT-tiimiä sen asentamiseen tai ylläpitämiseen. Pilvessä tallennettuihin asiakirjoihin voidaan päästä mistä tahansa, missä työntekijäsi voivat mennä verkkoon, ja koska tiedostot tallentuvat automaattisesti pilveen, sinun ei tarvitse huolehtia niiden varmuuskopioimisesta.

Paikalliset asiakirjahallintajärjestelmät

Paikallisessa asiakirjahallintajärjestelmässä organisaatiosi käyttää omia palvelimiaan ja tallennustaan ja suorittaa oman ylläpitonsa. Sinun on varmuuskopioitava kaikki tiedostosi varmistaaksesi, että asiakirjat ovat tallennettuja ja turvallisia. Vaikka olet aina järjestelmäsi hallinnassa, organisaatiosi tarvitsee riittävän IT-tukea ylläpitoon ja päivityksiin. Yksi etu on se, että koska paikalliset järjestelmät eivät ole riippuvaisia internetyhteyksistä, voit silti käyttää asiakirjoja, jos yhteytesi on katkennut.

Asiakashallintajärjestelmien esimerkkien toiminnot & ominaisuudet

Tehokkaat asiakirjahallintajärjestelmät sisältävät tiettyjä ominaisuuksia ja kykyjä varmistaakseen, että kaikki organisaatiosi asiakirjat on tallennettu, muunnettu, tallennettu, järjestetty ja merkitty oikein, helposti haettavat ja valmiina jakamiseen ja yhteistyöhön. Nämä ominaisuudet sisältävät:

Älykäs järjestäminen

Työnkulkujen parantamiseksi, ajansäästön saavuttamiseksi ja organisaatiosi tehokkuuden lisäämiseksi haluat, että oikeat ihmiset voivat löytää oikeat asiakirjat nopeasti. Hyvin järjestetty asiakirjahallintajärjestelmä, joka käyttää älykästä luokitusta, merkitsemistä, arvostamista ja varmistamista, tekee haustasi nopeampia ja intuitiivisempia.

Selkeä näkyvyys ja navigointi

Asiakashallintajärjestelmäsi tulisi olla käyttäjäystävällinen. Houkutteleva käyttöliittymä, jossa selkeästi näkyvät hakutoiminnot ja muut työkalut, tarkoittaa vähemmän turhautumista ja enemmän hyväksyntää ja käyttöä tiimeiltäsi.

Vahva hakutoiminto

Vähemmän aikaa asiakirjojen etsimiseen tarkoittaa, että työntekijöilläsi on enemmän aikaa tehdä yhteistyötä, innovoida ja edistää organisaatiotasi. Kyky etsiä kaikkia yrityksesi asiakirjoja kerralla, sen jälkeen kun asiakirjat on optimoitu asiakirjahallintajärjestelmäsi hakua varten, tarkoittaa vähemmän turhautumista ja enemmän tuottavuutta tiimiesi keskuudessa.

Versiohallinta

Asiakashallintajärjestelmä, joka säilyttää kaikki versiot (ja niihin liittyvät muokkaukset ja päivitykset) tiedostoistasi, on tärkeä virheiden tai epäjohdonmukaisuuksien helpottavan tunnistamisen, asiakirjojen edistymisen ja muutosten seuraamisen, sisällön kaksinkertaistamisen välttämisen ja joskus täydellisten kirjoittamisen välttämisen osalta, kun ongelmia ilmenee.

Pääsy ja käyttöoikeudet

Ei jokaisen organisaatiosi jäsenen tarvitse muokata tai osallistua jokaiseen asiakirjaan. Joidenkin tärkeiden asiakirjojen tulisi olla vain luku- tai muokattavia vain tiettyjen johtajien toimesta, kun taas toisten on oltava muokattavia avainryhmien toimesta. Kyky asettaa tiettyjä käyttöoikeuksia antaa oikeille ihmisille pääsyn oikeisiin asiakirjoihin.

Monet tiedostomuoto-ominaisuudet

Liiketoimintasiakirjat voivat olla monenlaisissa tiedostomuodoissa, PDF-tiedostoista ja tekstinkäsittelytiedostoista skannattuihin ja tallennettuihin kuvina paperisisällöstä, sähköposteista, talousraporteista ja taulukkolaskentatiedostoista. Sinun tarvitsee asiakirjahallintajärjestelmä, joka voi tukea niitä kaikkia.

‍