¿Qué son las herramientas de gestión del conocimiento?

Las herramientas de gestión del conocimiento aseguran que tu organización pueda capturar información y aplicar ese conocimiento para maximizar el valor para tu negocio. Diferentes herramientas de gestión del conocimiento se enfocan en diferentes tipos de conocimiento y están diseñadas para mejorar la eficiencia en partes específicas de tu negocio.

Aprende más sobre cómo la gestión del conocimiento y el intercambio de conocimientos pueden ayudar a las ganancias de tu empresa.

¿Por qué son importantes las herramientas de gestión del conocimiento?

Las herramientas de gestión del conocimiento ofrecen una amplia variedad de beneficios, y cada opción tiene diferentes fortalezas (y debilidades). Pero aquí hay cuatro beneficios clave que deberías esperar de cualquier herramienta de gestión del conocimiento que elijas:

• Mejora tu rentabilidad y eficiencia 
• Organiza información crítica de la empresa en una única fuente de verdad
• Facilita la colaboración entre equipos, dondequiera que estén
• Promueve el aprendizaje continuo

Tipos de herramientas de gestión del conocimiento

Las herramientas de gestión del conocimiento son esenciales para las empresas que buscan mejorar la eficiencia organizacional, simplificar la comunicación y fomentar la innovación. Estas herramientas vienen en varios tipos, cada una diseñada para servir diferentes propósitos. Los sistemas de gestión de documentos, una de las herramientas clave de gestión del conocimiento, permiten un almacenamiento, organización y recuperación fáciles de archivos y documentos cruciales. Las plataformas de colaboración facilitan un trabajo en equipo fluido y el intercambio de conocimientos entre empleados, mientras que los sistemas de gestión de contenido proporcionan un repositorio central para crear, editar y distribuir contenido digital.

Además, los sistemas de soporte a la decisión ayudan con el análisis de datos y la resolución de problemas, mientras que las herramientas de redes sociales promueven el intercambio informal de conocimientos y la creación de relaciones. Implementar las herramientas de gestión del conocimiento adecuadas puede mejorar significativamente la productividad y el rendimiento general de una empresa.

Aquí tienes una lista útil de tipos de herramientas de gestión del conocimiento:

1. Bases de conocimiento

Una base de conocimiento es un repositorio de información buscable que almacena los datos de tu empresa para acceso interno o externo. Sirve para capturar, gestionar y organizar información organizacional clave para ayudar a tus equipos o clientes a encontrar la información que necesitan, cuando la necesitan. Hay dos tipos de bases de conocimiento. Una base de conocimiento legible por máquina almacena datos que solo pueden ser analizados por sistemas de inteligencia artificial. Una base de conocimiento legible por humanos almacena documentos y textos físicos que son accesibles para las personas. Las bases de conocimiento legibles por humanos son más interactivas, pero las búsquedas suelen ser más lentas.

2. Sistemas de gestión del aprendizaje (LMS)

Los sistemas de gestión del aprendizaje ayudan a las empresas a construir una sólida fundación de gestión del conocimiento al permitirles crear programas de capacitación y educativos personalizados. A través de este sistema, los líderes de la empresa pueden diseñar y gestionar lecciones, cursos, cuestionarios y otros materiales de capacitación y entregar esos recursos a empleados, estudiantes o socios. 

3. Servicio Centrado en el Conocimiento® (KCS)

Estas herramientas apoyan el servicio centrado en el conocimiento, también conocido como soporte centrado en el conocimiento, que describe cómo los equipos de servicio al cliente y soporte acceden y utilizan el conocimiento para ofrecer un mayor valor a los clientes, empleados y partes interesadas. Cada vez que se resuelve un problema en una organización KCS, ese conocimiento se almacena de manera que sea fácilmente accesible para los demás. KCS empodera a todos en la organización para compartir la responsabilidad colectiva de mantener la base de conocimiento e informa sobre cómo las personas en la organización resuelven problemas.‍

4. Gestión del conocimiento AI

La gestión del conocimiento AI pue de capturar, filtrar, representar o aplicar conocimientos. Incluyen aplicaciones que pueden seleccionar, analizar y clasificar texto; realizar razonamiento automatizado; y crear visualizaciones – todo lo cual puede mejorar las capacidades de toma de decisiones. La IA puede ayudar a las organizaciones a procesar entradas humanas, como el reconocimiento de escritura a mano y la voz, usando procesamiento de lenguaje natural. Estos sistemas también pueden lidiar con “grandes datos,” tradicionalmente considerados incontrolables y difíciles de mantener, utilizando nuevos métodos de almacenamiento de datos como la cadena de bloques descentralizada.

