Czym jest intranet?

Znaczenie i definicja intranetu

Intranet to platforma komunikacji wewnętrznej i współpracy używana przez firmy wszystkich rozmiarów i branż. To bezpieczna sieć dla pracowników firmy oraz zaufanych partnerów, aby dzielić się informacjami, dobrze się komunikować i skutecznie współpracować.

Niektóre kluczowe rzeczy, które może zapewnić intranet, to:

• Sposób na bezpieczne dzielenie się informacjami wewnętrznymi
• Poprawiona komunikacja między kierownictwem a pracownikami
• Zwiększona zgodność między zespołami międzydziałowymi
• Baza dla firm do przechowywania i organizowania polityk, wytycznych i standardowych procedur operacyjnych

W istocie intranet działa jako cyfrowa siedziba firmy i punkt wyjścia źródło, aby pracownicy byli na bieżąco. To nieocenione narzędzie, które utrzymuje zespoły w związku z sobą oraz kulturą i misją ich firmy.

Tradycyjnie wiele organizacji używa SharePoint lub niestandardowych platform jako swojego intranetu. Ale w miarę jak zmienił się świat pracy, nowe przyjazne dla użytkownika rozwiązania pojawiły się z korzyściami spełniającymi rozwijające się potrzeby pracowników.

‍

Korzyści z intranetu

‍Wdrażanie intranetu nie tylko pomaga pracownikom pozostać w kontakcie i zorganizowanym — może faktycznie przekształcić efektywność i wydajność całej organizacji. Oto niektóre z największych korzyści z intranetu:

• Poprawiona komunikacja: Intranety ułatwiają efektywną komunikację w całej organizacji, umożliwiając pracownikom łatwe dzielenie się nowościami, aktualizacjami i ogłoszeniami.
• Wzmocniona współpraca: Za pomocą narzędzi, takich jak wspólne kalendarze, oprogramowanie do zarządzania projektami i współdzielenie dokumentów, pozwalają zespołom pracować razem efektywniej, bez względu na ich lokalizację.
• Zwiększona wydajność: Intranety zapewniają centralne miejsce dla informacji i zasobów, co zmniejsza czas, który pracownicy spędzają na poszukiwaniu informacji i pozwala im skupić się na swojej pracy.
• Oszczędności kosztów: Korzystając z intranetu do komunikacji wewnętrznej i współpracy, organizacje mogą zmniejszyć koszty związane z drukowaniem, wysyłką i innymi tradycyjnymi metodami dzielenia się informacjami.
• Uproszczone procesy: Intranety mogą automatyzować i usprawniać różne procesy biznesowe, takie jak zadania HR, raportowanie wydatków i zakupy, oszczędzając czas i redukując błędy.
• Lepsze zarządzanie wiedzą: Intranet może służyć jako baza wiedzy, gromadząc i przechowując zbiorową wiedzę i doświadczenie organizacji, czyniąc je łatwo dostępnymi dla wszystkich pracowników.
• Poprawiona zaangażowanie pracowników: Intranety mogą sprzyjać poczuciu wspólnoty i przynależności wśród pracowników, zapewniając platformę do dzielenia się historiami sukcesu, uznawania osiągnięć i zachęcania do opinii.
• Wzmocniona bezpieczeństwo: Dzięki odpowiednim kontrolom dostępu i środkom bezpieczeństwa intranety zapewniają, że wrażliwe informacje pozostają poufne i dostępne tylko dla upoważnionych pracowników.
• Skalowalność: Intranety mogą rosnąć i ewoluować wraz z organizacją, dostosowując się do nowych użytkowników, treści i funkcji w miarę potrzeb.
• Integracja z innymi systemami: Intranety mogą integrować się z innymi systemami przedsiębiorstw, takimi jak oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM) lub planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), zapewniając zintegrowaną platformę do dostępu do informacji i narzędzi.

Dlaczego intranet firmy jest ważny?

W 2024 roku, znalezienie informacji potrzebnych do wykonania pracy, pozostania w kontakcie z innymi i bycia na bieżąco z kierunkiem firmy jest trudniejsze niż kiedykolwiek. W rzeczywistości badanie przeprowadzone przez HBR ujawnia, że tylko 23% pracowników jest rzeczywiście zgodnych z strategiami ich firmy.

