Was sind Wissensmanagement-Tools?

Wissensmanagement-Tools stellen sicher, dass Ihr Unternehmen Informationen erfassen und dieses Wissen anwenden kann, um den größtmöglichen Nutzen für Ihr Unternehmen zu erzielen. Verschiedene Wissensmanagement-Tools konzentrieren sich auf unterschiedliche Wissenstypen und wurden entwickelt, um die Effizienz in bestimmten Bereichen Ihres Unternehmens zu verbessern.

Erfahre mehr über wie Wissensmanagement und Wissensaustausch das Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens verbessern können.

Warum sind Wissensmanagement-Tools wichtig?

Wissensmanagement-Tools bieten eine Vielzahl von Vorteilen, und jede Option hat unterschiedliche Stärken (und Schwächen). Aber hier sind die vier wichtigsten Vorteile, die Sie von jedem Wissensmanagement-Tool erwarten sollten, das Sie wählen:

• Verbessern Sie Ihre Rentabilität und Effizienz
• Organisieren Sie wichtige Unternehmensinformationen in einer einzigen Informationsquelle
• Erleichtern Sie die teamübergreifende Zusammenarbeit, egal wo sie sich befinden
• Fördern Sie kontinuierliches Lernen

Arten von Wissensmanagement-Tools

Wissensmanagement-Tools sind unverzichtbar für Unternehmen, die ihre organisatorische Effizienz verbessern, die Kommunikation rationalisieren und Innovationen fördern wollen. Diese Tools gibt es in verschiedenen Ausführungen, die jeweils für unterschiedliche Zwecke konzipiert sind. Dokumentenverwaltungssysteme, eines der wichtigsten Tools für das Wissensmanagement, ermöglichen das einfache Speichern, Organisieren und Abrufen wichtiger Dateien und Dokumente. Kollaborationsplattformen ermöglichen eine reibungslose Teamarbeit und den Wissensaustausch zwischen Mitarbeitern, während Content-Management-Systeme ein zentrales Repositorium für die Erstellung, Bearbeitung und Verteilung digitaler Inhalte bieten.

Darüber hinaus helfen Entscheidungsunterstützungssysteme bei der Datenanalyse und Problemlösung, während Tools für soziale Netzwerke den informellen Wissensaustausch und den Aufbau von Beziehungen fördern. Die Implementierung der richtigen Wissensmanagement-Tools kann die Produktivität und die Gesamtleistung eines Unternehmens erheblich steigern.

Hier ist eine hilfreiche Liste von Wissensmanagement-Tooltypen:

1. Wissensdatenbanken

EIN Wissensbasis ist ein durchsuchbares Informationsarchiv, das die Daten Ihres Unternehmens für den internen oder externen Zugriff speichert. Es dient dazu, wichtige Unternehmensinformationen zu erfassen, zu verwalten und zu organisieren, damit Ihre Teams oder Kunden die benötigten Informationen finden, wenn sie sie benötigen. Es gibt zwei Arten von Wissensdatenbanken. Eine maschinenlesbare Wissensdatenbank speichert Daten, die nur von Systemen der künstlichen Intelligenz analysiert werden können. Eine für Menschen lesbare Wissensdatenbank speichert Dokumente und physische Texte, die für Menschen zugänglich sind. Für Menschen lesbare Wissensdatenbanken sind interaktiver, Suchvorgänge sind jedoch oft zeitaufwändiger.

2. Lernmanagementsysteme (LMS)

Lernmanagementsysteme helfen Unternehmen beim Aufbau eines starken Grundlage des Wissensmanagements indem sie ihnen ermöglichen, maßgeschneiderte Schulungs- und Bildungsprogramme zu erstellen. Über dieses System können Unternehmensleiter Lektionen, Kurse, Quizfragen und andere Schulungsmaterialien entwerfen und verwalten und diese Ressourcen Mitarbeitern, Studierenden oder Partnern zur Verfügung stellen.

3. Wissenszentrierter Service® (KCS)

Diese Tools Unterstützung wissensorientierter Service, auch bekannt als wissensorientierter Support, der beschreibt, wie Kundenservice- und Supportteams auf Wissen zugreifen und es nutzen, um Kunden, Mitarbeitern und Interessenvertretern einen Mehrwert zu bieten. Jedes Mal, wenn ein Problem in einer KCS-Organisation gelöst wird, wird dieses Wissen so gespeichert, dass es für andere leicht zugänglich ist. KCS ermöglicht es allen in der Organisation, gemeinsam Verantwortung für die Pflege der Wissensbasis zu übernehmen, und informiert darüber, wie die Mitarbeiter der Organisation Probleme lösen.‍

4. KI-Wissensmanagement

KI-Wissensmanagement Tools können Wissen erfassen, filtern, darstellen oder anwenden. Dazu gehören Anwendungen, die Text auswählen, analysieren und klassifizieren, automatisiertes Denken durchführen und Visualisierungen erstellen können — all dies kann die Entscheidungsfähigkeit verbessern. KI kann Unternehmen dabei helfen, menschliche Eingaben wie Handschrift und Spracherkennung mithilfe natürlicher Sprachverarbeitung zu verarbeiten. Diese Systeme können auch mit „großen Datenmengen“ umgehen, die traditionell als unhandlich und schwer zu verwalten galten waren, indem sie neue Methoden zur Datenspeicherung wie die dezentrale Blockchain verwenden.

5. Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

CRM-Systeme wurden entwickelt, um allen Teams zu helfen, die an Marketing, Vertrieb und Kundenservice beteiligt sind. Sie verfolgen Interessenten- und Kundeninformationen im Laufe der Kundenbeziehungen. Mithilfe eines CRM kann Ihr Unternehmen alles verfolgen, vom ersten Kontakt mit einem Interessenten und wie er zu Ihnen gekommen ist, über Interaktionen mit Ihrem Vertriebsteam während des gesamten Kaufprozesses bis hin zu wiederholten Käufen. Diese Kundendaten werden im CRM-Tool gespeichert, auf das Ihr Team jetzt jederzeit zugreifen kann, um den Kontext der Beziehung zu verstehen und auf eventuell auftretende Probleme angemessen zu reagieren. Dies führt zu einem besseren Kundenerlebnis.

6. Verwaltung der Inhalte

Content-Management-Systeme umfassen die Erstellung, Verwaltung und Verteilung Ihrer Unternehmensinhalte auf Ihrem Intranet des Unternehmens oder Website. Ein effektives Content-Management-System bietet Vorlagen für die Veröffentlichung von Inhalten, ermöglicht eine einfache Bearbeitung und das Taggen von Metadaten, verfolgt Änderungen und ermöglicht den Zugriff auf verschiedene Versionen von Inhalten, ermöglicht die gemeinsame Arbeit und parallele Inhaltsentwicklung, integriert Dokumentenverwaltungssysteme und bietet Erweiterungen und Plug-ins für erweiterte Funktionen.

Welches Wissensmanagement-Tool ist das richtige für Ihr Team?

Eines ist klar: Es gibt viele gute Wissensmanagement-Tools. Daher sind sorgfältige Überlegungen und Recherchen erforderlich, um die richtige Plattform für Ihr Unternehmen zu finden. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Ziele, Prioritäten und Ihr Budget abwägen, bevor Sie beginnen. Und gehen Sie keine Kompromisse ein. Ihr Wissensmanagement-Tool sollte die Zusammenarbeit, Innovation und das Geschäftswachstum in den kommenden Jahren fördern.

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Die besten Wissensmanagement-Tools für 2024

Es gibt eine Vielzahl von KM-Tools, darunter umfassendere kostenpflichtige Versionen für Unternehmen oder kleine Unternehmen sowie einfachere kostenlose Versionen. Zu den häufig verwendeten Tools gehören eine Inhaltsbibliothek oder Datenbanken für den Wissensaustausch.

1. Guru

Am besten geeignet für: Guru ist eine KI-gestützte Wissensmanagement-Plattform, die sich am besten für Organisationen eignet, die das kollektive Wissen ihres Unternehmens zentralisieren und es den Mitarbeitern leicht zugänglich machen möchten. Sie hilft Teams dabei, Informationen effizienter zu erfassen, zu organisieren, zu aktualisieren und auszutauschen und so die Zusammenarbeit und Produktivität zu verbessern.

Die wichtigsten Funktionen

• Ankündigungen
• Einfacher und leistungsstarker Editor
• Leistungsstarke Integrationen
• Intuitive Browsererweiterung
• Erfasst Wissen überall im Web
• Native Integration mit Slack
• Überprüfung durch Experten
• Synchronisiert mit vorhandenen Softwaretools
• Intelligente Organisation für Wissen, Inhalte und mehr
• Tiefe Einblicke, um Wissen zu verfolgen und zu verbessern
• Individuell anpassbare Wissensauslöser und Warnmeldungen
• KI-gestützte systemweite Vorschläge
• Benutzerberechtigungen und Personalisierungen
• Community-Hilfecenter
• Über 200 professionell gestaltete Vorlagen

2. Zusammenfluss

Am besten geeignet für: Confluence ist ein System für Unternehmen, die einen zentralen Arbeitsbereich für Teamzusammenarbeit, Dokumentation und Projektmanagement einrichten möchten. Confluence wurde von Atlassian entwickelt und eignet sich besonders für Unternehmen, die bereits andere Atlassian-Produkte wie Jira verwenden, da es sich nahtlos in diese Tools integrieren lässt.

Die wichtigsten Funktionen

• Seiten & Projektpläne
• Über 75 Übungsvorlagen
• Jira-Integration
• Apps und Integrationen von Drittanbietern
• Makros für Interaktivität
• Erweiterte Suche und Seitenbaum
• Bearbeitung und Kommentierung in Echtzeit
• Benachrichtigungen
• Berechtigungen und Feed-Personalisierung
• Ankündigungen und Blog

3. Stack Overflow für Teams

Am besten geeignet für: Stack Overflow for Teams ist eine Plattform für Unternehmen mit einem starken Fokus auf Softwareentwicklung, Programmierung und technische Problemlösung. Diese Plattform ermöglicht es Entwicklern und Ingenieuren, eine private, durchsuchbare Wissensdatenbank zu erstellen, in der sie Fragen stellen, Lösungen austauschen und gemeinsam an technischen Herausforderungen arbeiten können.

