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Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist unerlässlich für moderne Unternehmen, da es die Erstellung, Modifizierung und Verwaltung von Dokumenten wie PDFs, Bildern und E-Mails vereinfacht. Es spart Zeit, reduziert Unordnung und verbessert die Zusammenarbeit, indem Prozesse automatisiert und Dokumente für eine einfache Abrufbarkeit organisiert werden. Ob cloudbasiert oder lokal, ein DMS verbessert die Produktivität und sichert sensible Informationen, was es zu einem wertvollen Werkzeug für jede Organisation macht.

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Was ist Dokumentenmanagement?
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Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht Ihnen auch die Erstellung, Modifizierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Diese Dokumente können PDFs, Dateien zur Textbearbeitung, gescannte und gespeicherte Bilder von papierbasiertem Inhalt, E-Mails, Finanzberichte und Tabellenkalkulationen sein.

Was sind die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems?

Ein Dokumentenmanagementsystem automatisiert die Prozesse des Unternehmens zum Dokumentenmanagement, spart Ihnen und Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit und hilft Ihnen, bestehende physische und digitale Speicherplätze zu räumen und zu bereinigen.

• Organisierte und entsprechend ausgezeichnete Dokumente können einfacher abgerufen werden - ein weiterer Zeit- und Frustsparer für Ihre Mitarbeiter und Kunden.
• Automatisierte Prozesse können auch Metadaten erfassen, helfen, Ihre Dokumente zu validieren und zu verifizieren, und sie klassifizieren, wodurch die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter verbessert und die Zusammenarbeitsmöglichkeiten erhöht werden.
• Integrierte Sicherheitsfunktionen können Ihnen helfen, Zugriffs- und Berechtigungsvorschriften festzulegen und zu sehen, wann Dokumente angesehen, geteilt und bearbeitet wurden.
• Dokumentenmanagement ermöglicht es Ihnen auch, zuvor papierbasierte Dateien sowie digitale Dateien wie E-Mails zu sichern, damit sie nicht verloren gehen.

Was ist ein EDMS-System?

Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) ermöglicht es Ihnen, viele Arten von Dokumenten in Ihrer Organisation effizienter zu speichern, zu organisieren, zu durchsuchen, zu teilen und zu verteilen.

Ein EDMS kann nahtlos in die regulären Arbeitsabläufe integriert werden. Dies ermöglicht den Benutzern den Zugriff auf Tools und automatisierte Prozesse, die die Erstellung und Umwandlung von Dokumenten weniger zeitaufwändig und zuverlässiger machen. Ein EDMS hilft auch, einen schnelleren und einfacheren Zusammenarbeit innerhalb dieser Dokumente zu schaffen, Dateien zu speichern und darauf zuzugreifen sowie diese Dokumente zu sichern und zu verifizieren.

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7 Beispiele für Dokumentenmanagementsysteme

Es gibt mehrere Arten von Dokumentenmanagementsystemen, daher ist es wichtig, die Eigenschaften jedes Systems zu überprüfen, um festzustellen, welches am besten zu den Bedürfnissen Ihrer Organisation passt.

Projektmanagementplattformen

Bei der Planung und Verwaltung von Projekten können Projektmanager und Mitarbeiter auf ein zentrales Repository mit relevanten Dokumenten zugreifen. Mit dieser Software können Projektteams Dateien speichern und sie gegenseitig in schreibgeschützten oder bearbeitbaren Formaten teilen.

Interne Wissensdatenbanken

Eine interne Wissensdatenbank wird von und für Teammitglieder innerhalb einer Organisation erstellt, um bedarfsweise auf proprietäres und/oder privates Wissen zugreifen zu können. Sie sollte so viele Informationen und Dokumentationen wie möglich enthalten, um den Mitarbeitern zu helfen, ihre Arbeit mit minimalen Unterbrechungen zu erledigen. Es ist eine effektive Möglichkeit, interne Dokumente zu speichern, zu verwalten und zu teilen.

Zusammenarbeitstools

Zusammenarbeitstools bieten Mitgliedern Ihrer Organisation, die an bestimmten Dokumenten arbeiten, sofortigen Zugriff, einen klaren Überblick darüber, wer an jedem Abschnitt oder Element arbeitet, klar definierte Genehmigungsstrukturen und Benachrichtigungen, wenn Änderungen oder Aktualisierungen benötigt oder abgeschlossen sind.

Wissensmanagement-Tools

Wissensmanagement bezieht sich darauf, wie eine Organisation das kollektive Wissen ihrer Mitarbeiter katalogisiert, aktualisiert und nutzt - sowohl von vergangenen als auch gegenwärtigen Mitarbeitern. Es bezieht sich auch auf die Analyse dieses Wissens. Dokumente sind wichtige Beispiele für dieses erfasste Wissen, und Wissensmanagement-Tools ermöglichen eine zentrale digitale Ablage für Unternehmensdokumente. Infolgedessen können Dokumente leichter abgerufen werden - was zu effizienteren Arbeitsabläufen führt. Darüber hinaus kann ein gut geführtes Wissensmanagementsystem Unternehmen dabei helfen, konform mit immer wechselnden gesetzlichen Bestimmungen zu bleiben. Wenn ein Dokumentenmanagementsystem mit Passwörtern und Backup-Verfahren ergänzt wird, erhöht sich auch die Dokumentensicherheit.

