‍

Et dokumenthåndteringssystem (DMS) er essentielt for moderne virksomheder, da det strømliner oprettelsen, ændringen og forvaltningen af dokumenter såsom PDF'er, billeder og e-mails. Det sparer tid, reducerer rod og forbedrer samarbejdet ved at automatisere processer og organisere dokumenter til nem hentning. Uanset om det er cloud-baseret eller lokalt, forbedrer et DMS produktiviteten og sikrer følsomme oplysninger, hvilket gør det til et værdifuldt værktøj for enhver organisation.

‍

Hvad er dokumenthåndtering?
‍

Et dokumenthåndteringssystem gør det også muligt at oprette, ændre og administrere forretningsfiler. Disse dokumenter kan være PDF'er, tekstbehandlingsfiler, scannede og gemte billeder af papirindhold, e-mails, finansielle rapporter og regneark.

Hvad er fordelene ved et dokumenthåndteringssystem?

Et dokumenthåndteringssystem automatiserer virksomhedsprocesserne for dokumenthåndtering, hvilket sparer dig og dine medarbejdere værdifuld tid, samtidig med at det hjælper dig med at rydde op og declutter eksisterende fysiske og digitale lagerpladser.

• Organiserede og korrekt taggede dokumenter kan lettere hentes - en anden tidsbesparelse, der også vil reducere frustrationen blandt dine medarbejdere og kunder.
• Automatiserede processer kan også opfange metadata, hjælpe med at validere og verificere dine dokumenter og klassificere dem, hvilket forbedrer medarbejdernes arbejdsprocesser og forbedrer samarbejdsevner.
• Indbyggede sikkerhedsfunktioner kan hjælpe dig med at sætte adgangs- og tilladelsesregler og se, hvornår dokumenter er blevet set, delt og redigeret.
• Dokumenthåndtering giver dig også mulighed for at sikkerhedskopiere tidligere papirbaserede filer samt digitale filer som e-mails, så de ikke går tabt.

Hvad er et EDMS-system?

Et elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS) gør det muligt at opbevare, organisere, søge, dele og distribuere mange typer dokumenter mere effektivt i hele din organisation.

Et EDMS kan problemfrit integreres i almindelige arbejdsprocesser. Dette giver brugerne adgang til værktøjer og automatiserede processer, der gør oprettelse og konvertering af dokumenter mindre tidskrævende og mere pålidelige. Et EDMS hjælper også med at skabe hurtigere og lettere samarbejde inden for disse dokumenter, opbevare og tilgå filer samt sikre og verificere disse dokumenter.

Søg alt, få svar hvor som helst med Guru.

Se en demoTag en produkt-tur

7 eksempler på dokumenthåndteringssystemer

Der findes flere typer dokumenthåndteringssystemer, så det er vigtigt at gennemse funktionerne i hver af dem for at bestemme, hvilket der bedst opfylder din organisations behov.

Projektstyringsplatforme

Når man planlægger og styrer projekter, kan projektledere og medarbejdere tilgå et centralt lager med relevante dokumenter. Med denne software kan projektteams opbevare filer og dele dem med hinanden i skrivebeskyttede eller redigerbare formater.

Interne vidensbaser

En intern vidensbase oprettes af og til teammedlemmer inden for en organisation for at få adgang til proprietær og/eller privat viden efter behov. Den bør indeholde så meget information og dokumentation som muligt for at hjælpe medarbejdere med at udføre deres arbejde med minimal afbrydelse. Det er en effektiv måde at opbevare, administrere og dele interne dokumenter.

Samarbejdsværktøjer

Samarbejdsværktøjer giver medlemmer af din organisation, der arbejder sammen på specifikke dokumenter, øjeblikkelig adgang, et klart overblik over, hvem der arbejder på hver sektion eller komponent, klart definerede godkendelsesstrukturer og underretninger, når redigeringer eller opdateringer er nødvendige eller fuldført.

Værktøjer til videnskabelig forvaltning

Vidensforvaltning refererer til, hvordan en organisation katalogiserer, opdaterer, og bruger den kollektive viden fra dens medarbejdere - både fortidige og nuværende. Det refererer også til analysen af denne viden. Dokumenter er vigtige eksempler på den opfangede viden, og vidensforvaltningsværktøjer muliggør centraliseret digital arkivering af virksomhedens dokumenter. Som følge heraf kan dokumenter lettere hentes - hvilket fører til mere effektive arbejdsprocesser. Desuden kan et velholdt vidensforvaltningssystem hjælpe virksomheder med at forblive i overensstemmelse med stadig skiftende reguleringsbestemmelser. Når et dokumenthåndteringssystem forbedres med adgangskoder og sikkerhedskopieringsprocedurer, forbedres dokumenternes sikkerhed også.