5. Gestión de relaciones con el cliente (CRM)

Diseñadas para ayudar a todos los equipos involucrados en marketing, ventas y servicio al cliente, los sistemas CRM rastrean información de prospectos y clientes a lo largo de las relaciones con los clientes. Usando un CRM, tu empresa puede rastrear todo, desde el primer contacto con un prospecto y cómo llegaron a ti, hasta interacciones que tienen con tu equipo de ventas a lo largo del proceso de compra, hasta compras repetidas. Estos datos de clientes se almacenan en la herramienta CRM, a la que tu equipo puede acceder en cualquier momento para entender el contexto de la relación y responder adecuadamente a cualquier problema que pueda surgir. Esto se traduce en una mejor experiencia de cliente. 

6. Gestión de contenido

Los sistemas de gestión de contenido abarcan la creación, gestión y distribución de tu contenido organizacional en tu intranet de la empresa o sitio web. Un sistema de gestión de contenido efectivo proporciona plantillas para publicar contenido, permite fácil edición y etiquetado de metadatos, rastrea cambios y permite el acceso a varias versiones de contenido, permite trabajo colaborativo y desarrollo paralelo de contenido, integra sistemas de gestión de documentos y proporciona extensiones y complementos para una funcionalidad mejorada.

¿Qué herramienta de gestión del conocimiento es adecuada para tu equipo?

Una cosa es clara: hay muchas buenas herramientas de gestión del conocimiento disponibles. Por lo tanto, se necesita una cuidadosa consideración e investigación para encontrar la plataforma adecuada para tu empresa. Es importante evaluar tus objetivos, prioridades y presupuesto antes de empezar. Y no comprometas. Tu herramienta de gestión del conocimiento debería impulsar la colaboración, la innovación y el crecimiento del negocio durante años.

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Las mejores herramientas de gestión del conocimiento para usar en 2024 

Hay una amplia variedad de herramientas de gestión del conocimiento disponibles, incluidas versiones pagadas más completas para empresas grandes o pequeñas y versiones gratuitas más básicas. Las herramientas comúnmente utilizadas incluyen una biblioteca de contenido o bases de datos de intercambio de conocimiento.  

1. Guru

Mejor para: Guru es una plataforma de gestión del conocimiento impulsada por IA, mejor adecuada para organizaciones que quieren centralizar el conocimiento colectivo de su empresa y hacerlo fácilmente accesible para los empleados. Ayuda a los equipos a capturar, organizar, actualizar y compartir información más eficientemente, mejorando la colaboración y la productividad.

Características clave

• Anuncios
• Editor simple y poderoso
• Integraciones poderosas
• Extensión de navegador intuitiva
• Captura conocimiento en cualquier parte de la web
• Integración nativa con Slack
• Verificación de expertos
• Sincroniza con herramientas de software existentes
• Organización inteligente para conocimiento, contenido y más
• Profundas perspectivas para rastrear y mejorar el conocimiento
• Desencadenadores y alertas de conocimiento personalizables
• Sugerencias del sistema impulsadas por IA 
• Permisos y personalizaciones de usuario
• Centro de ayuda comunitario
• Más de 200 plantillas diseñadas profesionalmente 

2. Confluence

Mejor para: Confluence es un sistema para organizaciones que buscan crear un espacio de trabajo centralizado para colaboración en equipo, documentación y gestión de proyectos. Desarrollado por Atlassian, Confluence es particularmente adecuado para empresas que ya utilizan otros productos de Atlassian, como Jira, ya que se integra perfectamente con estas herramientas.

Características clave

• Páginas & planes de proyecto
• Más de 75 plantillas de práctica
• Integración con Jira
• Aplicaciones de terceros & integraciones
• Macros para interactividad
• Búsqueda avanzada & árbol de páginas
• Edición y comentarios en tiempo real
• Notificaciones
• Permisos y personalización de feed
• Anuncios y blog

3. Stack Overflow for Teams

Mejor para: Stack Overflow for Teams es una plataforma para organizaciones con un fuerte enfoque en el desarrollo de software, programación y resolución de problemas técnicos. Esta plataforma permite a desarrolladores e ingenieros crear una base de conocimiento privada y buscable donde pueden hacer preguntas, compartir soluciones y colaborar en desafíos técnicos.

