¿Qué son las herramientas de gestión del conocimiento?

Las herramientas de administración del conocimiento garantizan que su organización pueda capturar información y aplicar ese conocimiento para obtener el máximo valor para su negocio. Las diferentes herramientas de gestión del conocimiento se centran en diferentes tipos de conocimiento y están diseñadas para mejorar la eficiencia en partes específicas de la empresa.

Obtenga más información sobre cómo la gestión del conocimiento y el intercambio de conocimientos pueden ayudar a los resultados de su empresa.

¿Por qué son importantes las herramientas de gestión del conocimiento?

Las herramientas de gestión del conocimiento ofrecen una amplia gama de beneficios, y cada opción tiene diferentes puntos fuertes (y débiles). Sin embargo, estos son los cuatro beneficios clave que debe esperar de cualquier herramienta de gestión del conocimiento que elija:

• Mejore su rentabilidad y eficiencia
• Organice la información crítica de la empresa en una única fuente confiable
• Facilite la colaboración entre los equipos, estén donde estén
• Promover el aprendizaje continuo

Tipos de herramientas de gestión del conocimiento

Las herramientas de gestión del conocimiento son esenciales para las empresas que buscan mejorar la eficiencia organizacional, agilizar la comunicación y fomentar la innovación. Estas herramientas vienen en varios tipos, cada una diseñada para diferentes propósitos. Los sistemas de gestión de documentos, una de las herramientas clave de gestión del conocimiento, permiten almacenar, organizar y recuperar archivos y documentos cruciales de forma sencilla. Las plataformas de colaboración facilitan el trabajo en equipo y el intercambio de conocimientos entre los empleados sin problemas, mientras que los sistemas de gestión de contenido proporcionan un repositorio central para crear, editar y distribuir contenido digital.

Además, los sistemas de apoyo a la toma de decisiones ayudan con el análisis de datos y la resolución de problemas, mientras que las herramientas de redes sociales promueven el intercambio informal de conocimientos y la construcción de relaciones. La implementación de las herramientas de gestión del conocimiento adecuadas puede mejorar significativamente la productividad y el rendimiento general de una empresa.

Esta es una lista útil de los tipos de herramientas de gestión del conocimiento:

1. Bases de conocimiento

UN base de conocimientos es un repositorio de información con capacidad de búsqueda que almacena los datos de su empresa para acceso interno o externo. Sirve para capturar, administrar y organizar la información clave de la organización con el fin de ayudar a sus equipos o clientes a encontrar la información que necesitan, cuando la necesitan. Hay dos tipos de bases de conocimiento. Una base de conocimiento legible por máquina almacena datos que solo pueden analizarse mediante sistemas de inteligencia artificial. Una base de conocimientos legible por humanos almacena documentos y textos físicos a los que pueden acceder las personas. Las bases de conocimiento legibles por humanos son más interactivas, pero las búsquedas suelen llevar más tiempo.

2. Sistemas de gestión del aprendizaje (LMS)

Los sistemas de gestión del aprendizaje ayudan a las empresas a construir una sólida base de la gestión del conocimiento permitiéndoles crear programas educativos y de formación personalizados. A través de este sistema, los líderes de la empresa pueden diseñar y administrar lecciones, cursos, cuestionarios y otros materiales de capacitación y entregar esos recursos a los empleados, estudiantes o socios.

3. Servicio centrado en el conocimiento® (KCS)

Test tools servicio de soporte centrado en el conocimiento, también conocido como soporte centrado en el conocimiento, que describe cómo los equipos de servicio y soporte al cliente acceden al conocimiento y lo utilizan para ofrecer un mayor valor a los clientes, empleados y partes interesadas. Cada vez que se resuelve un problema en una organización de KCS, ese conocimiento se almacena de manera que otros puedan acceder fácilmente a él. KCS permite a todos los miembros de la organización compartir la responsabilidad colectiva de mantener la base de conocimientos e informa sobre cómo las personas de la organización resuelven los problemas.‍

4. Gestión del conocimiento mediante IA

Gestión del conocimiento mediante IA las herramientas pueden capturar, filtrar, representar o aplicar el conocimiento. Incluyen aplicaciones que pueden seleccionar, analizar y clasificar textos, realizar razonamientos automatizados y crear visualizaciones, todo lo cual puede mejorar las capacidades de toma de decisiones. La IA puede ayudar a las organizaciones a procesar las aportaciones humanas, como la escritura a mano y el reconocimiento de voz, mediante el procesamiento del lenguaje natural. Estos sistemas también pueden gestionar los «macrodatos», que tradicionalmente se consideraban poco manejables y difíciles de mantener, mediante el uso de nuevos métodos de almacenamiento de datos, como la cadena de bloques descentralizada.

