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ドキュメント管理システム（DMS）は、現代のビジネスに不可欠であり、PDF、画像、電子メールなどのドキュメントの作成、変更、管理を合理化します。 時間を節約し、混乱を減らし、プロセスを自動化し、文書を整理して簡単に検索できるようにすることで、コラボレーションを強化します。 クラウドベースまたはオンプレミスであっても、DMSは生産性を向上させ、機密情報を保護し、あらゆる組織にとって貴重なツールとなります。

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ドキュメント管理とは何ですか？
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ドキュメント管理システムは、ビジネスファイルを作成、変更、管理することも可能です。 これらの文書はPDF、ワードプロセッシングファイル、紙ベースのコンテンツのスキャンおよび保存された画像、メール、財務報告書、およびスプレッドシートである可能性があります。

ドキュメント管理システムの利点は何ですか？

ドキュメント管理システムは、企業のドキュメント管理プロセスを自動化し、あなたとあなたの従業員に貴重な時間を節約させるだけでなく、既存の物理的およびデジタルストレージスペースを整理して片付けるのにも役立ちます。

• 整理され、適切にタグ付けされた文書は、より簡単に取得できるため、従業員やクライアントの不満を減らすことができる、もう一つの時間の節約になります。
• 自動化されたプロセスは、メタデータをキャプチャし、ドキュメントの検証や確認を行うのにも役立ち、それらを分類し、従業員のワークフローを改善し、コラボレーション能力を向上させます。
• 組み込みのセキュリティ機能は、アクセスおよび許可のルールを設定し、ドキュメントが表示、共有、編集されたときに確認するのに役立ちます。
• ドキュメント管理は、以前の紙ベースのファイルや、メールのようなデジタルファイルのバックアップを取ることができるため、失われないようにします。

EDMSシステムとは何ですか？

電子ドキュメント管理システム（EDMS）は、組織全体でさまざまなタイプのドキュメントを効率的に保存、整理、検索、共有、配布できるようにします。

EDMSは、定期的なワークフローにシームレスに統合することができます。 これにより、ユーザーはドキュメントの作成および変換をより迅速かつ信頼性の高い方法で行うためのツールおよび自動化プロセスにアクセスできます。 EDMSは、ドキュメント内での迅速かつ簡単なコラボレーションを促進し、ファイルの保存とアクセス、これらのドキュメントのセキュリティと検証を支援します。

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7つのドキュメント管理システムの例

利用可能なドキュメント管理システムにはいくつかのタイプがあるため、各システムの機能をレビューして、どれが組織のニーズに最も適しているかを判断することが重要です。

プロジェクト管理プラットフォーム

プロジェクトを計画し管理する際に、プロジェクトマネージャーや従業員は、関連する文書を含む中央リポジトリにアクセスできます。 このソフトウェアを使用すると、プロジェクトチームはファイルを保存し、読み取り専用または編集可能な形式で相互に共有できます。

内部ナレッジベース

内部知識ベースは、組織内のチームメンバーによって作成され、必要に応じて独自のまたはプライベートな知識を活用するためのものです。 それは、従業員が中断を最小限に抑えて仕事を行うためにできるだけ多くの情報と文書を含むべきです。 内部文書を保存、管理、共有する効果的な方法です。

コラボレーションツール

コラボレーションツールは、特定のドキュメントで協力している組織のメンバーに、即座にアクセスし、各セクションやコンポーネントに誰が取り組んでいるかを明確に表示し、明確に定義された承認構造を提供し、編集や更新が必要または完了したときに通知します。

知識管理ツール

知識管理は、組織が従業員の集団知識（過去と現在の両方）をカタログ化、更新、および使用する方法を指します。 それはまた、その知識の分析を指します。 文書は、取得された知識の重要な例であり、知識管理ツールは、会社の文書のための中央のデジタルファイリングを可能にします。 その結果、文書はより簡単に取得でき、より効率的なワークフローが実現できます。 さらに、適切に維持された知識管理システムは、企業が常に変化する規制を遵守する手助けをすることができます。 ドキュメント管理システムがパスワードやバックアップ手順で強化されると、文書のセキュリティも向上します。

