Was sind Wissensmanagement-Tools?

Wissensmanagement-Tools gewährleisten, dass Ihre Organisation Informationen erfassen und dieses Wissen für maximalen Nutzen für Ihr Unternehmen anwenden kann. Unterschiedliche Wissensmanagement-Tools konzentrieren sich auf unterschiedliche Wissensarten und sollen die Effizienz in bestimmten Bereichen Ihres Unternehmens verbessern.

Erfahren Sie mehr über wie Wissensmanagement und Wissensaustausch der Rentabilität Ihres Unternehmens helfen können.

Warum sind Wissensmanagement-Tools wichtig?

Wissensmanagement-Tools bieten eine Vielzahl von Vorteilen, und jede Option hat unterschiedliche Stärken (und Schwächen). Aber hier sind die vier wichtigsten Vorteile, die Sie von jedem Wissensmanagement-Tool erwarten sollten, das Sie wählen:

• Verbessern Sie Ihre Rentabilität und Effizienz 
• Organisieren Sie kritische Unternehmensinformationen in einer einzigen Quelle der Wahrheit
• Erleichtern Sie die Zusammenarbeit über Teams hinweg, wo immer sie sich befinden
• Fördern Sie kontinuierliches Lernen

Arten von Wissensmanagement-Tools

Wissensmanagement-Tools sind für Unternehmen unverzichtbar, die ihre organisatorische Effizienz verbessern, die Kommunikation optimieren und Innovationen fördern möchten. Diese Tools gibt es in verschiedenen Typen, die jeweils für unterschiedliche Zwecke entwickelt wurden. Dokumentenmanagement-Systeme, eines der wichtigsten Wissensmanagement-Tools, ermöglichen die einfache Speicherung, Organisation und den Abruf wichtiger Dateien und Dokumente. Zusätzlich erleichtern Plattformen zur Zusammenarbeit nahtlose Teamarbeit und Wissensaustausch unter Mitarbeitern, während Content-Management-Systeme ein zentrales Repository zum Erstellen, Bearbeiten und Verteilen von digitalen Inhalten bieten.

Darüber hinaus helfen Entscheidungshilfesysteme bei der Datenanalyse und Problemlösung, während soziale Netzwerktools den informellen Wissensaustausch und den Beziehungsaufbau fördern. Die Implementierung der richtigen Wissensmanagement-Tools kann die Produktivität und die Gesamtleistung eines Unternehmens erheblich steigern.

Hier ist eine hilfreiche Liste von Wissensmanagement-Tooltypen:

1. Wissensdatenbanken

Eine Wissensdatenbank ist ein durchsuchbares Informationsrepository, das die Daten Ihres Unternehmens für den internen oder externen Zugriff speichert. Sie dient dazu, wichtige organisatorische Informationen zu erfassen, zu verwalten und zu organisieren, um Ihren Teams oder Kunden zu helfen, die Informationen zu finden, die sie benötigen, wann sie sie benötigen. Es gibt zwei Arten von Wissensdatenbanken. Eine maschinenlesbare Wissensdatenbank speichert Daten, die nur von künstlichen Intelligenzsystemen analysiert werden können. Eine menschenlesbare Wissensdatenbank speichert Dokumente und physische Texte, die für Menschen zugänglich sind. Menschenlesbare Wissensdatenbanken sind interaktiver, aber Suchvorgänge sind oft zeitaufwendiger.

2. Lernmanagementsysteme (LMS)

Lernmanagementsysteme helfen Unternehmen dabei, eine starke Basis für Wissensmanagement aufzubauen, indem sie es ihnen ermöglichen, maßgeschneiderte Schulungs- und Bildungsprogramme zu erstellen. Durch dieses System können Unternehmensleiter Lektionen, Kurse, Tests und andere Schulungsmaterialien entwerfen und verwalten und diese Ressourcen Mitarbeitern, Studenten oder Partnern zur Verfügung stellen. 

3. Wissenszentrierter Service® (KCS)

Diese Tools unterstützen den wissenszentrierten Service, auch bekannt als wissenszentrierte Unterstützung, was beschreibt, wie Kundenservice- und Supportteams auf Wissen zugreifen und es nutzen, um den Kunden, Mitarbeitern und Interessengruppen einen größeren Mehrwert zu bieten. Jedes Mal, wenn ein Problem in einer KCS-Organisation gelöst wird, wird dieses Wissen so gespeichert, dass es für andere leicht zugänglich ist. KCS ermächtigt jeden in der Organisation, die gemeinsame Verantwortung für die Pflege der Wissensdatenbank zu teilen und informiert darüber, wie die Menschen in der Organisation Probleme lösen.‍

4. KI-Wissensmanagement

KI-Wissensmanagement Tools können Wissen erfassen, filtern, darstellen oder anwenden. Sie umfassen Anwendungen, die Text auswählen, analysieren und klassifizieren können; automatisierte Schlussfolgerungen ziehen; und Visualisierungen erstellen – all dies kann die Entscheidungsfindung verbessern. KI kann Organisationen helfen, menschliche Eingaben, wie Handschrift und Spracherkennung, mit Hilfe von natürlicher Sprachverarbeitung zu verarbeiten. Diese Systeme können auch mit „Big Data“ umgehen, die traditionell als unhandlich und schwer zu verwalten gelten, indem sie neue Methoden zur Datenspeicherung verwenden, wie z. B. dezentrale Blockchain.

5. Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Entwickelt, um allen Teams zu helfen, die in Marketing, Vertrieb und Kundenservice tätig sind, verfolgen CRM-Systeme die Informationen potenzieller und bestehender Kunden im Verlauf der Kundenbeziehungen. Mit einem CRM kann Ihr Unternehmen alles verfolgen, vom ersten Kontakt mit einem Interessenten und wie sie zu Ihnen gekommen sind bis hin zu den Interaktionen, die sie mit Ihrem Vertriebsteam während des Kaufprozesses haben, und den wiederholten Käufen. Diese Kundendaten werden im CRM-Tool gespeichert, auf das Ihr Team jetzt jederzeit zugreifen kann, um den Kontext der Beziehung zu verstehen und angemessen auf alle Probleme zu reagieren, die auftreten können. Das führt zu einem besseren Kundenerlebnis. 

6. Inhaltsverwaltung

Content-Management-Systeme umfassen die Erstellung, Verwaltung und Verteilung Ihrer organisatorischen Inhalte auf dem Intranet Ihres Unternehmens oder Ihrer Website. Ein effektives Inhaltsmanagementsystem bietet Vorlagen für die Veröffentlichung von Inhalten, ermöglicht einfaches Bearbeiten und Tagging von Metadaten, verfolgt Änderungen und ermöglicht den Zugriff auf verschiedene Versionen von Inhalten, ermöglicht kollaboratives Arbeiten und parallele Inhaltsentwicklung, integriert Dokumentenmanagementsysteme und bietet Erweiterungen und Plugins für verbesserte Funktionalität.

Welches Wissensmanagement-Tool ist das richtige für Ihr Team?

Eines ist klar: Es gibt viele gute Wissensmanagement-Tools. Daher ist sorgfältige Überlegung und Forschung erforderlich, um die richtige Plattform für Ihr Unternehmen zu finden. Es ist wichtig, Ihre Ziele, Prioritäten und Ihr Budget vor Beginn zu bewerten. Und machen Sie keine Kompromisse. Ihr Wissensmanagement-Tool sollte die Zusammenarbeit, Innovation und das Geschäftswachstum für die kommenden Jahre vorantreiben.

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Die besten Werkzeuge für Wissensmanagement, die man 2024 verwenden kann 

Es gibt eine große Auswahl an KM-Tools, darunter umfangreichere kostenpflichtige Versionen für Unternehmen oder kleine Unternehmen und einfachere kostenlose Versionen. Zu den häufig verwendeten Tools gehören eine Inhaltsbibliothek oder Wissensaustauschdatenbanken.  

1. Guru

Am besten für: Guru ist eine KI-gestützte Wissensmanagement-Plattform, die am besten für Organisationen geeignet ist, die das kollektive Wissen ihres Unternehmens zentralisieren und es für Mitarbeiter leicht zugänglich machen möchten. Es hilft Teams, Informationen effizienter zu erfassen, zu organisieren, zu aktualisieren und zu teilen, wodurch die Zusammenarbeit und Produktivität verbessert werden.

Hauptmerkmale

• Ankündigungen
• Einfacher und leistungsstarker Editor
• Leistungsstarke Integrationen
• Intuitive Browsererweiterung
• Erfasst Wissen überall im Web
• Native Integration mit Slack
• Expertenverifizierung
• Synchronisiert mit bestehenden Softwaretools
• Intelligente Organisation für Wissen, Inhalte und mehr
• Tiefen Einblicke zur Verfolgung und Verbesserung von Wissen
• Anpassbare Wissensauslöser und -benachrichtigungen
• KI-gesteuerte systemweite Vorschläge 
• Benutzerberechtigungen und -anpassungen
• Hilfsgemeinschaftszentrum
• 200+ professionell gestaltete Vorlagen 

2. Confluence

Am besten für: Confluence ist ein System für Organisationen, die einen zentralen Arbeitsplatz für Teamarbeit, Dokumentation und Projektmanagement schaffen möchten. Entwickelt von Atlassian, ist Confluence besonders geeignet für Unternehmen, die bereits andere Atlassian-Produkte wie Jira verwenden, da es nahtlos mit diesen Tools integriert werden kann.

Hauptmerkmale

• Seiten & Projektpläne
• 75+ Praxisvorlagen
• Jira-Integration
• Drittanbieter-Apps & Integrationen
• Makros für Interaktivität
• Erweiterte Suche & Seitenbaum
• Echtzeit-Bearbeitung und -Kommentierung
• Benachrichtigungen
• Berechtigungen und Feed-Personalisierung
• Ankündigungen und Blog

3. Stack Overflow für Teams

Am besten für: Stack Overflow für Teams ist eine Plattform für Organisationen mit einem starken Fokus auf Softwareentwicklung, Programmierung und technisches Problemlösen. Diese Plattform ermöglicht es Entwicklern und Ingenieuren, eine private, durchsuchbare Wissensdatenbank zu erstellen, in der sie Fragen stellen, Lösungen teilen und bei technischen Herausforderungen zusammenarbeiten können.