Intranet oferuje następującą krytyczną funkcjonalność, która może pomóc firmom w zaadresowaniu tej luki w zgodności:

1. Zapewnij widoczność zespołów

Intranet to świetny sposób, aby udostępnić informacje całej firmie. Ponieważ każdy pracownik automatycznie ma dostęp, łatwo dzielić się aktualizacjami od kierownictwa, które dotyczą wszystkich.

Wiele rozwiązań ma sekcje dla różnych zespołów. To ułatwia dostrzeganie, co inni robią. Pomaga to również pozostać w zgodzie z celami zespołu.

2. Oferuj centralne miejsce do przechowywania i wyszukiwania dokumentów i treści

Intranet to centralne miejsce dla pracowników do przechowywania ważnych dokumentów i informacji. Jest przeszukiwalny przez każdego, kto potrzebuje do nich dostępu. Ten system pomaga pracownikom łatwo znaleźć potrzebne informacje.

Intranet jest wygodnym narzędziem do organizowania i dzielenia się ważnymi zasobami w firmie. Zamiast znajdować i dzielić się dokumentami z systemów takich jak Microsoft Office czy Google Drive, użytkownicy mogą przesłać je do portalu i uczynić je powszechnie dostępnymi.

3. Uprość przydzielanie uprawnień

Gdy używa się go z SSO lub jako część zestawu oprogramowania, administratorzy mogą łatwo zarządzać uprawnionymi użytkownikami. Mogą dodawać lub usuwać użytkowników dosłownie w kilka kliknięć.

Zastosowania intranetu

Intranet to wszechstronne i potężne narzędzie, które może zmienić sposób działania organizacji. Mogą pomóc w komunikacji, współpracy, automatyzacji zadań i wspieraniu pracy zdalnej, przynosząc wiele korzyści dla organizacji. Oto zaledwie kilka sposobów, w jakie firmy korzystają z intranetu:

• Komunikacja wewnętrzna: Dzielenie się nowościami firmowymi, ogłoszeniami i aktualizacjami
• Katalog pracowników: Zapewnienie przeszukiwalnej bazy danych profili pracowników i informacji kontaktowych
• Zarządzanie dokumentami: Przechowywanie, organizowanie i dzielenie się ważnymi dokumentami i plikami
• Współpraca: Umożliwianie pracy zespołowej poprzez wspólne przestrzenie robocze, narzędzia do zarządzania projektami i fora dyskusyjne
• Zarządzanie wiedzą: Tworzenie centralnego miejsca dla wiedzy firmy, najlepszych praktyk i często zadawanych pytań
• HR i samoobsługa pracowników: Zarządzanie procesami HR, takimi jak onboarding pracowników, rejestracja świadczeń i wnioski o urlop
• Szkolenia i rozwój: Realizowanie kursów i materiałów szkoleniowych online dla rozwoju umiejętności pracowników
• Wsparcie IT: Oferowanie pomocy technicznej oraz zasobów do rozwiązywania powszechnych problemów technicznych
• Dystrybucja polityk i procedur: Zapewnienie łatwego dostępu do polityk firmy, podręczników i wytycznych

Jakie są zalety i wady korzystania z oprogramowania intranetowego?

Zalety intranetu

Nowoczesny intranet może oferować ogromne korzyści dla większości firm. Oto tylko kilka z nich:

• Poprawiona komunikacja: Zapewnia centralną platformę dla pracowników do komunikacji i współpracy nad projektami, co prowadzi do zwiększonej wydajności i efektywności.
• Uproszczone dzielenie się informacjami: Intranety pomagają organizacjom łatwo dzielić się politykami firmy, procedurami i aktualizacjami, utrzymując wszystkich pracowników poinformowanych i zgodnych.
• Wzmocniona bezpieczeństwo danych: Zapewniają bezpieczną platformę do dzielenia się wrażliwymi informacjami w organizacji, redukując ryzyko naruszeń danych i innych zagrożeń bezpieczeństwa.
• Zwiększone zaangażowanie pracowników: Poprzez zapewnienie dostępu do materiałów szkoleniowych, programów uznania pracowników i innych zasobów intranet może pomóc w utrzymaniu zaangażowania i motywacji pracowników.
• Oszczędności kosztów: Mogą zmniejszyć koszty druku i dystrybucji, zapewniając platformę bezpapierową do dzielenia się informacjami, co może przynieść znaczące oszczędności dla organizacji.