Die wichtigsten Funktionen

• Sammlungen und Benutzergruppen
• Inhalt Gesundheit
• Armaturenbrett
• Artikel
• SSO
• Fragengestützter Wissensaustausch
• Chatops-Integrationen — Slack und Microsoft Teams
• Privates Hosting
• Strukturierte und durchsuchbare Wissensdatenbank

4. Begriff

Am besten geeignet für: Notion ist ein flexibles Tool für neue und kleine Unternehmen, die ein vielseitiges und hochgradig anpassbares Tool für die Verwaltung von Aufgaben, Dokumentation und Zusammenarbeit benötigen.

Die wichtigsten Funktionen

• Individuell anpassbare Workflows
• Integrationen
• Armaturenbrett
• Artikel
• SSO
• Fragengestützter Wissensaustausch
• Chatops-Integrationen — Slack und Microsoft Teams
• Privates Hosting
• Strukturierte und durchsuchbare Wissensdatenbank

5. Nach oben klicken

Am besten geeignet für: ClickUp richtet sich an Unternehmen, die nach einem umfassenden Projektmanagement- und Produktivitätstool suchen, da es Funktionen für Aufgabenmanagement, Dokumentation und Teamzusammenarbeit effektiv kombiniert.

Die wichtigsten Funktionen

• Verwaltung von Projekten
• Chat in Echtzeit
• Über 20 Dashboard-Ansichten
• Kollaborative Whiteboards
• Interner Dokumentationsredakteur
• Automatisierungen
• Import und Integrationen
• Mobil- und Desktop-Apps
• Anpassung für teamspezifische Benutzer

6. Dokument 360

Am besten geeignet für: Document360 ist eine kundenorientierte Wissensplattform für Unternehmen, die eine robuste und benutzerfreundliche Lösung für die Erstellung und Pflege von Wissensdatenbanken benötigen, insbesondere für den Kundensupport.

Die wichtigsten Funktionen

• Wissensdatenbankseite, Assistent und Portal
• Katalogisierung und Kategorisierung
• Integrationen und Erweiterungen
• Verwaltung von Arbeitsabläufen
• Benutzerberechtigungen
• Berichterstattung
• Editor- und Kollaborationstools
• Aktivitäts-Dashboard

7. Bloomfire

Am besten geeignet für: Bloomfire ist ein Wissensmanagement-Tool für Unternehmen, die eine benutzerfreundliche und leistungsstarke Lösung suchen, um ihr kollektives Wissen zu zentralisieren und Mitarbeitern den einfachen Zugriff auf Informationen zu ermöglichen.

Die wichtigsten Funktionen

• Import und Nutzung von Inhalten
• Im Feedback- und Kommentarsystem für Inhalte
• Benachrichtigungen
• Themenabonnements
• Chrome-Erweiterung
• Integrationen zur Dateisynchronisierung
• Scannen von Dateiviren

8. Nuclino

Am besten geeignet für: Nuclino dient als einheitlicher Arbeitsbereich, in dem Teammitglieder in Echtzeit an Dokumenten, Projekten und Aufgaben zusammenarbeiten können.

Die wichtigsten Funktionen

• Drag-and-Drop-Editor
• Zusammenarbeit an Inhalten
• Mehrere Arbeitsansichten
• Projekt- und Aufgabenmanagement
• Durchsuchbarkeit
• Benutzerberechtigungen
• Tastaturbefehl und Hotkeys
• Desktop- und mobile App
• Integrationen

9. Slite

Am besten geeignet für: Slite ist eine Plattform für Wissensmanagement und Teamzusammenarbeit, die als zentrale Anlaufstelle für Teams dient, um gemeinsam an Dokumenten, Notizen und Projekten zu arbeiten.

Die wichtigsten Funktionen

• Flexibler Editor
• Kollaborative Cursor
• Drag-and-Drop-Funktionen
• Inline-Kommentare und Markdowns
• Organisierte Sammlungen
• Diskussions-Dashboard
• Funktionen zum Teilen und Datenschutz
• Durchsuchbarkeit
• Dokument- und Dateiimport
• Integrationen und Einbettungen
• Mobil- und Desktop-Apps

10. Trainual

Am besten geeignet für: Trainual ist eine Schulungsplattform, die speziell dafür entwickelt wurde, Unternehmen bei der Erstellung, Organisation und Weitergabe von Schulungsmaterialien, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Onboarding-Ressourcen zu unterstützen.

Die wichtigsten Funktionen

• Konzipiert als 2-in-1-Tool für Mitarbeiterschulung und Projektmanagement
• Zentralisiertes Mitarbeiterhandbuch, Richtlinien und Prozesse
• Unternehmensorganigramm, Verzeichnis und Benutzerprofile
• Standardisierter Index für Personalwesen
• Berichterstattung
• Integrationen
• Über 250 Vorlagen