‍

System zarządzania dokumentami (DMS) jest niezbędny dla współczesnych firm, upraszczając tworzenie, modyfikację i zarządzanie dokumentami, takimi jak PDF, obrazy i e-maile. Oszczędza czas, redukuje bałagan i poprawia współpracę poprzez automatyzację procesów oraz organizowanie dokumentów w celu łatwego wyszukiwania. Niezależnie od tego, czy jest oparty na chmurze, czy lokalnie, DMS poprawia produktywność i zabezpiecza wrażliwe informacje, co czyni go cennym narzędziem dla każdej organizacji.

‍

Czym jest zarządzanie dokumentami?
‍

System zarządzania dokumentami umożliwia również tworzenie, modyfikowanie i zarządzanie plikami biznesowymi. Te dokumenty mogą być plikami PDF, plikami przetwarzania tekstu, zeskanowanymi i zapisanymi obrazami treści papierowej, e-mailami, raportami finansowymi i arkuszami kalkulacyjnymi.

Jakie są korzyści z systemu zarządzania dokumentami?

System zarządzania dokumentami automatyzuje procesy zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie, oszczędzając Tobie i Twoim pracownikom cenny czas, a także pomagając w uporządkowaniu istniejących fizycznych i cyfrowych przestrzeni magazynowych.

• Zorganizowane i odpowiednio oznaczone dokumenty mogą być łatwiej wyszukiwane – co stanowi kolejną oszczędność czasu, która zredukuje frustrację wśród Twoich pracowników i klientów.
• Automatyzowane procesy mogą również uchwycić metadane, pomóc w weryfikacji i zatwierdzaniu dokumentów oraz je klasyfikować, poprawiając przepływy pracy pracowników oraz zwiększając możliwości współpracy.
• Wbudowane funkcje zabezpieczeń mogą pomóc w ustanowieniu reguł dotyczących dostępu i uprawnień oraz umożliwić podgląd, kiedy dokumenty były przeglądane, udostępniane i edytowane.
• Zarządzanie dokumentami pozwala również na tworzenie kopii zapasowych wcześniej papierowych plików, jak również plików cyfrowych, takich jak e-maile, aby nie zostały utracone.

Jakim systemem jest EDMS?

Elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS) umożliwia wydajne przechowywanie, organizowanie, wyszukiwanie, udostępnianie i dystrybuowanie wielu typów dokumentów w całej organizacji.

EDMS może być bezproblemowo integrowany w zwykłe przepływy pracy. To zapewnia użytkownikom dostęp do narzędzi i automatyzowanych procesów, które sprawiają, że tworzenie i konwersja dokumentów są mniej czasochłonne i bardziej niezawodne. EDMS również ułatwia szybszą i łatwiejszą współpracę w tych dokumentach, przechowując i uzyskując dostęp do plików oraz zabezpieczając i weryfikując te dokumenty.

Wyszukuj wszystko, uzyskuj odpowiedzi wszędzie z Guru.

Obejrzyj prezentacjęZapoznaj się z produktem

7 przykładów systemów zarządzania dokumentami

Dostępnych jest kilka typów systemów zarządzania dokumentami, dlatego ważne jest, aby przeanalizować cechy każdego z nich, aby określić, który najlepiej odpowiada potrzebom Twojej organizacji.

Platformy zarządzania projektami

Podczas planowania i zarządzania projektami menedżerowie projektów i pracownicy mogą uzyskać dostęp do centralnego repozytorium zawierającego odpowiednie dokumenty. Dzięki temu oprogramowaniu zespoły projektowe mogą przechowywać pliki i udostępniać je sobie w formatach tylko do odczytu lub edytowalnych.

Wewnętrzne bazy wiedzy

W wewnętrznej bazie wiedzy stworzonej przez i dla członków zespołu w organizacji, aby mieć dostęp do zastrzeżonej i/lub prywatnej wiedzy w razie potrzeby. Powinna zawierać jak najwięcej informacji i dokumentacji, aby pomóc pracownikom w wykonywaniu ich zadań z minimalnymi zakłóceniami. Jest to skuteczny sposób na przechowywanie, zarządzanie i udostępnianie dokumentów wewnętrznych.

Narzędzia do współpracy

Narzędzia do współpracy oferują członkom organizacji, którzy pracują nad konkretnymi dokumentami, natychmiastowy dostęp, jasny widok tego, kto pracuje nad każdą sekcją lub komponentem, wyraźnie określone struktury zatwierdzania oraz powiadomienia, gdy potrzebne są edycje lub aktualizacje.

Narzędzia zarządzania wiedzą

Zarządzanie wiedzą odnosi się do sposobu katalogowania, aktualizowania i wykorzystywania przez organizację zbiorowej wiedzy swoich pracowników – zarówno tych przeszłych, jak i obecnych. Odnosi się to również do analizy tej wiedzy. Dokumenty są ważnymi przykładami tej uchwyconej wiedzy, a narzędzia do zarządzania wiedzą umożliwiają centralne cyfrowe archiwizowanie dokumentów firmy. W wyniku tego dokumenty można łatwiej wyszukiwać – co daje bardziej efektywne przepływy pracy. Ponadto dobrze utrzymywany system zarządzania wiedzą może pomóc firmom w zachowaniu zgodności z ciągle zmieniającymi się przepisami regulacyjnymi. Gdy system zarządzania dokumentami jest wzbogacony o hasła i procedury tworzenia kopii zapasowych, także bezpieczeństwo dokumentów jest poprawiane.

