‍

Et dokumenthåndteringssystem (DMS) er essensielt for moderne virksomheter, og forenkler opprettingen, endringen og håndteringen av dokumenter som PDF-er, bilder og e-poster. Det sparer tid, reduserer rot og forbedrer samarbeid ved å automatisere prosesser og organisere dokumenter for enkel henting. Enten det er skybasert eller lokalt, forbedrer et DMS produktiviteten og sikrer sensitiv informasjon, og gjør det til et verdifullt verktøy for enhver organisasjon.

‍

Hva er dokumenthåndtering?
‍

Et dokumenthåndteringssystem lar deg også opprette, endre og håndtere forretningsfiler. Disse dokumentene kan være PDF-er, tekstbehandlingsfiler, skannede og lagrede bilder av papirbasert innhold, e-poster, finansrapporter og regneark.

Hva er fordelene med et dokumenthåndteringssystem?

Et dokumenthåndteringssystem automatiserer prosessene for dokumenthåndtering i virksomheten, og sparer deg og dine ansatte verdifull tid, samt hjelper deg med å rydde opp og avklare eksisterende fysiske og digitale lagringsplasser.

• Organiserte og riktig merket dokumenter kan hentes mer enkelt – en annen tidssparing som også vil redusere frustrasjonen blant ansatte og kunder.
• Automatiserte prosesser kan også fange metadata, hjelpe til med validering og verifisering av dokumentene dine, og klassifisere dem, forbedre ansattes arbeidsflyt og forbedre samarbeidsmuligheter.
• Innebygde sikkerhetsfunksjoner kan hjelpe deg med å sette tilgangs- og tillatelsesregler og se når dokumenter har blitt vist, delt og redigert.
• Dokumenthåndtering lar deg også ta sikkerhetskopier av tidligere papirbaserte filer, samt digitale filer som e-poster, slik at de ikke går tapt.

Hva er et EDMS-system?

Et elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS) gjør det mulig å lagre, organisere, søke, dele og distribuere mange typer dokumenter mer effektivt i hele organisasjonen.

Et EDMS kan sømløst integreres i vanlige arbeidsflyter. Dette gir brukerne tilgang til verktøy og automatiserte prosesser som gjør det mindre tidkrevende og mer pålitelig å opprette og konvertere dokumenter. Et EDMS hjelper også med å skape en vei til raskere og enklere samarbeid innen disse dokumentene, lagring og tilgang til filer, samt sikring og verifisering av disse dokumentene.

Søk overalt, få svar hvor som helst med Guru.

Se en demoTa en produktomvisning

7 eksempler på dokumenthåndteringssystemer

Det finnes flere typer dokumenthåndteringssystemer tilgjengelig, så det er viktig å gjennomgå funksjonene til hver for å avgjøre hvilken som passer best til organisasjonens behov.

Prosjektledelsesplattformer

Når man planlegger og administrerer prosjekter, kan prosjektledere og ansatte få tilgang til et sentralt lager med relevante dokumenter. Med denne programvaren kan prosjektteam lagre filer og dele dem med hverandre i skrivebeskyttede eller redigerbare formater.

Interne kunnskapsbaser

En intern kunnskapsbase opprettes av og for teammedlemmer innen en organisasjon for å tappe inn i proprietær og/eller privat kunnskap etter behov. Det bør inneholde så mye informasjon og dokumentasjon som mulig for å hjelpe ansatte med å gjøre jobben sin med minimal forstyrrelse. Det er en effektiv måte å lagre, håndtere og dele interne dokumenter på.

Samarbeidsverktøy

Samarbeidsverktøy gir medlemmer av organisasjonen din som jobber sammen om spesifikke dokumenter, umiddelbar tilgang, et klart overblikk over hvem som arbeider med hver seksjon eller komponent, klart definerte godkjenningsstrukturer, og varsler når redigeringer eller oppdateringer er nødvendige eller fullført.

Kunnskapsforvaltningsverktøy

Kunnskapsforvaltning refererer til hvordan en organisasjon katalogiserer, oppdaterer og bruker den kollektive kunnskapen til sine ansatte – både fortid og nåtid. Det refererer også til analysen av denne kunnskapen. Dokumenter er viktige eksempler på den fangede kunnskapen, og verktøy for kunnskapsforvaltning tillater sentralt digital arkivering av selskapsdokumenter. Som et resultat kan dokumentene hentes lettere – noe som gir mer effektive arbeidsflyter. I tillegg kan et godt vedlikeholdt system for kunnskapsforvaltning hjelpe selskaper med å forbli i samsvar med stadig skiftende regulatoriske forskrifter. Når et dokumenthåndteringssystem er forbedret med passord og sikkerhetskopieringsprosedyrer, blir dokumentets sikkerhet også forbedret.