ウェブベースのドキュメント管理ツール

ウェブベースのドキュメント管理により、組織はデジタル文書をフォルダーやサブフォルダーに整理し、ドキュメントの共有、検索、および取得のためのウェブベースのナビゲーションとコントロールを提供します。 ウェブベースのドキュメント管理ツールは、さまざまな場所で働く従業員が効率的かつ安全にドキュメントを作成、共同作業、共有、および検索できるようにします。

クラウドベースのドキュメント管理システム

クラウドベースのドキュメント管理は、外部ベンダーによって提供され、オンラインで組織にアクセスできるようになります。 クラウドプロバイダーは通常、すべてのメンテナンスとソフトウェアの更新を処理するため、ITチームがインストールまたは維持する必要はありません。 クラウドに保存されたドキュメントは、従業員がオンラインにアクセスできる場所ならどこでもアクセスでき、ファイルは自動的にクラウドに保存されるため、バックアップについて心配する必要はありません。

オンプレミスのドキュメント管理システム

オンプレミスのドキュメント管理システムでは、組織は独自のサーバーとストレージを運用し、自分でメンテナンスを行います。 文書が保持され、セキュリティが確保されるように、すべてのファイルをバックアップする必要があります。 システムを常に管理できる一方で、組織はメンテナンスと更新のための十分なITサポートを必要とします。 1つの利点は、オンプレミスシステムがインターネット接続に依存していないため、接続が切れてもドキュメントにアクセスできることです。

ドキュメント管理の例、機能 & 特徴

効果的なドキュメント管理システムには、組織のすべての文書が正しくキャプチャ、変換、保存、整理、タグ付けされ、簡単に取得可能で、配布や共同作業の準備が整った状態を確保するための特定の機能と能力が含まれます。 これらの機能には次のものが含まれます：

インテリジェントな組織

ワークフローを改善し、時間を節約し、組織の効率を向上させるために、適切な人々が迅速に適切な文書を見つけられるようにすることが重要です。 スマートな分類、タグ付け、評価、および検証を行う整理された文書組織システムは、検索をより迅速かつ直感的に行うことができます。

明確な可視性とナビゲーション

ドキュメント管理システムはユーザーフレンドリーであるべきです。 明確に可視な検索機能や他のツールを持った魅力的なインターフェイスは、チームによる受け入れや使用を向上させ、不満を減らすことに繋がります。

強力な検索機能

必要な文書を探すのに費やす時間が少ないほど、従業員はコラボレーション、革新、その他の形で組織を前進させる時間を増やすことができます。 最適化されたドキュメント管理システムによって検索可能な会社のすべての文書を一度に検索できる機能は、チーム間の不満を減らし、生産性を向上させます。

バージョン管理

すべてのバージョン（および関連する編集や更新）を保持するドキュメント管理システムは、貢献者の間でのエラーや不一致を容易に特定し、ドキュメントの進行状況と変更を追跡し、コンテンツの重複を避け、問題が発生したときに完全な書き直しを回避するために重要です。

アクセスおよび権限

組織のすべてのメンバーがすべてのドキュメントを編集したり、貢献したりする必要はありません。 重要なドキュメントの一部は読み取り専用にするとか、特定のマネージャーのみに変更可能にする必要がありますが、他のドキュメントでは主要なチームが編集できる必要があります。 特定の権限を設定する能力は、適切な人々に適切なドキュメントへのアクセスを提供します。

多様なファイル形式の対応能力

ビジネス文書は、PDFやワードプロセッシングファイル、紙ベースのコンテンツのスキャンおよび保存された画像、メール、財務報告書、スプレッドシートなど、さまざまなファイル形式で存在する場合があります。 すべてをサポートできるドキュメント管理システムが必要です。

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