Web-baserede dokumenthåndteringsværktøjer

Web-baseret dokumenthåndtering giver din organisation mulighed for at organisere digitale dokumenter i mapper og undermapper med web-baseret navigation og kontrol til deling, søgning og hentning af dokumenter. Web-baserede dokumenthåndteringsværktøjer giver dine medarbejdere, der arbejder fra forskellige steder, mulighed for at oprette, samarbejde om, dele og søge dokumenter effektivt og sikkert.

Cloud-baserede dokumenthåndteringssystemer

Cloud-baseret dokumenthåndtering tilbydes af en ekstern leverandør og er tilgængelig for din organisation online. Cloud-leverandøren håndterer typisk al vedligeholdelse og softwareopdateringer, så du ikke behøver et IT-team til at installere eller vedligeholde det. Dokumenter, der er gemt i skyen, kan tilgås fra enhver lokation, hvor dine medarbejdere kan komme online, og fordi filer automatisk gemmes i skyen, behøver du ikke at bekymre dig om at sikkerhedskopiere dem.

On-premises dokumenthåndteringssystemer

Med et on-premises dokumenthåndteringssystem ansætter din organisation sine egne servere og lager og udfører sin egen vedligeholdelse. Du bliver nødt til at sikkerhedskopiere alle dine filer for at sikre, at dokumenter bevares og er sikre. Selvom du altid har kontrol over dit system, vil din organisation have brug for tilstrækkelig IT-support til vedligeholdelse og opdateringer. En fordel er, at fordi on-premises systemer ikke er afhængige af internetforbindelser, vil du stadig kunne tilgå dokumenter, hvis din forbindelse går ned.

Dokumenthåndterings eksempler kapabiliteter & funktioner

Effektive dokumenthåndteringssystemer inkluderer visse funktioner og kapabiliteter for at sikre, at alle dine organisationers dokumenter er korrekt opfanget, konverteret, lagret, organiseret og tagget, let hentet og klar til distribution og samarbejde. Disse funktioner inkluderer:

Intelligent organisering

For at forbedre arbejdsprocesser, spare tid og forbedre din organisations effektivitet, ønsker du, at de rette personer skal kunne finde de rette dokumenter hurtigt. Et velorganiseret dokumentorganisationssystem, der anvender smart kategorisering, tagging, vurdering og verifikation, vil gøre dine søgninger hurtigere og mere intuitive.

Klar synlighed og navigation

Dit dokumenthåndteringssystem skal være brugervenligt. En attraktiv grænseflade med klart synlige søgefunktioner og andre værktøjer betyder mindre frustration og mere accept og brug af dine teams.

En stærk søgefunktion

Mindre tid brugt på at lede efter de dokumenter, de har brug for, betyder, at dine medarbejdere får mere tid til at samarbejde, innovere og på anden måde flytte din organisation fremad. Muligheden for at søge i alle dine virksomhedsdokumenter på én gang, efter at disse dokumenter er blevet optimeret af dit dokumenthåndteringssystem til søgning, betyder mindre frustration og mere produktivitet blandt dine teams.

Versionskontrol

Et dokumenthåndteringssystem, der bevarer alle versioner (og tilknyttede redigeringer og opdateringer) af dine filer, er vigtigt for nemt at identificere fejl eller uoverensstemmelser blandt bidragsydere, spore dokumentfremskridt og ændringer, undgå indholdsdublering og undertiden undgå komplette omskrivninger, når problemer opstår.

Adgang og tilladelser

Ikke hver medlem af din organisation har brug for at redigere eller bidrage til hvert dokument. Nogle vigtige dokumenter skal være skrivebeskyttede eller kun ændres af bestemte ledere, mens andre skal kunne redigeres af nøgleteams. Muligheden for at sætte specifikke tilladelser vil give de rette personer adgang til de rette dokumenter.

Diverse filformatkapabiliteter

Forretningsdokumenter kan være i en bred vifte af filformater, fra PDF'er og tekstbehandlingsfiler til scannede og gemte billeder af papirbaseret indhold, e-mails, finansielle rapporter og regneark. Du har brug for et dokumenthåndteringssystem, der kan understøtte dem alle.

‍