‍

Система управления документами (DMS) является необходимой для современных предприятий, оптимизируя процесс создания, изменения и управления документами, такими как PDF, изображения и электронные письма. Это экономит время, уменьшает беспорядок и улучшает сотрудничество за счет автоматизации процессов и организации документов для легкого извлечения. Независимо от того, облачная это система или на месте, DMS повышает производительность и защищает конфиденциальную информацию, что делает его ценным инструментом для любой организации.

‍

Что такое управление документами?
‍

Система управления документами также позволяет создавать, изменять и управлять бизнес-файлами. Эти документы могут быть в формате PDF, текстовых документам, отсканированных и сохраненных изображений бумажного содержания, электронных писем, финансовых отчетов и таблиц.

Каковы преимущества системы управления документами?

Система управления документами автоматизирует процессы управления корпоративной документацией, экономя вам и вашим сотрудникам ценное время, а также помогает очистить и убрать существующие физические и цифровые места хранения.

• Организованные и правильно помеченные документы могут быть извлечены более легко – еще одна экономия времени, которая также уменьшит недовольство среди ваших сотрудников и клиентов.
• Автоматизированные процессы также могут захватывать метаданные, помогать валидации и проверке ваших документов и классифицировать их, улучшая рабочие процессы сотрудников и расширяя возможности сотрудничества.
• Встроенные функции безопасности могут помочь вам установить правила доступа и разрешения и видеть, когда документы были просмотрены, поделены и отредактированы.
• Управление документами также позволяет создавать резервные копии ранее бумажных файлов, а также цифровых файлов, таких как электронные письма, чтобы они не были потеряны.

Что такое система EDMS?

Электронная система управления документами (EDMS) позволяет более эффективно хранить, организовывать, искать, делиться и распространять различные типы документов по всей вашей организации.

EDMS может быть бесшовно интегрирована в обычные рабочие процессы. Это предоставляет пользователям доступ к инструментам и автоматизированным процессам, которые делают создание и конвертацию документов менее времязатратными и более надежными. EDMS также помогает проложить путь к более быстрому и простому сотрудничеству в этих документах, хранению и доступу к файлам, а также обеспечению и проверке этих документов.

Ищите всё, получайте ответы где угодно с Guru.

Посмотреть демонстрациюПройти тур по продукту

7 примеров систем управления документами

Существует несколько типов систем управления документами, поэтому важно рассмотреть функции каждой из них, чтобы определить, какая из них лучше всего соответствует потребностям вашей организации.

Платформы управления проектами

При планировании и управлении проектами менеджеры проектов и сотрудники могут получать доступ к центральному репозиторию с соответствующими документами. С помощью этого программного обеспечения проектные команды могут хранить файлы и делиться ими друг с другом в формате только для чтения или редактируемом формате.

Внутренние базы знаний

В внутренней базе знаний создается командными участниками внутри организации для доступа к частным и/или защищенным знаниям по мере необходимости. Она должна содержать как можно больше информации и документации, чтобы помочь сотрудникам выполнять свою работу с минимальными перерывами. Это эффективный способ хранения, управления и обмена внутренними документами.

Инструменты для сотрудничества

Инструменты для сотрудничества предоставляют членам вашей организации, работающим вместе над определенными документами, мгновенный доступ, четкое представление о том, кто работает над каждым разделом или компонентом, четко определенные структуры одобрения и уведомления, когда требуется редактирование или обновление.

Инструменты управления знаниями

Управление знаниями относится к тому, как организация каталогизирует, обновляет и использует коллективные знания своих сотрудников — как прошлых, так и настоящих. Это также относится к анализу этих знаний. Документы являются важными примерами этих зафиксированных знаний, а инструменты управления знаниями позволяют централизовать цифровое файловое хранение для корпоративных документов. В результате документы могут быть извлечены более легко — что способствует более эффективным рабочим процессам. Кроме того, хорошо поддерживаемая система управления знаниями может помочь компаниям оставаться в соответствии с постоянно меняющимися нормативными актами. Когда система управления документами дополнена паролями и процедурами резервного копирования, безопасность документов также усиливается.