Wady intranetu

Jak pokazaliśmy, istnieje wiele korzyści z używania intranetu. Jednak nie wszystkie są równoznaczne. W przeciwieństwie do nowoczesnych rozwiązań, tradycyjne oferty intranetu mają często następujące wady:

Tradycyjne intranety wymagają, aby pracownicy nawigowali do innego miejsca, aby uzyskać dostęp do informacji

Dane rzeczywiste nie potwierdzają twierdzenia, że intranety są zaprojektowane z myślą o łatwym dostępie. Pracownicy wiedzy czują się przytłoczeni przez zakładki, aplikacje, kanały i informacje, co może powodować zmiany kontekstu i utratę koncentracji. Tradycyjne oferty działają jako portale, które są kolejnym miejscem, które muszą odwiedzić pracownicy.

Tradycyjne intranety często wymagają administracji IT do aktualizacji, skalowania i utrzymania

Tradycyjne intranety są obciążające dla administratorów. Wymagają specjalistycznej wiedzy IT do utrzymania. Czasami skutkuje to opóźnieniem w zakresie UX i bezpieczeństwa.

Coś tak prostego jak aktualizacja “strony głównej” może wymagać wielu kroków, a utworzenie nowej sekcji dla nowo powstałego zespołu może zająć trochę czasu, jeśli intranet nie posiada wbudowanej sekcji wiki. Idealnie, CMS intranetu pozwala na łatwe aktualizowanie komunikatów i dokumentacji pracowników.

Tradycyjne intranety nie przetrwają hałasu związanych z przeciążeniem informacyjnym.

Pracownicy czują się zestresowani szybkim wymienianiem informacji w aplikacjach czatu i wideo, takich jak Slack czy Teams. Dzieje się to, niezależnie od tego, czy są w biurze, czy pracują z domu.

Szybkie tempo komunikacji może być dla nich przytłaczające. Intranety mogą nie być skuteczne jako zastępstwo lub dodatek do niektórych aplikacji. Mogą również pogorszyć naładowanie informacjami zamiast je poprawić.

Tradycyjne intranety stają się przestarzałe niemal natychmiast po opublikowaniu treści

Intranety potrzebują dobrej treści, aby przyciągnąć pracowników. Zespoły treści czasami używają clickbaitów, aby zachęcać pracowników do korzystania z intranetu.

Innym problemem z przestarzałymi treściami jest to, że często są one niewiarygodne. Może to prowadzić do tego, że pracownicy zaniechają korzystania z informacji, które znajdują, a w końcu przestaną szukać całkowicie.

Tradycyjne intranety nie sprzyjają koordynacji w firmach.

Szczerze, cyfrowy rynek z przeszłości już nie działa. Są tak samo przestrzenią do komunikacji jak smutne centrum handlowe z lat '90, które zamknęło się w twoim mieście w zeszłym roku. Dziś, komunikacja wewnętrzna, współpraca i koordynacja odbywają się tam, gdzie pracownicy już się łączą: w ich “wirtualnej centrali” znajdującej się w Slacku lub Microsoft Teams.

Najlepsze praktyki intranetu

Jeśli wdrażasz oprogramowanie intranetu, istnieje wiele sposobów, w jakie możesz zapewnić, aby wszyscy korzystali z tego jak najwięcej. Aby jak najlepiej wykorzystać swoją inwestycję, stosuj się do tych najlepszych praktyk:

1. Dotarcie do pracowników tam, gdzie są

Wszyscy obecnie pracujemy online. Ważne jest, aby każdy komunikował się efektywnie. Jest to szczególnie istotne w środowisku pracy zdalnej lub hybrydowej. Wykorzystaj swój portal do zwiększenia zaangażowania pracowników poprzez regularne umieszczanie aktualizacji i informacji.