5. Gestión de relaciones con los clientes (CRM)

Diseñados para ayudar a todos los equipos involucrados en marketing, ventas y servicio al cliente, los sistemas CRM rastrean la información de los clientes potenciales y potenciales a lo largo de las relaciones con los clientes. Con un CRM, su empresa puede hacer un seguimiento de todo, desde el primer contacto con un cliente potencial y la forma en que este llegó a usted, hasta las interacciones que mantiene con su equipo de ventas durante el proceso de compra y las compras repetidas. Estos datos de los clientes se almacenan en la herramienta CRM, a la que tu equipo ahora puede acceder en cualquier momento para comprender el contexto de la relación y responder adecuadamente a cualquier problema que pueda surgir. Esto se traduce en una mejor experiencia para el cliente.

6. Administración de contenido

Los sistemas de administración de contenido abarcan la creación, la administración y la distribución del contenido de su organización en su intranet de la empresa o sitio web. Un sistema de gestión de contenido eficaz proporciona plantillas para publicar contenido, permite editar y etiquetar metadatos con facilidad, hace un seguimiento de los cambios y permite el acceso a varias versiones del contenido, permite el trabajo colaborativo y el desarrollo de contenido en paralelo, integra sistemas de gestión de documentos y proporciona extensiones y complementos para mejorar la funcionalidad.

¿Qué herramienta de gestión del conocimiento es adecuada para su equipo?

Una cosa está clara: hay muchas buenas herramientas de gestión del conocimiento disponibles. Por lo tanto, es necesario realizar una cuidadosa consideración e investigación para encontrar la plataforma adecuada para su empresa. Es importante evaluar tus objetivos, prioridades y presupuesto antes de empezar. Y no te comprometas. Su herramienta de gestión del conocimiento debería impulsar la colaboración, la innovación y el crecimiento empresarial en los próximos años.

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Las mejores herramientas de gestión del conocimiento para usar en 2024

Hay una amplia variedad de herramientas de gestión de conocimientos disponibles, que incluyen versiones de pago más completas para empresas o pequeñas empresas y versiones gratuitas más básicas. Las herramientas más utilizadas incluyen una biblioteca de contenido o bases de datos para compartir conocimientos.

1. Gurú

Ideal para: Guru es una plataforma de gestión del conocimiento basada en inteligencia artificial ideal para las organizaciones que desean centralizar el conocimiento colectivo de su empresa y hacerlo fácilmente accesible para los empleados. Ayuda a los equipos a capturar, organizar, actualizar y compartir información de manera más eficiente, lo que mejora la colaboración y la productividad.

Características principales

• Annonces
• Editor sencillo y potente
• Poderosas integraciones
• Extension of intuitivo browser
• Capture the knowledge in any place of the web
• Integración nativa con Slack
• Verificación pericial
• Se sincroniza con las herramientas de software existentes
• Organización inteligente para el conocimiento, el contenido y más
• Perspectivas profundas para rastrear y mejorar el conocimiento
• Activadores y alertas de conocimiento personalizables
• Sugerencias para todo el sistema impulsadas por IA
• Permisos y personalizaciones de usuario
• Centro de ayuda comunitaria
• Más de 200 plantillas diseñadas profesionalmente

2. Confluencia

Ideal para: Confluence es un sistema para organizaciones que buscan crear un espacio de trabajo centralizado para la colaboración en equipo, la documentación y la gestión de proyectos. Desarrollado por Atlassian, Confluence es especialmente adecuado para las empresas que ya utilizan otros productos de Atlassian, como Jira, ya que se integra perfectamente con estas herramientas.

