إدارة الوثائق مشروحة: دليلك الكامل [+ أمثلة]
نظام إدارة الوثائق (DMS) أمر أساسي للأعمال الحديثة، حيث يبسط إنشاء وتعديل وإدارة الوثائق مثل ملفات PDF والصور والبريد الإلكتروني. إنه يوفر الوقت، ويقلل الفوضى، ويعزز التعاون من خلال أتمتة العمليات وتنظيم الوثائق لاسترجاع سهل. سواء كان في السحابة أو محليًا، فإن نظام إدارة الوثائق يحسن الإنتاجية ويؤمن المعلومات الحساسة، مما يجعله أداة قيمة لأي منظمة.
ما هي إدارة الوثائق؟
يسمح لك نظام إدارة الوثائق أيضًا بإنشاء وتعديل وإدارة ملفات الأعمال. يمكن أن تكون هذه الوثائق ملفات PDF، أو ملفات معالجة النصوص، أو صور ممسوحة ومخزنة لمحتوى ورقي، أو بريد إلكتروني، أو تقارير مالية، أو جداول بيانات.
ما هي فوائد نظام إدارة الوثائق؟
يوفر نظام إدارة الوثائق أتمتة لعمليات إدارة الوثائق في المؤسسة، مما يوفر لك ولموظفيك وقتًا قيمًا، كما يساعدك على تنظيف الفضاءات التخزينية المادية والرقمية القائمة.
- يمكن استرجاع الوثائق المنظمة والتي تم وضع علامات عليها بشكل صحيح بسهولة أكبر - وهو وقت آخر سيوفره والذي سيقلل أيضًا من الإحباط بين موظفيك وعملائك.
- يمكن أن تلتقط العمليات المؤتمتة أيضًا البيانات الوصفية، وتساعد في التحقق من وثائقك، وتصنيفها، مما يحسن سير العمل للموظفين ويعزز قدرات التعاون.
- يمكن أن تساعد الميزات الأمنية المدمجة في ضبط قواعد الوصول والإذن ورؤية متى تم عرض الوثائق ومشاركتها وتعديلها.
- تتيح لك إدارة الوثائق أيضًا الاحتفاظ بنسخ احتياطية من الملفات التي كانت ورقية في السابق، بالإضافة إلى الملفات الرقمية مثل البريد الإلكتروني، حتى لا تضيع.
ما هو نظام EDMS؟
يسهل نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS) جعل تخزين وتنظيم والبحث ومشاركة وتوزيع أنواع عديدة من الوثائق بشكل أكثر كفاءة في مؤسستك.
يمكن أن يتكامل نظام EDMS بسلاسة مع العمليات اليومية. هذا يوفر للمستخدمين الوصول إلى الأدوات والعمليات الآلية التي تجعل إنشاء وتحويل الوثائق أقل استهلاكًا للوقت وأكثر موثوقية. يساعد نظام EDMS أيضًا في تسريع وتسهيل التعاون داخل تلك الوثائق، وتخزين واسترجاع الملفات، وتأمين والتحقق من هذه الوثائق.
ابحث عن كل شيء، احصل على إجابات من أي مكان مع Guru.
شاهد عرضًا توضيحيًاقم بجولة للمنتج
7 أمثلة على أنظمة إدارة الوثائق
توجد أنواع عديدة من أنظمة إدارة الوثائق المتاحة، لذا من المهم مراجعة ميزات كل منها لتحديد أيها يلبي احتياجات مؤسستك بشكل أفضل.
منصات إدارة المشاريع
عند التخطيط وإدارة المشاريع، يمكن لمديري المشاريع والموظفين الوصول إلى مستودع مركزي يحتوي على الوثائق ذات الصلة. مع هذا البرنامج، يمكن للفرق العمل على تخزين الملفات ومشاركتها مع بعضهم البعض بصيغ قابلة للقراءة أو قابلة للتعديل.
قواعد المعرفة الداخلية
قاعدة المعرفة الداخلية هي قاعدة معرفة داخلية تُنشأ من قبل أعضاء الفريق ولأجلهم ضمن منظمة للوصول إلى المعرفة الملكية و/أو الخاصة حسب الحاجة. يجب أن تحتوي على أكبر قدر ممكن من المعلومات والوثائق لمساعدة الموظفين على القيام بأعمالهم مع الحد الأدنى من الانقطاع. إنها طريقة فعالة لتخزين وإدارة ومشاركة الوثائق الداخلية.
أدوات التعاون
توفر أدوات التعاون للأعضاء في مؤسستك الذين يعملون معًا على وثائق محددة الوصول الفوري، ورؤية واضحة لمن يعمل في كل قسم أو مكون، وهياكل موافقة معرفة بوضوح، وإشعارات عند الحاجة إلى تعديلات أو تحديثات أو استكمالها.
