Mitä ovat tietohallintotyökalut?

Tietohallintotyökalut varmistavat, että organisaatiosi voi kerätä tietoja ja soveltaa tätä tietoa yrityksesi maksimaalisen arvon saavuttamiseksi. Eri tietohallintotyökalut keskittyvät eri tietotyyppeihin ja on suunniteltu parantamaan tehokkuutta liiketoimintasi erityisissä osissa.

Opettele lisää kuinka tiedonhallinta ja tiedon jakaminen voivat auttaa yrityksesi tulosta.

Miksi tietohallintotyökalut ovat tärkeitä?

Tietohallintotyökalut tarjoavat laajan valikoiman etuja, ja jokaisella vaihtoehdolla on erilaiset vahvuudet (ja heikkoudet). Mutta tässä ovat neljä keskeistä etua, joita voit odottaa valitsemaltasi tietohallintotyökalulta:

• Paranna tuottavuutta ja tehokkuutta 
• Järjestä kriittiset yritystiedot yhteen totuuden lähteeseen
• Helpota yhteistyötä eri tiimien välillä, missä tahansa he ovat
• Edistä jatkuvaa oppimista

Tietohallintotyökalut

Tietohallintotyökalut ovat olennaisia yrityksille, jotka pyrkivät parantamaan organisaation tehokkuutta, virittämään viestintää ja edistämään innovaatioita. Nämä työkalut ovat eri tyyppejä, jotka on suunniteltu palvelemaan erilaisia tarkoituksia. Asiakirjahallintajärjestelmät, yksi keskeisistä tietohallintotyökaluista, mahdollistavat tärkeiden tiedostojen ja asiakirjojen helpon tallennuksen, järjestämisen ja hakemisen. Yhteistyöalustat helpottavat saumatonta tiimityötä ja tietojen jakamista työntekijöiden kesken, kun taas sisällönhallintajärjestelmät tarjoavat keskitetyn repositorion digitaalisen sisällön luomista, muokkaamista ja jakamista varten.

Lisäksi päätöksentukijärjestelmät auttavat tietojen analysoinnissa ja ongelmanratkaisussa, kun taas sosiaalisen verkostoitumisen työkalut edistävät epämuodollista tietojen jakamista ja suhteiden rakentamista. Oikeiden tiedonhallintatyökalujen käyttöönotto voi merkittävästi parantaa yrityksen tuottavuutta ja kokonaissuoritusta.

Tässä on hyödyllinen lista tiedonhallintatyökalutyypeistä:

1. Tietopohjat

A tietopankki on hakukelpoinen tietovarasto, joka tallentaa yrityksesi tietoja sisäiseen tai ulkoiseen käyttöön. Se auttaa keräämään, hallitsemaan ja organisoimaan keskeisiä organisaatiotietoja auttaakseen tiimejäsi tai asiakkaitasi löytämään tarvitsemansa tiedot silloin, kun niitä tarvitaan. On olemassa kahta tyyppiä tietopohjista. Koneella luettavissa oleva tietopohja tallentaa tietoja, joita voidaan analysoida vain tekoälyjärjestelmillä. Ihmisen luettavissa oleva tietopohja tallentaa asiakirjoja ja fyysisiä tekstejä, jotka ovat ihmisille saatavilla. Ihmisen luettavissa olevat tietopohjat ovat interaktiivisempia, mutta hakeminen vie usein enemmän aikaa.

2. Oppimisen hallintajärjestelmät (LMS)

Oppimisen hallintajärjestelmät auttavat yrityksiä rakentamaan vahvan tietohallinnan perustan luomalla räätälöityjä koulutus- ja opitusohjelmia. Tämän järjestelmän kautta yritysjohtajat voivat suunnitella ja hallita oppitunteja, kursseja, testejä ja muita koulutusmateriaaleja sekä toimittaa niitä työntekijöille, opiskelijoille tai kumppaneille. 