Intranet, gdy jest wykorzystywany właściwie, może być narzędziem dla wszystkich w firmie do współpracy, razem z systemem czatu. Dlaczego nie sprawdzić, czy możesz zintegrować oba? Kiedy połączysz się z Slackiem lub Teams, możesz w razie potrzeby przesyłać informacje i dokumenty do każdego.

2. Zmniejsz czas stracony na wyszukiwanie ważnych informacji

Najlepszym sposobem, aby jak najlepiej wykorzystać swoje ustawienia, jest traktowanie go jako jednego źródła prawdy dla wszystkich pracowników. Nie pozwól, aby twój intranet stał się zabałaganiony starymi informacjami. Utrudni to ludziom znalezienie tego, czego potrzebują.

Jeśli twoje ustawienia mają system zarządzania treścią, który jasno określa, kiedy dokument był ostatnio aktualizowany—lub, co jeszcze lepsze, jeśli może wyłapać potencjalnie duplikujące się treści—poszukiwacze będą mieli o wiele łatwiejszy czas na znalezienie tego, czego potrzebują.

3. Utrzymuj efektywność swojego zespołu, zapobiegając czasochłonnym przerwom dla kluczowych pracowników

Dzieje się to w każdej firmie: kilka ekspertów w danej dziedzinie (SME), którzy posiadają dużo informacji, jest często przerywanych przez kolegów, którzy potrzebują odpowiedzi. Badanie przeprowadzone przez Uniwersytet Kalifornijski i Uniwersytet Humboldt ujawnia, że pracownicy potrzebują do 23 minut, aby odzyskać koncentrację po przerwaniu.

Eksperci mogą unikać zakłóceń, dodając swoją wiedzę do jednego źródła prawdy aby uczynić ją dostępną dla każdej osoby, która jej potrzebuje, kiedy jej potrzebuje. Trochę większy wysiłek na początku może mieć ogromne konsekwencje w zarządzaniu czasem w przyszłości.

4. Unikaj marnotrawnego przełączania kontekstu, aby utrzymać pracowników produktywnych w narzędziach, z których korzystają na co dzień

Integracja z Twoją platformą czatu jest świetna, ale integracja ze wszystkimi innymi narzędziami, których pracownicy potrzebują do wykonywania swoich zadań? Dużo lepiej. Zbadaj rozwiązania nowej generacji, które mogą dostarczać informacje w dowolnym narzędziu opartym na sieci.

Jak stworzyć intranet firmowy, który poprawia produktywność i zwiększa zaangażowanie pracowników?

Jeśli Twój obecny intranet cierpi z powodu niskiej adopcji, nie panikuj! Sprawdź ten konkretny cykl działania zaprojektowany, aby pomóc Ci zbudować akceptację, zidentyfikować rozwiązanie zastępcze (jeśli potrzebujesz), wdrożyć nowe podejście i stworzyć zrównoważone rozwiązanie. Dowiedz się więcej o tworzeniu pilności w zarządzaniu zmianami.

1. Zrób plan adopcji

Najpierw ustal, co Twoim zdaniem poszło źle za pierwszym (lub 47.) razem. Jakie były główne czynniki uniemożliwiające długoterminową, szeroką adopcję i jakie konkretne sposoby można zastosować, aby je rozwiązać?

2. Ustal cele

Oto kilka przykładów celów, które można ustalić:

• Harmonogramy
• “Opinie pracowników zebrane do 1 czerwca”
• “Zdecyduj, czy zachować, czy zastąpić nasz intranet do 31 lipca”
• “Wdrażaj nowe wytyczne/narzędzie do 1 października”
• Miary sukcesu
• Uwzględnij regularne i ambitne cele
• Regularny cel: Ludzie korzystają z intranetu przynajmniej 1x/tydzień przez średnio 6 miesięcy
• Cel ambitny: Osoby korzystają z intranetu przynajmniej 1x/dziennie przez 6 miesięcy).