أدوات إدارة المعرفة
إدارة المعرفة تشير إلى كيفية تنظيم المؤسسة وتحديث واستخدام المعرفة الجماعية لموظفيها - سواء كانوا من الماضي أو الحاضر. تشير أيضًا إلى تحليل تلك المعرفة. تعتبر الوثائق أمثلة مهمة على تلك المعرفة الملتقطة، وتسمح أدوات إدارة المعرفة بالتخزين الرقمي المركزي لوثائق الشركة. نتيجة لذلك، يمكن استرداد الوثائق بسهولة أكبر - مما يجعل سير العمل أكثر كفاءة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد نظام إدارة المعرفة المُدار جيدًا الشركات على الامتثال للوائح المتغيرة باستمرار. عندما يتم تعزيز نظام إدارة الوثائق بكلمات مرور وإجراءات نسخ احتياطي، يتم تعزيز أمان الوثائق أيضًا.
أدوات إدارة الوثائق القائمة على الويب
تتيح لك إدارة الوثائق المستندة إلى الويب تنظيم الوثائق الرقمية في مجلدات ومجلدات فرعية مع التنقل والتحكم القائم على الويب لمشاركة الوثائق والبحث والاسترجاع. تسمح لك أدوات إدارة الوثائق المستندة إلى الويب بأن يعمل موظفوك من مواقع مختلفة لإنشاء والتعاون ومشاركة والبحث عن الوثائق بكفاءة وأمان.
أنظمة إدارة الوثائق المستندة إلى السحابة
تتم إدارة الوثائق المستندة إلى السحابة من قبل بائع خارجي ومتاح لمنظمتك عبر الإنترنت. يتولى مزود السحابة عادةً جميع الصيانة وتحديثات البرامج، لذا لن تحتاج إلى فريق تقنية المعلومات لتثبيتها أو صيانتها. يمكن الوصول إلى الوثائق المخزنة في السحابة من أي مكان يمكن لموظفيك الاتصال بالإنترنت، وبما أن الملفات يتم حفظها تلقائيًا في السحابة، فلا داعي للقلق بشأن عمل نسخ احتياطية لها.
أنظمة إدارة الوثائق المحلية
مع نظام إدارة الوثائق محليًا، تستخدم منظمتك خوادمها ووسائل التخزين الخاصة بها وتقوم بإجراء الصيانة الخاصة بها. ستحتاج إلى عمل نسخ احتياطية لجميع ملفاتك لضمان احتفاظ الوثائق بها وأمانها. بينما أنت دائمًا تحت السيطرة على نظامك، ستحتاج منظمتك إلى دعم تقنية معلومات كافٍ للصيانة والتحديثات. تتمثل إحدى المزايا في أنه نظرًا لأن الأنظمة المحلية لا تعتمد على اتصالات الإنترنت، فلا يزال يمكنك الوصول إلى الوثائق إذا تعطلت اتصالك.
أمثلة على قدرات وميزات إدارة الوثائق
تتضمن أنظمة إدارة الوثائق الفعالة ميزات وقدرات معينة لضمان أن جميع وثائق منظمتك يتم التقاطها وتحويلها وتخزينها وتنظيمها ووضع علامات عليها بشكل صحيح، واسترجاعها بسهولة، وجاهزة للتوزيع والتعاون. تشمل هذه الميزات:
تنظيم ذكي
لتحسين سير العمل، وتوفير الوقت، وزيادة كفاءة منظمتك، تريد من الأشخاص المناسبين العثور على الوثائق الصحيحة بسرعة. سيجعل نظام تنظيم الوثائق المنظم جيدًا الذي يستخدم التصنيف الذكي، ووضع العلامات، والتقييم، والتحقق من الوثائق التي تبحث عنها أسرع وأكثر سهولة.
رؤية واضحة وتصفح
يجب أن يكون نظام إدارة الوثائق الخاص بك سهل الاستخدام. واجهة جذابة مع ميزات بحث بارزة وأدوات أخرى ستعني الحد الأقل من الإحباط، وزيادة القبول والاستخدام من قبل الفرق الخاصة بك.
ميزة البحث القوية
قضاء وقت أقل في البحث عن المستندات التي يحتاجونها يعني أن موظفيك سيحصلون على مزيد من الوقت للتعاون والابتكار والمضي قدمًا في منظمتك. إن القدرة على البحث في جميع مستندات شركتك مرة واحدة، بعد أن يتم تحسين تلك المستندات بواسطة نظام إدارة الوثائق لديك للبحث، يعني تقليل الإحباط وزيادة الإنتاجية بين الفرق.