Características clave

• Colecciones y grupos de usuarios
• Salud del contenido
• Tablero
• Artículos
• SSO
• Intercambio de conocimiento basado en preguntas
• Integraciones de Chatops - Slack & Microsoft Teams 
• Alojamiento privado
• Base de conocimiento estructurada y buscable

4. Notion

Mejor para: Notion es una herramienta flexible para nuevas y pequeñas organizaciones que requieren una herramienta versátil y altamente personalizable para gestionar tareas, documentación y colaboración.

Características clave

• Flujos de trabajo personalizables
• Integraciones
• Tablero
• Artículos
• SSO
• Intercambio de conocimiento basado en preguntas
• Integraciones de Chatops - Slack & Microsoft Teams 
• Alojamiento privado
• Base de conocimiento estructurada y buscable

5. ClickUp

Mejor para: ClickUp es para organizaciones que buscan una herramienta integral de gestión de proyectos y productividad, ya que combina de manera efectiva la gestión de tareas, documentación y características de colaboración en equipo.

Características clave

• Gestión de proyectos
• Chat en tiempo real 
• Más de 20 vistas de tablero
• Pizarras colaborativas
• Editor de documentos interno
• Automatizaciones
• Importaciones e integraciones
• Aplicaciones móviles y de escritorio
• Personalización para usuarios específicos del equipo

6. Document360

Mejor para: Document360 es una plataforma de conocimiento centrada en el cliente diseñada para organizaciones que requieren una solución robusta y fácil de usar para crear y mantener bases de conocimiento, particularmente para soporte al cliente.

Características clave

• Sitio, asistente y portal de base de conocimiento
• Catalogación y categorización
• Integraciones y extensiones
• Gestión de flujo de trabajo
• Permisos de usuario 
• Informes
• Herramientas de edición y colaboración
• Tablero de actividades

7. Bloomfire

Mejor para: Bloomfire es una herramienta de gestión del conocimiento para organizaciones que buscan una solución fácil de usar y poderosa para centralizar su conocimiento colectivo y facilitar el acceso a la información para los empleados.

Características clave

• Importación y utilización de contenido
• Sistema de comentarios y retroalimentación en el contenido
• Notificaciones
• Suscripciones a temas
• Extensión de Chrome
• Integraciones de sincronización de archivos
• Escaneo de virus en archivos

8. Nuclino

Mejor para: Nuclino funciona como un espacio de trabajo unificado, permitiendo a los miembros del equipo colaborar en documentos, proyectos y tareas en tiempo real.

Características clave

• Editor de arrastrar y soltar
• Colaboración en contenido
• Vistas de trabajo múltiples
• Gestión de proyectos y tareas
• Buscabilidad
• Permisos de usuario
• Comandos de teclado y teclas de acceso rápido
• Aplicación de escritorio y móvil
• Integraciones

9. Slite

Mejor para: Slite es una plataforma de gestión del conocimiento y colaboración en equipo que sirve como un centro centralizado para que los equipos colaboren en documentos, notas y proyectos.

Características clave

• Editor flexible
• Curadores colaborativos
• Características de arrastrar y soltar
• Comentarios en línea y markdowns
• Colecciones organizadas
• Tablero de discusiones
• Características de compartición y privacidad
• Buscabilidad
• Importación de documentos y archivos
• Integraciones y embebidos
• Aplicaciones móviles y de escritorio

10. Trainual

Mejor para: Trainual es una plataforma de capacitación diseñada específicamente para ayudar a las organizaciones a crear, organizar y compartir materiales de capacitación, procedimientos operativos estándar (SOP) y recursos de incorporación.

Características clave

• Diseñado como una herramienta de capacitación y gestión de proyectos 2 en 1
• Manual del empleado centralizado, políticas y procesos 
• Organigrama de la empresa, directorio y perfiles de usuario
• Índice estandarizado para RRHH
• Informes
• Integraciones
• Más de 250 plantillas