3. Zbieraj opinie pracowników

Zapytaj ludzi, co myślą o rozwiązaniach, których używają. Czy podoba im się teoretycznie, ale uważają je za zbyt niewygodne w użyciu? Czy używali różnych rozwiązań lub podejść w innych firmach? Czy chcieliby móc korzystać z tego, co używają ich znajomi w innych firmach? Dowiedz się jak stworzyć efektywny zestaw narzędzi.

4. Wybierz platformę intranetową

Jeśli problemy Twojej obecnej platformy są nierozwiązywalne, wykonaj swoją pracę domową i znajdź nowego dostawcę intranetu. Sprawdź rekomendacje pracowników oraz przeszukaj strony recenzyjne, takie jak G2 i TrustRadius.

5. Przydziel właściciela narzędzia

Określ, kto będzie odpowiedzialny za ogólny sukces i wdrożenie Twojego nowego intranetu (lub podejścia). Dowiedz się, dlaczego warto użyć menedżera wiedzy.

6. Skonfiguruj wybrane narzędzie

Czas, aby ustalić ustawienia zespołu, przestrzenie i uprawnienia!

7. Opracuj treść

Może to polegać na importowaniu dokumentacji z innych miejsc, tworzeniu zupełnie nowych zasobów lub całkowitym przepisaniu istniejącej treści. Dowiedz się dlaczego małe informacje są najlepsze.

8. Inicjatywy pracownicze w celu poprawy adopcji

Unikaj długich, nudnych szkoleń. Jeśli potrzebujesz szkolenia, rozważ użycie modułów samodzielnych zamiast tradycyjnych całodziennych sesji. Aby uzyskać bardziej ekscytujące opcje, oferuj gadżety lub organizuj imprezy!‍

9. Mierz sukces

Nie zapomnij sprawdzić swoich celów.

Ważne cechy oprogramowania intranetowego

Jeśli jesteś gotowy stworzyć naprawdę wspaniałe doświadczenie dla pracowników, wiesz, że musisz znaleźć najlepsze oprogramowanie intranetowe—narzędzie, które może zrobić więcej niż te tradycyjne. Najnowsze rozwiązania w zakresie zarządzania wiedzą i wikis firmowych biorą wszystko, co świetne w intranetach i czynią je jeszcze lepszymi. Oto, czego możesz się spodziewać:

Niesamowite UX

Zachowawcza, przeładowana, ‘90s (i to nie w fajny sposób) estetyka tradycyjnego intranetu jest najlepsza do szybkiego zapomnienia. Guru ma prosty—ale intuicyjny—interfejs użytkownika zaprojektowany do udzielania zaufanych odpowiedzi wszędzie tam, gdzie pracownicy pracują.

Silne możliwości wyszukiwania

Powinieneś móc znaleźć, czego potrzebujesz, nie znając wszystkich szczegółów. W platformie Guru oznacza to zaawansowane wyszukiwanie AI dla przedsiębiorstw działające w dowolnej aplikacji lub narzędziu, w którym aktualnie pracujesz.

Możliwości integracji

Przełączanie kontekstu zabija produktywność. Dlatego Guru nakłada na każdą stronę internetową rozszerzenie przeglądarki i ma natywne integracje z Slackiem, Microsoft Teams i innymi aplikacjami komunikacyjnymi i współpracy, z których twój zespół już korzysta, więc nie musisz przerywać tego, co robisz, aby z tego skorzystać.

Utrzymuj informacje dostępne wszędzie

Niezależnie od tego, gdzie znajdują się Twoi pracownicy i z jakiego narzędzia korzystają, uzyskanie odpowiedzi powinno być proste. Bądź serwowany wiedzą kontekstową, zanim nawet wiesz, że jej potrzebujesz, dzięki Knowledge Triggers, lub zabierz wiedzę ze sobą dzięki aplikacji mobilnej Guru.

Analityka

Głębokie analizy Guru pozwalają administratorom i autorom ciągle oceniać ustawienia pod kątem luk w wiedzy i nieskuteczności w całej firmie, oprócz dostarczania szczegółowej analizy wykorzystania produktów.