3. Tietokeskeinen palvelu® (KCS)

Nämä työkalut tukevat tietokeskeistä palvelua, joka tunnetaan myös nimellä tietokeskeinen tuki, joka kuvaa, miten asiakaspalvelu- ja tukitiimit pääsevät käsiksi tietoon ja käyttävät sitä tuottaakseen arvoa asiakkaille, työntekijöille ja sidosryhmille. Jokaisella kertaa, kun ongelma ratkaistaan KCS-organisaatiossa, tämä tieto tallennetaan tavalla, joka on helposti muiden saatavilla. KCS antaa kaikille organisaatiossa vastuun tietopohjan ylläpitämisestä ja tiedottaa, miten organisaation ihmiset ratkaisevat ongelmia.‍

4. Tekoälyn tietohallinta

Tekoälyn tietohallinnasta työkalut voivat kerätä, suodattaa, esittää tai soveltaa tietoa. Niihin kuuluu sovelluksia, jotka voivat valita, analysoida ja luokitella tekstiä; suorittaa automaattista päättelyä; ja luoda visualisointia – kaikki nämä voivat parantaa päätöksentekokykyä. Tekoäly voi auttaa organisaatioita käsittelemään ihmisen syötettä, kuten käsinkirjoitusta ja ääntunnistusta, käyttäen luonnollista kieltä käsittelevää teknologiaa. Nämä järjestelmät voivat myös käsitellä “suuria tietomääriä”, joita on perinteisesti pidetty hankalina ja vaikeina ylläpitää, käyttämällä uusia tietojen tallennusmenetelmiä, kuten hajautettu blockchain.

5. Asiakassuhteiden hallinta (CRM)

Suunniteltu auttamaan kaikkia markkinoinnin, myynnin ja asiakaspalvelun parissa työskenteleviä tiimejä, CRM-järjestelmät seuraavat mahdollisten asiakkaiden ja asiakkaiden tietoja asiakassuhteen aikana. CRM:n avulla yrityksesi voi seurata kaikkea ensimmäisestä yhteydenotosta mahdolliseen asiakkaaseen ja siihen, kuinka he tulivat luoksesi, myyntitiimiisi tekemistä vuorovaikutuksista ostoprosessin aikana, toistuviin ostoihin. Nämä asiakastiedot tallennetaan CRM-työkaluun, johon tiimisi voi nyt päästä käsiksi milloin tahansa ymmärtääkseen suhteen kontekstin ja vastatakseen asianmukaisesti mahdollisiin ongelmiin. Tämä kääntyy parempaan asiakaskokemukseen. 

6. Sisällönhallinta

Sisällönhallintajärjestelmät käsittävät organisaatiosi sisällön luomisen, hallinnan ja jakamisen yritys intranetilläsi tai verkkosivustollasi. Tehokas sisällönhallintajärjestelmä tarjoaa malleja sisällön julkaisemiseen, mahdollistaa helpon muokkauksen ja metatietojen lisäämisen, seuraa muutoksia ja mahdollistaa pääsyn eri versioihin sisällöstä, sallii yhteistyön ja rinnakkaisen sisällön kehittämisen, integroi asiakirjahallintajärjestelmät ja tarjoaa laajennuksia ja liitännäisiä parannetun toiminnallisuuden saavuttamiseksi.

Mikä tietohallintotyökalu on oikea tiimillesi?

Yksi asia on selvää: hyviä tiedonhallintatyökaluja on paljon saatavilla. Joten huolellinen harkinta ja tutkimus ovat tarpeen oikean alustan löytämiseksi yrityksellesi. On tärkeää arvioida tavoitteesi, prioriteettisi ja budjetti ennen aloittamista. Äläkä tee kompromisseja. Tietohallintotyökalusi tulisi edistää yhteistyötä, innovaatioita ja liiketoiminnan kasvua vuosia eteenpäin.