Nettbaserte dokumenthåndteringsverktøy

Nettbasert dokumenthåndtering lar organisasjonen din organisere digitale dokumenter i mapper og undermapper med nettbasert navigasjon og kontroller for deling, søking og henting av dokumenter. Nettbaserte dokumenthåndteringsverktøy lar ansatte som jobber fra ulike steder, lage, samarbeide om, dele og søke etter dokumenter effektivt og sikkert.

Skybaserte dokumenthåndteringssystemer

Skybasert dokumenthåndtering leveres av en ekstern leverandør og gjøres tilgjengelig for organisasjonen din på nettet. Sky-leverandøren håndterer vanligvis alt vedlikehold og programvareoppdateringer, så du vil ikke trenge et IT-team for å installere eller opprettholde det. Dokumenter lagret i skyen kan nås hvor som helst der ansatte kan få tilgang til internett, og fordi filer automatisk lagres i skyen, trenger du ikke å bekymre deg for å ta sikkerhetskopier.

Lokale dokumenthåndteringssystemer

Med et lokalt dokumenthåndteringssystem benytter organisasjonen din egne servere og lagring og utfører eget vedlikehold. Du må ta sikkerhetskopier av alle filene dine for å sikre at dokumentene beholdes og er trygge. Selv om du alltid har kontroll over systemet ditt, vil organisasjonen din trenge tilstrekkelig IT-støtte for vedlikehold og oppdateringer. En fordel er at fordi lokale systemer ikke er avhengige av internettforbindelser, vil du fortsatt kunne få tilgang til dokumenter hvis tilkoblingen din går ned.

Dokumenthåndtering eksempler funksjoner & egenskaper

Effektive dokumenthåndteringssystemer inkluderer bestemte funksjoner og evner for å sikre at alle organisasjonens dokumenter blir riktig fanget, konvertert, lagret, organisert og merket, enkelt gjenfunnet og klare for distribusjon og samarbeid. Disse funksjonene inkluderer:

Intelligent organisering

For å forbedre arbeidsflyten, spare tid og forbedre organisasjonens effektivitet ønsker du at de rette menneskene skal kunne finne de rette dokumentene raskt. Et godt organisert dokumentorganiseringssystem som benytter smart kategorisering, merking, vurdering og verifisering, vil gjøre søkene dine raskere og mer intuitive.

Tydelig synlighet og navigasjon

Dokumenthåndteringssystemet ditt bør være brukervennlig. Et tiltalende grensesnitt med tydelige synlige søkefunksjoner og andre verktøy vil bety mindre frustrasjon og mer aksept og bruk av teamene dine.

En sterk søkefunksjon

Mindre tid brukt på å søke etter dokumentene de trenger, betyr at de ansatte får mer tid til å samarbeide, innovere og på annen måte fremme organisasjonen din. Evnen til å søke i alle dokumentene i selskapet ditt samtidig, etter at disse dokumentene er blitt optimalisert av dokumenthåndteringssystemet ditt for søk, betyr mindre frustrasjon og mer produktivitet blant teamene dine.

Versjonskontroll

Et dokumenthåndteringssystem som bevarer alle versjoner (og tilknyttede redigeringer og oppdateringer) av filene dine, er viktig for lett identifisering av feil eller uoverensstemmelser blant bidragsytere, sporing av dokumentprogresjon og endringer, unngå innholdsduplisering, og noen ganger unngå fullstendige omskrivninger når problemer oppstår.

Tilgang og tillatelser

Ikke alle medlemmer av organisasjonen din trenger å redigere eller bidra til hvert dokument. Noen viktige dokumenter bør være skrivebeskyttet eller bare kan endres av spesifikke ledere, mens andre må være redigerbare av nøkkelteams. Evnen til å sette spesifikke tillatelser vil gi de riktige personene tilgang til de riktige dokumentene.

Diverse filformatkapabiliteter

Forretningsdokumenter kan være i en rekke filformater, fra PDF-er og tekstbehandlingsfiler, til skannede og lagrede bilder av papirbasert innhold, e-poster, finansrapporter og regneark. Du trenger et dokumenthåndteringssystem som kan støtte dem alle.

‍