Narzędzia do zarządzania dokumentami w sieci

Zarządzanie dokumentami w sieci pozwala Twojej organizacji na organizowanie dokumentów cyfrowych w folderach i podfolderach z nawigacją i kontrolami opartymi na sieci do udostępniania, wyszukiwania i uzyskiwania dokumentów. Narzędzia do zarządzania dokumentami w sieci umożliwiają Twoim pracownikom pracującym z różnych lokalizacji efektywne i bezpieczne tworzenie, współpracę, udostępnianie i wyszukiwanie dokumentów.

Systemy zarządzania dokumentami w chmurze

Zarządzanie dokumentami w chmurze jest dostarczane przez zewnętrznego dostawcę i udostępniane Twojej organizacji w sieci. Dostawca usług w chmurze zazwyczaj zajmuje się wszystkimi czynnościami konserwacyjnymi i aktualizacjami oprogramowania, więc nie będziesz potrzebować zespołu IT do jego instalacji lub utrzymania. Dokumenty przechowywane w chmurze mogą być dostępne wszędzie tam, gdzie Twoi pracownicy mogą uzyskać dostęp do internetu, a ponieważ pliki automatycznie zapisują się w chmurze, nie musisz się martwić o ich tworzenie kopii zapasowych.

Lokalne systemy zarządzania dokumentami

W przypadku lokalnego systemu zarządzania dokumentami, Twoja organizacja korzysta z własnych serwerów i pamięci masowej oraz przeprowadza własną konserwację. Będziesz musiał również wykonać kopie zapasowe wszystkich swoich plików, aby zapewnić, że dokumenty zostaną zachowane i były zabezpieczone. Chociaż zawsze masz kontrolę nad swoim systemem, Twoja organizacja będzie potrzebować odpowiedniego wsparcia IT do konserwacji i aktualizacji. Jedną z zalet jest to, że ponieważ lokalne systemy nie są uzależnione od połączeń internetowych, nadal będziesz mógł uzyskać dostęp do dokumentów, jeśli połączenie jest niedostępne.

Przykłady zarządzania dokumentami: funkcje i możliwości

Efektywne systemy zarządzania dokumentami zawierają określone funkcje i możliwości, aby zapewnić, że wszystkie dokumenty Twojej organizacji są prawidłowo uchwycone, przetworzone, przechowywane, zorganizowane i oznaczone, łatwo dostępne oraz gotowe do dystrybucji i współpracy. Te funkcje obejmują:

Inteligentna organizacja

Aby poprawić przepływy pracy, zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność organizacji, chcemy, aby odpowiednie osoby mogły szybko znaleźć odpowiednie dokumenty. Dobrze zorganizowany system organizacji dokumentu, który zastosuje inteligentną klasyfikację, tagowanie, ocenianie i weryfikację, sprawi, że wyszukiwanie będzie szybsze i bardziej intuicyjne.

Wyraźna widoczność i nawigacja

Twój system zarządzania dokumentami powinien być przyjazny dla użytkownika. Atrakcyjny interfejs z wyraźnymi funkcjami wyszukiwania i innymi narzędziami oznacza mniej frustracji oraz większą akceptację i użycie przez zespoły.

Silna funkcja wyszukiwania

Mniej czasu spędzonego na wyszukiwaniu dokumentów oznacza, że pracownicy będą mieli więcej czasu na współpracę, innowacje i inne działania, które posuną Twoją organizację naprzód. Możliwość przeszukiwania wszystkich dokumentów firmy jednocześnie, po tym jak dokumenty zostały zoptymalizowane przez system zarządzania dokumentami pod kątem wyszukiwania, oznacza mniej frustracji i większą wydajność wśród Twoich zespołów.

Kontrola wersji

System zarządzania dokumentami, który zachowuje wszystkie wersje (i związane z nimi edycje oraz aktualizacje) Twoich plików jest ważny dla łatwej identyfikacji błędów lub rozbieżności między współpracownikami, śledzenia postępów dokumentów i zmian, unikania duplikacji treści oraz czasami unikania całkowitych przeróbek, gdy pojawiają się problemy.

Dostęp i uprawnienia

Nie każdy członek organizacji musi edytować lub wnosić wkład w każdy dokument. Niektóre ważne dokumenty powinny być tylko do odczytu lub tylko do modyfikacji przez konkretnych menedżerów, podczas gdy inne muszą być edytowalne przez kluczowe zespoły. Możliwość ustalania konkretnych uprawnień pozwoli odpowiednim osobom uzyskać dostęp do odpowiednich dokumentów.

Różne formaty plików

Dokumenty biznesowe mogą występować w szerokiej gamie formatów plików, od PDF i plików przetwarzania tekstu, po zeskanowane i zapisane obrazy treści papierowej, e-maile, raporty finansowe i arkusze kalkulacyjne. Potrzebujesz systemu zarządzania dokumentami, który obsuguje je wszystkie.

‍