التحكم في الإصدار
نظام إدارة الوثائق الذي يحفظ جميع الإصدارات (والمحررات والتحديثات المرتبطة) من ملفاتك أمر مهم لتحديد الأخطاء أو التباينات بسهولة بين المساهمين، وتتبع تقدم الوثيقة وتغيراتها، وتجنب تكرار المحتوى، وأحيانًا تجنب إعادة الكتابة الكاملة عند ظهور المشكلات.
الوصول والإذن
ليس كل عضو في منظمتك يحتاج إلى تعديل أو المساهمة في كل وثيقة. يجب أن تكون بعض الوثائق المهمة للقراءة فقط أو قابلة للتعديل فقط بواسطة مدراء محددين، بينما يحتاج آخرون إلى تعديل بواسطة فرق رئيسية. ستوفر القدرة على تعيين أذونات محددة الوصول الصحيح للأشخاص المناسبين إلى الوثائق المناسبة.
قدرات تنسيق الملفات المتنوعة
قد تكون الوثائق التجارية في مجموعة واسعة من تنسيقات الملفات، من PDF وملفات معالجة النصوص، إلى صور ممسوحة ومدخلة لمحتوى ورقي، إلى بريد إلكتروني وتقارير مالية وجداول بيانات. تحتاج إلى نظام إدارة الوثائق يمكنه دعمها جميعًا.
Key takeaways 🔑🥡🍕
ما هي أفضل طريقة لإدارة الوثائق؟
أفضل طريقة لإدارة الوثائق هي استخدام نظام إدارة الوثائق (DMS) الذي ينظم، ويخزن، ويسمح باسترجاع الملفات بسهولة بينما يضمن أمان البيانات والامتثال.
ما هي مهارات إدارة الوثائق؟
تشمل مهارات إدارة الوثائق القدرة على تنظيم، وتصنيف، وتخزين، واسترجاع الوثائق بكفاءة، بالإضافة إلى فهم أمان البيانات وممارسات الامتثال.
ما الذي يعتبر إدارة وثائق؟
تنطوي إدارة الوثائق على السيطرة النظامية على الوثائق، بما في ذلك إنشائها، وتخزينها، واسترجاعها، والتخلص منها، لضمان التعامل بكفاءة وأمان مع المعلومات.
ما هي أهمية إدارة الوثائق؟
إدارة الوثائق أمر حيوي لتحسين الكفاءة، وضمان أمان البيانات، والحفاظ على الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية، مما يعزز في النهاية الإنتاجية الشاملة.
ماذا تعني إدارة الوثائق؟
تشير إدارة الوثائق إلى العمليات والأنظمة المستخدمة للسيطرة على دورة حياة الوثائق، بما في ذلك إنشائها، وتخزينها، والوصول إليها، وأرشفتها.
ما هي ثلاث وظائف لنظام إدارة الوثائق؟
يتضمن نظام إدارة الوثائق عادةً وظائف تخزين الوثائق، والاسترجاع، وضوابط الوصول لإدارة وحماية المعلومات التنظيمية.
ما هو مثال على نظام إدارة الوثائق؟
مثال على نظام إدارة الوثائق هو Guru، الذي يجمع بين البحث المؤسسي، وقاعدة المعرفة، وميزات الشبكة الداخلية لتقديم حل شامل لإدارة وثائق المنظمة.
كيف يعزز نظام إدارة الوثائق أمان البيانات؟
يعزز نظام إدارة الوثائق أمان البيانات من خلال تنفيذ ضوابط وصول معتمدة على الأدوار، والتشفير، وسجلات التدقيق، وبروتوكولات الامتثال التي تضمن حماية المعلومات الحساسة من الوصول غير المصرح به وانتهاكات البيانات. يمكن أن تتبع هذه الأنظمة أيضًا من قام بالوصول إلى الوثائق أو تعديلها وتوفير نسخ احتياطية آمنة لمنع فقدان البيانات.
كيف يدعم نظام إدارة الوثائق العمل عن بُعد؟
نظام إدارة الوثائق يدعم العمل عن بُعد من خلال السماح بالوصول إلى المستندات ومشاركتها والتعاون عليها من أي مكان عبر الإنترنت. تقدم الأنظمة المستندة إلى السحابة دعمًا قويًا بشكل خاص للفرق عن بُعد، مما يضمن أن الموظفين يمكنهم العمل بكفاءة من مواقع مختلفة مع الحفاظ على أمان وسلامة الوثائق.
ما هي تكاليف تنفيذ نظام إدارة الوثائق؟
تشمل اعتبارات تكاليف تنفيذ نظام إدارة الوثائق رسوم الإعداد الأولية، وتكاليف الصيانة المستمرة، ورسوم الاشتراك في الخدمات السحابية، والتكاليف المحتملة للتخزين الإضافي أو الميزات المخصصة. يجب على المنظمات أيضًا النظر في العائد على الاستثمار من حيث الوقت الذي تم توفيره وزيادة الإنتاجية عند تقييم هذه التكاليف.
