Des processus de gestion des connaissances solides intègrent des actions de gestion des connaissances— y compris la découverte, la capture, l'organisation, l'évaluation, le partage, la réutilisation/application et la création—dans les processus métier existants afin que l'utilisateur final interne ou externe puisse facilement accéder à ces connaissances, les appliquer et/ou les mettre à jour selon ses besoins. ‍

Comment développez-vous un processus de gestion des connaissances ?

Développer des systèmes de gestion des connaissances et des processus au sein de votre entreprise nécessite une évaluation initiale de vos processus commerciaux existants, afin que les membres de l'équipe de gestion des connaissances puissent intégrer des étapes de gestion des connaissances là où cela a le plus de sens. Associer les bonnes étapes ou actions de gestion des connaissances à des processus métier appropriés donne aux personnes de votre organisation l'accès aux connaissances dont elles ont besoin pour prendre des décisions importantes, améliorer l'efficacité, communiquer avec leur équipe ou leurs clients, former efficacement les employés, ajouter leur propre expertise, et plus encore.

Voici un aperçu des systèmes et étapes de processus les plus courants qu'une entreprise pourrait intégrer tout au long de l'organisation avec un processus de gestion des connaissances efficace :

Étapes typiques des processus de gestion des connaissances

Découverte

Le processus de gestion des connaissances commence par la découverte. La découverte des connaissances est le processus d'extraction d'informations à partir de données qui peuvent être utiles à la stratégie, aux opérations, à la communication et au développement des relations de votre organisation. Utiliser l'extraction de données pour identifier des modèles, des tendances ou des corrélations au sein de grands ensembles de données transactionnelles ou de données sur les relations clients est un exemple de découverte. 

Capture

La capture des connaissances consiste à acquérir les connaissances que votre organisation possède déjà—au sein d'employés, d'équipes, de documents ou de processus—ainsi que des connaissances externes, afin qu'elles puissent être documentées, communiquées et partagées au bénéfice de votre entreprise. La réalisation d'un audit de votre documentation existante et l'encouragement à la création de contenu dans les domaines de connaissances où vous avez des lacunes sont essentiels pour capturer les connaissances.

{{cta}}

Organisation

L'organisation des connaissances signifie décrire, classifier, catégoriser et indexer les informations afin qu'elles puissent être facilement récupérées, naviguées, réutilisées et partagées entre employés, équipes et autres utilisateurs critiques. Le bon système de gestion des connaissances peut vous aider à trier et segmenter les connaissances afin que les informations soient facilement accessibles par les personnes qui en ont le plus besoin. 

Évaluation

‍Pour que les connaissances permettent de prendre des décisions commerciales bénéfiques, de susciter la collaboration et l'innovation, et d'améliorer les processus internes et externes, vous devez vous assurer que les connaissances sont vérifiées et validées. Cela signifie intégrer des processus qui garantissent que les informations que votre organisation compte appliquer sont exactes, complètes, cohérentes et à jour. Les fonctionnalités de validation automatiques au sein de votre système de gestion des connaissances, ainsi que des examens réguliers par vos experts internes, sont essentielles. 

Partage

‍Le partage des connaissances englobe à la fois la mise à disposition des connaissances à ceux qui les recherchent activement au sein de votre organisation et la communication directe des connaissances appropriées à un utilisateur qui pourrait potentiellement les appliquer au profit de votre entreprise. Les responsables d'équipe devraient régulièrement encourager, et éventuellement inciter, le partage des connaissances. 

Réutilisation/application

‍La réutilisation ou application des connaissances est lorsqu'un individu ou une équipe peut prendre des connaissances capturées (et organisées/évaluées)  et appliquer ces connaissances pour améliorer l'efficacité, améliorer les opérations commerciales, accomplir une tâche stratégique, communiquer plus efficacement avec des collègues ou des clients, etc. Une leçon documentée tirée de l'interaction complexe d'un employé avec un client peut rationaliser le processus pour un collègue dans une situation similaire, par exemple. 

Création

‍La création de connaissances se produit lorsque des individus ou des équipes au sein de votre organisation ajoutent ce qu'ils ont appris—par la pratique, la navigation dans les processus, les interactions internes et externes, la recherche indépendante et d'autres expériences—aux connaissances collectives de l'organisation. Ces connaissances individuelles peuvent ensuite être partagées, réutilisées et appliquées, ainsi qu'élargies par les futurs chercheurs de connaissances. Établir des lignes directrices pour la création de contenu et communiquer régulièrement la valeur de – et féliciter/récompenser l'achèvement de—nouveau contenu pertinent peut vous aider à établir une culture de création de connaissances parmi vos équipes. 

Comprenez où chaque composant du processus de gestion des connaissances peut être appliqué au sein de votre structure organisationnelle, et assurez-vous que le processus de gestion des connaissances de votre entreprise est entre de bonnes mains avec un gestionnaire des connaissances.