{{cta}}

‍

Parhaat tietohallintotyökalut käytettäväksi vuonna 2024 

Saatavilla on laaja valikoima KM-työkaluja, mukaan lukien kattavammat maksulliset versiot yrityksille tai pienille yrityksille sekä perustason ilmaisversiot. Yleisesti käytettyjä työkaluja ovat sisällön kirjasto tai tietojen jakamiseen tarkoitetut tietokannat.  

1. Guru

Parasta: Guru on AI-ohjattu tiedonhallintaplakki, joka sopii parhaiten organisaatioille, jotka haluavat keskittää yrityksensä koko tiedon ja tehdä sen helposti työntekijöiden saataville. Se auttaa tiimejä keräämään, järjestämään, päivittämään ja jakamaan tietoa tehokkaammin, parantaen yhteistyötä ja tuottavuutta.

Keskeiset piirteet

• Ilmoitukset
• Yksinkertainen ja tehokas muokkain
• Tehokkaat integraatiot
• Intuitiivinen selainlaajennus
• Kerää tietoa mistä tahansa verkkosivustolta
• Paikallinen integraatio Slackin kanssa
• Asiantuntijatarkistus
• Synkkaa olemassa olevien ohjelmistotyökalujen kanssa
• Älykäs organisatorinen tieto, sisältö ja muut
• Syvälliset tiedot tiedon seuraamiseksi ja parantamiseksi
• Räätälöitävät tiedonlaadintakosketukset ja ilmoitukset
• Tekoälypohjaiset järjestelmänlaajuiset ehdotukset 
• Käyttäjäoikeudet ja mukautukset
• Yhteisön tukikeskus
• 200+ ammattilaisten suunnittelemaa mallia 

2. Confluence

Paras: Confluence on järjestelmä organisaatioille, jotka haluavat luoda keskitetyn työnteon yhteistyötilan, dokumentoinnin ja projektinhallinnan. Atlassianin kehittämä Confluence sopii erityisesti yrityksille, jotka jo käyttävät muita Atlassian-tuotteita, kuten Jiraa, koska se integroituu saumattomasti näiden työkalujen kanssa.

Keskeiset piirteet

• Sivut & projektisuunnitelmat
• 75+ käytännön mallia
• Jira-integraatio
• Kolmannen osapuolen sovellukset & integraatiot
• Makrot vuorovaikutusta varten
• Kehittynyt haku & sivupuu
• Reaaliaikainen muokkaus ja kommentointi
• Ilmoitukset
• Käyttöoikeudet ja syötteen mukautus
• Ilmoitukset ja blogi

3. Stack Overflow for Teams

Paras: Stack Overflow for Teams on alusta organisaatioille, jotka keskittyvät vahvasti ohjelmistokehitykseen, ohjelmointiin ja teknisten ongelmien ratkaisemiseen. Tämä alusta mahdollistaa kehittäjien ja insinöörien luoda yksityinen, haettava tietopohja, jossa he voivat kysyä kysymyksiä, jakaa ratkaisuja ja tehdä yhteistyötä teknisissä haasteissa.

Keskeiset piirteet

• Kokoelmat ja käyttäjäryhmät
• Sisällön laatu
• Kojelauta
• Artikkelit
• SSO
• Kysymusperusteinen tietojen jakaminen
• Chatops-integraatiot - Slack & Microsoft Teams 
• Yksityinen hosting
• Rakennettu ja haettava tietopohja

4. Notion

Paras: Notion on joustava työkalu uusille ja pienille organisaatioille, jotka tarvitsevat monipuolista ja erittäin mukautettavaa työkalua tehtävien, dokumentoinnin ja yhteistyön hallintaan.

Keskeiset piirteet

• Mukautettavat työvirrat
• Integraatiot
• Kojelauta
• Artikkelit
• SSO
• Kysymusperusteinen tietojen jakaminen
• Chatops-integraatiot - Slack & Microsoft Teams 
• Yksityinen hosting
• Rakennettu ja haettava tietopohja

5. ClickUp

Paras: ClickUp on organisaatioille, jotka etsivät kattavaa projektinhallinta- ja tuottavuustyökalua, sillä se yhdistää tehokkaasti tehtävien hallinnan, dokumentoinnin ja tiimiyhteistyön piirteitä.