Características principales

• Pages and projects plans
• More of 75 Practice plantillas
• Integration with Jira
• Aplicaciones e integraciones de terceros
• Macros para la interactividad
• Advanced search and pages arbol
• Edition and comments in real time
• Notificaciones
• Permisos y personalización de canales
• Ads and blog

3. Stack Overflow for Teams

Ideal para: Stack Overflow for Teams es una plataforma para organizaciones con un fuerte enfoque en el desarrollo de software, la programación y la resolución de problemas técnicos. Esta plataforma permite a los desarrolladores e ingenieros crear una base de conocimientos privada con capacidad de búsqueda en la que pueden hacer preguntas, compartir soluciones y colaborar en los desafíos técnicos.

Características principales

• Colecciones y grupos de usuarios
• Content state
• Tablero
• Articles
• SSO
• Intercambio de conocimientos basado en preguntas
• Integrations with Chatops - Slack and Microsoft Teams
• Hosting privé
• Base de conocimientos estructurada y con capacidad de búsqueda

4. Noción

Ideal para: Notion es una herramienta flexible para organizaciones nuevas y pequeñas que requieren una herramienta versátil y altamente personalizable para administrar tareas, documentación y colaboración.

Características principales

• Fflujos de trabajo personalizados
• Integraciones
• Tablero
• Articles
• SSO
• Intercambio de conocimientos basado en preguntas
• Integrations with Chatops - Slack and Microsoft Teams
• Hosting privé
• Base de conocimientos estructurada y con capacidad de búsqueda

5. Haga clic arriba

Ideal para: ClickUp es para las organizaciones que buscan una herramienta integral de gestión de proyectos y productividad, ya que combina eficazmente las funciones de gestión de tareas, documentación y colaboración en equipo.

Características principales

• Projects management
• Chat in real time
• Más de 20 vistas del panel
• Pizarras colaborativas
• Editor de documentos interno
• Automatizaciones
• Importación e integraciones
• Aplicaciones móviles y de escritorio
• Personalización para usuarios específicos del equipo

6. Document 360

Ideal para: Document360 es una plataforma de conocimiento centrada en el cliente diseñada para organizaciones que requieren una solución sólida y fácil de usar para crear y mantener bases de conocimiento, especialmente para la atención al cliente.

Características principales

• Sitio, asistente y portal de la base de conocimientos
• Catalogation and categorization
• Integraciones y extensiones
• Administration of work flow
• Permisos de usuario
• Reports presentation
• Edition and Collaboration Tools
• Panel de actividad

7. Bloomfire

Ideal para: Bloomfire es una herramienta de gestión del conocimiento para las organizaciones que buscan una solución potente y fácil de usar para centralizar su conocimiento colectivo y facilitar el acceso a la información para los empleados.

Características principales

• Importación y uso de contenido
• In the comments and comments about the content system
• Notificaciones
• Suscripciones a temas
• Chrome Extension
• Integraciones de sincronización de archivos
• Archive Virus Analysis

8. Nuclino

Ideal para: Nuclino funciona como un espacio de trabajo unificado que permite a los miembros del equipo colaborar en documentos, proyectos y tareas en tiempo real.

Características principales

• Arrastrar y soltar editor
• Content Collaboration
• Múltiples vistas de trabajo
• Projects and tasks administration
• Capacidad de búsqueda
• Permisos de usuario
• Comando de teclado y teclas rápidas
• Mobile and desktop application
• Integraciones

9. Slite

Ideal para: Slite es una plataforma de gestión del conocimiento y colaboración en equipo que sirve como un centro centralizado para que los equipos colaboren en documentos, notas y proyectos.

Características principales

• Editor flexible
• Cursores colaborativos
• Arrastrar and soltar functions
• Comentarios y descuentos en línea
• Colecciones organizadas
• Panel de discusión
• Funciones de uso compartido y privacidad
• Capacidad de búsqueda
• Importación de documentos y archivos
• Integraciones e incrustaciones
• Aplicaciones móviles y de escritorio

10. Trainual

Ideal para: Trainual es una plataforma de capacitación diseñada específicamente para ayudar a las organizaciones a crear, organizar y compartir materiales de capacitación, procedimientos operativos estándar (SOP) y recursos de incorporación.

Características principales

• Diseñado como una herramienta 2 en 1 de formación de empleados y gestión de proyectos
• Manual, políticas y procesos para empleados centralizados
• Organigrama, directorio y perfiles de usuario de la empresa
• RRHH estandarizado index
• Reports presentation
• Integraciones
• Más de 250 plantillas