Hauptmerkmale

• Sammlungen und Benutzergruppen
• Inhaltsgesundheit
• Dashboard
• Artikel
• SSO
• Fragenbasierter Wissensaustausch
• Chatops-Integrationen - Slack & Microsoft Teams 
• Private Hosting
• Strukturierte und durchsuchbare Wissensdatenbank

4. Notion

Am besten für: Notion ist ein flexibles Tool für neue und kleine Organisationen, die ein vielseitiges und hochgradig anpassbares Tool für Aufgabenverwaltung, Dokumentation und Zusammenarbeit benötigen.

Hauptmerkmale

• Anpassbare Arbeitsabläufe
• Integrationen
• Dashboard
• Artikel
• SSO
• Fragenbasierter Wissensaustausch
• Chatops-Integrationen - Slack & Microsoft Teams 
• Private Hosting
• Strukturierte und durchsuchbare Wissensdatenbank

5. ClickUp

Am besten für: ClickUp ist für Organisationen gedacht, die ein umfassendes Projektmanagement- und Produktivitätswerkzeug suchen, da es effektiv Aufgabenverwaltung, Dokumentation und Teamzusammenarbeit kombiniert.

Hauptmerkmale

• Projektmanagement
• Echtzeit-Chat 
• 20+ Dashboardansichten
• Kollaborative Whiteboards
• Inhouse-Dokumenteneditor
• Automatisierungen
• Importe und Integrationen
• Mobile und Desktop-Apps
• Anpassungen für team-spezifische Benutzer

6. Document360

Am besten geeignet für: Document360 ist eine kundenorientierte Wissensplattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die eine robuste und benutzerfreundliche Lösung zum Erstellen und Pflegen von Wissensdatenbanken benötigen, insbesondere für den Kundenservice.

Wichtige Funktionen

• Wissensdatenbank-Website, Assistent und Portal
• Katalogisierung & Kategorisierung
• Integrationen und Erweiterungen
• Workflow-Management
• Benutzerberechtigungen 
• Berichterstattung
• Editor- und Kollaborationstools
• Aktivitäts-Dashboard

7. Bloomfire

Am besten geeignet für: Bloomfire ist ein Wissensmanagement-Tool für Organisationen, die eine benutzerfreundliche und leistungsstarke Lösung suchen, um ihr kollektives Wissen zu zentralisieren und den Mitarbeitern einen einfachen Zugang zu Informationen zu ermöglichen.

Wichtige Funktionen

• Inhaltimporte und -nutzung
• In-Content-Feedback- & Kommentarsystem
• Benachrichtigungen
• Themenabonnements
• Chrome-Erweiterung
• Dateisynchronisierungsintegrationen
• Dateivirus-Scanning

8. Nuclino

Am besten geeignet für: Nuclino dient als einheitlicher Arbeitsplatz, der es Teammitgliedern ermöglicht, in Echtzeit an Dokumenten, Projekten und Aufgaben zusammenzuarbeiten.

Wichtige Funktionen

• Drag-and-Drop-Editor
• Inhaltliche Zusammenarbeit
• Mehrere Arbeitsansichten
• Projekt- und Aufgabenmanagement
• Durchsuchbarkeit
• Benutzerberechtigungen
• Tastaturbefehle und Hotkeys
• Desktop- & Mobile-App
• Integrationen

9. Slite

Am besten geeignet für: Slite ist eine Wissensmanagement- und Teamkollaborationsplattform, die als zentrales Zentrum für Teams dient, um an Dokumenten, Notizen und Projekten zusammenzuarbeiten.

Wichtige Funktionen

• Flexibler Editor
• Kollaborative Cursors
• Drag-and-Drop-Funktionen
• Inline-Kommentare und Markdowns
• Organisierte Sammlungen
• Diskussions-Dashboard
• Sharing- und Datenschutzfunktionen
• Durchsuchbarkeit
• Dokumenten- und Dateiimport
• Integrationen und Einbettungen
• Mobile- und Desktop-Apps

10. Trainual

Am besten geeignet für: Trainual ist eine Trainingsplattform, die speziell entwickelt wurde, um Organisationen zu helfen, Schulungsmaterialien, Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und Einarbeitungsressourcen zu erstellen, zu organisieren und zu teilen.

Wichtige Funktionen

• Entwickelt als 2-in-1-Mitarbeiterschulungs- und Projektmanagement-Tool
• Zentralisiertes Mitarbeiterhandbuch, Richtlinien und Prozesse 
• Unternehmens-Organigramm, Verzeichnis und Benutzerprofile
• Standardisierter Index für HR
• Berichterstattung
• Integrationen
• 250+ Vorlagen