Keskeiset piirteet

• Projektinhallinta
• Reaaliaikainen keskustelu 
• 20+ kojelautanäkymää
• Yhteistyövalkoiset
• Sisäinen asiakirjamuokkain
• Automaatiot
• Tuonti ja integraatiot
• Mobiili- ja työpöytäohjelmat
• Mukauttaminen tiimikäyttäjille

6. Document360

Parhaat käyttötarkoitukset: Document360 on asiakaslähtöinen tietämyksen hallinta-alusta, joka on suunniteltu organisaatioille, jotka tarvitsevat vankkaa ja käyttäjäystävällistä ratkaisua tietopankkien luomiseen ja ylläpitämiseen, erityisesti asiakastuen tarpeisiin.

Keskeiset ominaisuudet

• Tietopankkisivusto, assistentti ja portaali
• Luettelointi ja luokittelu
• Integraatiot ja laajennukset
• Työnkulun hallinta
• Käyttäjäoikeudet 
• Raportointi
• Toimittaja- ja yhteistyökalut
• Toimintapaneeli

7. Bloomfire

Parhaat käyttötarkoitukset: Bloomfire on tietämyksen hallintatyökalu organisaatioille, jotka etsivät käyttäjäystävällistä ja tehokasta ratkaisua kollektiivisen tiedon keskittämiseen ja helpon pääsyn mahdollistamiseen työntekijöille.

Keskeiset ominaisuudet

• Sisällön tuominen ja hyödyntäminen
• Sisällön palautteen ja kommentoinnin järjestelmässä
• Ilmoitukset
• Aihetilaukset
• Chrome-laajennus
• Tiedostojen synkronoinnin integraatiot
• Tiedostojen virustarkastus

8. Nuclino

Parhaat käyttötarkoitukset: Nuclino toimii yhtenäisenä työtilana, joka mahdollistaa tiimin jäsenten yhteistyön asiakirjoissa, projekteissa ja tehtävissä reaaliaikaisesti.

Keskeiset ominaisuudet

• Raahaa ja pudota -editori
• Sisällön yhteistyö
• Useita työskentelynäkymiä
• Projektin ja tehtävien hallinta
• Etsittävyys
• Käyttäjäoikeudet
• Näppäinkomentojen ja pikavalintojen käytölle
• Työpöydän ja mobiilisovelluksen
• Integraatiot

9. Slite

Parhaat käyttötarkoitukset: Slite on tietämyksen hallinta- ja tiimiyhteistyöalusta, joka toimii keskitettynä solmuna tiimeille asiakirjojen, muistiinpanojen ja projektien yhteistyöhön.

Keskeiset ominaisuudet

• Joustava editori
• Yhteistyökurssit
• Raahaa ja pudota -ominaisuudet
• In-line kommentointi ja markdownit
• Järjestetyt kokoelmat
• Keskustelupaneeli
• Jakamistoiminnallisuudet ja tietosuojaominaisuudet
• Etsittävyys
• Asiakirjojen ja tiedostojen tuonti
• Integraatiot ja upotukset
• Mobiili- ja työpöytäsovellukset

10. Trainual

Parhaat käyttötarkoitukset: Trainual on koulutusalusta, joka on suunniteltu erityisesti auttamaan organisaatioita luomaan, organisoimaan ja jakamaan koulutusmateriaaleja, standardoituja toimintakäytäntöjä (SOP) ja perehdytysmateriaaleja.

Keskeiset ominaisuudet

• Suunniteltu 2-in-1 työntekijän koulutus- ja projektinhallintatyökaluksi
• Keskitetty työntekijäopas, politiikat ja prosessit 
• Yrityksen organisaatiokaavio, hakemisto ja käyttäjäprofiilit
• Standardisoitu indeksi HR:lle
• Raportointi
• Integraatiot
• Yli 250 mallia