¿Qué es el intercambio de conocimiento?

El intercambio de conocimiento abarca tanto la disponibilidad de información para aquellos que la buscan activamente dentro de su organización como la comunicación directa del conocimiento apropiado a un usuario que podría aplicarlo para el beneficio de su negocio. Los líderes de equipo deben alentar regularmente, y posiblemente incentivar, el intercambio de conocimiento para convertirlo en parte de una cultura de aprendizaje dentro de su organización.

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Beneficios del intercambio de conocimiento

Hay muchos beneficios en un intercambio de conocimiento efectivo, tanto para empleados individuales como para toda su organización. Con el intercambio de conocimiento, puedes:

• Involucrar a los empleados – Especialmente en organizaciones más grandes, los empleados pueden encontrar difícil hacer que sus voces sean escuchadas o jugar un papel importante en las decisiones y iniciativas de la empresa. Una cultura de intercambio de conocimiento efectiva funciona de dos maneras. Fomenta que los empleados compartan su experiencia y se conecten con otros miembros del equipo que puedan aprender o construir sobre esa experiencia. También comunica cómo esa contribución de conocimiento juega un papel en grandes decisiones o avances. 
• Reducir el retrabajo y la redundancia – Ya sea una solución comprobada a un problema común del cliente, un programa de capacitación especialmente efectivo o una forma más rápida de completar cálculos financieros complejos, hacer que el conocimiento sea fácilmente buscable o compartible promueve la productividad al reducir la necesidad de retrabajo.
• Tomar decisiones informadas – Con el conocimiento adecuado al alcance de la mano, ya sea buscado o enviado, los empleados pueden tomar decisiones más rápidas basadas en conocimiento relevante, verificado, actualizado y a menudo comprobado. Basado en sus experiencias únicas, también pueden añadir a ese conocimiento, mejorando aún más su capacidad de resolución de problemas y toma de decisiones.
• Evitar la pérdida de conocimiento – El conocimiento institucional tiene valor. Cuando alguien deja tu empresa, su valiosa experiencia y conocimientos pueden perderse para tu organización. Una fuerte cultura de intercambio de conocimiento te permite preservar esa experiencia y conocimientos para el acceso futuro de tu equipo. 
• Estimular la innovación – Al involucrar regularmente a los empleados y reducir redundancias, fomentas que los empleados (y liberen su tiempo) contribuyan al conocimiento de la empresa.  Esto les permite compartir áreas de experiencia que de otro modo no habrías descubierto y colaborar de manera más innovadora y creativa con sus colegas. 
• Identificar oportunidades de crecimiento – Con una cultura de intercambio de conocimiento fuerte, puedes identificar contribuyentes frecuentes o especialmente impactantes que pueden ofrecer experiencia única o tener la capacidad de inspirar y enseñar a sus colegas. Las oportunidades de reconocimiento y promoción de estos empleados como expertos en la materia o gerentes pueden seguir. 
• Mejorar las relaciones con los clientes – Un empleado bien informado, confiado en su capacidad para encontrar las respuestas correctas y entregarlas a sus clientes, proporcionará mejores experiencias al cliente. Un empleado que se siente involucrado y valorado también trabajará más duro para mejorar y expandir las relaciones con los clientes.

¿Qué es el intercambio de conocimiento en la gestión del conocimiento?

El intercambio de conocimiento es un proceso de gestión del conocimiento que pone la información a disposición de aquellos que la buscan activamente, así como la comunica directamente a los usuarios que podrían aplicarla para el beneficio de su negocio. Hay dos tipos de conocimiento que aplican dentro de un sistema de gestión del conocimiento:

• Conocimiento tácito abarca las experiencias, habilidades, intuiciones, observaciones y métodos almacenados principalmente en la mente de tus empleados—la forma en que trabajan. Aunque parte de ese conocimiento puede ser documentado, el conocimiento tácito se comparte mejor conectando a los empleados adecuados y permitiendo tiempo para mentoría, conversaciones profundas y trabajo colaborativo.
• Conocimiento explícito es información documentada que se almacena, organiza, busca y aplica fácilmente. Informes y memorandos, instrucciones, protocolos de capacitación y hojas de datos son ejemplos de este tipo de conocimiento que está disponible para los empleados a través de búsquedas o compartidos directamente (por correo electrónico, seminarios web, etc.).

Aprende más sobre tipos de conocimiento y cómo nos pasamos información unos a otros, así como para aprender y crecer individualmente.

¿Qué es un sistema de intercambio de conocimiento?

Un sistema de intercambio de conocimiento es un recurso que permite a los empleados acceder, compartir y reutilizar o aplicar el conocimiento almacenado en toda tu organización. Ese conocimiento puede ser documentado (explícito) o estar alojado en la mente de otro empleado o líder de la empresa (tácito).

Un sistema de gestión del conocimiento con funciones de búsqueda intuitiva y contenido bien organizado y etiquetado asegura que los empleados que buscan conocimiento explícito puedan encontrarlo fácilmente, ser alertados de otro conocimiento relevante y compartirlo con otros miembros de la organización que puedan ponerlo a uso beneficioso. 

Para promover el intercambio de conocimiento tácito, un sistema y cultura de gestión del conocimiento efectivos también deberían ofrecer oportunidades para conexiones formales e informales con expertos y colegas. Desde arreglos de observación o mentoría y capacitación práctica hasta espacios de discusión menos estructurados o aplicaciones de mensajería, estas conexiones permiten un flujo más libre de información. 

Aprendizaje organizacional y intercambio de conocimiento

El aprendizaje organizacional continuo permite que tu empresa evolucione para satisfacer las necesidades de tus clientes y del mercado y ayuda a identificar nuevas oportunidades de crecimiento. Pero el aprendizaje organizacional continuo no sucede en un vacío. Tu organización debe buscar y crear conocimiento, alentar a los empleados a contribuir con nuevas ideas y ofrecer oportunidades para el desarrollo y discusiones que puedan generar nuevos pensamientos y prácticas. Requiere que encuentres maneras de retener el conocimiento, para que no se pierda si ciertos empleados se van. También requiere compartir conocimiento con las personas adecuadas en el momento adecuado a través de búsquedas intuitivas, comunicaciones directas y una cultura que fomente el intercambio y la colaboración regulares.

Puedes usar herramientas de gestión del conocimiento para maximizar el aprendizaje organizacional. Estas herramientas permiten a los empleados (con los permisos adecuados) colaborar en la creación o actualización de documentos, protocolos y materiales de capacitación; buscar y/o compartir fácilmente materiales de conocimiento relevantes; y conectarse de maneras que permiten que el conocimiento tácito almacenado en las mentes de los empleados individuales sea más ampliamente entendido y aplicado (más explícito). Las organizaciones aprenden y mejoran compartiendo conocimiento y actuando sobre los conocimientos obtenidos de ese conocimiento.