Веб-ориентированные инструменты для управления документами

Веб-ориентированное управление документами позволяет вашей организации организовывать цифровые документы в папках и подпапках с веб-ориентированной навигацией и контролем за совместным использованием документов, их поиском и извлечением. Веб-ориентированные инструменты управления документами позволяют вашим сотрудникам, работающим из различных мест, создавать, совместно работать, делиться и эффективно искать документы безопасно.

Облачные системы управления документами

Облачное управление документами предоставляется внешним поставщиком и доступно вашей организации онлайн. Поставщик облачного сервиса обычно отвечает за все обслуживание и обновления программного обеспечения, поэтому вам не понадобится команда IT для установки или обслуживания этого. Документы, хранящиеся в облаке, могут быть доступны везде, где ваши сотрудники могут выйти в интернет, и поскольку файлы автоматически сохраняются в облаке, вам не нужно беспокоиться о их резервном копировании.

Системы управления документами на месте

С системой управления документами на месте ваша организация использует свои собственные серверы и хранилище и выполняет свое собственное обслуживание. Вам нужно будет выполнять резервное копирование всех ваших файлов, чтобы гарантировать сохранность и безопасность документов. Хотя вы всегда контролируете свою систему, вашей организации потребуется достаточно IT-поддержки для обслуживания и обновлений. Одним из преимуществ является то, что поскольку системы на месте не зависят от интернет-соединений, вы все равно сможете получить доступ к документам, если ваше соединение будет отключено.

Функции и возможности управления документами

Эффективные системы управления документами включают определенные функции и возможности, чтобы обеспечить правильное захватывание, конвертацию, хранение, организацию и пометку всех документов вашей организации, легкость их извлечения и готовность к распространению и сотрудничеству. Эти функции включают:

Интеллектуальная организация

Чтобы улучшить рабочие процессы, сэкономить время и повысить эффективность вашей организации, вам нужно, чтобы нужные люди могли быстро находить нужные документы. Хорошо организованная система организации документов, использующая умные категории, пометки, оценивание и проверку, сделает ваши поиски быстрее и интуитивно понятнее.

Четкая видимость и навигация

Вашей системе управления документами следует быть удобной для пользователя. Привлекательный интерфейс с четко видимыми функциями поиска и другими инструментами позволит снизить уровень недовольства и повысить принятие и использование вашей командой.

Сильная функция поиска

Меньше времени, затраченного на поиск нужных документов, означает, что у ваших сотрудников будет больше времени для сотрудничества, инноваций и дальнейшего продвижения вашей организации. Способность одновременно искать все документы вашей компании, после того как эти документы были оптимизированы вашей системой управления документами для поиска, означает меньшее раздражение и более высокую продуктивность среди ваших команд.

Контроль версий

Система управления документами, которая сохраняет все версии (и связанные с ними правки и обновления) ваших файлов, важна для легкой идентификации ошибок или несоответствий среди участников, отслеживания документов и изменений, избежания дублирования контента и иногда предотвращения полных переписок, когда возникают проблемы.

Доступ и разрешения

Не каждый член вашей организации должен редактировать или вносить вклад в каждый документ. Некоторые важные документы должны быть только для чтения или изменяемыми только определенными менеджерами, в то время как другие должны быть редактируемыми ключевыми командами. Способность устанавливать конкретные разрешения обеспечит правильным людям доступ к правильным документам.

Разнообразие форматов файлов

Бизнес-документы могут быть в самых разных форматах файлов: от PDF и текстовых документов до отсканированных и сохраненных изображений бумажного содержимого, электронных писем, финансовых отчетов и таблиц. Вам нужна система управления документами, которая может поддерживать их все.

‍