Proses manajemen pengetahuan yang kuat manajemen pengetahuan mengintegrasikan tindakan manajemen pengetahuan—termasuk penemuan, penangkapan, organisasi, penilaian, berbagi, penggunaan/aplikasi, dan kreasi—ke dalam proses bisnis yang ada sehingga pengguna akhir internal atau eksternal dapat dengan mudah mengakses, menerapkan, dan/atau memperbarui pengetahuan itu sesuai kebutuhan. ‍

Bagaimana cara Anda mengembangkan proses manajemen pengetahuan?

Mengembangkan sistem manajemen pengetahuan dan proses dalam bisnis Anda memerlukan penilaian awal terhadap proses bisnis yang ada, sehingga anggota tim manajemen pengetahuan dapat mengintegrasikan langkah-langkah KM di mana itu paling masuk akal. Menyandingkan langkah atau tindakan manajemen pengetahuan yang tepat dengan proses bisnis yang sesuai memberi orang-orang di organisasi Anda akses ke pengetahuan yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan penting, meningkatkan efisiensi, berkomunikasi dengan tim atau klien mereka, melatih karyawan secara efektif, menambahkan keahlian mereka sendiri, dan lebih banyak lagi.

Berikut adalah tampilan langkah-langkah sistem dan proses yang paling umum yang mungkin diintegrasikan suatu bisnis di seluruh organisasi dengan proses manajemen pengetahuan yang efektif:

Langkah-langkah biasa dalam proses manajemen pengetahuan

Penemuan

Proses manajemen pengetahuan dimulai dengan penemuan. Penemuan pengetahuan adalah proses mengekstrak informasi dari data yang dapat berguna bagi strategi, operasi, komunikasi, dan pengembangan hubungan organisasi Anda. Menggunakan penambangan data untuk mengidentifikasi pola, tren, atau korelasi dalam kumpulan data transaksi atau data hubungan pelanggan besar merupakan contoh penemuan. 

Penangkapan

Penangkap pengetahuan adalah memperoleh pengetahuan yang sudah dimiliki organisasi Anda—dari karyawan individu, tim, dokumen, atau proses—serta pengetahuan eksternal, sehingga dapat didokumentasikan, dikomunikasikan, dan dibagikan untuk manfaat bisnis Anda. Melakukan audit terhadap dokumentasi yang ada dan mendorong pembuatan konten di area pengetahuan di mana Anda memiliki kekurangan adalah kunci untuk menangkap pengetahuan.

{{cta}}

Organisasi

Organisasi pengetahuan berarti mendeskripsikan, mengklasifikasikan, mengkategorikan, dan mengindeks informasi sehingga dapat dengan mudah diambil, dinavigasi, digunakan kembali, dan dibagikan di antara karyawan, tim, dan pengguna kritis lainnya. Sistem manajemen pengetahuan yang tepat dapat membantu Anda menyortir dan mengelompokkan pengetahuan sehingga informasi mudah diakses oleh orang-orang yang perlu menggunakannya. 

Penilaian

‍Untuk pengetahuan dapat mendorong keputusan bisnis yang menguntungkan, memicu kolaborasi dan inovasi, serta meningkatkan proses internal dan eksternal, Anda harus memastikan bahwa pengetahuan itu telah diverifikasi dan divalidasi. Itu berarti mengintegrasikan proses yang memastikan informasi apapun yang organisasi Anda bermaksud untuk terapkan akurat, lengkap, konsisten, dan terbaru. Fitur validasi otomatis dalam sistem manajemen pengetahuan Anda, serta ulasan reguler oleh pakar internal Anda, sangat penting. 

Berbagi

‍Berbagi pengetahuan mencakup membuat pengetahuan tersedia bagi mereka yang secara aktif mencarinya di dalam organisasi Anda dan langsung mengkomunikasikan pengetahuan yang sesuai kepada pengguna yang berpotensi menerapkannya untuk manfaat bisnis Anda. Para pemimpin tim harus secara reguler mendorong, dan mungkin memberikan insentif, untuk berbagi pengetahuan. 

Reuse/aplikasi

‍Penggunaan atau aplikasi pengetahuan adalah ketika seorang individu atau tim dapat mengambil pengetahuan yang telah ditangkap (dan diorganisir/dievaluasi) dan menerapkan pengetahuan tersebut untuk meningkatkan efisiensi, memperbaiki operasi bisnis, menyelesaikan tugas strategis, berkomunikasi dengan lebih efektif dengan rekan atau pelanggan, dll. Sebuah pelajaran yang terdokumentasi dari interaksi kompleks seorang karyawan dengan pelanggan mungkin dapat memperlancar proses bagi seorang rekan dalam situasi serupa, misalnya. 

Kreasi

‍Penciptaan pengetahuan adalah ketika individu atau tim dalam organisasi Anda menambahkan apa yang telah mereka pelajari—melalui praktik, navigasi proses, interaksi internal dan eksternal, penelitian independen, dan pengalaman lainnya—ke dalam pengetahuan kolektif organisasi. Pengetahuan individu itu kemudian dapat dibagikan, digunakan kembali, dan diterapkan, serta diperluas oleh pencari pengetahuan di masa depan. Menetapkan pedoman pembuatan konten dan secara teratur mengkomunikasikan nilai—dan memuji/menghadiahi penyelesaian—konten baru yang relevan dapat membantu Anda membangun budaya penciptaan pengetahuan di antara tim Anda. 

Pahami di mana setiap komponen dari proses manajemen pengetahuan dapat diterapkan dalam struktur organisasi Anda, dan pastikan bahwa proses pengetahuan perusahaan Anda berada di tangan yang tepat dengan seorang manajer pengetahuan.