Webbasierte Dokumentenmanagement-Tools

Webbasiertes Dokumentenmanagement ermöglicht Ihrer Organisation, digitale Dokumente in Ordner und Unterordner mit webbasierter Navigation und Steuerungen für Dokumentenanzeige, -suche und -abruf zu organisieren. Webbasierte Dokumentenmanagement-Tools ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten, Dokumente effizient und sicher zu erstellen, zusammenzuarbeiten, zu teilen und zu durchsuchen.

Cloudbasierte Dokumentenmanagementsysteme

Cloudbasiertes Dokumentenmanagement wird von einem externen Anbieter bereitgestellt und Ihrer Organisation online zugänglich gemacht. Der Cloud-Anbieter kümmert sich in der Regel um alle Wartungs- und Software-Updates, sodass Sie kein IT-Team benötigen, um es zu installieren oder zu warten. Dokumente, die in der Cloud gespeichert sind, können überall dort abgerufen werden, wo Ihre Mitarbeiter online sein können, und da Dateien automatisch in der Cloud gespeichert werden, müssen Sie sich keine Gedanken über deren Sicherung machen.

Lokal basierte Dokumentenmanagementsysteme

Mit einem lokal basierten Dokumentenmanagementsystem verwendet Ihre Organisation ihre eigenen Server und Speicher und führt ihre eigene Wartung durch. Sie müssen alle Ihre Dateien sichern, um sicherzustellen, dass Dokumente erhalten bleiben und gesichert sind. Obwohl Sie immer die Kontrolle über Ihr System haben, benötigt Ihre Organisation ausreichende IT-Unterstützung für Wartung und Updates. Ein Vorteil ist, dass Sie, da lokal basierte Systeme nicht von Internetverbindungen abhängig sind, weiterhin auf Dokumente zugreifen können, wenn Ihre Verbindung ausfällt.

Fähigkeiten und Funktionen von Dokumentenmanagement-Beispielen

Effektive Dokumentenmanagementsysteme umfassen bestimmte Funktionen und Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass alle Dokumente Ihrer Organisation ordnungsgemäß erfasst, konvertiert, gespeichert, organisiert und getaggt, einfach abgerufen und bereit für Verteilung und Zusammenarbeit sind. Diese Funktionen umfassen:

Intelligente Organisation

Um Arbeitsabläufe zu verbessern, Zeit zu sparen und die Effizienz Ihrer Organisation zu erhöhen, möchten Sie, dass die richtigen Personen die richtigen Dokumente schnell finden können. Ein gut organisiertes Dokumentenorganisation System, das intelligente Kategorisierung, Tagging, Bewertung und Verifizierung einsetzt, wird Ihre Suchen schneller und intuitiver machen.

Klare Sichtbarkeit und Navigation

Ihr Dokumentenmanagementsystem sollte benutzerfreundlich sein. Eine ansprechende Benutzeroberfläche mit klar sichtbaren Suchfunktionen und anderen Tools bedeutet weniger Frustration und mehr Akzeptanz und Nutzung durch die Teams.

Eine starke Suchfunktion

Weniger Zeit, die mit der Suche nach den benötigten Dokumenten verbracht wird, bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter mehr Zeit haben, um zu kollaborieren, innovativ zu sein und Ihre Organisation voranzubringen. Die Möglichkeit, alle Dokumente Ihres Unternehmens auf einmal zu durchsuchen, nachdem diese von Ihrem Dokumentenmanagementsystem für die Suche optimiert wurden, bedeutet weniger Frustration und mehr Produktivität unter Ihren Teams.

Versionskontrolle

Ein Dokumentenmanagementsystem, das alle Versionen (und zugehörige Bearbeitungen und Aktualisierungen) Ihrer Dateien bewahrt, ist wichtig, um Fehler oder Diskrepanzen unter den Mitwirkenden leicht zu identifizieren, den Dokumentenfortschritt und Änderungen zu verfolgen, die Duplikation von Inhalten zu vermeiden und manchmal vollständige Neuschreibungen bei Problemen zu vermeiden.

Zugriff und Berechtigungen

Nicht jedes Mitglied Ihrer Organisation muss jedes Dokument bearbeiten oder dazu beitragen. Einige wichtige Dokumente sollten schreibgeschützt oder nur von bestimmten Managern änderbar sein, während andere von Schlüsselteams bearbeitet werden müssen. Die Möglichkeit, spezifische Berechtigungen festzulegen, gibt den richtigen Personen Zugang zu den richtigen Dokumenten.

Vielfältige Dateiformatfähigkeiten

Geschäftsdokumente können in einer Vielzahl von Dateiformaten vorliegen, von PDFs und Textverarbeitungsdateien über gescannte und gespeicherte Bilder papierbasierter Inhalte bis hin zu E-Mails, Finanzberichten und Tabellenkalkulationen. Sie benötigen ein Dokumentenmanagementsystem, das alle unterstützen kann.

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