Los procesos de gestión del conocimiento fuertes integran acciones de gestión del conocimiento—incluyendo descubrimiento, captura, organización, evaluación, compartición, reutilización/aplicación y creación—en los procesos comerciales existentes para que el usuario final interno o externo pueda acceder, aplicar y/o actualizar ese conocimiento fácilmente según sea necesario. ‍

¿Cómo desarrollas un proceso de gestión del conocimiento?

Desarrollando sistemas de gestión del conocimiento y procesos dentro de su negocio requiere una evaluación inicial de sus procesos comerciales existentes, para que los miembros del equipo de gestión del conocimiento puedan integrar pasos de GM donde tengan más sentido. Combinar los pasos o acciones correctos de gestión del conocimiento con los procesos comerciales apropiados da a las personas en su organización acceso al conocimiento que necesitan para tomar decisiones importantes, mejorar la eficiencia, comunicarse con su equipo o clientes, capacitar a los empleados de manera efectiva, agregar su propia experiencia, y más.

Aquí hay una mirada a los sistemas y pasos de procesos más comunes que una empresa podría integrar en toda la organización con un proceso de gestión del conocimiento efectivo:

Pasos típicos en los procesos de gestión del conocimiento

Descubrimiento

El proceso de gestión del conocimiento comienza con el descubrimiento. El descubrimiento del conocimiento es el proceso de extraer información de los datos que puede ser útil para la estrategia, operaciones, comunicación y desarrollo de relaciones de su organización. Usar minería de datos para identificar patrones, tendencias o correlaciones dentro de grandes conjuntos de datos transaccionales o de relaciones con clientes es un ejemplo de descubrimiento. 

Captura

La captura de conocimiento es adquirir el conocimiento que su organización ya posee—dentro de empleados individuales, equipos, documentos o procesos—así como conocimiento externo, para que pueda documentarse, comunicarse y compartirse en beneficio de su negocio. Realizar una auditoría de su documentación existente y fomentar la creación de contenido en áreas de conocimiento donde tiene brechas son clave para capturar conocimiento.

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Organización

La organización del conocimiento significa describir, clasificar, categorizar e indexar información para que pueda ser fácilmente recuperada, navegada, reutilizada y compartida entre empleados, equipos y otros usuarios críticos. El sistema de gestión del conocimiento correcto puede ayudarle a clasificar y segmentar el conocimiento para que la información esté fácilmente accesible por las personas que más la necesitan. 

Evaluación

‍Para que el conocimiento impulse decisiones empresariales beneficiosas, fomente la colaboración y la innovación, y mejore los procesos internos y externos, debe asegurarse de que el conocimiento sea verificado y validado. Eso significa integrar procesos que aseguren que cualquier información que su organización pretenda aplicar sea precisa, completa, consistente y esté actualizada. Las características de validación automática dentro de su sistema de gestión del conocimiento, así como revisiones regulares por parte de sus expertos internos, son críticas. 

Compartición

‍La compartición de conocimiento abarca tanto hacer que el conocimiento esté disponible para aquellos que lo buscan activamente dentro de su organización como comunicar directamente conocimiento apropiado a un usuario que podría aplicarlo para el beneficio de su negocio. Los líderes de equipo deben alentar regularmente, y posiblemente incentivar, la compartición de conocimiento. 

Reutilización/aplicación

‍La reutilización o aplicación del conocimiento es cuando un individuo o equipo puede tomar el conocimiento capturado (y organizado/evaluado)  y aplicar ese conocimiento para mejorar la eficiencia, mejorar las operaciones comerciales, completar una tarea estratégica, comunicarse de manera más efectiva con colegas o clientes, etc. Una lección documentada aprendida de la compleja interacción con un cliente de un empleado puede agilizar el proceso para un colega en una situación similar, por ejemplo. 

Creación

‍La creación de conocimiento es cuando individuos o equipos dentro de su organización añaden lo que han aprendido—mediante la práctica, la navegación de procesos, interacciones internas y externas, investigación independiente y otras experiencias—a el conocimiento colectivo de la organización. Ese conocimiento individual puede luego ser compartido, reutilizado y aplicado, así como ampliado por futuros buscadores de conocimiento. Establecer pautas de creación de contenido y comunicar regularmente el valor de– y alabar/recompensar la finalización de—contenido nuevo relevante puede ayudarle a establecer una cultura de creación de conocimiento entre sus equipos. 

Entienda dónde se puede aplicar cada componente del proceso de gestión del conocimiento dentro de su estructura organizativa, y asegúrese de que el proceso de conocimiento de su empresa esté en buenas manos con un gestor del conocimiento.