Śledź, jak użytkownicy angażują się w treść

Najgorszym uczuciem jest wkładanie pracy w coś— a następnie nie mieć nawet nikogo, kto by to zobaczył. Guru pozwala zobaczyć nie tylko, kto przeczytał Twój kartę, ale także ile razy ludzie ją skopiowali lub dodali do ulubionych. Nie wiesz, czego szukają ludzie? Użyj analityki wyszukiwania, aby zobaczyć, czego ludzie szukają i zlikwidować te luki w treści.

Zapewnij spełnienie wymagań dotyczących zgodności i utrzymuj je w porządku

Nie poprzestawaj na tym, by zobaczyć, kto przeczytał Kartę raz. Wyślij ogłoszenie w Guru, gdy coś się zmienia i śledź, kto to zobaczył i potwierdził. To łatwy sposób, aby upewnić się, że nic nie zostaje zagubione w zajętej skrzynce odbiorczej lub długim dokumencie.

Łatwa adopcja

Dobre rozwiązanie intranetowe powinno sprawić, że pracownicy chcą z niego korzystać. Po wdrożeniu Guru, nie tylko “Czy Guru zrobiłeś?” stało się standardową odpowiedzią, ale firmy widzą długoterminowy zwrot z inwestycji dzięki wysokiej adopcji.

Czym jest extranet?

Ekstranet to podsekcja intranetu firmy. Prywatna sieć, jak intranet, w której dostawcy, partnerzy i autoryzowani klienci mogą uzyskiwać dostęp do informacji z sieci firmy.

Termin "ekstranet" zyskał popularność na początku lat 2000. Był używany przez organizacje do określenia centralnego miejsca do dzielenia się danymi. Te dane mogły być dostępne tylko dla konkretnych grup roboczych.

Ponieważ extranet jest zbudowany jak intranet, polega na IP i TCP do wymiany danych. Extranety również mają funkcje zabezpieczeń, takie jak zapory i hasła chroniące dane dostępowe, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi.

Przykłady extranetu

• Sieć dystrybucji, aby utrzymać komunikację między dostawcami a dystrybutorami
• Centralne narzędzie współpracy dla franczyzy, aby komunikować się w wielu lokalizacjach.
• Współpraca między agencjami rządowymi
• Integracja witryny e-commerce w celu wymiany danych o stanie magazynowym przez bezpieczną sieć
• Narzędzie do zarządzania projektami, w którym kierownik projektu może dzielić się dokumentami i umowami z podwykonawcami i innymi interesariuszami
• Portal zarządu, w którym członkowie stowarzyszenia mogą uzyskiwać dostęp do protokołów z posiedzeń i dokumentów zarządu
• Dokumenty wprowadzające dla podwykonawców lub freelance'ów, którzy nie mają dostępu do intranetu pracowników

Intranet vs. ekstranet: jaka jest różnica?

Intranet i extranet to prywatne sieci, które wykorzystują technologie internetowe, ale różnią się pod względem dostępu i celu.

Intranet:

• Intranet to prywatna sieć dostępna tylko dla pracowników organizacji.
• Służy do dzielenia się informacjami, zasobami i narzędziami wewnętrznie.
• Dostęp do intranetu jest ograniczony do użytkowników autoryzowanych w organizacji i zazwyczaj wymaga logowania.

Extranet:

• Extranet to rozszerzenie intranetu, które pozwala na kontrolowany dostęp do autoryzowanych użytkowników zewnętrznych, takich jak klienci, dostawcy lub partnerzy biznesowi.
• Umożliwia organizacji bezpieczne dzielenie się informacjami i współpracę z określonymi stronami zewnętrznymi.
• Dostęp do extranetu jest przyznawany konkretnym użytkownikom zewnętrznym poprzez metody autoryzacji, takie jak nazwy użytkowników i hasła.

Zasadniczo intranet jest ograniczony do użytku wewnętrznego w organizacji, podczas gdy extranet może być dostępny przez strony zewnętrzne. Oba typy sieci mają na celu ułatwienie bezpiecznej komunikacji, współpracy i dzielenia się informacjami z wykorzystaniem technologii internetowych.